Como fazer o registro de despesas corporativas na empresa?

Você sabe o que é o registro de despesas? Em resumo, trata-se de documentar e acompanhar as despesas corporativas de uma empresa. Essa prática é fundamental para uma gestão financeira eficaz.

O processo é essencial para evitar problemas como fraudes e irregularidades no fluxo de caixa. A partir do registro correto de todas as despesas, é possível garantir que não haja perda de informações ou desencontro de dados.

Ao registrar as despesas de maneira pragmática e organizada, as empresas conseguem reforçar políticas de contenção de gastos. Essa é outra prática recomendada para negócios que estão constantemente sob os olhos de auditorias. Tudo isso visa mitigar riscos e evitar maiores problemas para o negócio.

Neste artigo, vamos apresentar a importância do registro de despesas e explicar como fazê-lo com foco assertivo no controle de despesas corporativas eficiente.

Acompanhe a leitura.

Qual a importância do registro de despesas na gestão financeira?

Uma organização possui diversas despesas fixas e variáveis. Entre elas, algumas são comuns aos diferentes tipos de negócio: aluguel, compra de materiais de escritório, pagamento de viagens corporativas, entre outras. Nesse contexto, até mesmo as despesas pequenas, que podem parecer irrelevantes se analisadas isoladamente, devem ser vistas com atenção.

Sem uma análise criteriosa e constante, é possível que a gestão deixe passar algumas despesas desnecessárias e onerosas para o negócio. Esses gastos, também conhecidos como gastos fantasmas, têm potencial de se tornar uma verdadeira dor de cabeça.

Se você ainda não conhece o termo, aproveite para baixar nosso material e entender como evitar esse tipo de problema.

Alguns reembolsos exemplos de gastos excessivos são:

• assinaturas de softwares subutilizados;
• terceirizações de serviços que não geram bons resultados;
• ressarcimento de despesas de viagem fora da política da empresa;
• refeições a negócios em restaurantes exorbitantes;
• despesas de internet e telefone não funcionais;
• entre outros.

Combinados, investimentos como esses podem representar um alto custo para o negócio. Tudo isso pode ser avaliado e corrigido antes de se tornar um problema. Basta registrar as movimentações financeiras e acompanhar de perto.

Junto à auditoria financeira, o registro de despesas é crucial para o cumprimento das obrigações fiscais. Um registro claro também facilita na avaliação orçamentária de cada setor, identificando as áreas de deficiência ou necessidades de ajustes de verbas.

Sem um processo de registro de despesas estruturado, o risco de fraude é iminente

A fraude é um dos maiores fantasmas da gestão empresarial. Logo, investir na criação e na operação de um processo de registro de despesas funcional deve ser prioridade do setor financeiro. Sem isso, a empresa pode estar sujeita a uma série de riscos.

A falta de um processo de registro de despesas pode potencialmente abrir caminho para fraudes. Aqui estão três exemplos claros desses riscos.

• Despesas indevidas: a ausência de um processo de registro eficiente pode permitir a realização de transações não autorizadas ou a manipulação de pagamentos.
  
• Manipulação de dados: deixar lacunas nos registros contábeis pode facilitar a manipulação de dados, levando a relatórios financeiros imprecisos.
  
• Uso inapropriado de cartões corporativos: o controle ineficiente do registro de despesas em cartões corporativos pode resultar em prejuízos para o negócio.

O último risco da lista é comum às companhias que não utilizam o cartão corporativo corretamente. Se sua empresa se encaixa neste cenário, conheça nosso produto e comece agora a organizar essas despesas de seus colaboradores.

Como um processo de registro de despesas auxilia nos registros contábeis?

O registro contábil deve ser preciso e organizado. Uma prática eficiente a longo prazo é o rateio de despesas, que consiste em alocar custos indiretos em diferentes departamentos ou atividades relacionadas.

Vejamos como funciona para a contabilidade.

• Identifique as despesas: classifique-as entre despesas corporativas, operacionais e administrativas, por exemplo.
  
• Estabeleça critérios: antes de distribuir os gastos, entenda a porcentagem do uso de cada departamento(quantidade de funcionários, produção e horas, por exemplo).
  
• Alocação de recursos: distribua os custos indiretos de forma proporcional entre os departamentos contemplados.
  
• Registro do rateio: inclua o rateio no registro de despesas. Isso facilitará o acompanhamento desses gastos e ajustes necessários na alocação.
  
• Contabilidade como centro de custos: cada departamento pode ter seu próprio fluxo de registro para tornar o monitoramento ainda mais eficiente.
  
• Princípios contábeis: manter um processo de registro de despesas estruturado é crucial para a conformidade fiscal. Isso garante que as práticas contábeis estejam alinhadas com as normas e regulamentos vigentes.

Passo a passo para registrar uma despesa corretamente

O registro de despesas deve atender às necessidades específicas de cada empresa. Porém, é possível listar etapas comuns que se adaptam a diferentes contextos.

Confira os passos a seguir e lembre-se de detalhar os registros conforme a política de gastos e os procedimentos contábeis da organização.

1. Reúna todos os documentos, como recibos, faturas e comprovantes de pagamento.
   
2. Identifique a natureza da despesa, classificando em categorias específicas para rastreamento.
   
3. Registre as datas que as despesas ocorreram.
   
4. Coloque todo o valor da despesa, incluindo impostos e taxas, caso seja aplicável.
   
5. Identifique corretamente o método de pagamento, como boleto, cartão de crédito, dinheiro, entre outros.
   
6. Descreva detalhadamente a natureza daquela despesa. Isso é fundamental para conciliações futuras.
   
7. Para o reembolso de despesas no exterior, registre a taxa de câmbio utilizada para converter corretamente o valor.
   
8. Crie um procedimento de validação e aprovação interna antes de passar para o registro definitivo.
   
9. Realize a conciliação bancária quando aplicável, para garantir o espelhamento dos registros bancários e contábeis.
   
10. Escolha um software de gestão de despesas para automatizar essas etapas.
    

Ainda não conta com um sistema de gestão de despesas corporativas? Conheça o software Flash e saiba como nossa plataforma

A Flash foi projetada para facilitar o dia a dia do gestor financeiro. Isso significa que, com a nossa plataforma, é possível digitalizar os registros das suas despesas de forma prática e eficiente. Se você está buscando por um aplicativo para registro de despesas, conte com a Flash nessa jornada.

Desafios comuns ao padronizar o registro de despesas

Padronizar o registro de despesas pode trazer diversos benefícios, mas também alguns desafios. Veja o que você pode enfrentar ao implementar esses padrões.

• Resistência à mudança: colaboradores e líderes podem resistir à adoção de novos processos. Isso inclui a transição digital e as regras para uma execução eficiente.
  
• Diversidade das despesas: a quantidade e variação de despesas pode dificultar a organização. Por isso, a padronização é essencial.
  
• Falta de treinamento: a ausência de orientação pode causar erros e um período de adaptação até a padronização gerar resultados.

Superar esses desafios requer uma abordagem equilibrada, considerando a cultura organizacional, as necessidades dos usuários e a flexibilidade para lidar com diferentes contextos.

Boas práticas para o registro de despesas

Antes de finalizar, listamos algumas dicas e técnicas para manter os registros de despesas atualizados.

Registro imediato

Registre as despesas o mais rápido possível após a ocorrência. Isso evita esquecimentos, reduz a probabilidade de perda de recibos e mantém os registros atualizados.

Políticas claras

Tenha políticas de despesas claras e comunique-as aos colaboradores. Isso inclui limites de gastos pessoais, métodos de pagamento aceitáveis e procedimentos de reembolso.

Treinamento regular

Forneça treinamento regular sobre as políticas e o uso correto do sistema de registro. Isso reduzirá erros e garantirá a conformidade.

Reconciliação periódica

Realize reconciliações periódicas entre os registros contábeis e os extratos bancários para garantir que todos os gastos estejam devidamente registrados.

Backup de documentos digitais

Faça backup de documentos digitais com frequência, especialmente se você estiver utilizando recibos digitalizados. Isso garante que as informações estejam disponíveis em caso de perda ou falha tecnológica.

Auditorias internas

Conduza auditorias internas regularmente para garantir a conformidade com as políticas e identificar possíveis áreas de melhoria.

Avaliação de tendências

Analise regularmente os registros para identificar tendências de gastos. Isso pode ajudar na tomada de decisões informadas sobre orçamentos e estratégias financeiras.

Monitoramento contínuo

Mantenha um monitoramento constante das despesas para identificar e corrigir qualquer irregularidade ou gasto não autorizado.

Ao implementar essas boas práticas, você cria um sistema robusto para o registro de despesas, promovendo precisão, transparência e padronização.

Quer saber mais? Fale agora com um de nossos especialistas e descubra como a Flash pode te ajudar a revolucionar a gestão de despesas corporativas na sua empresa.