Filial: como funciona essa modalidade de empresa?

Expandir um negócio pode ocorrer de diversas maneiras — e a abertura de uma filial é uma das estratégias mais comuns para esse crescimento. 

Esse modelo permite que a empresa amplie sua atuação sem a necessidade de criar um novo CNPJ do zero, mantendo a matriz no controle da operação.

Mas o que define uma empresa filial? Como funciona sua estrutura e quais são suas implicações legais e fiscais? 

Neste artigo, você encontrará um panorama completo sobre o tema, incluindo um comparativo entre matriz, filial e franquia, além de um passo a passo para abertura e os desafios envolvidos nesse processo.

Se sua organização está em fase de expansão e você quer entender as vantagens e desvantagens desse modelo, continue a leitura.

Assim, você toma decisões estratégicas, alinhadas com as melhores práticas de gestão empresarial.

O que é uma filial?

Uma filial é uma unidade secundária de uma empresa que opera sob o mesmo CNPJ da matriz. Sua abertura permite expandir as operações para novas localidades ou oferecer serviços específicos fora da matriz.

Embora compartilhem o mesmo CNPJ, a filial pode ter atividades e estruturas internas distintas, desde que alinhadas ao objetivo social da corporação.

Dessa forma, ela preserva a identidade da matriz, mas pode adotar suas próprias estratégias comerciais e administrativas.

Relação entre o CNPJ da filial e matriz

Embora a filial possua um CNPJ próprio, ele está sempre vinculado ao da matriz. 

O número do CNPJ da filial é o mesmo do negócio principal, com a diferença de um código no final que a identifica como uma unidade específica.

Exemplo:

• CNPJ Matriz: 00.123.456/0001-99
• CNPJ Filial: 00.123.456/0002-99

Essa estrutura facilita a administração fiscal e tributária, pois todas as unidades são gerenciadas sob um mesmo “guarda-chuva” contábil. 

No entanto, cada filial tem suas próprias obrigações acessórias e pode estar sujeita a regras fiscais específicas do estado ou município onde atua.

Como funciona uma filial e sua gestão?

Conforme falamos, uma empresa filial funciona como uma extensão da matriz, operando sob o mesmo CNPJ, mas podendo ter certa autonomia em sua gestão. 

No entanto, sua estrutura e administração devem seguir diretrizes estabelecidas pela principal, garantindo alinhamento estratégico e financeiro.

A gestão da filial envolve a coordenação de operações, equipe, logística e finanças, sempre garantindo conformidade com as exigências fiscais e trabalhistas do local onde está situada. 

O modelo de administração pode variar conforme o tipo de negócio, mas, em geral, demanda:

• Definição de processos e hierarquia: a matriz estabelece padrões operacionais, administrativos e de gestão para a filial. Isso inclui controle de estoque, políticas de vendas, atendimento ao cliente e contratação de funcionários.
  
  
• Gestão financeira integrada: a filial opera na estrutura contábil central, o que garante um controle unificado de receitas, despesas e impostos.
  
  
• Supervisão: mesmo com certa autonomia, a filial precisa seguir diretrizes da matriz, que pode realizar auditorias periódicas e definir estratégias comerciais para todas as unidades.
  
  
• Cumprimento de exigências fiscais e regulatórias: deve atender às normas locais de funcionamento, incluindo o pagamento de tributos e o cumprimento das obrigações acessórias exigidas para sua atividade.
  
  
• Gestão de equipe e cultura organizacional: pode contratar funcionários próprios, mas precisa garantir que seus processos internos estejam alinhados à cultura organizacional central.

Uma gestão de sucesso nesse caso requer planejamento estratégico e integração entre todas as unidades. 

Cabe a matriz garantir que cada filial opere de forma eficiente, sem comprometer a identidade e os padrões da companhia.

Leia também: Tudo sobre Gestão Financeira Empresarial, objetivos e estratégias para sua empresa crescer

Quais as funções de uma filial?

As funções de uma filial podem variar conforme o modelo de negócio, porém, é comum ela centralizar alguns processos, os tirando da empresa-mãe:

1. Atendimento ao cliente: muitas funcionam como pontos físicos de contato direto com o público, seja para vendas, suporte ou prestação de serviços.
   
   
2. Distribuição e logística: em alguns segmentos, elas operam como centros de distribuição para atender clientes de diferentes regiões de forma mais ágil.
   
   
3. Produção e operações locais: algumas organizações descentralizam parte de sua produção para filiais, aumentando a eficiência e reduzindo custos de transporte.
   
   
4. Gestão de equipe: contratar e gerenciar funcionários locais, respeitando as normas internas da matriz e as exigências trabalhistas da região onde está instalada.

Diferença entre filial, matriz e franquia

Muitas pessoas confundem os conceitos de filial, matriz e franquia, pois todos envolvem a expansão de um negócio. 

No entanto, cada um tem características distintas, demonstradas na tabela abaixo:

Enquanto a empresa filial é uma extensão da matriz e funciona sob seu controle direto, uma franquia tem um modelo mais independente.

Nele, o franqueado opera o negócio seguindo as diretrizes da marca, mas com gestão própria.

Aspectos legais para abertura de uma filial

Antes de abrir uma filial, é fundamental consultar os procedimentos legais necessários para garantir que a unidade esteja devidamente registrada e em conformidade com a legislação vigente. 

Assim como na abertura da matriz, a unidade secundária deve atender às normas municipais, estaduais e federais, incluindo questões fiscais e regulatórias.

Para formalizar a abertura, é necessário registrar a filial na Junta Comercial do estado onde será instalada e obter os alvarás específicos para o funcionamento do negócio. 

Além disso, ela deve seguir as regras trabalhistas e contábeis, assegurando a regularidade das operações junto aos órgãos competentes.

Impactos fiscais e como é a tributação da filial

As obrigações tributárias de uma filial são semelhantes às da matriz, mas podem variar dependendo do regime tributário adotado e do local onde a filial será aberta. 

Entre os principais pontos que devem ser observados estão:

• Tributação: a filial deverá cumprir as mesmas exigências contábeis da matriz, incluindo a escrituração fiscal e o pagamento dos impostos conforme o faturamento.
  
  
• ICMS e ISS: em caso de vendas e prestação de serviços, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto Sobre Serviços (ISS) poderão ser recolhidos no estado ou município onde a filial opera.
  
  
• Obrigações acessórias: cada filial precisa cumprir obrigações fiscais e contábeis separadamente, como a entrega de declarações e o registro de movimentações financeiras nos sistemas da Receita Federal.

Além disso, a utilização de um software de gestão financeira pode facilitar a administração tributária, permitindo que a matriz tenha um controle eficiente das obrigações fiscais de todas as filiais.

Leia também: Legislação tributária: o que é e como se preparar para as mudanças de 2025

Processo de como criar e abrir um CNPJ de filial da empresa

A abertura de uma empresa filial envolve alguns passos burocráticos que garantem sua legalidade. 

O processo pode variar conforme o estado e município, mas, em geral, segue as mesmas etapas:

1. Verificação do Contrato Social da Matriz: antes de abrir a filial, a matriz precisa ter no contrato social a possibilidade de expansão. Caso contrário, é necessário fazer uma alteração contratual incluindo essa cláusula.
   
   
2. Registro na Junta Comercial: é obrigatório o registro na Junta Comercial do estado onde a filial será aberta. Para isso, é necessário apresentar documentos como:

• Requerimento padrão de abertura, identificando o representante;
• Ficha cadastral, com o CNPJ da matriz e documentos dos sócios.
• Protocolo de abertura;
• Instrumento de alteração contratual;
• Comprovante de pagamento da taxa de abertura.
  
  

1. Emissão do CNPJ da filial: o CNPJ da filial deve ser solicitado na Receita Federal, que gera um novo número vinculado à matriz.
   
   
2. Cadastro na prefeitura e Inscrição Estadual: dependendo da atividade da filial, pode ser necessário obter a Inscrição Municipal (para prestadores de serviços) ou a Inscrição Estadual (obrigatório para indústria e comércio).
   
   
3. Alvarás e licenças: assim como qualquer negócio, a filial pode precisar de alvarás da prefeitura, licença ambiental e autorização do Corpo de Bombeiros, dependendo da atividade exercida.

Após a regularização, a filial pode iniciar suas operações, sempre garantindo que a contabilidade e a gestão de custos estejam alinhadas com a matriz.

Ao seguir essas etapas, a empresa garante que sua filial esteja legalmente constituída e operando conforme as exigências fiscais e regulatórias.

Abrir uma nova empresa ou abrir uma filial? 

Cada modelo tem suas vantagens e desafios, e a escolha deve considerar fatores como tributação, gestão administrativa e estratégia de crescimento.

A abertura de uma filial pode ser vantajosa para quem deseja manter a unificação da gestão financeira, simplificando a administração e a tributação. 

Por outro lado, uma nova empresa pode oferecer maior flexibilidade, ainda mais se houver necessidade de um regime tributário diferente ou de novos sócios na operação.

Vamos conferir, a seguir, as vantagens e desvantagens de abrir uma unidade secundária: 

Vantagens

1. Gestão unificada e simplificada: a matriz tem controle sobre as operações da filial, permitindo uma gestão centralizada de processos, equipe e finanças. O uso de um aplicativo para controle financeiro pode auxiliar no monitoramento do fluxo de caixa e dos custos de cada unidade.
   
   
2. Redução de custos administrativos e contábeis: compartilhando o CNPJ da matriz, melhora o planejamento de gastos com a criação de um novo registro, além de manter um único regime tributário.
   
   
3. Expansão de mercado com menos burocracia: se o desejo é expandir para novas localidades, a filial é excelente para atuar em diferentes estados ou cidades sem precisar começar um negócio do zero.
   
   
4. Acesso facilitado a crédito e financiamento: como todas fazem parte do mesmo grupo, a obtenção de crédito bancário pode ser mais acessível, pois o histórico financeiro da matriz é considerado nas análises.
   
   
5. Padronização de processos: a filial opera seguindo os mesmos padrões e diretrizes da matriz, garantindo mais eficiência e qualidade nos serviços ou produtos oferecidos.

Desvantagens da abertura de uma filial

1. Maior responsabilidade da matriz: que responde legalmente pelas ações da filial, o que pode aumentar os riscos financeiros e jurídicos em caso de problemas operacionais ou fiscais.
   
   
2. Limitações para diversificação tributária: como a filial compartilha o CNPJ, ambas devem seguir o mesmo regime tributário. Se a nova unidade tivesse um CNPJ independente, poderia se beneficiar de regimes fiscais diferenciados, dependendo da atividade e do faturamento.
   
   
3. Obrigações acessórias para cada filial: apesar de ser vinculada, a filial tem obrigações fiscais próprias, como a entrega de declarações separadas para cada unidade. Isso pode aumentar a carga administrativa.
   
   
4. Burocracia para encerramento da filial: caso a filial não seja mais viável, o processo de fechamento pode ser burocrático, exigindo baixa nos órgãos reguladores e cumprimento de todas as obrigações fiscais pendentes.
   
   
5. Menor flexibilidade para entrada de novos sócios: diferentemente de uma nova organização, o modelo não permite que novos sócios sejam adicionados, pois qualquer alteração societária precisa ser feita no contrato social da matriz.

A decisão entre abrir uma filial ou uma nova empresa depende do modelo de negócio e das necessidades da expansão. 

9 dúvidas frequentes sobre filial

A abertura e gestão de uma empresa filial envolvem diversas dúvidas, principalmente sobre suas obrigações fiscais, limites de expansão e questões administrativas. Abaixo, responderemos às perguntas mais comuns sobre o tema.

1. Quantas filiais pode ter um CNPJ?

Não há um limite máximo de filiais que uma empresa pode abrir. Uma matriz pode ter quantas filiais forem necessárias, desde que todas estejam registradas e em conformidade com as obrigações fiscais e legais.

2. Tem que entregar DCTF de filial?

A responsabilidade pela entrega da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) é da matriz. 

Logo, a declaração é feita de forma centralizada, abrangendo todas as operações, incluindo as de suas filiais. Portanto, as filiais não precisam enviar a DCTF de forma separada.

3. Como consultar filiais?

A consulta pode ser feita no site da Junta Comercial do estado onde a matriz está registrada, por meio da solicitação de uma certidão. Também é possível consultar através do e-CAC da matriz.

4. Quais são as obrigações acessórias de uma filial?

Mesmo sendo parte da matriz, a filial tem obrigações próprias, como:

• Registro contábil separado para fins fiscais;
• Pagamento de tributos conforme a legislação local;
• Emissão de notas fiscais com o CNPJ da filial;
• Cumprimento das regras estaduais e municipais de alvarás e licenças.

5. Como é o contrato social de uma filial?

O contrato social da matriz deve prever a possibilidade de abertura de filiais. Quando uma filial é criada, é necessário realizar uma alteração contratual, registrada na Junta Comercial, para incluir a nova unidade no documento.

6. Quem administra a filial?

A administração de uma filial pode ser feita por um gestor nomeado pela matriz. Ele pode ter autonomia para operações do dia a dia, mas a matriz continua sendo responsável por decisões estratégicas e pelo planejamento financeiro da unidade.

7. Como legalizar uma filial?

O processo de legalização envolve:

• Registro na Junta Comercial do estado onde a filial será aberta;
• Obtenção de um CNPJ vinculado à matriz;
• Inscrição municipal e estadual, caso necessário;
• Emissão de alvarás e licenças exigidos para a atividade da filial.

8. A empresa pode transferir um funcionário para outra filial?

Sim, a transferência de funcionários entre matriz e filial é permitida. No entanto, é necessário formalizar a alteração no contrato de trabalho e seguir as regras da CLT e do sindicato da categoria.

9. Pode abrir filial com outros sócios?

Não. A filial faz parte do CNPJ da matriz e não pode ter sócios independentes. Caso haja interesse em uma sociedade diferente, o mais indicado é abrir uma nova empresa com um CNPJ distinto.

Agora, para finalizar, que tal uma dica valiosa? Para garantir que a gestão financeira da sua matriz e filiais seja eficiente e livre de erros, a automação é essencial. 

Afinal, com as ferramentas certas, você pode reduzir custos, otimizar processos e manter um controle preciso das finanças corporativas. 

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