O que é uma revisão orçamentária? Entenda a importância e como fazer

Para muitos gestores financeiros, o fim de um trimestre é sinônimo de um desafio recorrente: a revisão orçamentária. 

Mais do que comparar o planejado com o realizado, esse momento pode trazer revelações importantes. Desde despesas acima do esperado e categorias mal definidas até os temidos “gastos fantasmas” que passam despercebidos pelas rotinas financeiras, o risco de ser surpreendido é grande.

Nesse cenário, o papel do profissional financeiro é fundamental. Afinal, é ele quem identifica desvios, propõe ajustes de rota e garante que as decisões do próximo ciclo sejam mais assertivas e fundamentadas.

Pensando nisso, preparamos esse artigo com um passo a passo para te ajudar a conduzir a revisão do orçamento com mais clareza, controle e visão estratégica.

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Boa  leitura!

O que é revisão orçamentária?

A revisão do orçamento é o processo de reavaliar e ajustar o orçamento de uma empresa durante o período em que está em vigor. 

Ao longo do tempo, mudanças na operação do negócio ou no cenário econômico podem impactar os valores inicialmente previstos. Logo, torna-se fundamental a prática de revisitar o plano traçado no orçamento periodicamente para garantir que ele reflita a realidade da companhia.

Diferença entre orçamento original e revisado

A previsão orçamentária define o caminho que as empresas devem seguir financeiramente, porém nem sempre é seguido à risca. Uma área pode gastar mais do que o previsto, um déficit nas receitas previstas pode não compensar os gastos ou mesmo dificuldades de mercado podem dificultar o atingimento de metas. Por isso, o financeiro deve compreender o que difere entre o montante base e o revisado na hora da revisão do orçamento.

Longo ou curto prazo: qual a frequência ideal para revisão do orçamento base?

A periodicidade pode variar de acordo com a empresa e seu segmento. Uma boa prática é realizar, pelo menos, uma vez por trimestre. Isso permite que sejam feitas correções em tempo hábil, evitando surpresas no final do ano fiscal.

No entanto, em organizações que operam em setores de alta volatilidade ou que estejam em fase de crescimento acelerado, pode haver a necessidade de revisões mensais. Neste contexto, a mudança constante faz parte do dia a dia, e novas estratégias devem ser revisadas constantemente para assegurar eficiência na gestão financeira.

Por que fazer a revisão orçamentária ao final de cada trimestre?

Realizar a revisão do orçamento ao final de cada trimestre é uma prática que visa garantir que os números da empresa estejam sempre alinhados com a realidade financeira. Isso não só assegura o controle eficaz das finanças, como também oferece uma visão mais clara e atualizada sobre o futuro da organização.

A seguir, destacamos os principais motivos que levam empresários e diretores a manter uma frequência trimestral na revisão dos orçamentos:

1. adequação ao trimestre fiscal;
2. correção de desvios e previsão de cenários futuros; e
3. tomada de decisão com dados atualizados.

Adequação ao trimestre fiscal

Três meses costumam ser tempo suficiente para que o mercado mude e novos desafios apareçam. Por isso, é importante ajustar o orçamento para refletir essas variáveis.

A revisão trimestral permite que a empresa se mantenha dentro dos limites financeiros previstos. Ou seja, isso significa ajustar os números conforme necessário para se adequar às condições do momento e às exigências do trimestre fiscal.

Correção de desvios e previsão de cenários futuros

A avaliação trimestral também oferece a oportunidade de corrigir qualquer problemas de desvio do orçamento original. Diante de situações como gastos imprevistos ou receitas abaixo do esperado, o financeiro pode identificar rapidamente esses pontos e estabelecer estratégias para minimizar impactos negativos e até evitar uma potencial crise.

Além disso, com os dados mais atualizados, é possível antecipar cenários futuros e preparar o negócio para os próximos desafios.

Tomada de decisão com dados atualizados

Em meio à volatilidade do cenário econômico, necessidades do negócio e variações do mercado, as empresas precisam tomar decisões estratégicas baseadas em informações atualizadas. Logo, ao revisar o orçamento a cada trimestre, os gestores têm acesso a dados atualizados que permitem decisões mais fundamentadas, evitando riscos desnecessários e aproveitando oportunidades que podem ter surgido ao longo do período. 

Dessa forma, os negócios se posicionam de maneira mais assertiva para alcançar seus objetivos de curto e longo prazo.

Boas práticas para a revisão orçamentária

A revisão orçamentária é uma necessidade básica para medir e cuidar da saúde financeira da empresa, garantindo que os objetivos estratégicos sejam alcançados. Para tornar esse procedimento mais eficiente e assertivo, é importante adotar algumas boas práticas:

• Fazer a revisão com regularidade: realize análises mensais ou trimestrais para identificar desvios mais rapidamente e tomar decisões mais assertivas.
• Envolver a equipe financeira e outros departamentos: a revisão orçamentária deve ser uma tarefa colaborativa. Incluir os envolvidos nas operações, vendas e outros departamentos críticos ajuda a obter uma visão mais ampla e precisa sobre o desempenho do negócio.
• Utilizar ferramentas e softwares de gestão financeira: investir em ferramentas de automação e softwares de gestão financeira facilita a tarefa de comparação de dados e garante maior precisão nas informações.
• Documentar as revisões e decisões tomadas: registre todas as alterações feitas no orçamento e as decisões tomadas durante o processo. Isso tende a tornar mais simples o acompanhamento das ações e serve como referência para futuras revisões.
• Propor ajustes de forma proativa: em vez de esperar por problemas financeiros, adote uma postura preventiva. Caso identifique áreas que podem ser melhoradas ou despesas que precisam ser cortadas, tome ações corretivas imediatamente.

Como fazer uma revisão orçamentária trimestral em 5 passos

A revisão orçamentária pede atenção e organização. Para que ela apoie decisões mais assertivas, é essencial seguir etapas que trazem clareza e direcionamento. 

A seguir, veja os passos principais para conduzir esse processo com eficiência:

1. Levantamento de dados financeiros
2. Comparativo entre orçado e realizado
3. Identificação de desvios e causas
4. Projeções para o próximo trimestre
5. Atualização de objetivos e KPIs

1. Levantamento de dados financeiros

Reúna todas as informações relevantes do trimestre: receitas, despesas fixas e variáveis, investimentos, entre outros. Ter dados atualizados e confiáveis é o primeiro passo para uma análise precisa.

2. Comparativo entre orçado x realizado

Coloque lado a lado o que foi previsto no orçamento e o que realmente aconteceu. Isso permite visualizar rapidamente onde houve aderência e onde ocorreram oscilações significativas.

3. Identificação de desvios e causas

Ao detectar as variações, é essencial entender suas causas. Foram questões pontuais? Falta de controle? Mudanças no cenário econômico? Esse diagnóstico ajuda a ajustar o orçamento de forma mais eficaz.

4. Projeções para o próximo trimestre

Com fundamento nos dados e aprendizados do período anterior, revise suas previsões para os próximos meses. Essa etapa torna o budget e forecast mais realistas e alinhados com o cenário atual. 

5. Atualização de metas e KPIs

Aproveite a revisão para recalibrar metas e indicadores de performance. Ajustar os KPIs garante que a equipe continue acompanhando os resultados certos e agindo de forma alinhada aos objetivos da empresa.

Para facilitar esse acompanhamento no dia a dia, baixe agora a nossa Planilha de Dashboard de Indicadores Financeiros — uma ferramenta prática para monitorar as métricas mais importantes da sua empresa.

Cuidados essenciais durante o processo de revisão

Alguns cuidados ajudam a garantir que a revisão orçamentária seja realmente eficaz e reflita a realidade financeira da empresa. Confira os principais pontos de atenção abaixo.

Erros comuns a evitar

Entre os deslizes mais frequentes estão a superestimação de receitas, subestimação de despesas e a falta de atualização nos dados usados. Esses erros comprometem a qualidade da análise e podem levar a decisões equivocadas.

Importância da consistência dos dados

Utilizar dados padronizados, atualizados e bem categorizados é fundamental para garantir a comparabilidade entre os períodos e a credibilidade das informações analisadas.

Consideração de fatores externos e imprevistos

Fatores como inflação, variações cambiais, mudanças regulatórias e crises setoriais também devem ser considerados para manter o orçamento realista e resiliente.

Ferramentas para controle e revisão de orçamentos

Manter o controle orçamentário atualizado e eficaz depende não só de boas práticas, mas também das ferramentas certas. Afinal, elas ajudam a centralizar informações, evitar erros e agilizar a revisão. 

Confira, a seguir, as principais soluções que podem apoiar sua empresa nesse processo. 

ERPs e sistemas financeiros

São soluções integradas que reúnem dados de diversas áreas da empresa, facilitando o acompanhamento e a revisão orçamentária, assim como a consolidação de informações financeiras com mais precisão.

Planilhas de controle orçamentário

Opções acessíveis e bastante utilizadas, principalmente por empresas em estágio inicial. Quando bem estruturadas, permitem personalização e controle detalhado, embora exijam mais atenção para evitar inconsistências manuais.

Softwares especializados de planejamento financeiro (FP&A)

São robustos e desenvolvidos especialmente para apoiar o planejamento financeiro, análise e revisão orçamentária. 

Não por acaso, automatizam projeções, análises de cenários e gestão de KPIs, oferecendo uma visão estratégica e integrada das finanças.

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Como comunicar ajustes orçamentários às lideranças e às áreas

Mais do que fazer a revisão, é essencial saber comunicá-la. A forma como as correções são apresentadas pode impactar diretamente o engajamento das lideranças e a efetividade das mudanças nas empresas. 

Veja, a seguir, algumas boas práticas para garantir uma comunicação clara, objetiva e construtiva.

• Apresente os dados de forma clara: utilize gráficos, comparativos e resumos visuais para facilitar a compreensão e reforçar o racional por trás das mudanças.
• Fundamente as justificativas em dados concretos: evite achismos e baseie as readequações em dados reais para dar credibilidade às propostas.
• Construa cenários alternativos: apresente projeções conservadoras, realistas e otimistas para apoiar decisões mais seguras em diferentes contextos.

Indicadores-chave para acompanhar após a revisão

Concluir a revisão orçamentária é apenas o começo. Conforme dissemos, o acompanhamento contínuo de indicadores estratégicos é essencial para garantir que o orçamento revisado seja cumprido e que a empresa mantenha sua saúde financeira ao longo do trimestre.

Abaixo, listamos os principais KPIs que merecem atenção especial:

• Margem operacional: indica a eficiência da operação, revelando quanto da receita sobra após custos e despesas operacionais.
• EBITDA e fluxo de caixa: o EBITDA mede o desempenho operacional sem distorções financeiras e contábeis; o fluxo de caixa reflete a liquidez real, essencial para o planejamento financeiro e identificação de riscos.
• Nível de alavancagem e inadimplência: acompanhar o endividamento e a inadimplência permite prever gargalos financeiros e proteger o equilíbrio do caixa.

Como usar a revisão orçamentária para melhorar o desempenho financeiro

Como já deu para perceber ao longo deste conteúdo, quando bem conduzida, a revisão orçamentária oferece insights valiosos para aprimorar a gestão financeira e impulsionar os resultados da empresa. Veja como:

Reavaliação de despesas

A revisão permite identificar custos excessivos, desperdícios e categorias que podem ser otimizadas. Reavaliar esses pontos ajuda a direcionar os recursos de forma mais estratégica e aumentar a rentabilidade.

Novas oportunidades de receita

Ao analisar o desempenho financeiro e os dados atualizados, é possível enxergar caminhos para explorar novos canais de venda, produtos ou serviços, além de ajustar as precificações com mais segurança.

Otimização de processos

Com uma visão mais clara dos números e gargalos operacionais, a empresa pode aprimorar processos internos, reduzir retrabalho e melhorar a produtividade – fatores que impactam diretamente no desempenho financeiro.

O controle preciso das despesas, sejam elas pequenas ou grandes, permite reajustes orçamentários mais eficazes. E ao contrário do que muitos imaginam, esse processo não precisa ser complexo ou demorado.

A tecnologia é uma aliada fundamental nesse processo, e a Flash faz parte dessa transformação. Com uma plataforma de Gestão de Despesas, você passa a ter uma visão clara e detalhada dos gastos, permitindo ajustes precisos no orçamento. 

E mais do que isso: a ferramenta automatiza a coleta de dados das notas fiscais utilizando tecnologia de OCR, o que minimiza erros comuns, como perdas, fraudes ou entradas incorretas. Isso resulta em uma revisão orçamentária mais assertiva, com informações sempre atualizadas, ajudando a identificar áreas de possível economia e permitindo decisões baseadas em dados sólidos.

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