Transformação do processo de reembolso na Construtora Tenda S.A.

A Tenda Construtora

Fundada em 1969 em Minas Gerais, a Tenda é uma construtora presente em nove estados do país. A empresa é consolidada no mercado e já vendeu mais de 120 mil moradias. Para fazer tudo isso funcionar, mais de 2 mil colaboradores atuam por todo o Brasil.

Uma boa parte desses funcionários atua em viagens ou realizando atividades que exigem reembolso. Manter essa operação não é tarefa fácil. Vamos contar aqui como a Tenda reduziu as horas gastas em processos complexos de reembolso.

Os desafios da Tenda

O processo de reembolso na Tenda era engessado. Cada funcionário, quando precisava ser reembolsado, deveria executar um longo processo, que tomava tempo e era passível de erros.

A aprovação passava por diversas áreas, com várias etapas e era lenta no geral. Até o recebimento do valor, eram dias. Além disso, o custo de toda essa operação era alto. Afinal, dependendo do volume de reembolsos, era preciso gastar, em média, um dia inteiro na organização e envio. Por fim, o malote enviado para a empresa também gerava alto custo.

Wanessa Rodrigues, coordenadora de contas a pagar e Controles bancários na Construtora Tenda, conta que foi identificada uma grande oportunidade de melhoria. Segundo ela, além de ser dispendioso, o processo poderia gerar erros, uma vez que as pessoas não tinham conhecimento total sobre cada etapa.

Assim, alguns itens que não eram reembolsáveis ou tinham limite acabavam entrando no pedido, que precisava ser ajustado. No aplicativo da Flash Expense, é possível implementar um limite e impedir esses erros antes mesmo do reembolso ser solicitado.

Soluções

A Tenda Construtora optou, então, por contratar a Flash Expense. A plataforma transformou a vida de todos os envolvidos. Hoje, nenhum malote precisa ser enviado mais e o recebimento dos reembolsos ficou muito mais ágil, sem contar que o gasto com papel foi eliminado. Veja as principais funcionalidades do nosso app utilizadas pela construtora:

Controle de gastos: a plataforma bloqueia despesas não permitidas ou além do limite.

Documentação: com o app, colaboradores podem submeter notas de qualquer lugar e os dados são recebidos em tempo real.

Checagem dos dados: gestores têm contato direto com os pedidos de reembolso e podem aprová-los no próprio aplicativo.

Relatórios: por meio dos relatórios gerados na plataforma, é possível entender a distribuição dos custos e descobrir novas formas de economizar.

Categorização: é possível separar os documentos por área, centro de custo e natureza da despesa. A famosa categoria “outros” não existe mais, permitindo clareza e assertividade.

Hoje, os processos de reembolso do escritório jurídico fornecedor da Tenda também funcionam pela Flash Expense, tamanho sucesso visto na construtora.

Mas as mudanças não foram apenas no processo. A cultura da empresa também se transformou.

Em primeiro lugar, os gestores de cada área agora são responsáveis pela aprovação dos reembolsos. Assim, têm um contato mais próximo com as despesas, podendo avaliá-las e sugerir mudanças, caso seja necessário. Depois que o gestor aprova, o setor de [Contas a Pagar] apenas realiza o reembolso.

Outro ponto foi a recepção da ferramenta. Sabemos que implementar processos novos em equipes muito grandes pode ser difícil e gerar resistência do time. Não foi o caso da Flash Expense.

"Segundo Wanessa: “O procedimento antigo de reembolso não era totalmente compreendido pelos colaboradores. Aconteciam muitos erros na categorização das despesas. O que era “almoço” poderia ser colocado na categoria de ‘viagens’, por exemplo.”

Quando o aplicativo foi anunciado, a recepção foi positiva, uma vez que o uso é bem fácil e intuitivo. Além disso, a regra agora é que os funcionários recebam o reembolso em 2 ou três dias úteis, o que é positivo para todos.

Tudo isso foi possível também graças a um engajamento maior na política de reembolso, que passou a ser mais propagada.

Faça o download do modelo de política de reembolso aqui.

Conheça a Flash Expense

Como você viu, as vantagens que a ferramenta da Flash Expense trouxe foram muito bem recebidas pelo time da Tenda! Nossa plataforma de gestão de despesas corporativas foi desenvolvida para otimizar processos e trazer mais agilidade ao dia a dia dos times.

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