Tudo sobre setor de compras: como organizar, vantagens e cuidados

O setor de compras de uma empresa é a engrenagem que faz tudo girar. Parte de uma gestão financeira empresarial organizada, esse departamento é responsável por pensar de maneira estratégica na aquisição de bens e serviços essenciais para o funcionamento de um negócio. Assim, busca manter a qualidade e a eficiência das operações.

Portanto, se você é gestor financeiro, continue a leitura para entender mais sobre o funcionamento e as características dessa área, assim como a importância do seu papel para o sucesso dos negócios. 

O que é e o que faz o setor de compras de uma empresa? 

Parte do departamento financeiro, também é conhecida como área de compras, departamento de compras ou Procurement. De forma geral, podemos dizer que essa área da empresa é responsável por comprar:

• os materiais certos;
• com os preços adequados;
• dos fornecedores ideais;
• no momento esperado; e
• na quantidade determinada. 

Justamente por isso, cabe a esse time não apenas negociar com fornecedores para obter as melhores condições. Também é importante selecionar parceiros confiáveis. Ao avaliar continuamente o desempenho deles, consegue manter registros precisos das transações realizadas.

Além disso, o setor de compras desempenha um papel estratégico ao prever necessidades futuras e planejar aquisições que suportem o crescimento e a sustentabilidade da empresa. 

Uma gestão eficiente, portanto, ajuda a manter o fluxo de suprimentos constante. Evita interrupções nas operações e contribui diretamente para a competitividade e a rentabilidade da companhia. 

Qual é o objetivo do departamento de compras?

Esse setor tem como principal objetivo garantir que todos os bens e serviços necessários para o funcionamento do negócio sejam adquiridos com a melhor relação custo-benefício. Ou seja, todas as atividades desempenhadas têm o intuito de otimizar e tornar a gestão financeira mais eficiente.

É importante citar, no entanto, que não se trata apenas de pagar o melhor preço. Alinhada às necessidades da organização, a área deve se atentar à qualidade para que uma economia financeira não se transforme em uma dor de cabeça operacional.

Ao assegurar a aquisição eficaz de matérias primas, por exemplo, o setor contribui diretamente para a redução de custos. Assim, maximiza a lucratividade do negócio.

Além disso, o departamento de compras pode impactar positivamente em fatores como:

• evitar desperdícios;
• manter o controle de estoque em níveis ideais; e
• garantir a qualidade dos insumos adquiridos.

Tudo isso tende a resultar em operações mais fluidas e produtivas, tanto operacional quanto financeiramente para a empresa.

A importância da atuação de compras para a cadeia de suprimentos e operação da empresa

O setor de compras é essencial também para a eficiência da cadeia de suprimentos e das operações do negócio.

Ao selecionar fornecedores confiáveis, negociar melhores condições e preços com eles e gerenciar contratos de maneira eficaz, a área assegura que insumos de alta qualidade estejam sempre disponíveis. Isso mantém a continuidade das operações e contribui para a melhoria da margem de lucro da organização.

Dessa maneira, um departamento de compras bem gerido permite que a organização responda rapidamente às mudanças do mercado e às demandas dos clientes.

10 etapas básicas do fluxograma da área de compras

O fluxograma do setor de compras de uma empresa é uma ferramenta essencial para visualizar todo o processo de aquisição de bens e serviços. 

Ele mapeia cada etapa do ciclo de compras, facilitando a identificação de pontos críticos e áreas que podem ser otimizadas para melhorar a eficiência e reduzir custos.

O pagamento de fornecedores, inclusive, é um dos grandes desafios do controle de compras. Por isso, o uso de cartões corporativos também tem crescido dentro das companhias. Ao agregar tecnologia para otimizar a gestão de despesas, facilita não apenas o desembolso para fornecedores, mas também a conciliação contábil.

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Principais funções do setor de compras

As tarefas realizadas pelo departamento de compras de uma empresa são abrangentes e estratégicas. Vão muito além da simples aquisição de bens e serviços. A seguir, detalhamos as principais funções dessa área.

1. Gestão de contratos e fornecedores

É uma das atribuições centrais da área de compras. Isso inclui a definição dos termos e condições dos acordos com fornecedores, assegurando que eles atendam às necessidades do negócio de forma econômica e eficiente.

Além disso, também é necessária a manutenção de um bom relacionamento com eles, de modo a construir e sustentar parcerias sólidas e mutuamente benéficas.

2. Controle de qualidade e conformidade

Fundamental para a reputação e operação da empresa. Suas atividades incluem a garantia de qualidade dos produtos e serviços adquiridos. 

Isso é feito implementando processos rigorosos de inspeção e testes para garantir que os itens comprados atendam aos padrões estabelecidos. Também vale ressaltar a exigência de conformidade com o compliance, as normas e regulamentos vigentes, evitando riscos legais e financeiros.

3. Gestão de inventário e estoque

Primordial para a operação ininterrupta da empresa. Dentre as atividades principais estão o monitoramento dos níveis de estoque e reposição, e o planejamento financeiro relacionado a compras futuras com base em projeções de demanda, sazonalidade e ciclos de produção.

4. Planejamento estratégico de compras

O setor de compras não se limita a reações às necessidades imediatas; ele também deve planejar estrategicamente.

Nesse sentido, são necessárias análises de mercado e tendências que possam afetar os preços e a disponibilidade de materiais. Da mesma forma, também deve visar a otimização de custos sem comprometer a qualidade das aquisições.

Cargos mais comuns e a hierarquia do setor de compras

Todos os cargos do setor de compras são essenciais para garantir que o departamento funcione perfeitamente, mas podemos destacar como os mais comuns: 

É importante destacar que existe uma estrutura hierárquica que permite uma comunicação clara e uma divisão de responsabilidades bem definida. 

Na maioria das vezes, o organograma do setor de compras tem o gerente de compras no topo da hierarquia. Seguido pelo coordenador de compras, os compradores, analistas e assistentes de compras. 

Indicadores de desempenho do setor de compras

Para que o setor de compras opere de maneira eficiente, é fundamental definir – e acompanhar – os indicadores de desempenho. Dentre os principais KPIs estão: 

• Custo de aquisição: avalia o custo total associado à aquisição de bens e serviços, incluindo o preço de compra e qualquer custo adicional, como transporte e taxas. A análise de custos ajuda a identificar oportunidades para negociar melhores condições e reduzir despesas. 

• Tempo de ciclo de compras: mede o tempo total necessário para concluir o processo de compras, desde a solicitação até a entrega do produto ou serviço. Reduzir o tempo de ciclo pode melhorar a eficiência operacional e a satisfação dos clientes internos.

• Índice de conformidade com o fornecedor: avalia a conformidade dos fornecedores com os termos acordados, como prazo de entrega, qualidade e quantidade. Este KPI é crucial para garantir que os fornecedores atendam às expectativas e para identificar aqueles que precisam ser monitorados ou substituídos.

• Taxa de erros em pedidos: reflete a frequência de erros em pedidos, como itens errados ou quantidades incorretas. Reduzir essa taxa é vital para evitar retrabalho e garantir a precisão das aquisições.

• Economia de custo em compras: mede as economias realizadas em negociações e contratos em comparação com os preços de mercado. Este indicador ajuda a avaliar a eficácia das estratégias de negociação e o impacto financeiro das compras.

• Satisfação dos stakeholders: avalia a satisfação dos departamentos internos e das partes interessadas com o processo de compras e com os produtos e serviços adquiridos. Aumentar a satisfação dos stakeholders é fundamental para garantir a colaboração eficaz e a integração entre departamentos. 

• Giro de inventário: mede a frequência com que o inventário é renovado durante um período específico. Um giro de inventário eficiente indica uma boa gestão de compras e estoque e um alinhamento adequado entre compras e demanda.

O monitoramento contínuo dos KPIs financeiros e métricas proporciona uma visão clara do desempenho do setor de compras e oferece insights valiosos para possíveis ajustes de rota.

Cuidados e desafios na gestão do setor de compras 

O departamento de compras enfrenta diversos desafios que podem impactar significativamente a eficiência e o sucesso da empresa. Um dos maiores é a gestão de custos e orçamento. 

Isso porque o setor deve garantir que as aquisições sejam realizadas com eficiência, mantendo os custos dentro dos limites orçamentários estabelecidos. Isso envolve negociações eficazes, busca por oportunidades de economia e análise constante das despesas para evitar estouros orçamentários e maximizar a sustentabilidade financeira.

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A seleção e manutenção de fornecedores confiáveis também exige cuidado. Afinal, encontrar parceiros que ofereçam qualidade consistente, prazos de entrega confiáveis e condições comerciais favoráveis é fundamental para o sucesso do departamento.

Para superar esses desafios, o setor de compras deve adotar estratégias para enfrentar os obstáculos com proatividade. 

Ademais, deve-se investir na melhoria contínua e na inovação para lidar com  as mudanças do mercado e as novas tendências. Desse modo, garante que o departamento esteja sempre atualizado e competitivo. 

Como a tecnologia certa transforma a eficiência do departamento de compras 

Como vimos, o setor de compras em uma empresa envolve muitas etapas. Por isso, buscar formas de tornar a rotina de trabalho mais ágil é fundamental. 

A utilização de plataformas digitais, por exemplo, pode transformar significativamente a maneira como as aquisições são gerenciadas. Essas ferramentas oferecem uma solução integrada que facilita a gestão de custos e orçamento, permitindo um controle mais preciso e eficiente das despesas. 

É nesse sentido que a Flash se destaca, não apenas por simplificar a gestão das despesas, mas também por dar aos gestores a possibilidade de ter uma visão integral dos processos de compras na empresa por meio do Cartão Corporativo Inteligente Flash e sistemas de controle, que permitem a personalização das regras de uso e agilidade no passo a passo do processo de compras completo.

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