Fluxo de caixa financeiro: como fazer um plano de contas eficiente?

O fluxo de caixa, em sua essência, é a prática de registrar todas as movimentações financeiras — todas as entradas e saídas de dinheiro — da sua empresa. Esta ferramenta é indispensável, pois possibilita aos gestores financeiros avaliar e prever o capital de giro disponível em determinados períodos.

Questões como: qual o montante disponível em abril? Quanto será alocado para cobrir despesas e pagamentos? E qual a expectativa de receitas dentro do mês? São respondidas pelo  fluxo de caixa, promovendo uma visão clara sobre a financeira da sua empresa.

Neste guia, vamos desdobrar todas as informações sobre os tipos de fluxo de caixa e como esses conhecimentos podem ser aplicados para fortalecer a gestão financeira, garantindo a sustentabilidade financeira do seu negócio. Continue conosco para uma exploração aprofundada sobre o assunto.

O que é o fluxo de caixa financeiro?

O fluxo de caixa financeiro é uma ferramenta tática essencial, projetada para calcular e prever os recursos financeiros disponíveis em uma empresa. Frequentemente conhecido como plano de contas em várias organizações, ambos possuem a mesma função.

Este mecanismo foca nas movimentações financeiras — rastreando todas as receitas e despesas, pagamentos e recebimentos — ao longo de um período específico. Seu principal propósito é aprimorar a gestão do capital de giro, oferecendo uma base sólida para o gerenciamento de situações inesperadas e o aproveitamento de oportunidades de investimento que se apresentem. 

Ter um fluxo de caixa eficiente pode ser o diferencial para a empresa durante os períodos de crise financeira. Adicionalmente, quando surgem oportunidades para expandir a equipe ou adquirir novos equipamentos, por exemplo, o gestor tem à disposição informações detalhadas sobre as movimentações financeiras, permitindo uma tomada de decisão mais informada e com menor grau de risco.

Os benefícios de um controle do fluxo de caixa eficiente

Os benefícios de gerenciar eficazmente o fluxo de caixa são vastos e fundamentais para a saúde financeira de qualquer empresa.

É imprescindível que todas as entradas e saídas de dinheiro, sem exceção, sejam meticulosamente documentadas. Essa prática confere à equipe financeira a habilidade de operar com maior eficácia em diversas frentes, desde o planejamento financeiro até a gestão de despesas, proporcionando aos gestores uma compreensão mais nítida da situação financeira do negócio. Ademais, facilita a avaliação dos resultados financeiros com maior precisão.

Um aspecto crucial é a capacidade de atrair investimentos. Investidores frequentemente avaliam a viabilidade de um negócio por meio do exame do fluxo de caixa, identificando oportunidades de investimento lucrativas ou a necessidade de aporte de capital, baseando-se na saúde financeira revelada pelos registros de fluxo de caixa.

Um fluxo de caixa bem estruturado permite uma análise precisa dos pontos de atenção e das forças da empresa, promovendo uma gestão mais transparente. Isso habilita os gestores a identificar as áreas mais lucrativas e aquelas que podem estar drenando recursos, possibilitando um remanejamento eficiente de capital, a redução de custos ou até mesmo a eliminação de despesas em setores menos produtivos.

Inversamente, quando um departamento apresenta bom desempenho, existe a possibilidade de alocar mais recursos para ampliar sua operação, potencializando os lucros da empresa. Para alcançar todos esses benefícios, é crucial agir proativamente na gestão do fluxo de caixa.

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Qual a estrutura do fluxo de caixa?

A estruturação do fluxo de caixa pode ser adaptada a partir de quatro modelos principais, cada um moldável às especificidades e exigências do seu empreendimento. Esses formatos, ou planos de contas, abrangem:

• Fluxo de caixa projetado;
• Fluxo de caixa diário;
• Fluxo de caixa descontado;
• Fluxo de caixa simples.

Para qualquer desses modelos, a inclusão de determinados elementos é vital para garantir uma administração financeira acurada. Conheça os componentes que não podem faltar em seu fluxo de caixa: 

• Saldo inicial: representa os recursos disponíveis no início do período analisado, considerando tanto valores positivos quanto negativos.
  
• Ciclo operacional: mede o intervalo desde a aquisição de matérias-primas ou mercadorias até a obtenção do retorno financeiro das vendas, calculado pela soma do prazo médio de estocagem ao prazo médio de recebimento das vendas.
• Ciclo financeiro: corresponde ao lapso temporal entre o pagamento a fornecedores e o recebimento das vendas, determinado pela subtração do prazo médio de pagamento do ciclo operacional.

• Disponibilidade financeira: quantifica o total de recursos disponíveis, somando o saldo em caixa aos valores depositados em bancos.

• Saldo final de caixa: resulta da adição do saldo inicial às entradas, subtraindo as saídas de caixa.

• Caixa operacional mínimo: refere-se ao volume mínimo de recursos necessários para sustentar as atividades operacionais da empresa.
• Ciclo de caixa: identifica o período em que o caixa fica imobilizado, desde o desembolso para produção até a compensação das vendas.
• Giro de caixa: avalia a frequência anual de movimentação do caixa em função do ciclo financeiro, sendo que um maior giro indica uma menor necessidade de capital de giro inicial

É o dinheiro em caixa no período da data de desenvolvimento do fluxo de caixa financeiro, envolvendo tanto o saldo positivo quanto o saldo negativo.

Ciclo operacional

É o tempo que leva entre a compra da matéria prima ou das mercadorias até o recebimento do dinheiro referente à venda dos produtos. Ele é calculado somando o prazo médio de estocagem com o prazo médio de recebimento das vendas.

Ciclo financeiro

É o tempo que leva entre o pagamento aos fornecedores e o recebimento das vendas. Para calcular o ciclo financeiro se subtrai o prazo médio de recebimento do ciclo operacional.

Disponibilidade financeira

Trata-se do valor encontrado ao somar o saldo do caixa com os recursos financeiros que se encontram nos bancos.

Saldo final de caixa

É o resultado da soma do saldo inicial com as entradas de caixa menos as saídas.

Caixa operacional mínimo

Se refere à quantidade mínima de recursos financeiros necessários para que a organização continue financiando suas atividades operacionais.

Ciclo de caixa

É o período que o caixa da empresa está parado entre o pagamento dos recursos destinados à produção e a cobrança do pagamento do produto finalizado.

Giro do caixa

Diz respeito à quantidade de vezes que o caixa se move por ano em função do ciclo financeiro. Quanto maior melhor porque significa que vai precisar de menos capital de giro para abastecer o caixa.

A eficiência e a precisão no controle financeiro dependem da adequada configuração e aplicação desses elementos dentro do contexto do fluxo de caixa da sua empresa.

Passo a passo para fazer o fluxo de caixa e aplicar na gestão

Para otimizar o fluxo de caixa e aprimorar a gestão financeira, siga os 5 passos abaixo:

1. Defina as despesas fixas e variáveis;
2. Facilite a análise dos ganhos e despesas;
3. Registre as contas a receber;
4. Faça a movimentação financeira de tempos em tempos;
5. Use a tecnologia a seu favor a partir desse ponto.

Defina as despesas fixas e variáveis

Identifique claramente suas despesas fixas e variáveis é o primeiro passo fundamental. Essa distinção permite um entendimento preciso do saldo real do caixa, capacitando sua empresa a planejar efetivamente para o futuro e gerenciar a média de gastos.

Facilite a análise dos ganhos e despesas

Organize todas as receitas e custos de maneira clara e acessível. A clareza nesta fase é crucial para simplificar a análise financeira, garantindo que gestores e a equipe financeira tenham uma visão abrangente e compreensível da performance econômica da empresa.

Registre as contas a receber

Mantenha um registro detalhado das contas a receber. Documente meticulosamente os valores de cada venda ou serviço prestado, incluindo o montante e a data de pagamento esperada. Este controle ajuda a prever os fluxos de caixa futuros com maior precisão.

Faça a movimentação financeira de tempos em tempos

Atualize as movimentações financeiras regularmente, categorizando-as por tipo e origem. Este acompanhamento, que pode ser diário, é vital para um controle contínuo do fluxo de caixa, facilitando a identificação de tendências e a tomada de decisões informadas.

Use a tecnologia a seu favor a partir desse ponto

A adoção de ferramentas tecnológicas avançadas é um passo estratégico para tornar os processos financeiros mais eficientes e menos suscetíveis a erros. A Flash se destaca como um sistema inovador de gestão de despesas corporativas, oferecendo uma solução automatizada para monitorar, registrar e analisar as despesas de sua empresa.

Ao seguir estes passos com atenção e implementar soluções tecnológicas como a Flash, sua empresa poderá alcançar um nível superior de gestão do fluxo de caixa, contribuindo significativamente para a saúde financeira e o sucesso de longo prazo do negócio.