5 erros ao calcular despesas de viagem corporativa e tudo o que você precisa saber

O planejamento de viagens corporativas é fundamental para garantir a eficiência delas e a saúde financeira do negócio. Sem fazer isso, dinheiro pode ser gasto desnecessariamente, o que pode comprometer o fluxo de caixa.

Tão ruim quanto isso é o desejo de economizar onde não se deve, o que pode levar a condições de viagens inadequadas. Mesmo não sendo possível chegar às despesas com precisão milimétrica, é essencial projetar os gastos.

Um erro comum ao calcular a quantia que será desembolsada é não considerar os imprevistos. Quando eles não entram na conta, o gestor assume riscos que podem levar a surpresas desagradáveis.

Além disso, a gestão de viagens corporativas faz parte da prestação de contas de uma organização. Erros durante esse processo, seja de cálculo ou registro de informações, pode gerar problemas com órgãos fiscalizadores. Situação que traz prejuízo e dor de cabeça a todos.

As principais despesas e como organizá-las, além dos erros mais comuns ao calcular e como fazer isso, você encontra neste artigo.

As principais despesas de uma viagem a trabalho

Os gastos são inevitáveis em viagens corporativas e, consequentemente, o reembolso deles. Sempre que um colaborador sai do local de trabalho habitual para desempenhar suas funções em outro lugar e gasta do seu próprio bolso, a restituição é obrigatória.

Alguns gastos como alimentação são comuns a todas as viagens, outras vão depender da forma de deslocamento, como é o caso do reembolso de quilometragem. Para facilitar a visualização, confira a seguir uma lista das despesas mais comuns:

• combustível por km rodado – apenas para viagens de carro;
• passagens aéreas ou rodoviárias;
• hospedagem;
• impressão e envio de documentos;
• alimentação;
• internet e telefone.
• ingressos ou inscrição de eventos;
• transporte local;
• seguro viagem.

Tudo que citamos acima é reembolsável – confira a lista completa em nosso conteúdo com todas as despesas de viagem reembolsáveis ao colaborador. No entanto, há exceções. Quando os gastos são excessivos, por exemplo. Se um funcionário almoçar no restaurante mais caro da cidade, que vende almoços a R$200, a organização não é obrigada a restituí-lo.

O bom senso é sempre necessário, mas, mesmo assim, é de grande importância ter uma política de viagens que deixe claro o que é ou não permitido.

Erros mais comuns ao calcular as despesas de viagens corporativas

O planejamento de uma viagem é fundamental para garantir a sua eficiência. Erros podem comprometer tanto o bem estar do viajante quanto o resultado final desse deslocamento. Continue lendo para conferir os erros mais comuns e como evitá-los.

Não calcular o ROI

Qualquer ação de uma organização tem como intuito gerar riqueza, seja tangível como o financeiro ou intangível como networking. Com a viagem a negócios não é diferente, a instituição tem um objetivo claro com ela.

Então, se faz necessário ter metas nítidas, plausíveis e que deem para mensurar em cada deslocamento que for feito. Isso permite avaliar a performance e checar se ela foi satisfatória ou não.

Só com essas informações é possível verificar se as decisões tomadas estão trazendo resultados positivos ou só consumindo o cofre. Nesse contexto entra o ROI, indicador do retorno sobre um investimento feito.

Cálculo do retorno sobre investimento

Para chegar ao indicador é necessário saber tudo que foi investido na viagem: passagens, hospedagem, seguro de viagem, alimentação, transporte, entre outros.O resultado é percentual e reflete o retorno da aplicação. Vamos à fórmula!

(Retorno financeiro - investimento / investimento) x 100 = ROI

Vamos a um exemplo prático. Imagine que determinada empresa enviou um colaborador para o exterior e gastou R$ 5.000 no total. O funcionário fez uma boa apresentação e convenceu os interessados, fazendo uma venda de R$50.000.

Nesta situação, o cálculo seria:

ROI= (50.000 - 5.000 / 5.000) x 100

ROI= (45.000 / 5.000) x 100

ROI= 9 x 100

ROI= 900%

Nessa situação hipotética, o retorno sobre o investimento da viagem foi de 900%. Sem esse indicador não é possível medir o sucesso nem a viabilidade dessas movimentações. Isso culmina em gastos desnecessários e até comprometimento do fluxo de caixa.

Não fazer um planejamento cuidadoso

Um erro que deve ser evitado ao máximo é ou um planejamento feito às pressas falta dele. Essa etapa da viagem envolve a pesquisa e comparação de preços, acordos com TMCs e busca por parcerias, o que permite encontrar preços e condições de pagamento melhores.

Um bom planejamento, portanto, exige atenção e é fundamental tanto para economizar quanto para melhorar o ROI. Mesmo que algumas despesas possam mudar, geralmente elas se repetem. Caso queira, você pode verificá-las de novo no início deste artigo.

Organização facilitada

Há algumas formas de facilitar o processo pré-viagem como softwares e históricos. No mundo atual, onde a otimização e máximo aproveitamento do capital humano são essenciais, o mais indicado é a solução digital.

Com a ferramenta Analytics da Flash Expense você pode ver relatórios em um único painel, montar gráficos automáticos e exportar dados com facilidade. Além disso, há a integração contábil que automatiza o lançamento de despesas. Isso facilita a visualização e análise de informações, trazendo mais agilidade ao dia a dia.

Mesmo assim, entendemos que nem todos têm interesse em um software para facilitar a gestão financeira. Por isso vamos dar uma dica para você que quer fazer as coisas manualmente: faça um histórico de viagens.

Com um histórico de viagens contendo dados sobre o período, duração e todos os gastos agrupados, o trabalho fica mais fácil. Ao fazer isso, sempre que um funcionário for se deslocar para o mesmo lugar, tem-se uma ideia do quanto será gasto.

Esse histórico pode ser feito a partir das planilhas que o gestor já fez ou dos relatórios de despesas de viagem, que falaremos mais adiante.

Não colocar os imprevistos na conta

Infelizmente, mesmo com o planejamento mais detalhado, a viagem está sujeita a surpresas desagradáveis. Nesses momentos é imprescindível que seu colaborador esteja amparado, prezar pelo Duty of Care é fundamental.

No meio do deslocamento, o carro pode quebrar, um acidente pode acontecer ou ele pode precisar ficar por mais dias. Quando um colaborador se sente desvalorizado seu rendimento cai e, se não se sentir seguro, sua capacidade será prejudicada.

Chegando a um valor extra aproximado

Não existe uma fórmula para chegar a uma quantia que supra necessidades em caso de imprevistos. Mas, podemos te ajudar mesmo assim. A dica que a Flash Expense dá é focar na organização das viagens.

Você deve estar se perguntando o que isso quer dizer. O raciocínio é o mesmo do histórico de viagens. Se houver planilhas ou registros de outras despesas emergenciais é possível verificar o motivo e valor, o que possibilita fazer uma estimativa de gastos.

Não ter uma política de viagens e de reembolso

Um erro grave que reflete diretamente no cálculo das despesas de viagens é não ter uma boa política de viagens. Sem diretrizes que guiem as decisões e gastos dos funcionários, o controle de despesas fica nebuloso.

Há muito desperdício de recursos quando não existem normas para as viagens e reembolso de despesas. A política de reembolsos determina como deve ocorrer o processo de restituição, acusando prazos, prestação de contas e o que é ou não reembolsável.

A política de viagens, por outro lado, define limite de gastos, orçamento disponível, tempo para compra de passagens, entre outros. Com este documento alinhado às necessidades da empresa, o tempo é economizado, a gestão é facilitada e o dinheiro é economizado. Isso se dá, entre outros motivos, porque o planejamento é feito com antecedência e calma.

Criando uma política de reembolso e de viagens

Estes dois materiais precisam conter informações específicas para nortear as decisões e caso falte algum dado relevante, a eficiência na contenção de gastos é comprometida.

Nós temos disponível um modelo gratuito para ambos, mas, se quiser construir a sua própria política de reembolso ou de viagens, você pode conferir o que é necessário para cada um.

Política de reembolso

• As despesas reembolsáveis com base na lei;
• para quem e quando o adiantamento de despesas é aplicável;
• valores de reembolso para cada despesa;
• orçamento previsto para viagens;
• como o processo de prestação de contas deve ser feito;
• prazo para a prestar contas de cada despesa;
• documentos aceitos para comprovar gastos.

Política de viagens

• limite de gastos;
• orçamento disponível;
• prazo para a entrega de relatório de viagem;
• tempo para compra de passagens aéreas e reserva de hospedagem;
• normas para despesas e reembolsos.

Não contar com um relatório de despesas

Outro documento importante que facilita a gestão e que se não adotado pode acarretar em erros na projeção de gastos é o relatório de despesas de viagem.

Ele é uma das melhores formas de fazer a prestação de contas e o controle de viagens, pois reúne todas as informações importantes em um único lugar. Além disso, ajuda na construção dos históricos de viagens. Para fazer um RDV você deve:

• Definir quais são as despesas
• Determinar o que é e o que não é reembolsável
• Criar regras para o reembolso
• Padronizar os relatórios
• Cogitar o uso do cartão corporativo

Contar somente com processos manuais

Outro aspecto que causa falhas em tudo que envolve viagens corporativas é ter procedimentos obsoletos. Aplicativos e softwares podem facilitar muito o dia a dia do setor financeiro de uma empresa.

Desde o lançamento de despesas e registros contábeis até a digitalização de documentos e elaboração de relatórios, a tecnologia ajuda.

Ao contar com esses recursos, o capital humano é mais bem aproveitado, os colaboradores e gestores podem se concentrar em pontos estratégicos. Além disso, há redução de custos e otimização do tempo, o que gera mais resultados.

Como organizar as despesas de viagens a negócios?

Para ter um controle maior sobre as contas é preciso ter uma forma de registrar tudo. Há, no geral, duas formas de fazer isso: planilhas ou soluções digitais. A planilha já não é a melhor opção, já que consome muito tempo e existem opções mais eficientes e práticas.

A Flash Expense tem uma plataforma completa para te ajudar na gestão de despesas e financeira. Com nossa ferramenta você tem relatórios automáticos, alertas de despesas, armazenamento em nuvem, integração contábil e muito mais.

De qualquer forma, vamos deixar aqui o que você precisa saber para montar uma planilha completa e melhorar sua organização. A planilha precisa conter:

• informações sobre o colaborador: nome, cargo, setor e informações bancárias;
• informações sobre a viagem: local de destino, duração, objetivo, período, local de hospedagem e quem autorizou;
• informações sobre as despesas: dados da passagem, transporte, alimentação, seguro viagem, ingressos de eventos, hospedagem, entre outros.

Quando for registrar as despesas, separe-as nas categorias que citamos acima, isso facilitará a visualização e planejamento. Acrescente campos para quantidade, valor total e unitário, data e descrição.

Caso queira economizar tempo, confira nossa planilha gratuita para aprimorar a sua organização e gestão de despesas.

MATERIAL RICO Planilha de Cálculo de Orçamento de Viagem Corporativa

Como calcular despesas de viagens corretamente?

Os deslocamentos feitos para fechar negócios e apresentar projetos são muito importantes para as empresas e representam grandes gastos. Por esse motivo é fundamental calcular as despesas de forma correta, evitando assim que haja desperdício de recursos.

Confira um passo a passo breve de como fazer o cálculo de forma simples e correta. Caso queira informações mais detalhadas, acesse o artigo sobre como calcular despesas de viagens corporativas. De forma geral, você precisa:

1. fazer uma lista com todos os gastos previstos;
2. criar uma média de gastos;
3. calcular a diária da viagem;
4. definir um orçamento.

Gastos previstos

Aqui, a primeira coisa a se fazer é listar todas as despesas que podem ocorrer durante uma viagem, entre elas:

• combustível;
• passagens;
• hospedagem;
• alimentação;.
• transporte local.;
• entre outros.

Média de gastos

Com todos os custos do deslocamento listados é o momento de estipular uma média. Nem sempre é fácil e preciso, já que podem flutuar com a época e destino. Mesmo assim, é necessário fazer um esforço para chegar nela.

O histórico e relatório de viagens facilitam muito nessa hora, pois basta consultá-los e checar a quantia desembolsada em outros momentos. Além disso, para ter uma noção de valores, você pode entrar em sites como:

• Decolar.com para analisar passagens;
• TripAdvisor, Trivago e outros para checar hotéis;
• Alelo para verificar gastos com alimentação;
• apps de transporte para pesquisar as tarifas de táxi.

Diária de viagem

Com a lista e a média determinadas é hora de começar os cálculos. É bom organizar os valores em uma planilha para facilitar o processo e, então, somar as despesas.

Quando você as reúne, a compreensão e visualização dos custos de uma viagem ficam mais nítidos. Isso ainda facilita chegar a um limite e orçamento.

Orçamento

Depois de ter passado por todos os passos e ter um valor aproximado de gastos, basta firmar um orçamento para a viagem. Para fazer isso, você deve:

• definir uma média de gastos usando o cálculo anterior;
• adicionar os custos fixos que escaparam como seguros;
• acrescentar uma reserva de emergência.

Nossas dicas são valiosas e para ajudá-lo ainda mais, nós disponibilizamos uma planilha calculadora para os gastos de viagens.

CALCULADORA PARA GASTOS DE VIAGENS

Economize dinheiro nas suas viagens

O cálculo errado ou impreciso das despesas de uma viagem a trabalho traz problemas para o cofre empresarial. O desperdício de dinheiro é um problema grave e, mesmo que não pareça, pequenas quantias, quando somadas, se tornam grandes montantes.

Contar unicamente com processos manuais nessas horas propicia ainda mais o aparecimento de erros. A falha humana no processo é uma variável que não pode ser ignorada, exige atenção, na verdade.

A tecnologia existe para otimizar o dia a dia e facilitar a rotina de gestores do setor financeiro. Com a Flash Expense, o profissional da área não precisa mais perder horas elaborando e checando planilhas.

Ao adotar o software que oferecemos, o capital humano é mais bem aproveitado. Como o gestor não investe horas em questões burocráticas, ele pode se concentrar em ações estratégicas e que realmente geram valor.

A Integração Contábil & ERP, por exemplo, automatiza o lançamento de despesas no sistema. Você não precisa fazer o mesmo registro mais de uma vez, ganha tempo e diminui as chances de erros.

O Analytics e Relatórios, por outro lado, proporciona a visualização dos dados relevantes à gestão em um único painel. Com uma visão unificada, os insights são percebidos com mais facilidade. Além disso, é possível exportar dados e montar gráficos automáticos.

A Flash Expense muda seu jeito de gerir despesas e ajuda a acompanhar ou calcular diversos indicadores. Você quer abraçar a mudança?

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