7 dicas para o controle de abastecimento de frotas

O controle de abastecimento de frota é uma tendência e prática indispensável para negócios que possuem veículos próprios ou operam com equipes externas.

Afinal, sem uma gestão eficiente do consumo de combustível, os custos podem sair do controle muito rápido, impactando a logística, a prestação de contas e o controle financeiro empresarial.

Além disso, a ausência de padronização e visibilidade pode facilitar fraudes, desperdícios e dificultar a tomada de decisões estratégicas.

Mesmo organizações com poucos veículos já sentem a dor de lidar com registros manuais, reembolsos inconsistentes e a falta de indicadores claros sobre consumo e desempenho da frota.

Neste conteúdo, você vai entender o que é o controle de abastecimento, porque ele é essencial  e quais métodos podem ser aplicados.

Vai saber também como o cartão combustível e o software de despesas da Flash vão fazer com que sua empresa tenha uma gestão de despesas mais transparente e saudável.

Continue a leitura! 

Controle de abastecimento de frota: o que é?

O controle de abastecimento de frota é o processo de monitorar, registrar e analisar todas as despesas relacionadas aos gastos de combustível dos veículos utilizados pela empresa, sejam eles próprios ou cedidos a colaboradores.

Esse gerenciamento envolve o registro das informações de cada abastecimento, como:

• Data;
• Veículo;
• Condutor;
• Quilometragem
• Volume de litros.

Justamente por isso, permite uma visão detalhada sobre o desempenho de cada unidade da frota e o comportamento de gasto ao longo do tempo.

Mais do que uma rotina administrativa, esse processo é uma ferramenta estratégica para reduzir custos, evitar desvios e planejar melhor as operações de transporte, visitas externas ou entregas.

Por que é importante fazer o controle da frota de veículos para abastecimento?

Negócios que realizam serviços externos, entregas, atendimentos em campo ou operações logísticas enfrentam um desafio comum: o custo e a gestão eficiente do consumo de combustível. 

Por isso, o controle de abastecimento da frota é fundamental para mitigar riscos, otimizar recursos e garantir maior previsibilidade financeira.

Prevenção de fraudes e desvios

Sem um sistema padronizado, é difícil rastrear com precisão quem abasteceu, quando, onde e quanto foi gasto.

Essa falta de gestão, abre margem para desvios de verba, abastecimentos indevidos e erros intencionais ou não.

Utilizando de ferramentas como o cartão combustível para empresas, essas operações passam a ser registradas de forma automática e auditável, promovendo transparência e segurança.

Redução de desperdícios e gastos excessivos

Controlar o abastecimento permite identificar padrões de gastos fora da média, apontar veículos menos eficientes ou motoristas com práticas inadequadas.

Dessa forma, é possível corrigir rotas, ajustar comportamentos e definir limites, reduzindo despesas operacionais e não-operacionais desnecessárias.

Acompanhamento do consumo real por veículo ou colaborador

Ao registrar o gasto por veículo e por condutor, a empresa consegue calcular o combustível por km com precisão, identificar gargalos e planejar ações de manutenção ou substituição da frota.

Isso facilita a definição de metas, o planejamento orçamentário e a prestação de contas de viagem com base em dados concretos.

Como controlar o abastecimento de frota de combustível​?

Existem diferentes formas de realizar o controle de abastecimento de combustível da frota. A  escolha do melhor método vai depender do porte da operação, do número de veículos e do grau de maturidade da gestão financeira da empresa.

Em todos os casos, o mais importante é garantir a padronização dos registros e a confiabilidade dos dados coletados.

Controle de abastecimento de frota manual

Um gestor que está começando a estruturar esse processo, muitas vezes utiliza a famosa planilha para organizar as informações.

Planilha manual de controle de abastecimento de frota

​O uso de planilhas manuais para o controle de abastecimento de frota — como no Excel — permite registrar dados básicos de abastecimento, como:

• Quilometragem;
• Litros abastecidos;
• Tipo dos combustíveis utilizados;
• Valores por litro;
• Valores totais;
• Motoristas;
• E postos utilizados.

Embora seja uma solução de baixo investimento inicial, esse modelo exige atenção redobrada, tem maior risco de erro pelo fator humano e não oferece integração com sistemas de prestação de contas ou controle financeiro.

Logo, é preciso fazer o lançamento de todos os valores de forma manual para cada um e ainda armazenar todas as notas fiscais e comprovantes de pagamentos usados, físicos ou digitais.

Além disso, o preenchimento e análise dessas informações dependem de disciplina operacional, o que pode ser um entrave em equipes maiores ou com alta rotatividade de condutores.

Leia também: 10 passos para um controle financeiro empresarial infalível em 2025.

Controle de abastecimento de combustível automatizado: sistema de gestão e aplicativo

Para operação recorrente em campo, o controle manual se torna ineficiente, afetando a sustentabilidade da operação e sobrecarregando o time de financeiro.

Nesse cenário, a automatização é o caminho mais indicado para ganhar escala, confiança e produtividade.

Cartão de abastecimento

Utilizar um cartão combustível para empresas, com limites configuráveis e integração direta com plataformas de gestão de despesas, permite que os pagamentos sejam realizados com segurança.

Ao mesmo tempo, os dados são registrados automaticamente, eliminando a necessidade de comprovantes físicos e ferramentas paralelas.

Quer simplificar o controle de combustível da sua frota? Conheça o cartão corporativo da Flash — uma solução moderna, segura e conectada à sua realidade operacional.

Aplicativo de controle de abastecimento

Aplicações móveis podem ser utilizadas pelos motoristas para registrar cada abastecimento, fazer check-ins de localização e capturar dados com georreferenciamento.

Quando integrados ao cartão e ao sistema financeiro, as vantagens trazidas por esses apps aumentam a confiabilidade da informação e melhoram os resultados dos acompanhamentos em tempo real.

Sistema de controle de abastecimento de frota

Soluções completas de gestão de despesas com foco em frota permitem automatizar todo o ciclo: do abastecimento à prestação de contas.

Eles também facilitam a análise de despesas fixas e variáveis, geração de relatórios por centro de custo e o cruzamento com rotas e consumo médio. 

Além disso, são a opção mais indicada para negócios que desejam escalar com controle.

Indicadores para o controle de abastecimento da frota

O gerenciamento e monitoramento de indicadores é essencial para transformar dados operacionais das frotas em decisões estratégicas.

Ao acompanhar KPIs de consumo e desempenho, a empresa consegue reduzir custos, identificar desvios e melhorar a eficiência da sua operação logística.

Confira, a seguir, os principais indicadores que devem compor o painel de controle financeiro empresarial no contexto de frotas.

Custo por km rodado

Um dos principais indicadores, demonstra quanto a empresa está gastando, em média, por quilômetro percorrido.

O cálculo leva em conta o valor total abastecido dividido pela distância rodada no período.

Fórmula: Valor total de combustível / Quilômetros rodados

Esse dado permite comparar veículos e rotas, detectar ineficiências e embasar ajustes no uso da frota.

Litros por veículo/mês

Acompanhar o volume total de litros abastecidos por veículo ajuda a identificar variações no consumo, padrões de uso e possíveis condições técnicas (como vazamentos ou baixa eficiência mecânica).

É um indicador útil para definir metas de economia e programar as manutenções preventivas, com base no histórico de consumo.

Consumo médio por colaborador

Se os veículos são utilizados por diferentes motoristas, esse indicador permite medir o comportamento de consumo por colaborador.

Diferenças significativas podem indicar a necessidade de treinamento, revisão de rotas ou ajustes nas políticas de uso dos veículos.

Desvios ou variações inesperadas

Monitorar picos de abastecimento, quedas abruptas no consumo ou inconsistências entre a quilometragem registrada, preços e os litros abastecidos é indispensável para detectar fraudes, abastecimentos de combustíveis indevidos ou erros de lançamento.

Boas práticas e dicas para um controle eficiente

Ter um sistema de controle de abastecimento de frota é essencial, mas ele só será eficaz se estiver alinhado a processos consistentes, políticas claras e ferramentas integradas.

Abaixo, separamos algumas dicas práticas que aumentam a precisão dos dados e reduzem desperdícios.

1. Padronizar registros de abastecimento de combustível

Defina um modelo único para coleta de dados em todos os abastecimentos, seja em planilha manual ou em plataformas digitais.

Informações mínimas devem incluir: placa do veículo, data, motorista, quilometragem e valor abastecido.

Essa prática facilita auditorias, permite comparar dados e reduz a chance de erro ou omissão.

2. Estabelecer política de uso de veículos e manutenção preventiva

Documente regras sobre quem pode utilizar os veículos, como devem ser utilizados e a periodicidade de revisões mecânicas. 

Manutenção preventiva reduz o consumo excessivo e garante segurança operacional, além de alinhar a conduta dos motoristas às metas da empresa.

3. Acompanhar rotas e quilometragem

Utilize ferramentas de rastreamento para registrar os trajetos percorridos e cruzar essas informações com os dados de consumo.

Isso permite calcular combustível por km com mais precisão, prever tendências de paradas e entender se rotas alternativas fazem sentido, alterando o que for necessário para trazer mais sustentabilidade e economia para o negócio.

Comece agora mesmo a controlar suas despesas de reembolso por KM. Baixe nossa planilha gratuita e automática e tenha mais gestão e transparência dos custos envolvidos. 

4. Treinar motoristas e colaboradores

Ofereça treinamentos sobre condução econômica, necessidades dos preenchimentos corretos de registros e uso consciente dos recursos.

É importante reforçar no meio do treinamento a importância de adotar pequenos hábitos, como evitar acelerações bruscas ou manter a calibragem dos pneus, que vão gerar grande economia a médio prazo.

5. Usar cartão combustível com gestão por app para o controle de combustível

O cartão combustível é uma alternativa moderna, segura e eficiente aos reembolsos manuais, podendo funcionar também como vale-combustível.

Quando integrado a um aplicativo para controle de abastecimento de frota, ele permite registro automático, controle de limites e bloqueio de usos indevidos — tudo isso com visibilidade centralizada pela empresa.

6. Integrar com software de despesas

A conexão entre o controle de frota e o sistema de gestão de despesas proporciona uma visão consolidada dos custos operacionais.

Isso facilita o planejamento orçamentário, a prestação de contas e a análise de despesas fixas e variáveis por centro de custo.

7. Automatizar a prestação de contas e relatórios

Evite processos e ferramentas manuais e isolados. Sistemas modernos permitem automatizar a prestação de contas de viagem, gerar relatórios detalhados e integrar as informações com o setor financeiro ou contábil — com ganhos significativos de produtividade.

Conheça o cartão corporativo da Flash para otimizar o seu controle de abastecimento da frota

Para negócios que buscam reduzir custos com combustível e seus veículos, eliminar fraudes e ganhar controle sobre os gastos operacionais, a Flash oferece uma solução completa: o cartão corporativo, 100% integrado à sua plataforma de gestão de despesas corporativas.

Com ele, é possível substituir processos manuais e descentralizados por um sistema inteligente, seguro e em tempo real, ideal para otimizar o controle de abastecimento de frota.

Conheça, a seguir, os principais benefícios:

• Controle centralizado sobre limites, categorias de uso e autorizações de abastecimento
• Integração com aplicativos e sistemas de gestão, eliminando planilhas paralelas;
• Automação da prestação de contas, com categorização automática de gastos;
• Visibilidade por veículo, equipe ou projeto, com relatórios completos;
• Redução de fraudes e desvios, com rastreamento por transação;
• Praticidade para o colaborador, que não precisa mais utilizar recursos próprios;
• Cartão de crédito pré-pago bandeirado Visa, aceito em mais de 12 milhões de estabelecimentos no Brasil, garantindo mobilidade aos funcionários e total eficiência e controle ao gestor.

Com o cartão combustível para empresas da Flash, você transforma um processo crítico em um fluxo confiável, padronizado e escalável — ideal para empresas que atuam com logística, atendimento externo ou frotas em expansão.

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