Tudo sobre nota de débito + modelo gratuito para baixar

Descubra o que é, para que serve e como emitir uma nota de débito. Entenda a importância para reembolsos de despesas eficientes.

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A nota de débito é um documento fiscal que serve para efetuar o reembolso de despesas quando não há a necessidade de emissão de nota fiscal.

A definição de nota de débito trata-se do ressarcimento não tributável da prestação de serviços entre empresas. A empresa terceirizada arca com todos os gastos para a execução do trabalho e, depois, é ressarcida pela empresa contratante dos serviços.

Este recurso é fundamental na negociação business to business. Já que facilita a rotina financeira de empresas prestadoras de serviços e o reembolso de despesas eficiente.

Se você chegou até esse conteúdo deve ter algumas dúvidas sobre como emitir nota de débito? Como fazer a nota de débito para reembolso de despesas? E como usar a nota de débito no dia a dia da sua empresa?

Para responder essas perguntas, continue a leitura e aproveite para fazer download do nosso modelo editável de nota de débito é gratuito e fácil de usar.

 

Como funciona a nota de débito para reembolso?

Quando uma empresa contrata outra, a comprovação do pagamento é feita por nota fiscal de débito, que também é um documento contábil, conforme o CFOP. No momento da sua emissão, os impostos são registrados.

Porém, outras despesas surgem durante o serviço prestado que não podem ser inseridas na cobrança por meio de nota fiscal, já que não têm relação com a atividade fim da organização contratada. Essas despesas são, por exemplo, combustível, diárias, transporte, entre outras. É neste momento que entra o conceito de nota de débito.

A contabilização dos reembolsos de despesas é feita pela nota de débito. Quando estruturada corretamente, ajuda a evitar problemas com a nota de débito na Receita Federal e facilita o reembolso de despesas.

Para emitir uma nota de débito entre empresas do mesmo grupo ou terceirizadas, confira alguns cuidados essenciais para garantir uma transação precisa:

  • estabeleça um contrato ou acordo prévio sobre as condições para emissão de notas de débito;
  • comunique os termos da política de reembolso estabelecida pela empresa contratante;
  • documente a nota de débito e todos os comprovantes importante para a contabilidade;
  • evite que o valor total das despesas chegue perto ou ultrapasse o valor do serviço prestado;
  • certifique-se de que a nota de débito contenha todas as informações necessárias.

Quais informações devem constar na nota de débito?

Uma nota de débito deve conter informações específicas que identifiquem claramente a transação, as partes envolvidas e o detalhamento das despesas.

Fazer uma nota de débito é mais fácil do que parece. Abaixo, listamos as informações que não podem faltar no seu modelo de nota de débito.

  • nome da empresa;
  • endereço completo;
  • CNPJ;
  • data da emissão;
  • data de vencimento;
  • número do documento;
  • descrição das despesas;
  • valor do débito;
  • termos de pagamento;
  • impostos e taxas;
  • assinatura e dados de contato.

 

Nota de débito é tributada?

Não, a nota de débito não deve ser tributada pois não tem valor fiscal. Ou seja, não configura acréscimo patrimonial para a empresa contratada. Também não deve reter tributos ou impostos sobre o valor apontado no documento. Veja como a base legal define nota de débito: o STJ esclarece a tributação da nota de débito de serviços para reembolso.

  1. A base de cálculo do ISS é o preço do serviço, consoante disposto no art. 9º, caput, do Decreto-Lei no 406/68.
  2. Destarte, o preço do serviço é a contraprestação que o tomador ou usuário do serviço deve pagar diretamente ao prestador, vale dizer, o valor a que o prestador faz jus, pelos serviços que presta.
  3. Consectariamente, as despesas realizadas com viagens, alimentação e estada de funcionários, para prestação do serviço em localidade diversa do estabelecimento do prestador, ostentam natureza indenizatória em virtude do repasse ao contratante para posterior reembolso, não integrando a remuneração pelo serviço prestado, porquanto não realizadas em favor de quem as efetuou. (…)”

 

Exemplo de uso da nota de débito e modelo gratuito

Uma franquia de restaurantes, com diversas unidades por todo Brasil, contrata uma consultoria para realizar treinamentos aos seus funcionários.

Ao precificar o serviço, a consultoria deve incluir em seus custos com profissionais também as despesas com transporte, alimentação e hospedagem. Calcular diárias de viagens corporativas corretamente é importante para uma gestão de despesas eficiente.

Nesse caso, a consultoria irá emitir uma nota de débito e nota fiscal sobre os serviços prestados para cobrir os custos do projeto. E uma nota de débito referente às despesas de viagem realizadas.

Outro exemplo de nota de débito é a locação de espaços. Aqui, pode-se usar a fatura ou a nota de débito para gerenciar as despesas com aluguel, seguros e impostos.

Existem diversos modelos de notas de débito, por exemplo no formato de nota de débito em word. A nota de débito em word funciona da mesma forma, o que muda é apenas o formato e a visualização das informações.

O exemplo de nota de débito em excel é mais fácil de editar, filtrar e importar informações. Ela pode ser usada tanto no excel como no xls, trazendo mais facilidade para editar a nota de débito online.

Para uma nota de débito editável, baixe nosso modelo de nota de débito em excel grátis. O modelo de nota de débito ideal para o reembolso de despesas.

banner modelo de nota de débito para empresas

Qual a diferença entre fatura, nota de crédito e nota de débito?

A fatura, a nota de crédito e a nota de débito são documentos utilizados em transações comerciais. A principal diferença entre fatura e nota de débito é a finalidade desses documentos, veja a seguir os dois tipos de nota de débito. A Nota de débito tem saldo positivo e a nota de crédito tem saldo negativo.

Fatura

A fatura aponta um pagamento que será efetuado futuramente, mas que não está ligado ao recolhimento de tributos. Ela é a solicitação de pagamento após realizada uma venda ou prestação de serviço. A fatura e nota de débito tem em comum se tratar dos valores que entrarão nas contas ou no sistema.

Nota de crédito

Diferente da fatura, a nota de crédito está relacionada ao saldo negativo, apontando o crédito que a empresa tem dentro do resumo de contas, normalmente usada para fornecedores. Trata-se do valor que será deduzido ou creditado na conta do cliente e serve para corrigir ou ajustar a fatura. Pode ser emitida pela empresa ou solicitada pelo cliente.

Como emitir uma nota de débito?

Agora que você já sabe o que é nota de débito, chegou a hora de emitir uma nota de débito. Para isso, listamos os principais pontos para conferência e a emissão correta da nota de débito. Esse passo a passo tem como objetivo facilitar a rotina de gestão e reembolso de despesas da sua empresa.

  • Reúna todas as informações necessárias;
  • Personalize o modelo de nota de débito ideal para a sua empresa, conforme os requisitos fiscais;
  • Preencha e revise todos detalhes referente às despesas e valores;
  • Atribua um número de referência exclusivo para a nota de débito;
  • Comunique o motivo do débito para a empresa destinatária e esclareça qualquer dúvida;
  • Armazene e registre cópias da nota de débito e todos os comprovantes envolvidos para fins contábeis;
  • Verifique se a nota de débito está em conformidade com as políticas internas e os regulamentos comerciais aplicáveis.

Recapitulando, a nota de débito é uma ferramenta essencial para o controle financeiro de uma empresa. Ela permite registrar e cobrar reembolsos de despesas, auxiliando na manutenção do fluxo de caixa e na garantia de recebimentos pontuais. Além disso, a nota de débito é legal, o que comprova a existência da dívida e pode ser utilizado como base para ações de cobrança e negociação.

Ao utilizar corretamente a nota de débito, uma empresa pode evitar a inadimplência, manter um relacionamento transparente com seus clientes e preservar sua saúde financeira.

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