Fraudes em reembolsos corporativos: como identificar e evitar?

Você sabe o que é fraude de reembolso corporativo? É uma prática desonesta em que um funcionário manipula as despesas para obter reembolsos financeiros indevidos. Não identificar fraudes corporativas tem grandes impactos para a empresa, como despesas extraordinárias, duplicadas ou falsas.

Para evitar fraudes, primeiro vamos entender a definição de reembolso de despesas. Trata-se do processo pelo qual o colaborador custeia despesas corporativas, ou seja, gasta para realizar suas atividades de trabalho, e precisa ser ressarcido pela empresa.

Existem diversos riscos em um caso real de fraudes de reembolso corporativo, por exemplo:

• erros nos relatórios e auditorias de reembolso;
• perdas financeiras ao custear gastos fantasmas;
• abalo na confiança da empresa com os funcionários;
• impactos negativos na cultura, integridade e reputação da empresa;
• recursos desperdiçados, o que impacta no investimento em outras áreas.

O compliance da empresa também é diretamente afetado, demandando custos adicionais para detectar e combater fraudes de reembolso. Continue a leitura e descubra neste artigo as boas práticas para evitar esse tipo de defraudação na sua empresa.

Sinais para identificar fraudes no processo de reembolso

É importante ressaltar que fraudar reembolsos é ilegal e antiético. Ao entender isto, identifique essas práticas e descubra como controlar fraudes no reembolso de despesas de maneira eficiente. Confira 15 tipos de fraudes corporativas.

1. Fraude de manipulação de despesas: isso envolve a apresentação de despesas falsas ou inflacionadas nos relatórios de reembolso;
2. Cobrança indevida de reembolso em dobro: essa tática visa receber mais de uma vez o pagamento para a mesma despesa;
3. Despesas pessoais disfarçadas: incluir despesas pessoais não relacionadas ao trabalho nos relatórios e tenta reembolso por esses itens;
4. Recibo de pagamento falso: apresentar recibos falsos ou alterados para justificar despesas irreais ou de valor maior do que o ocorrido;
5. Conluio com fornecedores: nesse cenário, o funcionário e um fornecedor desonesto trabalham juntos para criar despesas falsas ou inflacionadas e dividir o valor do reembolso indevido;
6. Despesas não permitidas: quando o funcionário tenta obter reembolso por despesas que não estão de acordo com as políticas da empresa;
7. Falsificação de documentos: isso envolve a criação ou alteração de documentos, como comprovantes de despesas, para sustentar as despesas fraudulentas;
8. Despesas incomuns ou excessivas: despesas muito maiores do que o esperado para uma determinada atividade podem ser um sinal de fraude;
9. Padrões de despesas: fique atento a gastos fora do padrão ou despesas que se repetem com frequência;
10. Falta de detalhes nos recibos: recibos sem informações, como datas, localização ou itens comprados, podem indicar documentos manipulados;
11. Despesas sem comprovantes: um pedido de reembolso para despesas sem recibos ou comprovantes pode indicar que as despesas não são reais;
12. Relatórios inconsistentes: relatórios incompletos podem ser um sinal de que as despesas estão sendo falsificadas;
13. Viagens não autorizadas: viagens corporativas que não foram devidamente registradas podem ser um indicativo de despesas fraudulentas;
14. Conflito de interesses: solicitar reembolso por despesas relacionadas a um negócio próprio ou a empresas familiares pode indicar um conflito de interesses;
15. Estilo de vida incompatível com a renda declarada: se um funcionário apresentar gastos que pareçam incompatíveis com seu salário, isso pode ser um sinal de fraude.

Exemplos de fraude mais comuns no reembolso corporativo

Agora que você já sabe identificar fraudes de reembolso, veja dois exemplos bastante comuns em corporações.

1. Pode ser difícil inventar uma viagem corporativa que nunca existiu, porém alterar o valor das despesas não é tão complicado. Ainda mais em grandes empresas com um alto volume de funcionários que recebem reembolso e realizam viagens a trabalho. O risco se multiplica quando as despesas são registradas à mão, sem o auxílio de um software de reembolso eficiente.

As fraudes podem ocorrer no descumprimento dos padrões de gastos ao fazer refeições nos restaurantes mais caros da região às custas da empresa. Ou, em viagens internacionais, comprar itens pessoais e alterar a conversão do valor da moeda estrangeira. Nesses casos, descubra como funciona o reembolso de despesas no exterior e não caia nessa cilada.

2. Outro exemplo é em relação aos serviços de saúde e reembolso assistido. Quando se trata de uma operadora de plano de saúde é necessário conferir os reembolsos para evitar danos na conta bancária da empresa.

Os custos com redes credenciadas de saúde, entre outras despesas cobertas pelo plano, devem contemplar as regras da política de reembolso. Tal como se é permitido solicitar reembolso de despesas para consultas médicas e se essas despesas estão dentro dos limites de gastos estabelecidos.

Para evitar fraudes em despesas de saúde, os recibos e atestados médicos devem ser revisados cuidadosamente. Dessa forma, é possível identificar e prevenir pagamentos indevidos e gastos extraordinários.

Boas práticas para evitar fraudes no sistema de reembolso

Algumas soluções aplicáveis para prevenir fraudes nos reembolsos corporativos são:

• analisar o perfil dos colaboradores;
• padronizar os processos de reembolso;
• reforçar a fiscalização dos relatórios e auditorias de fraudes;
• medir o clima organizacional e fortaleça o compliance da empresa;
• contar com um sistema de visibilidade de despesas em tempo real;
• aplicar uma política de reembolso clara e acessível.

A importância das auditorias de reembolso para mitigar riscos de fraude

As auditorias em reembolso corporativo desempenham um papel crucial na prevenção de fraudes. A base para garantir o sucesso desse procedimento é desenvolver e aplicar uma política de reembolso sólida e acessível.

O papel da política de reembolsos é garantir que a prestação de contas seja justa para a empresa e para o colaborador. Além disso, é uma ferramenta essencial na aprovação dos processos de reembolso. A política de reembolso define e classifica quais despesas são elegíveis e suas diretrizes proporcionam um ambiente transparente e controlado a respeito das práticas fraudulentas.

Outra funcionalidade importante é a conformidade legal e a conscientização dos funcionários. A política de reembolso precisa ser revisada regularmente, para permanecer eficaz perante a prevenção de fraudes e atualizações dos sistemas de reembolso.

Se a sua empresa ainda não tem ou precisa modernizar a política de reembolso, baixe agora nosso modelo gratuito e personalize conforme as necessidades da sua empresa.

Como a tecnologia ajuda a evitar fraudes com reembolsos corporativos?

Atualmente, a tecnologia é uma necessidade para as empresas que buscam solucionar fraudes financeiras. A Flash Expense é um software especializado na automatização de processos. Com a nossa plataforma, a sua empresa pode ter muito mais agilidade e precisão na hora de identificar e solucionar fraudes.

Ao modernizar a gestão de reembolso, é possível digitalizar documentos, verificar as conformidades e acelerar as devolutivas de reembolso. Assim como ajuda a evitar perdas, erros e minimizar tarefas repetitivas, gerando muito mais segurança e otimização. Monitore em tempo real as despesas corporativas e proteja o patrimônio e a reputação da sua empresa. Conheça a Flash Expense e solucione as fraudes de reembolso e muito mais.