Entenda como contabilizar despesas com alimentação de forma simples e rápida

Veja como contabilizar despesas com alimentação e refeições de forma simples e prática. Seja em viagens ou na rotina, esse processo é fundamental.

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É fundamental saber como contabilizar despesas com alimentação em uma empresa, bem como a diferença entre custos e despesas, para garantir uma boa gestão financeira. A contabilização correta garante maior controle do fluxo de caixa, além de facilitar a visualização de todos os gastos desta categoria.

No entanto, para fazer este processo é preciso entender se a empresa usa o PAT, vale-refeição ou alimentação. Apesar de terem suas similaridades, as implicações legais e definições são um pouco diferentes.

Continue lendo nosso artigo para entender a diferença entre custos e despesas e como isso impacta a contabilização da alimentação, além de como fazê-la.

O que é o Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT)?

O PAT foi instituído pela Lei nº 6.321/1976 e regulamentado pelo Decreto nº 5/1991, visando melhorar a qualidade de vida dos trabalhadores. No entanto, apesar de conversar com o VR e VA, não são a mesma coisa.

O Programa de Alimentação ao trabalhador (PAT) viabiliza estes dois benefícios, mas, principalmente, para os trabalhadores de baixa renda. Além disso, para atender o programa a empresa pode oferecer comida própria, distribuir alimentos ou firmar convênios com fornecedores.

Outro ponto importante é o fato dos gastos com esse programa serem vistos como despesas operacionais e como custos de produção. No entanto, consultar todas as leis e regulamentos referentes ao PAT para a contabilização correta é trabalhoso.

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Afinal, alimentação é custo ou despesa?

Os gastos referentes à alimentação dos funcionários devem ser encarados conforme sua área de atuação. Dessa forma, a separação é facilitada. Para os funcionários que trabalham produzindo os bens ou oferecendo os serviços, o gasto é um custo, já que está ligado diretamente à sua produção.

No entanto, para os colaboradores que trabalham em outras áreas, trata-se de uma despesa operacional. Essa diferenciação é importante para um bom planejamento financeiro e para garantir suas isenções fiscais, conforme verá adiante.

Como contabilizar despesas com refeições?

A contabilização correta destes gastos, sejam por vale-alimentação ou refeição, é fundamental para empresas de todos os portes. As empresas optantes pelo Lucro Presumido e Lucro Real, por exemplo, têm isenções.

Enquanto a primeira é isenta do recolhimento do INSS e FGTS sobre este benefício, a segunda, além desta isenção, pode deduzir despesas com alimentação de até 4% do Imposto de Renda devido.

Dessa forma, se o gestor não fizer a contabilização correta, o pagamento desses impostos e recolhimentos é maior do que deveria, comprometendo o planejamento tributário. Dessa forma, a contabilização pode ser feita da seguinte forma:

  • Débito: Gasto com alimentação (despesas)
  • Crédito: Caixa/Banco.

No entanto, é importante lembrar que esta maneira diz respeito à alimentação cotidiana. Quando se trata de viagens corporativas, por exemplo, a situação é um pouco diferente e com outras exigências.

Nestas situações, seja com o uso do reembolso de despesas ou cartão corporativo, a prestação de contas é indispensável. Ou seja, a apresentação dos comprovantes de despesas, como recibos e notas fiscais é necessário para manter o controle.

Como a Flash Expense ajuda na contabilização de despesas?

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Contabilizar todas as despesas referentes à alimentação dos colaboradores nem sempre é fácil. Quando as informações estão dispersas em diversos sistemas, o trabalho é dificultado, afinal.

Além disso, os gestores perdem a visão micro e macro destes gastos, comprometendo o controle financeiro. Com isso, os gestores se perdem em inúmeras planilhas e a empresa deixa seu capital humano mal-empregado, além de gastos maiores do que os necessários com tributação e encargos.

Baseada em eficiência, controle e compliance, a Flash Expense oferece soluções em 3 versões diferentes que garantem a otimização da rotina financeira.

A integração contábil & ERP automatiza lançamentos e evita o desencontro de informações. A plataforma evita o mesmo registro em mais de um sistema, diminuindo as chances de erros.

Além disso, fortalece o compliance financeiro e otimiza o tempo, permitindo que os gestores se concentrem em tarefas geradoras de receita e resultados.

Por outro lado, a Flash Benefícios garante a unificação de todos os benefícios e direitos dos funcionários em um único lugar, garantindo maior otimização e controle.

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