Como planejar e calcular despesas de viagem a trabalho?

As despesas de viagem são uma preocupação constante para quem lida com orçamentos apertados, múltiplos deslocamentos e a conferência de cada etapa do processo. 

Em empresas que realizam viagens corporativas com frequência, controlar esses gastos é essencial para garantir eficiência financeira e evitar surpresas no fechamento do mês.

Neste artigo, você vai entender o que caracteriza uma despesa de viagem, quais itens são reembolsáveis, como calcular com previsibilidade e quais práticas ajudam a tornar a gestão mais ágil, segura e estratégica. 

Tudo isso com modelos gratuitos e dicas para estruturar um processo que funcione tanto para o colaborador quanto para o setor financeiro.

Continue a leitura!

O que são despesas de viagem?

Despesas de viagem são os gastos realizados por um colaborador durante deslocamentos a trabalho. Esses custos, cobertos ou reembolsados pela empresa, têm como objetivo viabilizar atividades profissionais fora do local habitual de atuação.

Para o setor financeiro, compreender o que caracteriza uma despesa de viagem é essencial para garantir compliance, evitar problemas com a prestação de contas e assegurar o correto reembolso dos colaboradores.

Com o aumento das viagens a negócios, impulsionado por eventos, reuniões presenciais e expansão comercial, cresce também a complexidade da gestão. Nesse contexto, definir claramente o que constitui uma despesa é o ponto de partida essencial para uma boa gestão de viagens corporativas. 

O que se classifica como despesa de viagem de trabalho?

Durante uma viagem a trabalho, diversos custos podem surgir, e para manter o controle financeiro é fundamental entender quais despesas são consideradas válidas. Esses gastos precisam estar diretamente ligados às atividades profissionais e obedecer aos critérios definidos na política de viagens corporativas.

Entre as despesas de viagem mais comuns estão:

É importante ressaltar que gastos considerados pessoais, como bebidas alcoólicas, passeios, compras ou qualquer atividade sem vínculo direto com a viagem a trabalho, não são elegíveis para reembolso, conforme estabelecido nas políticas da empresa.

A classificação de despesas torna o processo de controle, prestação de contas e análise muito mais eficiente, ajudando a evitar fraudes, inconsistências e retrabalho. Além disso, assegura o cumprimento das regras internas da empresa e das exigências fiscais.

Leia também: Quais despesas são reembolsáveis e não reembolsáveis

Como calcular despesas de uma viagem corporativa?

O planejamento financeiro de uma viagem a trabalho exige precisão, padronização e critérios bem definidos. 

Para que um gestor financeiro consiga prever o impacto no orçamento da empresa, ele precisa adotar métodos que equilibrem previsibilidade e flexibilidade. A seguir, veja as formas mais comuns de calcular as despesas de viagem.

 Cálculo por diária

Esse método é baseado em valores fixos definidos previamente pela empresa para cada tipo de despesa, como alimentação, hospedagem e transporte. 

Trata-se de uma prática comum em organizações que buscam padronização e praticidade no reembolso, além de maior controle orçamentário. Esse modelo é especialmente útil em viagens corporativas baratas, recorrentes ou de curta duração, onde os custos são previsíveis e pouco variáveis.

Diferença entre o cálculo de uma diária de viagem e uma noite de hospedagem

Apesar de parecerem equivalentes, diária de viagem e diária de hospedagem são coisas distintas no planejamento. 

A diária de viagem representa o conjunto de despesas previstas para um dia de trabalho fora da empresa, que pode incluir alimentação, transporte e outros pequenos gastos.

Já a diária de hospedagem se refere ao valor pago por uma noite em hotel, normalmente com café da manhã incluso, e não contempla outros custos.

Exemplo: um colaborador vai ao Rio de Janeiro para um evento de dois dias. Ele passa uma noite na cidade, mas realiza atividades por dois dias inteiros. 

A hospedagem cobre apenas a pernoite (1 diária de hotel), mas a empresa deve considerar 2 diárias de viagem para calcular corretamente as demais despesas, como alimentação e transporte.

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Cálculo por item de despesa

No modelo por item, cada despesa de viagem é registrada individualmente, com base em recibos, notas fiscais e comprovantes de pagamento. 

Esse formato é mais detalhado e garante mais precisão na prestação de contas, especialmente quando há grande variação de valores ou atividades específicas que não se encaixam em médias fixas.

Margem de contingência

Embora não seja uma obrigação legal, essa prática é recomendada em qualquer planejamento de viagem a trabalho. 

Ela consiste em reservar uma porcentagem extra sobre as despesas previstas para cobrir imprevistos e evitar estouros no orçamento.

Confira, a seguir, os principais motivos para incluir essa margem de segurança:

• Aumento de preços de última hora, como uma passagem aérea mais cara ou tarifas de hotel mais altas;
• Mudanças de planos, como voos cancelados e necessidade de pernoite extra;
• Necessidades inesperadas, como aquisição de um remédio ou refeição adicional;
• Variações cambiais que impactam diretamente os custos em viagens internacionais.

Veja, abaixo, um exemplo de cálculo que inclui uma margem de 10%:

Ao aplicar esse modelo, o gestor protege a empresa contra problemas operacionais, garante compliance com a política de viagem e assegura que os colaboradores possam cumprir suas atividades com tranquilidade, mesmo diante de imprevistos.

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Pós-viagem: auditoria e reembolso

Encerrada a viagem a trabalho, inicia-se uma etapa essencial do processo: a prestação de contas. 

Esse momento garante que todas as despesas de viagem estejam alinhadas às políticas internas da empresa, sejam devidamente documentadas e validadas antes da efetivação do reembolso. 

A eficiência dessa etapa impacta diretamente na gestão de despesas, na conformidade fiscal e no controle orçamentário do setor financeiro.

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Processo de apresentação de despesas

Logo após o retorno do colaborador, é necessário reunir todos os recibos, notas fiscais e demais comprovantes de pagamento relacionados à viagem corporativa. 

Esse material deve ser anexado a um relatório de despesas de viagem (RDV), detalhando cada despesa por categoria — como alimentação, transporte, hospedagem, entre outros.

As boas práticas recomendam que o reembolso seja solicitado o quanto antes após a viagem. Para facilitar esse processo, o ideal é contar com uma planilha de despesas em Excel ou um software de gestão de viagens corporativas que automatize etapas como preenchimento, categorização e envio dos dados.

A padronização desse processo evita problemas como extravio de documentos, perda de informações e atrasos nos reembolsos.

Auditoria e aprovação de gastos

Com os relatórios submetidos, começa o processo de auditoria. O objetivo é validar se os gastos estão dentro dos limites previstos na política de viagens corporativas da empresa, se foram realizados de forma justificada e se todos os valores possuem comprovação.

A equipe responsável — geralmente do setor financeiro ou da área de gestão de despesas — deve verificar:

• Se todos os itens possuem recibos ou notas fiscais válidas;
• Se as despesas estão de acordo com as atividades profissionais executadas;
• Se houve alguma diferença relevante entre o planejado e o executado.

A adoção de tendências para viagens corporativas — como Travel Techs com recursos de OCR (leitura automática de recibos e notas) — reduz erros, acelera a análise e aumenta a confiabilidade do processo.

Reembolso e conciliação financeira

Após a aprovação, o colaborador deve receber o reembolso das despesas de viagem dentro do prazo definido pela empresa, preferencialmente via cartão de despesas corporativas ou depósito em conta. 

A previsibilidade neste pagamento é um fator de respeito e confiança no relacionamento entre empresas e seus colaboradores.

É também nesse momento que se realiza a conciliação financeira, comparando os valores reembolsados com o orçamento original da viagem, as estimativas previstas e os registros contábeis da empresa. Esse passo mantém a gestão financeira equilibrada, identifica oportunidades de otimização e gera relatórios para futuras análises de desempenho.

Quando bem estruturado, todo o processo contribui para uma gestão de consequências em viagens corporativas mais estratégicas, com foco em desempenho, economia e compliance.

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Otimização e controle de custos

Otimizar os custos de uma viagem corporativa vai além de cortar despesas: é aplicar inteligência na gestão, antecipar necessidades, negociar com estratégia e usar dados para decisões mais eficazes.

Quanto mais estruturado for o processo, menor será a gestão de riscos em viagens corporativas  — e maior o retorno sobre o investimento em viagens de negócios. Quer calcular esse retorno de forma prática?

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Aproveite para conferir também  como calcular o ROI aéreo de viagens corporativas e tomar decisões ainda mais estratégicas.

Negociação com fornecedores

A primeira frente de economia está na negociação antecipada com fornecedores. 

Em vez de contratar serviços pontualmente, estabeleça acordos recorrentes com redes de hotéis, companhias aéreas e empresas de transporte. Isso permite fixar valores, obter condições especiais de pagamento, upgrade de serviços e até anulação de tarifas.

Outra dica é padronizar fornecedores por região. Se a empresa realiza com frequência viagens corporativas para São Paulo, por exemplo, ter um fornecedor local de transporte ou alimentação pode reduzir os custos com deslocamento e agilizar o atendimento.

Análise de dados e relatórios

Muitas empresas ainda falham ao não transformar os dados de viagens em informações estratégicas. 

Use relatórios não apenas para prestação de contas, mas como insumos para entender padrões: quais colaboradores mais viajam, quais são os valores médios por tipo de atividade, onde há maior variação de custo, e como isso afeta o orçamento anual.

Com esses dados em mãos, é possível identificar gargalos, ajustar políticas, reavaliar o tipo de hospedagem escolhida, ou até alterar rotas pouco eficientes. 

Também vale a pena criar indicadores de desempenho específicos, como custo por reunião realizada, ou tempo médio de realização das viagens corporativas.

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Uso de tecnologia e ferramentas de gestão

Automatizar o processo é uma das formas mais eficazes de controlar e otimizar os gastos com viagem.

Um bom sistema de gestão de despesas permite configurar fluxos de aprovação personalizados, digitalizar notas fiscais e recibos, e definir limites por tipo de gasto. Além disso, oferece recursos como categorização automática e cruzamento de dados com o cartão corporativo para viagens.

E tem mais: recursos como cálculo de câmbio em tempo real e ferramentas para estimar o consumo de combustível por quilômetro otimizam a gestão de tempo dos colaboradores e dos gestores, reduzem o risco de problemas e aumentam a compliance financeira.

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