O que é compliance trabalhista e como adequar sua empresa

A área de Recursos Humanos (RH) tem uma responsabilidade ampla e estratégica, incluindo garantir a adesão às normas trabalhistas e regulamentos internos. Este aspecto, conhecido como compliance trabalhista, é vital para assegurar que tanto as leis quanto os acordos internos sejam respeitados pela organização e seus colaboradores.

Essa conformidade influencia positivamente vários aspectos empresariais, como:

• o bem-estar e a percepção dos empregados;
• a reputação da empresa enquanto marca empregadora;
• os resultados financeiros da empresa.

É crucial cumprir as normativas trabalhistas para assegurar uma relação respeitosa e harmoniosa entre a empresa e seus colaboradores. Isso minimiza conflitos e evita consequências financeiras adversas, como processos trabalhistas e alta rotatividade.

Mas, você sabe o que é compliance trabalhista? Continue lendo para saber mais.

O que é compliance?

Compliance é uma abordagem que começou a ser aplicada nos Estados Unidos durante os anos 70. No cenário brasileiro, a relevância do compliance se intensificou com a introdução da Lei 12.846/13, popularmente conhecida como Lei Anticorrupção.

A sua noção vem do inglês to comply, que significa “atender” ou “seguir”. Este conceito se refere à observância e aderência às leis e diretrizes estabelecidas.

Você pode ler mais sobre o assunto e se familiarizar com o termo em nosso Guia Introdutório do Compliance.

O que é compliance trabalhista?

O programa de integridade, conhecido como compliance trabalhista, é uma iniciativa adotada por organizações para assegurar a observância das leis e normativas trabalhistas. Incluindo, também, o combate ao assédio moral e o registro preciso das horas extras.

Este programa engloba uma série de políticas e comportamentos voltados para minimizar riscos e perdas, ações trabalhistas, além de prevenir infrações legais e melhorar as relações de trabalho. Isso é realizado por meio do cumprimento rigoroso de leis, acordos e convenções coletivas relacionadas ao trabalho.

A política de compliance trabalhista assegura que todos os processos de gestão de pessoal da empresa, desde a contratação até o desligamento de funcionários, estejam em conformidade com as regulamentações legais.

Além disso, a implementação dessas medidas tem um papel fundamental na manutenção dos valores corporativos, na cultura organizacional e na imagem da empresa no mercado, reforçando a sua credibilidade e transparência.

Nesse sentido, é essencial que estas diretrizes estejam incluídas na política interna da empresa e seguidas por todos os colaboradores, em todos os níveis e departamentos.

Dicas sobre a implementação do compliance trabalhista na empresa

A importância do compliance trabalhista é inegável. E existem diferentes abordagens para estabelecer um programa de compliance em uma empresa.

Algumas optam por desenvolver um departamento interno dedicado, enquanto outras preferem a expertise de consultorias especializadas. A gestão de facilities, por exemplo, assegura que o ambiente de trabalho esteja em conformidade com as normas de saúde laboral, segurança e bem-estar dos funcionários.

Tudo é de grande importância, desde a manutenção adequada das instalações para evitar acidentes de trabalho, até a garantia de que todos os aspectos do local de trabalho estejam alinhados com as leis trabalhistas.

No entanto, não é suficiente apenas iniciar o programa de compliance; ele deve se tornar parte da rotina e dos valores da empresa. Envolvendo um esforço contínuo para garantir o cumprimento, identificar e prevenir riscos

Além de tudo, é fundamental realizar ajustes regulares para corrigir práticas que não estejam em linha com a legislação, promover comportamentos éticos, e assegurar que líderes e gestores estejam adequadamente capacitados.

Tais medidas são essenciais para criar e manter um ambiente de trabalho ético e saudável.

Qual o objetivo do compliance trabalhista?

O objetivo é garantir que as organizações estejam em total conformidade com todas as normas e legislações trabalhistas obrigatórias.

Ao adotar tais práticas, a empresa reconhece sua aderência às leis vigentes. Em contrapartida, ao negligenciar essas práticas, a empresa se expõe a riscos significativos. Entre elas, está incluída a possibilidade de enfrentar litígios trabalhistas, que podem ter consequências severas, como a falência.

Portanto, o principal objetivo do compliance trabalhista é reduzir significativamente o número de ações judiciais. Além disso, visa sincronizar as práticas da empresa com as normas trabalhistas e cultivar um ambiente de trabalho onde a clareza e a transparência nas relações de trabalho sejam priorizadas.

Paralelamente, o compliance financeiro também desempenha um papel crucial, assegurando que a empresa cumpra com as regulamentações financeiras.

Incluindo a gestão correta de impostos e relatórios financeiros, essencial para manter a saúde financeira e a credibilidade da empresa no mercado.

Como o controle de ponto é um aliado do compliance no ambiente de trabalho?

A gestão ágil do tempo de trabalho é um elemento fundamental para mitigar riscos trabalhistas em organizações.

Essa prática assegura que todas as horas trabalhadas pelos colaboradores sejam cuidadosamente documentadas. Isso não só garante a precisão no processamento da folha de pagamento, mas também atesta que os colaboradores sejam remunerados de orma justa pelo tempo dedicado ao trabalho.

Considerando a frequência de questões jurídicas relacionadas à gestão do tempo de trabalho, é vital manter um registro detalhado.

Existem diversas maneiras de registrar o ponto dos funcionários, incluindo:

• registro de ponto manual;
• ponto mecânico;
• ponto eletrônico.

Vale destacar que, para o registro eletrônico de ponto, as empresas devem cumprir com as diretrizes estabelecidas nas portarias relevantes.

Atualmente, as portarias 1510 (revogada pela 671) e 373 são as principais regulamentações a respeito, estabelecendo normas para sistemas eletrônicos de registro de ponto.

A portaria 1510 aborda o uso de relógios de ponto e sistemas de processamento de ponto, enquanto a 373 oferece diretrizes para sistemas alternativos de controle de ponto, como uma plataforma de gestão.

Ambas as portarias são complementares, sendo essenciais que qualquer sistema utilizado pela empresa para registro e processamento de ponto esteja em conformidade com ambas.

Por que a gestão de jornada é essencial para o compliance?

Quando uma empresa implementa um sistema de controle de ponto confiável e eficiente para registrar os horários de trabalho, ela obtém um panorama completo da jornada laboral.

Isso promove uma relação mais transparente com os colaboradores e também protege a empresa contra possíveis complicações relacionadas à gestão de tempo.

Por exemplo, após a implementação de uma plataforma de gestão, 62% dos RH afirmam que a adesão melhorou a retenção dos colaboradores.

Além disso, um sistema de ponto robusto oferece várias vantagens, como a gestão de trabalho remoto, um sistema eficiente de banco de horas, controle de absenteísmo e facilitação no cálculo das horas trabalhadas.

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