Como fazer e preencher o recibo de vale transporte corretamente?

A concessão de vale-transporte é uma obrigatoriedade das empresas para com os colaboradores. Mas você sabe para que serve um recibo de vale-transporte e qual sua importância para a gestão de benefícios?

Diferentemente da declaração de vale-transporte, usada no processo de admissão, o recibo funciona como um comprovante de pagamento referente aos custos com deslocamento do empregado para o local de trabalho. Trata-se de uma documentação fundamental para o RH e o DP de todas as empresas que lidam com o benefício do VT.

Em resumo, o recibo de vale-transporte é um atestado de pagamento. Sua principal função é documentar o valor concedido ao trabalhador para aquela finalidade. Ele é registrado quando o colaborador recebe o valor referido ao VT, na maioria das vezes, referente ao mês seguinte.

Quando há a necessidade de reembolsar o vale-transporte, por exemplo, esse instrumento é ainda mais importante visando evitar problemas jurídicos e fiscais. Além de manter os registros precisos, assegura comprovação das obrigações fiscais da empresa.

Recibo vs. declaração de uso do vale-transporte: qual a diferença?

É comum que profissionais confundam os dois documentos, mas é importante diferenciá-los, pois se tratam de registros diferentes. Enquanto o recibo comprova o pagamento do VT mensalmente, a declaração de vale-transporte é o documento formal que o funcionário utiliza para informar à empresa que deseja receber o benefício durante o processo de admissão.

A seguir, destacamos as principais diferenças:

Recibo de vale-transporte

• Finalidade: comprovar o pagamento do benefício ao funcionário.
• Conteúdo: informação sobre o empregador, o beneficiário e o valor do vale transporte.
• Emissor: o empregador é o responsável por fornecer o benefício ao trabalhador.
• Legalidade: obrigações legais e registro interno para a empresa.

Declaração de uso de vale-transporte

• Finalidade: atestar a utilização do vale-transporte de casa para o trabalho e vice-versa. Frequentemente solicitado por órgãos governamentais para fins de verificação.
• Conteúdo: nome do funcionário, valor do benefício, período de utilização e uma declaração formal de que o vale-transporte é usado apenas para o trabalho.
• Emissor: o próprio funcionário, pois é ele quem utiliza o benefício.
• Legalidade: garante que o benefício seja utilizado de acordo com as regras fiscais e de transporte público, evitando fraudes ou uso indevido.

Como fazer um recibo de vale-transporte?

Veja como fazer o recibo de vale-transporte com um passo a passo para a emissão e preenchimento correto do recibo.

• Passo 1: inclua o nome completo da empresa e o CNPJ.
• Passo 2: inclua o nome do trabalhador e um número de identificação, como RG, CPF ou o número de registro na empresa.
• Passo 3: registre o valor total do benefício e o período a que se refere o pagamento (por exemplo, mês e ano).
• Passo 4: informe as datas em que o vale transporte foi entregue ao funcionário. Geralmente, isso ocorre mensalmente.
• Passo 5: deixe espaços para as assinaturas do empregador e do beneficiário.

Modelo de recibo de vale-transporte simples pronto

Com o intuito de facilitar a rotina do RH, criamos um modelo de recibo de vale transporte para que você possa copiar e utilizar livremente em sua empresa. Você também pode adaptar para um recibo em planilhas de Excel, caso necessário. Confira a seguir:

MODELO DE RECIBO DE VALE TRANSPORTE

Data: ____/____/______

EMPRESA: __________________________________________________________

CNPJ: __________________________________________________________

FUNCIONÁRIO: _______________________________________________________

IDENTIFICAÇÃO DO FUNCIONÁRIO: ______________________________________

VALOR TOTAL DO VALE TRANSPORTE: R$ ________,______ (valor por extenso)

PERÍODO DE REFERÊNCIA: ____/____/______ a ____/____/______

DATAS DE CONCESSÃO DO VALE TRANSPORTE:

____/____/______

____/____/______

____/____/______

Assinatura do EMPREGADOR: ___________________

(Nome do representante, cargo, data e assinatura)

Assinatura do BENEFICIÁRIO: _______________________________

(Nome do funcionário, data e assinatura)

Este recibo atesta que o funcionário mencionado acima recebeu o benefício de vale transporte no valor especificado e para o período mencionado.

Aspectos importantes sobre o pagamento de vale-transporte ao colaborador

O vale transporte é uma obrigação trabalhista importante que exige atenção às regras e prazos estabelecidos pelas leis e regulamentações locais. Confira 5 aspectos a serem considerados sobre esse pagamento.

1. O empregador é responsável por adquirir o vale transporte e entregá-los de acordo com a necessidade de cada funcionário.
2. O processo de pagamento envolve calcular o valor a ser concedido com base no número de dias trabalhados e nas despesas de transporte do funcionário.
3. Cada vez que o empregador entregar o vale transporte ao funcionário, um recibo correspondente deve ser emitido e assinado por ambos.
4. O vale transporte deve ser entregue ao funcionário antes do início do mês, conforme a demanda dos funcionários e pontualmente.
5. Se houver alterações no deslocamento, o funcionário deve comunicar ao empregador para que o benefício seja ajustado conforme necessário.

Se você deseja descomplicar esses processos na sua empresa, abandone os recibos físicos e conheça o cartão de benefício Flash. Com ele é possível documentar os custos com vale transporte e oferecer ainda mais mobilidade aos funcionários.