Como planejar e calcular despesas de viagem a trabalho?

Despesas de viagem a trabalho são um aspecto central para profissionais envolvidos em deslocamentos para cumprir compromissos como reuniões com clientes, fechamento de contratos ou participação em eventos.

Uma questão recorrente diz respeito à identificação e ao registro adequado dessas despesas, visando uma gestão eficaz.

Durante as viagens corporativas, é possível antever determinados gastos, enquanto outros podem surgir de forma inesperada. Itens como hospedagem, alimentação, combustível, e transporte representam despesas comuns, embora os gastos não se limitem a esses.

O desafio para quem está à frente da gestão de viagens ou para o departamento financeiro é estabelecer e manter o controle sobre essas despesas. Este controle é crucial para evitar gastos desnecessários e mitigar o risco de fraudes.

O que se classifica como despesa de viagem de trabalho?

Independentemente de ser um deslocamento nacional ou internacional, é importante que a empresa estabeleça claramente suas políticas de viagens corporativas.

Este documento é essencial para que gestores e colaboradores compreendam de forma clara o que é permitido e o que não é permitido em termos de gastos corporativos.

Entre as despesas de viagem a trabalho mais frequentes, destacam-se:

• Combustível, calculado por quilômetro rodado;
• Custos com hospedagem;
• Despesas com alimentação;
• Aquisição de passagens aéreas ou rodoviárias;
• Taxas de ingresso ou inscrição em eventos;
• Transporte local;
• Custos com impressão e envio de documentos;
• Seguro de viagem;
• Tarifas de roaming de internet e telefone.

Gastos que divergem significativamente das categorias mencionadas geralmente requerem uma consulta aos responsáveis pela gestão de viagens. É importante diferenciar quais despesas são reembolsáveis e quais não.

Por exemplo, despesas com entretenimento e bebidas alcoólicas frequentemente não são elegíveis para reembolso.

A política de viagens de cada empresa determinará quais despesas podem ou não ser reembolsadas, servindo como um guia para evitar problemas e garantir uma prestação de contas eficaz. Baixe nosso modelo de política e descubra como aprimorar as práticas de gestão de viagens corporativas na sua organização.

Como calcular despesas de uma viagem corporativa?

Calcular as despesas de uma viagem corporativa é essencial para evitar gastos desnecessários e assegurar o controle orçamentário. Portanto, aprender a calcular as despesas de viagem a trabalho é fundamental.

Embora imprevistos sejam inevitáveis, ter uma previsão de custos permite definir um orçamento preliminar, oferecendo ao gestor financeiro uma visão clara do investimento necessário. Isso ajuda na decisão sobre a viabilidade da viagem.

Segue um passo a passo para calcular o custo de uma viagem de negócios:

• Identifique os gastos de viagem;
• Estime os custos totais da viagem;
• Calcule as diárias de viagem;
• Estabeleça um orçamento para viagens corporativas.

Identifique os gastos de viagem

Para exercer um controle efetivo sobre as despesas de viagem a trabalho, é crucial identificar todos os custos envolvidos. Esta etapa envolve reunir dados sobre viagens anteriores, dialogar com os colaboradores e realizar uma pesquisa abrangente na internet, desde preços até as melhores práticas.

Após coletar as informações necessárias, elabore uma lista detalhada com todos os gastos previstos para o deslocamento, considerando todos os elementos essenciais para o desempenho do funcionário durante a viagem.

Este planejamento deve incluir possíveis necessidades como a emissão de passaporte ou visto, taxas adicionais para entrada no país de destino, modalidades de transporte local, e a aquisição de ingressos para eventos. Estas questões são exemplos de pontos que necessitam de análise e resposta na fase de planejamento dos gastos.

Estime os custos totais da viagem

Com o relatório de despesas em mãos, o próximo passo é calcular uma média dos gastos. Para isso, consulte os preços de passagens aéreas e de hospedagem em diversas plataformas, investigue os custos de alimentação no destino e busque estabelecer um valor médio que represente de forma justa o custo total que o colaborador terá.

A média de gastos fornecerá uma base para o estabelecimento do orçamento de viagem, possibilitando ao gestor uma análise mais precisa sobre a relação custo-benefício da viagem. Além disso, essa prática é fundamental para a prestação de contas e o processo de reembolso de despesas, contribuindo para a gestão eficiente dos recursos e evitando gastos desnecessários.

Calcule as diárias de viagem

Após identificar e registrar todas as despesas esperadas, é crucial calcular a média de gastos relativa às diárias de viagem.

Esta etapa é fundamental para a eficácia da gestão de viagens corporativas e para a otimização dos recursos financeiros da empresa.

É importante notar que viagens fora de temporada podem oferecer uma economia significativa, resultando em um melhor custo-benefício. Para ilustrar, vejamos um exemplo de cálculo de diárias para um itinerário de ida e volta entre São Paulo e Rio de Janeiro:

• Passagem: R$500 (considerando ida e volta fora da alta temporada);
• Hotel: R$350 (por noite, incluindo café da manhã);
• Alimentação: R$140 (baseado em quatro refeições diárias a R$35 cada);
• Transporte: R$150 (estimativa para táxi do aeroporto ao hotel e retorno).

Portanto, o custo total estimado para essa viagem seria de R$1.140. Vale ressaltar que este valor é uma média e pode variar de acordo com diversos fatores.

Se você acha o processo de cálculo das despesas de viagem corporativas desafiador, temos uma boa notícia. Preparamos um kit exclusivo, contendo um e-book e uma planilha editável, projetados para simplificar o cálculo das despesas de suas viagens de negócios.

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Estabeleça um orçamento para viagens corporativas

Com os cálculos de despesas realizados, o próximo passo na gestão eficiente das despesas de viagem a trabalho é definir um orçamento específico, ou seja, um teto de gastos. Este limite representa o valor máximo que o colaborador tem autorização para gastar durante a viagem, contudo, é importante considerar a possibilidade de ocorrências não planejadas que possam influenciar o custo final.

A definição de um teto de gastos atua como uma ferramenta de controle fundamental. Ela não apenas contribui para a implementação de medidas voltadas à redução de custos, mas também simplifica significativamente o processo de prestação de contas relativo a cada viagem corporativa.

Esse procedimento assegura que as políticas da empresa sejam seguidas e ajuda a evitar problemas relacionados a gastos excessivos ou inadequados.

Implementar um orçamento pré-definido para as viagens de negócios promove uma cultura de responsabilidade e transparência entre os colaboradores e o financeiro, otimizando a alocação de recursos e garantindo uma gestão de viagens corporativas mais eficaz.

A importância do relatório de despesas de viagem

Após realizar todos os cálculos necessários para a viagem de trabalho, é crucial documentar e comprovar os gastos efetuados para garantir um processo de reembolso adequado.

Neste cenário, elaborar um relatório de despesas de viagem a trabalho é indispensável.

Este documento crucial abrange detalhadamente todas as informações necessárias para verificar se os gastos realizados durante a viagem se enquadram nas políticas de reembolsáveis da empresa, além de fornecer insights valiosos que permitem à equipe financeira aprimorar os processos de gestão de viagens corporativas.

Caso sua empresa ainda não tenha um modelo estabelecido para o relatório de despesas de viagem corporativa, não há motivos para preocupação. Temos preparado um modelo perfeito para ser baixado e implementado imediatamente, otimizando o processo de prestação de contas.

Viajar a trabalho pode envolver uma série de complexidades, principalmente quando se trata de gerenciar e reembolsar despesas. Com a nossa solução integrada, que vai desde a digitalização de notas fiscais e recibos até a elaboração de relatórios detalhados e análise de dados em tempo real.

Integrar todas as etapas necessárias facilita para que tanto colaboradores quanto gestores tornem o processo de reembolsos mais rápido e menos propenso a erros, aumentando a eficiência e a satisfação.

A gestão eficiente das despesas de viagem a trabalho pode gerar benefícios significativos para a empresa, reduzindo custos desnecessários e melhorando o controle financeiro.

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