Passo a passo para calcular o reembolso de quilometragem de forma eficiente

O reembolso de quilômetro (KM) rodado ou quilometragem é uma das pautas que mais geram dúvidas – e até conflitos – no dia a dia de gestores financeiros e analistas de Recursos Humanos (RH).  

Afinal, como garantir que o colaborador não saia no prejuízo ao usar seu próprio veículo para compromissos da empresa, sem comprometer o orçamento corporativo nem correr riscos trabalhistas?

Neste artigo, reunimos tudo que um negócio precisa saber para criar uma política clara, segura e eficiente – do cálculo por quilômetro rodado às melhores práticas de gestão. Boa leitura!

Como funciona o reembolso por km rodado na prática?

O reembolso de km rodado por veículo próprio é uma prática comum adotada pelas empresas para compensar colaboradores que utilizam seu carro pessoal em atividades profissionais. 

Em vez de oferecer um veículo corporativo, muitas organizações optam por reembolsar os custos relacionados ao deslocamento, como combustível, manutenção e estacionamento.

Esse tipo de reembolso é essencial para garantir justiça e equilíbrio nas relações de trabalho, evitando que o colaborador arque sozinho com despesas que são de responsabilidade da empresa. Além disso, quando formalizado em contrato de trabalho ou previsto em uma política interna clara, a prática reforça a transparência e a conformidade com a legislação trabalhista.

Vale destacar também que essa prática pode ser otimizada com o uso de um software de reembolso de despesas, que permite automatizar cálculos, registros e o pagamento dos trajetos realizados, além de integrar o controle com cartão corporativo ou apps com rastreamento por KM rodado. Veremos como isso funciona ao longo deste artigo.

Situações em que usar o carro pessoal pode ser aplicado no trabalho

A utilização do próprio veículo para exercer funções profissionais é frequente em diversos setores e cargos que exigem viagens frequentes.

Na maioria das vezes, os deslocamentos têm como finalidade:

• Visitas a clientes e parceiros;

• Entregas de produtos, documentos ou materiais;

• Participação do colaborador em reuniões externas ou eventos da empresa;

• Atendimentos técnicos em campo ou suporte a unidades descentralizadas.

Nesses casos, a organização deve oferecer suporte adequado, tanto com regras claras quanto com ferramentas que facilitem o controle e o pagamento do reembolso.

Falando nisso, descubra 4 maneiras de otimizar o ressarcimento de despesas com deslocamento e otimize a gestão de viagens corporativas.

Quem tem direito a solicitar o reembolso de quilometragem

Qualquer colaborador que utilize seu carro em atividades profissionais pode solicitar o reembolso de despesas, desde que essa prática esteja prevista nas políticas da empresa.

Isso inclui:

• Representantes de vendas, promotores e executivos comerciais;

• Técnicos, consultores ou auditores que atuam externamente;

• Gestores de equipes externas ou supervisores de campo;

• Profissionais administrativos ou financeiros que realizam tarefas fora da sede.

Para garantir um fluxo justo e eficiente, é importante que a organização defina os critérios do reembolso de km rodado para funcionários. Também é necessário comunicar quem pode solicitar, como registrar e comprovar os deslocamentos, e qual será a forma de cálculo do reembolso.

Como calcular o valor do reembolso por km rodado em 4 passos

Para garantir que o reembolso de quilometragem seja justo para ambas as partes – empresa e colaborador –, é fundamental estabelecer uma metodologia clara de cálculo. Essa operação deve considerar os custos reais do uso do veículo próprio no contexto profissional, incluindo variáveis como manutenção, combustível e depreciação.

Além de garantir a conformidade com a legislação trabalhista e a política interna da organização, um cálculo bem estruturado evita desgastes com a equipe e oferece mais previsibilidade ao controle financeiro. O ideal é que o processo funcione da seguinte forma:

1. Comece definindo o que pode ser reembolsado
2. Liste todos os custos envolvidos por quilômetro rodado
3. Cálculo do reembolso de quilometragem carro padrão
4. Organize o reembolso de forma prática e segura

1. Comece definindo o que pode ser reembolsado

Antes de tudo, a empresa precisa deixar claro quais despesas são consideradas reembolsáveis. Em um deslocamento com veículos próprios, o valor por km rodado deve refletir os custos diretos e indiretos dessa operação.

Entre os principais itens geralmente contemplados estão:

• Combustível;

• Manutenção preventiva e corretiva;

• Troca de pneus;

• Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA), seguro e licenciamento (rateados proporcionalmente);

• Depreciação do veículo ao longo do tempo.

É importante reforçar que o reembolso não inclui apenas o custo com gasolina, mas todo o impacto financeiro do carro em função do trabalho.

Dica de leitura: Tire todas as suas dúvidas sobre as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis.

2. Liste todos os custos envolvidos por quilômetro rodado

O segundo passo é levantar os custos médios por quilômetro rodado. Essa etapa é essencial para definir um valor justo de reembolso de km rodado para o funcionário.

Os elementos mais comuns a serem considerados são:

• Consumo médio de combustível do veículo (km/l);

• Valor do litro de combustível vigente na região;

• Despesas médias mensais com manutenção e revisões;

• Valor estimado de depreciação mensal ou anual.

Por exemplo: se um carro percorre em média 10 km por litro e o litro da gasolina custa R$6,00, o custo com combustível por quilômetro rodado já é de R$0,60. 

Some a isso os demais componentes – como depreciação e manutenção – para chegar ao valor real.

3. Cálculo do reembolso de quilometragem carro padrão

Com os dados em mãos, você pode calcular o valor a ser pago com base na fórmula:

• Reembolso = km percorridos × valor do km definido pela empresa

Suponha que o valor por km definido seja R$ 1,10 e o colaborador tenha percorrido 350 km no mês.

O cálculo seria:

• 350 km × R$ 1,10 = R$ 385,00

Esse valor deverá ser pago junto com o reembolso de despesas gerais, dentro do prazo estabelecido em política.

É importante lembrar que o valor do reembolso pode variar conforme o tipo de veículo, região e até frequência de consumo. O ideal é que a empresa revise esses custos periodicamente.

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4. Organize o reembolso de forma prática e segura

Para evitar erros e garantir agilidade no processo, vale a pena automatizar o controle de reembolso por km rodado com veículo próprio com um sistema confiável. Isso evita planilhas manuais, reduz fraudes e permite auditoria clara dos deslocamentos realizados.

Existe uma tabela oficial para reembolso por km?

Embora o reembolso por km rodado com veículos próprios seja uma prática comum em corporações que dependem de viagens externas, não existe uma tabela oficial fixada por lei para definir esse valor no Brasil.

No entanto, é possível seguir boas práticas do mercado, além de observar o que determina a legislação trabalhista e as políticas internas da empresa.

O que diz a CLT sobre o reembolso de km?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não especifica um valor exato para o reembolso de viagem com carro próprio. Segundo o artigo 2, a empresa é responsável por arcar com os custos necessários para a execução das atividades.

Isso inclui:

• Despesas com combustível;

• Manutenção do veículo usada em função da atividade profissional;

• Qualquer outro gasto relacionado ao percurso em benefício da empresa.

Além disso, o reembolso por quilometragem não tem natureza salarial – ou seja, não incide INSS, FGTS ou outros encargos, desde que seja feito corretamente, com base em registros e comprovantes. Isso reforça a importância de uma política clara e transparente sobre o tema.

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Valor médio por quilômetro rodado no mercado

Apesar da ausência de uma tabela oficial, muitas empresas se baseiam em valores médios de mercado para definir o quanto pagar por quilômetro rodado.

Esse valor pode variar de acordo com:

• Tipo e porte do veículo;

• Região geográfica (preço do combustível e custo de vida);

• Frequência de uso do carro para o trabalho.

Confira, abaixo, um exemplo com valores médios praticados nas instituições brasileiras:

Esses valores são estimativas e devem ser ajustados conforme a realidade da empresa e a utilização do veículo.

Algumas companhias adotam como referência os cálculos da Associação Nacional dos Executivos de Finanças (Anefac) ou da Tabela Fipe, que consideram depreciação, consumo de combustível e manutenção. 

Outra alternativa é usar apps e softwares que automatizam esse cálculo de forma justa e baseada em dados reais.

Por que é importante ter uma política de reembolso de km rodado?

Conforme falamos, definir uma política de reembolso por km rodado com veículos próprios evita conflitos, padroniza processos e protege tanto a empresa quanto o colaborador.

Sem critérios claros, é comum surgirem dúvidas como:

• “O reembolso inclui pedágio e estacionamento?”

• “Devo considerar o trajeto da minha casa até o cliente?”

• “E se eu usar um carro alugado?”

Uma política bem elaborada deve conter:

• Quais trajetos são elegíveis;

• Procedimento para registro e solicitação;

• Valor reembolsável por tipo de veículo;

• Prazos para solicitação e pagamento.

Empresas que estruturam esse sistema tendem a ganhar mais eficiência operacional e a reduzir conflitos com a equipe.

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Como comprovar o deslocamento e garantir o reembolso?

Garantir o reembolso de km rodado com veículo próprio justo e sem riscos fiscais exige que o colaborador comprove o trajeto de forma clara e padronizada. Isso protege a empresa contra inconsistências nos valores pagos e assegura ao funcionário o ressarcimento correto.

Ferramentas para registro: formulários, apps de rastreio ou planilhas

Existem diversas formas de controlar e comprovar o uso do veículo para fins profissionais. A escolha vai depender do nível de controle necessário, da cultura da empresa e da frequência das viagens.

As opções mais comuns são:

• Formulários manuais ou digitais: o funcionário preenche um relatório com data, trajeto, motivo da visita e quilometragem rodada. É a opção mais simples, porém suscetível a erros.

• Planilhas de reembolso de quilometragem: são úteis para pequenos times ou quando o uso do carro próprio é esporádico. Podem incluir colunas como origem, destino, km inicial e final, total e valor do reembolso.

• Aplicativos de rastreio e softwares de reembolso: permitem registrar o trajeto em tempo real via GPS, gerar relatórios automáticos e cruzar os dados com as solicitações de reembolso. É a alternativa mais segura e eficiente para empresas com equipes externas constantes.

O uso de sistemas digitais facilita a gestão de despesas e melhora a acurácia dos cálculos, especialmente quando há muitos pedidos de reembolso de quilometragem para funcionário em campo.

Comprovação do trajeto: relatórios e validações necessárias

Não basta preencher a quilometragem — é preciso comprovar que o trajeto foi de fato realizado em função da atividade de trabalho. Isso inclui:

• Relatório de visita ou entrega: descrevendo local, objetivo e quem foi atendido;

• Check-ins: em alguns apps, o trabalhador pode registrar a rota em tempo real;

• Aprovação do gestor: confirmação do percurso em prol da empresa;

• Documentos: como recibos, ordens de serviço ou convites de reuniões presenciais.

Esses elementos ajudam a embasar o reembolso de viagem com carro próprio, além de reduzir riscos de fraudes ou inconsistências.

Dica: automatizar o processo de reembolso de despesas com um sistema de gestão de despesas facilita a comprovação, acelera o pagamento e traz mais transparência tanto para o colaborador quanto para o financeiro.

Boas práticas na política de reembolso por KM rodado

Implementar uma política eficiente de reembolso de quilometragem vai muito além de calcular o valor por km. Para que o processo seja transparente, seguro e escalável, é essencial adotar boas práticas que alinhem os interesses da empresa e dos colaboradores.

Estabeleça um valor fixo por quilometragem validado com o setor financeiro

Definir um valor de km rodado para reembolso deve ser uma decisão técnica e estratégica. Esse valor precisa considerar custos reais como combustível, manutenção, desgaste dos veículos e depreciação, além de ser compatível com o praticado no mercado e com a realidade orçamentária da empresa.

O ideal é que essa definição seja feita em conjunto com o setor financeiro para garantir a viabilidade e o alinhamento com as demais políticas internas. Isso evita discrepâncias e dúvidas na hora de calcular o reembolso de km rodado em diferentes áreas da organização.

Automatize o controle de reembolso por km rodado com tecnologia

Se sua equipe externa é ativa, a resposta é clara: automatize. Usar um software de controle de reembolso por km rodado permite registrar trajetos, armazenar comprovantes de despesas, gerar relatórios e processar os pagamentos com muito mais segurança e rapidez.

Além disso, plataformas especializadas integram dados de deslocamento com políticas de reembolso internas, minimizando erros e acelerando a prestação de contas.

Deixe claro para a equipe o processo e a frequência de reembolso

Para evitar ruídos e retrabalhos, é fundamental que todos os colaboradores saibam:

• Quem tem direito ao reembolso, seja com carro da empresa ou veículos próprio;

• Quais tipos de trajetos são considerados reembolsáveis;

• Como e onde registrar os trajetos;

• Qual a frequência do reembolso (semanal, quinzenal, mensal);

• Quais documentos são obrigatórios para a solicitação.

Essas informações devem estar documentadas e facilmente acessíveis, preferencialmente em uma política formal de reembolso de km rodado para funcionário.

Evite pagamentos sem comprovação de trajeto

Mesmo em empresas com alto volume de movimentação, é essencial manter o controle e a comprovação de cada trajeto. 

Efetuar reembolsos sem validação abre margem para inconsistências, riscos fiscais e custos desnecessários.

Incentive, portanto, o uso de relatórios completos, planilhas organizadas, registros por GPS ou outros mecanismos que comprovem a natureza do percurso.  Dessa forma, o processo fica mais justo e garante que o pagamento do trajeto com carro próprio ocorra com base em critérios claros e auditáveis.

Cartão corporativo: a alternativa mais eficiente ao reembolso

Apesar de ser uma prática comum nas empresas, o reembolso não é o único caminho para lidar com as despesas corporativas – e nem sempre é o mais eficiente. 

Cada vez mais presente nas empresas, o embate reembolso vs cartão corporativo reflete a busca por mais agilidade, controle e menos burocracia na gestão financeira. Ao adotar um cartão corporativo pré-pago, por exemplo, a empresa pode eliminar totalmente a necessidade de reembolsos. 

Como no uso de cartão combustível, em vez de os colaboradores usarem seus próprios recursos e depois solicitar a indenização, eles passam a ter acesso direto a um meio de pagamento exclusivo, com regras bem definidas e limites personalizados.

Além de reduzir o tempo e o esforço envolvidos no processo de reembolso, o uso do cartão traz mais previsibilidade, padronização e transparência. E tem mais: ele permite que o empregador controle os gastos em tempo real e estabeleça regras claras para cada tipo de despesa.

Aliás, esse controle financeiro só é possível quando existem boas regras para uso de cartão corporativo, como:

• Definir quais categorias de despesa podem ser pagas com o cartão;

• Estabelecer valores máximos por tipo de gasto ou por cargo;

• Restringir o uso por período, horário ou fornecedor;

• Integrar o cartão com sistemas de gestão financeira, para facilitar a conciliação.

Com o cartão corporativo da Flash, todas essas funcionalidades já vêm embarcadas. Ele é recarregável, oferece visibilidade total e ainda dispensa a necessidade de reembolsos, o que otimiza tempo e evita desgastes com os colaboradores.

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