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6 motivos para investir em digitalização de despesas na sua empresa

Entenda o propósito e a importância da digitalização de despesas. Conheça suas vantagens em 6 ganhos para a empresa e os colaboradores.

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A digitalização de despesas é fundamental na era da transformação digital, simplificando a gestão empresarial e incorporando eficiências. Essa estratégia não só facilita a gestão de despesas, mas também otimiza processos, trazendo uma série de vantagens operacionais.



O acúmulo de documentos físicos pode ser um desafio, mas com a digitalização, os gestores podem garantir que o processo seja mais limpo e menos propenso a erros.

Isso é especialmente relevante para documentos fiscais importantes, como notas fiscais e comprovantes, que são essenciais tanto para a empresa quanto para a conformidade fiscal.

Adotar essa abordagem não apenas ajuda na redução de custos relacionados à manutenção de equipamentos, mas também é benéfico pelo seu aspecto ecologicamente correto, pois reduz o impacto ambiental.

Além disso, a digitalização de processos proporciona uma operação segura e eficiente, oferecendo um controle em tempo real sobre as despesas e otimizando o espaço físico.

Acompanhe a leitura e entenda como a tecnologia pode ajudar no dia a dia corporativo.

Vantagens da digitalização de despesas na sua empresa

A digitalização de despesas traz vantagens para todos os setores da empresa, englobando desde colaboradores externos, como vendedores e consultores, até os gestores e diretores.

Transformar recibos e faturas em dados digitais tem o objetivo de aprimorar e facilitar os processos, reduzindo falhas e imprecisões. A criação de arquivos digitais se tornou um movimento padrão nas empresas, apresentando benefícios significativos como:

  1. prevenção de perdas e danos;
  2. sustentabilidade operacional e econômica;
  3. edição e compartilhamento online;
  4. segurança de dados e documentos;
  5. economia de tempo;
  6. ERP integrado.

1. Prevenção de perdas e danos

Manter recibos em papel na carteira é uma prática considerada obsoleta, não concorda? A maioria dos recibos e notas fiscais são impressos em papéis finos e termossensíveis, suscetíveis a serem descartados por engano ou mesmo arquivados incorretamente em pastas inadequadas.

Adicionalmente, os comprovantes físicos tendem a se deteriorar ao longo do tempo, estando sujeitos à perda em situações adversas, como inundações ou incêndios. A digitalização de despesas surge como uma solução eficaz, prevenindo tais contratempos e assegurando a integridade dos documentos.

Leia também: O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e suas vantagens

Este processo é capaz de transformar a maneira como armazenamos informações, eliminando a dependência de papéis frágeis e promovendo um sistema de gestão mais seguro e confiável. É o caso de reconhecer que a digitalização é não apenas uma tendência, mas uma necessidade para a preservação de dados importantes.

Além disso, outro benefício significativo é a redução de custos operacionais, visto que o armazenamento digital é mais econômico e menos suscetível a perdas acidentais, reforçando a importância de um processo automatizado de processos nesse contexto.

2. Sustentabilidade operacional e econômica

Diariamente, empresas produzem uma enorme quantidade de documentos, planilhas, recibos e relatórios impressos. Esses materiais são cruciais para a operação dos negócios. Contudo, na era digital, a necessidade de impressos é significativamente reduzida.

A manutenção de um alto consumo de papel impacta negativamente o equilíbrio financeiro das organizações. Portanto, a digitalização de despesas desempenha um papel vital na promoção da sustentabilidade financeira.

Isso porque ela contribui para uma drástica diminuição nos custos associados a recursos de impressão, tais como tinta e papel.

Adotar a digitalização não apenas otimiza os processos, mas também é um passo importante em direção a um modelo de negócio mais sustentável e economicamente viável.

Assim, o sistema de gestão torna-se mais eficiente e alinhado com os princípios de sustentabilidade operacional e econômica, demonstrando como a digitalização é essencial no contexto empresarial atual.

Saiba mais sobre o processo de transformação digital no setor financeiro em nosso infográfico. Baixe agora e veja como os colaboradores podem fazer parte da digitalização.

3. Edição e compartilhamento online

Uma das vantagens mais valiosas, especialmente para os colaboradores que encontram desafios ao preencher recibos de reembolso, é a facilidade que a digitalização de despesas oferece. Esse processo permite a edição de dados online, possibilitando que os usuários completem apenas os campos requeridos, de qualquer lugar com acesso à internet.

Esta funcionalidade não só simplifica o fluxo de reembolso, como também promove uma abordagem mais eficiente e menos propensa a erros, garantindo que as informações sejam precisas e estejam sempre atualizadas.

A digitalização transforma a gestão de despesas em um processo mais ágil e menos burocrático, permitindo que os dados sejam facilmente acessados, modificados e compartilhados em tempo real.

Esse avanço é um exemplo de como a automação e a digitalização de processos podem facilitar a rotina corporativa, proporcionando um sistema de gestão que apoia a eficiência operacional e a colaboração entre equipes, independentemente da localização geográfica.

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4. Segurança de dados e documentos

A digitalização de despesas aprimora significativamente a segurança, permitindo que somente indivíduos autorizados tenham acesso a determinados documentos e informações.

Uma vantagem notável deste sistema é a capacidade de armazenar todas as despesas digitalizadas na nuvem, acessíveis de qualquer lugar, remotamente.

Além disso, todos os arquivos salvos são protegidos por criptografia, o que diminui consideravelmente as chances de exposição ou furto de dados. Implementar a digitalização é um passo estratégico para fortalecer a gestão documental, assegurando que as informações sensíveis estejam bem resguardadas e disponíveis apenas para usuários com permissões apropriadas, reforçando a integridade e a confidencialidade das operações.

5. Economia de tempo

A digitalização de despesas é fundamental para acelerar os processos empresariais. Implementá-la transforma a maneira como dados são buscados e organizados, tornando tudo mais acessível e rápido. Em vez de vasculhar pilhas de papéis, você acessa o necessário com poucos cliques em um banco de dados centralizado, economizando tempo valioso.

Assim, a digitalização se revela não apenas como uma ferramenta de eficiência, mas também como um reflexo do aproveitamento inteligente das tecnologias para otimizar as operações cotidianas e promover a sustentabilidade.

6. ERP integrado

A implementação da digitalização de despesas e dados habilita a adoção de um sistema de gestão eletrônica de documentos na sua empresa, facilitando a interação entre diferentes departamentos e colaboradores. Esse sistema assegura um controle abrangente sobre os arquivos, permitindo monitorar atualizações de documentos em tempo real.

Tal integração potencializa a eficiência dos funcionários e agiliza procedimentos internos, já que a digitalização centraliza informações vitais em um único local. Além disso, oferece a conveniência de acessar dados empresariais de forma remota, assegurando que você esteja sempre conectado às operações dos diversos segmentos da organização.

Maximize a eficiência com a digitalização de despesas

A digitalização de despesas é uma alavanca para a segurança, a precisão na verificação de dados e a clareza nos pagamentos, eliminando riscos de erros.

Especialmente desenhada para negócios com equipes externas, como vendedores, consultores e executivos, a Flash simplifica a restituição de despesas, reduzindo a burocracia, auxiliando na economia e minimizando os custos operacionais significativamente.

Adotar a digitalização de despesas com a Flash é um passo estratégico para desfrutar de todos esses benefícios e otimizar as operações do seu negócio. Conheça nossa plataforma e centralize a gestão de despesas, reembolsos e viagens corporativas.

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