Menos papelada, mais produtividade: como a Flash otimizou os reembolsos do Grupo Expomix

Com menos de 10 anos no mercado, o Grupo Expomix é uma das maiores fabricantes de equipamentos para o varejo, incluindo gôndolas, porta pallets, expositores de madeira e aço, displays, entre outros.

Entre os seus clientes, estão as principais redes de hipermercados como Carrefour, Big, Grupo Pão de Açúcar, além de grandes varejistas como Casa&Vídeo, Via Varejo e Decathlon.

Sediada no estado de São Paulo, no município de Diadema, a Expomix começou como uma pequena oficina. Em 2021, depois de conquistar os principais varejistas do Brasil, a empresa abriu sua primeira fábrica, também na região metropolitana de São Paulo.

Desde então, a Expomix iniciou um processo de expansão para novos mercados. Em 2022, a companhia fundou a Brand Colors, empresa especializada em serviços de pintura eletrostática, técnica voltada para equipamentos industriais como ferro e alumínio.

Os desafios do Grupo Expomix

Para acompanhar essa evolução, o time da Expomix também cresceu e saiu de dez para cerca de 65 pessoas, entre funcionários e prestadores de serviços. Como reflexo disso, foi necessário profissionalizar a gestão de despesas corporativas, principalmente, para resolver uma dor de cabeça: as rotinas de reembolso de colaboradores.

“O processo de reembolso era realizado manualmente. Ou seja, eram dezenas de horas perdidas desamassando notas fiscais, tentando desvendar informações que haviam sido apagadas, entre outros transtornos. Além de moroso, não era tecnológico. Como resultado, a prestação de contas era um dos maiores embates da organização”, afirma Gabriela Meneses, auxiliar administrativo do Grupo Expomix.

Depois de pesquisar algumas opções no mercado, o Grupo Expomix conheceu a plataforma de despesas corporativas da Flash. Além de centralizar a gestão de processos financeiros da empresa, a solução da Flash conta com diversos recursos para simplificar atividades burocráticas como os reembolsos.

Um deles é a leitura automática de comprovantes, que utiliza a tecnologia OCR (reconhecimento óptico de caracteres) e Inteligência Artificial para escanear notas fiscais, recibos e outros documentos e enviá-los, via nuvem, para aprovação da empresa.

De acordo com Gabriela, além da tecnologia, a praticidade da plataforma, que pode ser acessada via aplicativo, também foi um fator decisivo na hora de escolher pela solução de gestão de despesas da Flash.

“A plataforma é maravilhosa, conseguimos ter uma visão 360° dos processos e mesmo no período de teste percebemos que nos atenderia. Tudo isso com um ótimo custo-benefício”, afirma.

A solução

A Flash foi implementada no Grupo Expomix em setembro de 2023 e, em menos de de três meses, a empresa já emitiu mais de cem relatórios tanto de reembolsos quanto de quilometragem. Tudo isso de forma simplificada e com mais confiabilidade de informações.

“São ferramentas muito utilizadas pelos prestadores de serviços, já que que eles respondem ao time financeiro desde a entrada até a saída da empresa, então ficou muito acessível", diz Gabriela.

Por meio do sistema de gestão de despesas corporativas da Flash, a Expomix consegue ter visibilidade caso exista alguma pendência nos relatórios de quilometragem apresentados pelos funcionários externos.

Com poucos cliques, é possível verificar se falta um comprovante de pagamento de um pedágio, por exemplo, ou horários incorretos de chegadas e partidas.

Com essas informações centralizadas e automatizadas, Gabriela afirma que houve melhoria na produtividade. Os dias da papelada, com a impressão de relatórios de reembolso e notas fiscais, também ficaram no passado.

“Hoje em dia a vida é outra. Além de conseguir assegurar a veracidade das informações de despesas, o que era quase impossível, agora temos um controle integral e simplificado”, finaliza.

Conheça as soluções da Flash para despesas corporativas

Faça como o Grupo Expomix e descomplique os processos de reembolso de despesas da sua empresa com a Flash. Além de um cartão corporativo, que pode ser unificado com o de benefícios, oferecemos em uma só plataforma recursos para gestão de viagens corporativas, de reembolsos e de outras despesas das organizações.

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