O que é, qual a importância e como fazer um planejamento de gastos em 7 passos

Na rotina do gestor financeiro, o planejamento de gastos é parte fundamental para garantir a longevidade de uma empresa. São estas as práticas que vão garantir que os recursos estão sendo bem aplicados e não desperdiçados.

Além disso, o responsável pela área alia estes procedimentos ao planejamento financeiro para garantir ainda mais precisão. Dessa forma, seja em viagens corporativas ou na aquisição de novos equipamentos, não há surpresas desagradáveis que possam comprometer o negócio.

No entanto, as práticas e processos usados para fazer um controle de gastos eficiente nem sempre são tão claras. Pensando nisso, disponibilizamos um guia para sanar suas dúvidas sobre o que é, como funciona e como fazer um planejamento de gastos.

O que é o planejamento de gastos?

O planejamento de gastos é um conjunto de procedimentos, práticas e técnicas da rotina financeira que promovem maior entendimento sobre o uso do seu capital. No âmbito pessoal e familiar, trata-se da visualização de onde o dinheiro é e será gasto.

Assim, no que diz respeito ao mundo corporativo, trata-se de fazer a gestão de recursos financeiros e organizar onde eles serão usados.

Como fazer o planejamento de gastos empresarial em 7 passos?

O planejamento de gastos mensais, trimestrais ou semestrais de uma organização precisam ser estudados e por isso cada etapa precisa ser respeitada. Caso contrário, o gestor pode construir o plano financeiro com falta de informações, deixando-o incompleto e comprometido.

Pensando nisso, desenvolvemos um passo a passo para fazer seu planejamento de gastos empresariais, sendo eles:

1. apostar na cultura organizacional;
2. mapear os gastos;
3. fazer um diagnóstico financeiro;
4. definir objetivos e metas;
5. construir o orçamento;
6. planejar as saídas;
7. aplicar o planejamento de gastos.

1. Apostar na cultura organizacional

Seja nas finanças pessoais ou empresariais, os primeiros passos para fazer um bom planejamento e uma boa contenção de gastos estão no entendimento da sua importância. Dessa forma, além dos gestores prezarem por uma cultura de coleta e análise de informações, precisam disseminá-la.

Apenas assim os colaboradores saberão da importância de cumprir o planejamento e todos os dados pertinentes estarão acessíveis.

2. Mapear os gastos

Parte fundamental para qualquer planejamento, o mapeamento das saídas é essencial para visualizar o que pode ser contido ou reduzido. Um bom planejamento financeiro também depende de entender o que está sendo gasto e onde está sendo gasto.

Com isso, o uso dos recursos é mais consciente e a visão deles maior, conferindo aos gestores o controle necessário para atingir suas metas e objetivos. Para tal finalidade, o responsável financeiro precisa definir um período e levantar as informações.

Se o planejamento for mensal, deve checar os meses anteriores, se for trimestral, os trimestres e assim por diante. O ideal é que seja levantado pelo menos 5 períodos anteriores para comparação.

Assim, é possível ter uma média com base em um número razoável, mas sem precisar dispor muito tempo para isso. Além disso, não só as saídas devem ser mapeadas.

Ao checar também as receitas, o responsável financeiro consegue ter uma visão melhor da situação. Se os gastos para produzir determinado produto, por exemplo, são altos, mas é ele que traz mais lucratividade e rentabilidade, mexer nele talvez não seja boa ideia.

3. Fazer um diagnóstico financeiro

Após mapear todos os gastos, o gestor deve começar os cálculos. Aqui, a análise de indicadores financeiros pode ajudar. Além disso, é preciso checar os históricos e períodos anteriores à procura de padrões.

Dessa forma, seja analisando indicadores ou lançando mão de outras ferramentas, o responsável consegue definir médias e limites, bem como ver com mais precisão como e onde o dinheiro pode ser economizado.

No entanto, para isso é preciso mapear todos os indicadores pertinentes para a organização, o que pode levar algumas horas. Somente após definir quais são as métricas importantes é possível fazer uma análise cautelosa para tomada de decisões precisas.

Pensando nisso, preparamos um Guia com 25 Indicadores Financeiros para te ajudar. Assim, você entenderá melhor quais KPIs acompanhar e porque, economizando tempo e aprofundando suas análises.

4. Definir objetivos e metas

Feitos os levantamentos, análises e diagnósticos, é preciso definir as prioridades de curto, médio ou longo prazo. Se o responsável pela área, ao checar KPIs anteriores, perceber que eles eram melhores, a meta pode ser a recuperação destes números.

Além disso, comparando períodos anteriores, a percepção do aumento ou diminuição dos gastos é facilitada. Dessa forma, é possível definir a redução de gastos em determinada área ou a troca de um fornecedor para atingir os objetivos financeiros.

No entanto, para que isso seja praticável é fundamental conhecer os custos fixos e variáveis, além das despesas de outros setores. Caso contrário, o planejamento de gastos fica incompleto, comprometendo o orçamento destes departamentos.

Mesmo assim, apesar da importância de entender os gastos de outros departamentos, muitos gestores não os conhecem. Com isso, os objetivos e reduções se tornam irreais e impraticáveis, além de poder comprometer os produtos ou serviços ofertados.

Além disso, como muitos responsáveis financeiros não têm tanto contato com outros setores, muitos gastos não estão no radar. Simultaneamente, as informações para tornar este controle viável estão espalhadas em diversos ambientes, dificultando o processo.

Se não fosse o suficiente, para levantar todas essas informações é preciso tempo, o que pode sobrecarregar os gestores. Baixe nossa Planilha e Calculadora de Custos Fixos e Variáveis gratuita e editável para ganhar tempo e se concentrar em gerar resultados.

5. Construir o orçamento

Com os gastos mapeados, análises feitas e objetivos definidos, agora é o momento de fazer o planejamento orçamentário. Com isso, o gestor estipula quais despesas serão reduzidas e quais serão mantidas.

Para isso, é preciso saber e fixar as saídas e seus limites para todas as áreas da organização. Sejam custos de produção, despesas operacionais, não-operacionais e administrativas ou impostos, eles precisam ser determinados.

Assim, é estipulado um plano de ação para atingir as metas definidas. O responsável deve consultar os dados históricos para estabelecer essas quantias. Além disso, é necessário que este planejamento tenha projeção.

Logo, seja o planejamento mensal, trimestral, semestral ou anual, é preciso planejar mais de um período, principalmente quando eles são menores. Além disso, assim como no planejamento financeiro, é preciso projetar as entradas, tornando-o mais realista.

6. Antecipar as saídas extraordinárias

Como o orçamento já foi construído, algumas saídas estão mapeadas. Em geral, aquelas recorrentes e previstas. No entanto, organizações de todos os portes sabem que alguns gastos acontecem sem planejamento.

A manutenção corretiva de equipamentos ou despesas com processos trabalhistas, por exemplo, acontecem independente do que foi orçado. No entanto, o gestor financeiro consegue se preparar para estas situações.

Ao definir um valor mensal fixo como uma saída para uma reserva de emergência, é possível tornar estas saídas menos impactantes para o fluxo de caixa.

7. Aplicar o planejamento de gastos

Com as receitas e despesas mapeadas e planejadas, é hora de procurar e aplicar as otimizações. Caso um produto ou serviço tenha sido alvo do planejamento de gastos, procurando reduzir os custos, a procura por novos fornecedores pode ser um caminho.

Se, ao planejar, foi percebido que os gastos com viagens corporativas são altos, criar uma política de viagens pode resolver a situação. Além disso, o gestor pode procurar formas de fortalecer ou compliance fazendo auditorias financeiras, se perceber saídas suspeitas.

As possibilidades para viabilizar o planejamento são muitas, sendo necessário um estudo cauteloso da realidade organizacional de cada empresa. Mesmo assim, algumas ferramentas são universais e ajudam todas as instituições.

A auditoria interna, por exemplo, é eficiente para identificar diferentes tipos de fraudes, irregularidades e riscos financeiros. Além disso, dependendo da área, ela mostra riscos operacionais, como a auditoria de segurança do trabalho.

Dessa forma, trata-se de uma forma eficiente de fazer a gestão de riscos, mitigando as chances de prejuízos. No entanto, contratar organizações para fazer este processo pode ser custoso, enquanto fazer internamente pode levar a brechas.

Mesmo assim, no que diz respeito aos reembolsos de despesas, a Flash Expense te ajuda. Entendemos que mapear todos os passos e tornar o processo eficiente é trabalhoso. Além disso, pode tomar muito tempo dos responsáveis, fazendo com que as evidências de possíveis irregularidades diluam no processo.

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Qual a importância do planejamento de gastos para empresas?

O planejamento tributário, orçamentário e financeiro, assim como o de gastos, são fundamentais para qualquer organização. Cada um visando manter o controle e otimizar o uso dos recursos no seu campo, sem eles não é possível manter a saúde financeira.

O planejamento de gastos é o responsável por entender quais saídas são essenciais, quais devem ser mantidas e quais podem ser reduzidas. Além disso, ele promove maior previsibilidade e garante que os gestores estejam preparados para diversas situações.

As instituições que planejam seus custos e despesas são dificilmente pegas de surpresa. Ainda que em determinado mês algo imprevisto ocorra, a companhia consegue atravessar o momento com maior segurança. Entre outros motivos, porque ela já fez reservas para isso.

Como o planejamento de gastos conversa com o financeiro, orçamentário e tributário

Pode-se dizer que o planejamento financeiro é o mais completo e busca organizar as finanças empresariais em toda sua complexidade. Nele, entram os investimentos, todas as saídas e gastos com as mais diversas questões.

Dessa forma, ele exige uma ampla variedade de informações e para sua construção o gestor precisa consultar outros documentos. Sejam planejamentos anteriores, DREs ou balanços patrimoniais passados, são esses documentos que permitem esta ferramenta ser tão completa.

O planejamento orçamentário, por sua vez, define as diretrizes para o crescimento ou manutenção da empresa. No entanto, ele abrange somente os valores disponíveis para que isso seja feito, ou seja, o orçamento.

Já o tributário diz respeito aos gastos que envolvem os impostos e suas otimizações. Assim, o planejamento fiscal visa encontrar formas de reduzir essas saídas dentro da legalidade. Por último, o planejamento de gastos mostra onde e como o dinheiro é e será usado.

Dessa forma, seja ele mais completo ou mais simples, pode envolver as questões tributárias ou não. Pode compor o planejamento financeiro ou e, como passa pela construção de um orçamento, ajuda a criar o orçamento.

Planejamento de gastos mais simples com a Flash Expense

Apesar de as informações serem necessárias para garantir um planejamento eficiente e preciso, a acessibilidade delas nem sempre é a ideal. Com isso, os orçamentos e planos construídos ficam incompletos.

Dessa forma, os recursos da empresa são mal aproveitados e os objetivos financeiros dificilmente alcançados. Além disso, sem números realistas e acessíveis não é possível identificar pontos de melhoria nem otimizar as saídas.

Este tipo de situação coloca organizações de todos os portes em situações complicadas ou em platôs. Baseada em eficiência, controle e compliance, a Flash Expense oferece soluções em 3 planos diferentes que garantem a otimização da rotina financeira.

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