Os mais comuns erros em reembolsos de despesas corporativas

Muitas empresas ainda fazem gestão de reembolsos em planilhas, algumas vezes inclusive de forma manual. Dessa forma pode ser muito comum acontecerem os mesmos erros em reembolsos de despesas corporativas.

O planejamento estratégico destes gastos é de extrema importância para que a saúde financeira da empresa não seja afetada. Uma má gestão ou falta de organização nessa área pode representar sérios riscos.

Estabelecer uma política de reembolso e familiarizar o time com as solicitações, anexos de comprovantes, assim como a auditoria e relatórios de reembolso são fatores primordiais para uma boa saúde financeira.

Porém, os processos manuais também são passíveis de falhas. Por isso, preparamos este conteúdo para apresentar os 7 principais erros em reembolsos de despesas corporativas e dicas para evitá-los e resolvê-los. Acompanhe a leitura.

Listamos os erros na gestão de reembolsos corporativos mais comuns em pequenas, médias e grandes empresas:

1. Falta de uma política de reembolso
2. Não prezar pela sustentabilidade financeira
3. Mal planejamento de reembolso de viagens
4. Comprovantes ilegíveis
5. Erros de digitação
6. Falta de frequência na auditoria de reembolsos
7. Não padronizar relatórios de reembolso

Falta de uma política de reembolso

Este documento tem por finalidade estabelecer o fluxo de gastos e reembolsos de acordo com o dinheiro disponibilizado pela empresa aos colaboradores. Basicamente, explica como os recursos podem, ou não, ser usados.

Para cada empresa a política de reembolso pode ser personalizada, seguindo as normas da instituição e principalmente as boas práticas. Esse contrato pré estabelecido auxilia os gestores e responsáveis pelos processos de reembolso na organização, protege de possíveis erros nos valores e registros de gastos de colaboradores.

Ter uma política de reembolso consolidada garante transparência entre a empresa e os funcionários. Gera maior assertividade no cumprimento das atividades e por consequência otimiza tempo e produtividade nos registros e relatórios.

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Não prezar pela sustentabilidade financeira

A sustentabilidade financeira por definição é um conjunto de decisões que visam a organização financeira coberta pelo capital de giro, ou seja, analisam e equilibram os gastos de uma empresa com o intuito de administrar o fluxo de caixa e projetar o crescimento e sucesso da organização.

Se não estabelecidas metas, prazos e como os gastos e retornos são aplicados, a disponibilidade de verba ao colaborador pode interferir nos pedidos de reembolso.

É necessário embasar as solicitações e registros com a política de reembolso corretamente, a sustentabilidade financeira impacta diretamente no planejamento e gestão de gastos, tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Mal planejamento de reembolso de viagens

Em viagens corporativas diversos problemas podem acontecer. Os reembolsos devem arcar com as despesas diárias e imprevistos, assim como os recibos de reembolso devem conferir com as políticas aplicadas.

Aqui os erros mais comuns estão nos cálculos de verba, definição de despesas cobertas e a análise durante e após a viagem com o compilado de comprovantes. Por isso, vale a pena ressaltar novamente a importância da política de reembolso em viagens corporativas.

Gerenciar viagens corporativas exige não apenas organização mas uma atenção especial a segurança para a empresa e colaborador. Quando essa comunicação é transparente e fluida os processos naturalmente correspondem à execução.

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Comprovantes ilegíveis

Com a digitalização de documentos, foram ampliadas as formas de contabilizar recibos e comprovantes. Mas o que fazer para não errar na análise desses documentos?

Para a prestação de contas, os comprovantes, recibos ou notas fiscais devem estar legíveis, com data vigente e de acordo com as normas estabelecidas. A prova do dinheiro gasto precisa ser legítima e,assim, as fraudes são evitadas.

De notas feitas a mão até extratos bancários, um comprovante válido, que contribui amigavelmente para o processo de reembolso, é aquele que possui o descritivo completo do pagamento efetuado.

Tão importante quanto o envio correto dos comprovantes é o armazenamento deles. Para isso, é imprescindível um método ágil e tecnológico para minimizar de ambos os lados erros em reembolsos de despesas corporativas.

Leia nosso conteúdo sobre por que investir na digitalização de despesas e descubra como essa tecnologia pode ajudar a revolucionar a gestão de reembolsos na sua empresa.

Erros de digitação

Os problemas que podem ocorrer ainda no processo de recebimento e análise de reembolsos é a digitação incorreta. Principalmente quando feito de forma manual, os dados armazenados dos comprovantes de uma empresa contam com duas frentes delicadas: a alta demanda de registros e a confiabilidade desses dados.

Neste caso, a melhor recomendação é a Flash Expense. Além de armazenar as informações de forma digital, texto e imagem, a visualização é muito mais fácil e precisa. Tudo isso graças à tecnologia OCR para reconhecimento ótico de caracteres. Experimente digitalizar os reembolsos corporativos da sua empresa agora mesmo!

Falta de frequência na auditoria de reembolsos

A frequência de auditorias de reembolso é extremamente importante para um controle organizacional amplo do fluxo financeiro de uma empresa.

Quando feitas com regularidade e precisão, ajudam a identificar oportunidades para a empresa, além de manter o armazenamento de informações revisado.

Essa ação auxilia em medidas preventivas de fraudes, reduz o risco de falhas em processos e aumenta o cumprimento do compliance. É necessário que a conferência de gastos faça parte do dia a dia da empresa para uma gestão mais eficiente e segura.

Não padronizar relatórios de reembolso

Relatórios tem seu valor em todas as áreas de uma empresa. É sempre válido conferir as informações regularmente, comparar e principalmente saber o que está acontecendo com as finanças da empresa.

Padronizar os relatórios de reembolso auxilia no descobrimento de oportunidades e mudanças de processos. É um importante indicativo dos erros que podem ocorrer no fluxo de reembolso.

Com a tecnologia atual é quase inviável compilar e apresentar relatórios de reembolso feitos no Excel por exemplo, onde os dados podem ser alterados ou não salvos de forma correta.

A automação de relatórios beneficia quem o constrói e quem o recebe, não perca mais dados importantes e padronize seus relatórios de reembolso com a Flash Expense!

Como evitar erros em reembolsos de despesas corporativas?

Entre as várias falhas que citamos, planejar o processo de reembolsos é essencial. Ter um documento formalizado e disponível para todos os colaboradores assim como aplicar treinamentos de gestão pode contribuir muito para a política de reembolso ser funcional.

Também é importante desenvolver uma mentalidade sustentável, ter margem de gastos para viagens corporativas, registrar comprovantes válidos e minimizar erros na manipulação dos dados. Assim como fazer auditorias constantes e padronizar os relatórios, visando melhorar o desempenho de reembolsos tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

O relacionamento entre organização e colaborador é bastante beneficiado com essas correções. Investir em um sistema moderno de gestão pode garantir muitos desses processos automatizados e seguros.

Se você gostou desse post sobre os erros em reembolsos de despesas corporativas e quer ter acesso a um sistema de reembolso para evoluir seus processos e ter muito mais agilidade no seu dia a dia, solicite a sua demonstração agora mesmo!