Uma redução de 87% no tempo de reembolso da EMS (Grupo NC)

Veja como transformamos o processo de reembolsos de despesas da EMS (Grupo NC), trazendo agilidade, economia de tempo e recursos.

Flash

O Grupo NC, fundado em 1950, é um grupo econômico diversificado, formado por mais de 20 empresas que atuam de forma expressiva em diferentes segmentos, sendo eles 90% com foco nas indústrias farmacêuticas. A EMS, líder do mercado farmacêutico nacional há 15 anos consecutivos, é o principal destaque do grupo, que também conta com outros laboratórios farmacêuticos, além de empresas de comunicação, de energia eólica e do setor imobiliário.

Com mais de 8 mil colaboradores, muitos deles em atividades que demandam reembolso, o Grupo NC agora conta com a Flash para otimizar ainda mais os seus processos com a automatização.

Os desafios do Grupo NC

Até 2013, o Grupo NC contava com um processo de reembolso totalmente manual. Através da utilização de planilhas de Excel e da conferência de uma quantidade imensa de documentos físicos, o processo que era complexo e custoso durava, em média, 90 dias para ser concluído.

A partir de 2013, o Grupo NC passou a utilizar um processo semi-automatizado, mas ainda enfrentava problemas como o extravio de notas e a falta de documentos digitalizados. Além disso, a organização também sofria com a falta de informações centralizadas, o que tornava todo o processo muito custoso, demorando mais tempo do que deveria.

Quando faltava algum documento na solicitação de reembolso, por exemplo, toda a documentação precisava ser enviada de volta para o colaborador para então, após a conferência, os comprovantes voltarem para a área de contas a pagar.

Era uma perda enorme de tempo – dias até a documentação completa chegar – e de dinheiro, desperdiçado no envio de correspondências com os comprovantes.

Quando havia alguma reprovação na solicitação, o reembolso poderia demorar até 120 dias para ser fechado. Além disso, muitos relatórios ficavam parados, pois o sistema não notificava o usuário.

Soluções

Foi então que a equipe de Projetos e Inovação decidiu ir em busca de ferramentas para automatizar esse processo da área financeira. A Flash se destacou nas buscas, pois atendia às demandas e trazia soluções para todos os problemas, sem exceção.

Além de resolver os problemas dentro do prazo, a Flash trouxe soluções para os processos de reembolso que proporcionaram uma mudança positiva na perspectiva e visão interna da empresa.

Agora, quando o reembolso é aprovado, o tempo para que o pagamento seja efetuado foi reduzido em até 5 dias. Todos os processos foram digitalizados — e os custos com o envio de documentos foram zerados.

A Flash reduziu o tempo do processo de reembolso e agora, diretamente do celular, os colaboradores recebem notificações com atualizações dos relatórios solicitados.

Hoje, o Grupo NC não enfrenta mais questões como extravio de notas, que são digitalizadas e armazenadas na nuvem. Além disso, o fluxo de aprovação de reembolsos foi completamente transformado por meio da mudança na hierarquização.

Veja os principais problemas resolvidos com a Flash:

  •  Extravio de documentos
    • Todos os comprovantes são digitalizados e armazenados online;
  • Atualização em tempo real
    • Todas as solicitações são feitas e acompanhadas pelos usuários e gestores simultaneamente e diretamente pelo aplicativo;
  • Cartão corporativo
    • A prestação de contas era feita no final de cada mês, hoje cada gasto é acompanhado em tempo real;
  • Redução de custos com malotes
    • Toda a documentação é anexada diretamente na plataforma, sem necessidade de envio dos documentos;
  • Adiantamentos
    • Por vezes os adiantamentos em aberto se acumulavam, hoje a prestação de contas é muito mais ágil;
  • Compliance
    • Antes, o acesso a todos os documentos para o compliance era desgastante. Atualmente, todos estão disponibilizados na plataforma da Flash.
  • Fim do extravio de documentos e dos custos com malotes
    • Atualmente todas as notas são digitalizadas.
  • Agilidade no reembolso
    • O prazo para solução do pedido poderia chegar a 120 dias. Hoje, após a aprovação, o processo completo leva no máximo 15 dias para ser concluído.
  • Inovação na cultura
    • Mudança na hierarquia de aprovação de reembolsos, deixando os gestores responsáveis pelos relatórios de suas respectivas áreas.

 Mas as mudanças não foram somente nos processos, a cultura da empresa também foi transformada.

Mudança na Hierarquização

A Flash trouxe outro aspecto positivo para o Grupo NC que foi uma mudança na cultura e visão interna da empresa. Antigamente, o departamento de Contas a Pagar era o responsável por realizar a validação dos comprovantes enviados conforme a política.

Com a Flash , o fluxo de aprovações de reembolso foi transformado. Como a ferramenta é de fácil acesso, agora são os gestores de cada área que aprovam os relatórios dos funcionários. Assim, eles têm mais controle das despesas de cada colaborador e do orçamento da área. Depois que o gestor aprova, o setor de Contas a Pagar apenas realiza o reembolso.

"Os usuários estão muito satisfeitos. Foi uma evolução muito grande para os colaboradores: antes os processos tinham muito “delay”, hoje é bem mais rápido. Tudo é online, ele consegue ver tudo na ferramenta, em tempo real. Além disso, o aplicativo permite que o usuário acesse a ferramenta da rua, de onde ele estiver. Os relatórios não podem tirar o foco do funcionário, estamos aqui para facilitar o dia a dia dele, antes isso não acontecia."

Conheça a Flash

Como você viu, as vantagens que a ferramenta da Flash trouxe foram muito bem recebidas pelo Grupo NC. Nossa plataforma de gestão de despesas corporativas foi desenvolvida para otimizar processos e trazer mais agilidade ao dia a dia dos times.

Além de uma solução inédita de cartão corporativo, que integra em um único plástico despesas corporativas com benefícios pessoais, como alimentação, mobilidade, educação e saúde, oferecemos três tipos de planos de acordo com a necessidade da sua companhia.

As opções atendem pequenas, médias e grandes empresas, possibilitando acesso a um sistema intuitivo, seguro e integrado. Quer descomplicar a sua gestão de despesas corporativas? Acesse a página oficial da ferramenta de gestão de despesas Flash, selecione o plano que mais atende suas demandas da companhia e agende uma demonstração agora mesmo.

 

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