6 motivos para investir em digitalização de despesas na sua empresa

A digitalização de despesas é fundamental na era da transformação digital, simplificando a gestão empresarial e incorporando eficiências. Essa estratégia não só facilita a gestão de despesas, mas também otimiza processos, trazendo uma série de vantagens operacionais.

O acúmulo de documentos físicos pode ser um desafio, mas com a digitalização, os gestores podem garantir que o processo seja mais limpo e menos propenso a erros.

Isso é especialmente relevante para documentos fiscais importantes, como notas fiscais e comprovantes, que são essenciais tanto para a empresa quanto para a conformidade fiscal.

Adotar essa abordagem não apenas ajuda na redução de custos relacionados à manutenção de equipamentos, mas também é benéfico pelo seu aspecto ecologicamente correto, pois reduz o impacto ambiental.

Além disso, a digitalização de processos proporciona uma operação segura e eficiente, oferecendo um controle em tempo real sobre as despesas e otimizando o espaço físico.

Acompanhe a leitura e entenda como a tecnologia pode ajudar no dia a dia corporativo.

Vantagens da digitalização de despesas na sua empresa

A digitalização de despesas traz vantagens para todos os setores da empresa, englobando desde colaboradores externos, como vendedores e consultores, até os gestores e diretores.

Transformar recibos e faturas em dados digitais tem o objetivo de aprimorar e facilitar os processos, reduzindo falhas e imprecisões. A criação de arquivos digitais se tornou um movimento padrão nas empresas, apresentando benefícios significativos como:

1. prevenção de perdas e danos;
2. sustentabilidade operacional e econômica;
3. edição e compartilhamento online;
4. segurança de dados e documentos;
5. economia de tempo;
6. ERP integrado.

1. Prevenção de perdas e danos

Manter recibos em papel na carteira é uma prática considerada obsoleta, não concorda? A maioria dos recibos e notas fiscais são impressos em papéis finos e termossensíveis, suscetíveis a serem descartados por engano ou mesmo arquivados incorretamente em pastas inadequadas.

Adicionalmente, os comprovantes físicos tendem a se deteriorar ao longo do tempo, estando sujeitos à perda em situações adversas, como inundações ou incêndios. A digitalização de despesas surge como uma solução eficaz, prevenindo tais contratempos e assegurando a integridade dos documentos.

Leia também: O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e suas vantagens

Este processo é capaz de transformar a maneira como armazenamos informações, eliminando a dependência de papéis frágeis e promovendo um sistema de gestão mais seguro e confiável. É o caso de reconhecer que a digitalização é não apenas uma tendência, mas uma necessidade para a preservação de dados importantes.

Além disso, outro benefício significativo é a redução de custos operacionais, visto que o armazenamento digital é mais econômico e menos suscetível a perdas acidentais, reforçando a importância de um processo automatizado de processos nesse contexto.

2. Sustentabilidade operacional e econômica

Diariamente, empresas produzem uma enorme quantidade de documentos, planilhas, recibos e relatórios impressos. Esses materiais são cruciais para a operação dos negócios. Contudo, na era digital, a necessidade de impressos é significativamente reduzida.

A manutenção de um alto consumo de papel impacta negativamente o equilíbrio financeiro das organizações. Portanto, a digitalização de despesas desempenha um papel vital na promoção da sustentabilidade financeira.

Isso porque ela contribui para uma drástica diminuição nos custos associados a recursos de impressão, tais como tinta e papel.

Adotar a digitalização não apenas otimiza os processos, mas também é um passo importante em direção a um modelo de negócio mais sustentável e economicamente viável.

Assim, o sistema de gestão torna-se mais eficiente e alinhado com os princípios de sustentabilidade operacional e econômica, demonstrando como a digitalização é essencial no contexto empresarial atual.

Saiba mais sobre o processo de transformação digital no setor financeiro em nosso infográfico. Baixe agora e veja como os colaboradores podem fazer parte da digitalização.

3. Edição e compartilhamento online

Uma das vantagens mais valiosas, especialmente para os colaboradores que encontram desafios ao preencher recibos de reembolso, é a facilidade que a digitalização de despesas oferece. Esse processo permite a edição de dados online, possibilitando que os usuários completem apenas os campos requeridos, de qualquer lugar com acesso à internet.

Esta funcionalidade não só simplifica o fluxo de reembolso, como também promove uma abordagem mais eficiente e menos propensa a erros, garantindo que as informações sejam precisas e estejam sempre atualizadas.

A digitalização transforma a gestão de despesas em um processo mais ágil e menos burocrático, permitindo que os dados sejam facilmente acessados, modificados e compartilhados em tempo real.

Esse avanço é um exemplo de como a automação e a digitalização de processos podem facilitar a rotina corporativa, proporcionando um sistema de gestão que apoia a eficiência operacional e a colaboração entre equipes, independentemente da localização geográfica.

Para ainda mais avanços, baixe nossa planilha automatizada para gestão de reembolso das viagens corporativas. Comece digitalizando as despesas dos seus colaboradores em um modelo de planilha pronto e editável.

4. Segurança de dados e documentos

A digitalização de despesas aprimora significativamente a segurança, permitindo que somente indivíduos autorizados tenham acesso a determinados documentos e informações.

Uma vantagem notável deste sistema é a capacidade de armazenar todas as despesas digitalizadas na nuvem, acessíveis de qualquer lugar, remotamente.

Além disso, todos os arquivos salvos são protegidos por criptografia, o que diminui consideravelmente as chances de exposição ou furto de dados. Implementar a digitalização é um passo estratégico para fortalecer a gestão documental, assegurando que as informações sensíveis estejam bem resguardadas e disponíveis apenas para usuários com permissões apropriadas, reforçando a integridade e a confidencialidade das operações.

5. Economia de tempo

A digitalização de despesas é fundamental para acelerar os processos empresariais. Implementá-la transforma a maneira como dados são buscados e organizados, tornando tudo mais acessível e rápido. Em vez de vasculhar pilhas de papéis, você acessa o necessário com poucos cliques em um banco de dados centralizado, economizando tempo valioso.

Assim, a digitalização se revela não apenas como uma ferramenta de eficiência, mas também como um reflexo do aproveitamento inteligente das tecnologias para otimizar as operações cotidianas e promover a sustentabilidade.

6. ERP integrado

A implementação da digitalização de despesas e dados habilita a adoção de um sistema de gestão eletrônica de documentos na sua empresa, facilitando a interação entre diferentes departamentos e colaboradores. Esse sistema assegura um controle abrangente sobre os arquivos, permitindo monitorar atualizações de documentos em tempo real.

Tal integração potencializa a eficiência dos funcionários e agiliza procedimentos internos, já que a digitalização centraliza informações vitais em um único local. Além disso, oferece a conveniência de acessar dados empresariais de forma remota, assegurando que você esteja sempre conectado às operações dos diversos segmentos da organização.

Maximize a eficiência com a digitalização de despesas

A digitalização de despesas é uma alavanca para a segurança, a precisão na verificação de dados e a clareza nos pagamentos, eliminando riscos de erros.

Especialmente desenhada para negócios com equipes externas, como vendedores, consultores e executivos, a Flash simplifica a restituição de despesas, reduzindo a burocracia, auxiliando na economia e minimizando os custos operacionais significativamente.

Adotar a digitalização de despesas com a Flash é um passo estratégico para desfrutar de todos esses benefícios e otimizar as operações do seu negócio. Conheça nossa plataforma e centralize a gestão de despesas, reembolsos e viagens corporativas.