Despesas reembolsáveis e não reembolsáveis: por que é importante diferenciar?

Existem diferentes tipos de despesas corporativas, entre elas, despesas reembolsáveis e despesas não reembolsáveis. Você sabe o que quer dizer não reembolsável? Significa que, tal despesa realizada pelo colaborador, não deve ser reembolsada. Ou seja, não conta na política de reembolso definida, falaremos sobre isso ao longo do conteúdo.

Para diferenciar o que é uma despesa reembolsável é essencial conhecer as despesas dos seus colaboradores. Geralmente elas são realizadas fora do local de trabalho, como viagens corporativas ou atendimentos externos com clientes.

Um processo de reembolso eficiente serve para garantir conformidade legal. É importante também para evitar que a empresa esteja perdendo dinheiro e sujeita a fraudes. Isso pode ser feito através da otimização da gestão de despesas corporativas e na definição de quais despesas são e não são reembolsáveis.

O que define se uma despesa é reembolsável?

Quando os gastos saem do bolso do funcionário com finalidade corporativa, ou seja, quando o colaborador custeia uma atividade de trabalho. Nessas condições ele deve ser reembolsado pela empresa.

As despesas corporativas também podem ser entendidas como ajuda de custo, que são pagamentos feitos pela empresa ao colaborador além do seu salário.

Para contabilizar o reembolso de despesas, o colaborador precisa apresentar uma prova de realização dos pagamentos, os comprovantes. Eles podem ser recibos ou notas, tanto físicas como digitais.

Listamos quais são as despesas reembolsáveis para ficar mais claro.

Eventos e capacitações

A compra de ingressos para congressos, palestras e workshops, por exemplo, pode ser reembolsada pela empresa. O investimento em capacitação dos funcionários, incluindo cursos e treinamentos, não são despesas reembolsáveis obrigatórias. Porém, podem fazer parte da política de reembolso como benefício da empresa em custear esses eventos.

Acomodação

Em viagens a trabalho, onde o funcionário precisa se hospedar, as despesas com hotéis, airbnb ou outro tipo de hospedagem devem ser reembolsadas. Vale destacar que o padrão de hospedagem deve ser definido e comunicado através da política de reembolso.

Transporte

Os gastos com locomoção em prol de atividades de trabalho devem ser reembolsados. Isso vale para o transporte diário e viagens corporativas. Por exemplo, transporte público, veículo particular, por aplicativo ou passagens aéreas.

Alimentação

Assim como o transporte, as despesas com alimentação, tanto diária como em viagens e eventos corporativos, devem ser reembolsadas. Almoços, jantares e cafezinhos com o cliente também precisam ser ressarcidos pela empresa.

Despesas com veículo próprio

Quando o colaborador usa seu próprio veículo para atividades de trabalho, é necessário calcular o deslocamento. Esses reembolsos devem abater combustível, limpeza, entre outros gastos para conservação do veículo.

O reembolso de quilometragem engloba todas essas despesas. Além de calcular pedágios e manutenções, como o desgaste de pneus pelo deslocamento. Esses cálculos podem ser um pouco complicados, ainda mais em grande quantidade. Por isso, conte com a nossa planilha para calcular reembolso de quilometragem.

Pacote de internet

Em ambientes externos, a empresa precisa reembolsar o colaborador pelo uso de dados móveis, contas telefônicas, entre outras necessidades de comunicação.

Auxílio home office

Os reembolsos do teletrabalho incluem o fornecimento e a manutenção dos equipamentos necessários. Assim como quaisquer outras despesas realizadas em casa com fins corporativos. Aqui, podemos incluir também a ajuda de custo para infraestrutura (móveis e objetos de escritório) e contas residenciais.

Os materiais de escritório e gastos com documentações (gráficas e impressões), tanto no trabalho presencial ou remoto, são de responsabilidade da empresa. Dessa forma, quando custeados pelo empregador, devem ser reembolsados.

Um cartão de benefícios flexíveis pode auxiliar na inclusão desse benefício na sua empresa. Veja como a Flash pode te ajudar nesse desafio.

Custos extras

Os custos extras incluem acidentes e imprevistos, tanto em ambiente corporativo quanto em viagens a trabalho. Esses gastos, novamente, englobam tudo o que o colaborador precisar para desempenhar sua função, não devendo ser prejudicado por isso.

Viagens corporativas

As despesas de viagem abordam quase todas as despesas reembolsáveis que citamos aqui. Justamente por contemplarem a essência do reembolso corporativo, atividades externas custeadas pelo colaborador.

As diárias de viagem podem ser otimizadas através do cartão corporativo Flash Expense. Nele é possível adiantar pagamentos e centralizar os gastos no nosso software de reembolso corporativo.

Quais são as despesas não reembolsáveis mais comuns nas empresas?

As despesas não reembolsáveis são aquelas com fins pessoais do colaborador ou de prejuízo para a empresa. Confira alguns exemplos:

• bebidas alcoólicas;
• despesas de frigobar;
• refeições intermediárias;
• passeios em viagens a trabalho;
• gastos por atraso, como check ins;
• compra de presentes e itens pessoais;
• multas de trânsito, em veículo próprio ou alugado.

O papel da política de reembolso na definição de quais despesas são ou não reembolsáveis

A política de reembolso garante justiça e transparência para a empresa e também para o colaborador. É essencial para evitar fraudes e garantir a conformidade do orçamento definido pela empresa.

O grande desafio é certificar que todos da empresa estão cumprindo o que foi acordado. Por isso, é importante elaborar políticas de reembolso para cada tipo de despesa. Por exemplo, as diretrizes para viagens corporativas e home office podem ser diferentes. Encontre exemplos de política de reembolso em nosso blog e estabeleça as suas necessidades.

O que diz a legislação sobre as despesas não reembolsáveis

O reembolso de despesas se aplica de maneira diferente conforme o tipo de contratação. Em reembolso de despesas para funcionários na CLT, são cobertos os ressarcimentos de viagens corporativas, home office e mudanças domiciliares. Assim como os considerados benefícios, que são transporte, alimentação, entre outras ajudas de custo.

Após reforma trabalhista, o artigo 457 da CLT diz que “não se incluem nos salários as ajudas de custo, assim como as diárias para viagem que não excedam de 50% do salário recebido pelo empregado”.

Já em contratações PJ, por exemplo, não existe uma legislação específica sobre reembolso de despesas. Sendo assim, é necessário acordar quais despesas são e não são reembolsáveis relacionadas ao serviço prestado. As despesas reembolsáveis comuns na contratação de pessoa física, igualmente para freelancers, são sobre viagens corporativas e materiais.

No caso do estágio, o reembolso de despesas é regido pela Lei do Estágio (Lei nº 11.788/2008) no Brasil. Essa legislação estabelece que o estagiário tem direito ao reembolso de despesas relacionadas ao desempenho das atividades de estágio, desde que previstas no termo de compromisso de estágio ou no contrato de estágio.

Como Flash Expense ajuda a reduzir problemas com isso?

A Flash Expense automatiza processos como o reembolso de despesas e os relatórios de reembolso. Nossa plataforma é completa e muito simples de usar, basta integrar nosso aplicativo ao seu ERP para personalizar o fluxo de reembolsos da sua empresa.

Com a otimização dos reembolsos é possível facilitar os processos, melhorar a comunicação e economizar tempo e dinheiro. A diminuição de erros e fraudes também é um grande ganho para os gestores e analistas, principalmente para a prestação de contas.

Experimente usar a tecnologia ao seu favor, conte com a Flash Expense e modernize a gestão de despesas da sua empresa.