Tudo o que você precisa saber sobre cartão corporativo

Gerenciar os gastos diários de uma empresa pode ser um grande desafio para qualquer gestor. 

Reembolsos demorados, falta de controle sobre despesas e dificuldade em rastrear pagamentos impactam diretamente o fluxo de caixa e a transparência financeira do negócio.

O cartão corporativo surge como uma solução eficiente para otimizar a gestão financeira, garantindo maior controle, segurança e praticidade. 

Neste artigo, você vai entender como ele funciona, quais são seus benefícios e como implementar uma gestão eficiente para aproveitar ao máximo essa ferramenta. Confira! 

O que é cartão corporativo?

O cartão corporativo é uma solução financeira adotada por empresas para facilitar a gestão de despesas e otimizar o controle de gastos. 

Ele funciona como um meio de pagamento exclusivo para transações relacionadas ao negócio, permitindo que funcionários autorizados realizem compras e pagamentos sem precisar utilizar recursos próprios.

Além de simplificar todo o processo, o cartão empresarial melhora a rastreabilidade dos gastos e elimina a necessidade de reembolsos. 

Por isso, seu uso pode ser facilmente integrado às políticas internas da organização, definindo limites de valores, categorias de compras permitidas e regras claras para a prestação de contas.

Como funciona o cartão corporativo para funcionários?

O cartão corporativo funciona de maneira semelhante a um cartão de crédito tradicional, mas com regras de uso personalizadas, conforme a política da empresa. No caso da Flash, trata-se de um cartão pré-pago, ou seja, os valores são previamente carregados pela empresa, garantindo controle de transações em tempo real, segurança e compliance.

A principal vantagem desse recurso é permitir que as despesas relacionadas ao trabalho sejam pagas diretamente pela empresa, sem que o colaborador precise utilizar recursos próprios — o que está de acordo com o Art. 2º da CLT, que determina que os custos do trabalho são responsabilidade do empregador.

O que pode comprar com cartão corporativo?

O uso do cartão corporativo deve sempre estar alinhado às diretrizes estabelecidas pela empresa. Ele pode ser utilizado para cobrir despesas como:

• Materiais de escritório e insumos operacionais;
• Assinaturas de softwares e serviços essenciais ao trabalho;
• Despesas com alimentação e transporte corporativo;
• Pagamentos de fornecedores e prestadores de serviço.
• Despesas com viagens corporativas.

E o que é cartão corporativo virtual?

O cartão corporativo virtual é uma alternativa moderna e segura ao cartão físico. 

Ele funciona como um cartão digital gerado automaticamente pelo sistema financeiro da empresa, podendo ser utilizado para pagamentos online e assinaturas recorrentes.

Entre as principais vantagens do cartão business virtual, destacam-se:

• Emissão rápida e sem necessidade de plástico;
• Maior segurança contra fraudes, pois pode ser descartável;
• Acompanhamento de gastos em tempo real;
• Possibilidade de gerar múltiplos cartões para diferentes funcionários ou projetos.

O cartão corporativo virtual é uma alternativa moderna e segura ao cartão físico. Ele é gerado digitalmente na plataforma de gestão de despesas da empresa e pode ser utilizado para pagamentos online e assinaturas recorrentes.

Entre as principais vantagens do cartão virtual, destacam-se:

• Emissão rápida e sem necessidade de plástico;
• Maior segurança contra fraudes, com opção de cartões descartáveis;
• Acompanhamento de gastos em tempo real;
• Possibilidade de gerar múltiplos cartões para diferentes funcionários ou projetos.

As regras de uso do cartão virtual podem ser definidas pelas diretrizes da organização, garantindo alinhamento com os objetivos operacionais e financeiros da empresa.

Para que serve o cartão corporativo?

O cartão corporativo pode ser utilizado para diversas finalidades dentro da empresa. Entre os principais usos, destacam-se:

• Pagamentos de despesas operacionais: compra de materiais de escritório, ferramentas de trabalho e insumos essenciais para o funcionamento do negócio.
• Assinaturas de softwares e serviços: pagamento de plataformas de gestão, ferramentas de produtividade, serviços de nuvem e outras soluções digitais.
• Despesas com viagens corporativas: passagens aéreas, hospedagem, transporte, alimentação e demais custos relacionados a deslocamentos a trabalho.
• Compras emergenciais: aquisição de itens urgentes que não estavam previstos no planejamento financeiro, sem comprometer o fluxo de caixa.
• Pagamentos de fornecedores e prestadores de serviço: quitação de serviços terceirizados de maneira ágil e segura.

Benefícios do cartão corporativo para empresas

O uso do cartão corporativo traz diversas vantagens para a gestão financeira da empresa. Os principais benefícios incluem:

• Redução de burocracia: elimina processos complexos de reembolso e adiantamento e agiliza pagamentos.
• Maior controle sobre os gastos: permite monitoramento em tempo real, definição de regras de uso e categorização de despesas.
• Melhor organização financeira: facilita a conciliação bancária e melhora o planejamento do orçamento empresarial.
• Segurança nas transações: evita o uso de dinheiro em espécie e permite rastreamento detalhado de cada transação.
• Praticidade no dia a dia: possibilita pagamentos rápidos e eficientes, otimizando a operação financeira da corporação.

Com um cartão corporativo bem gerenciado, a empresa ganha mais autonomia e eficiência no controle financeiro, garantindo que todas as despesas estejam alinhadas à sua estratégia de crescimento.

Gestão de despesas com o cartão corporativo

Uma boa gestão de despesas com o cartão corporativo é essencial para garantir que os recursos financeiros sejam usados de forma eficiente e transparente. Isso envolve a definição de políticas de uso, monitoramento constante e a utilização de ferramentas que permitam um controle detalhado dos gastos.

Como controlar os gastos do cartão corporativo?

Para manter um controle eficiente das despesas realizadas com o cartão corporativo, algumas boas práticas são fundamentais:

• Definir regras para uso do cartão corporativo: estabeleça uma política interna detalhada, especificando quais tipos de despesas podem ser pagas com o cartão, quando ele pode ser utilizado e os limites estabelecidos.
• Atribuir cartões a setores ou funcionários específicos: distribua os cartões conforme as necessidades da empresa, garantindo que cada responsável tenha um limite adequado ao seu orçamento.
• Utilizar plataformas de gestão financeira: sistemas automatizados permitem acompanhar transações em tempo real, evitando surpresas no fechamento do mês.
• Monitorar os extratos e relatórios: a revisão periódica das movimentações ajuda a identificar padrões de gastos, otimizar processos e evitar fraudes.
• Exigir comprovantes de despesas: mantenha registros organizados para auditoria interna e prestação de contas.

Emissão de NF x ND referente aos valores depositados no cartão corporativo

Ao optar pelo uso de cartões corporativos, seja no formato pré-pago ou pós-pago, muitas empresas se perguntam se é necessário emitir Nota Fiscal (NF) sobre os valores carregados na plataforma e distribuídos entre os cartões dos colaboradores.

A resposta é não! Não é necessário emitir uma NF nesse caso, já que não há aquisição de produto ou prestação de serviço. 

O depósito de valores na plataforma e a distribuição dos recursos entre os cartões dos colaboradores são considerados apenas uma movimentação interna de recursos da empresa, sem alteração de titularidade. Portanto, o valor continua pertencendo à empresa e pode ser revertido a qualquer momento para a conta de origem.

Algumas empresas optam por emitir uma Nota de Débito (ND) com o objetivo de registrar a alocação de recursos e manter a transparência nas movimentações financeiras, o que pode ser entendido como uma boa prática na gestão contábil da empresa.

A emissão de NF se faz necessária somente no momento da prestação de contas pelo colaborador, ou seja, quando ele utiliza o valor disponível no cartão corporativo e precisa detalhar esse gasto para o seu empregador. Nesse caso, os comprovantes fiscais (notas ou cupons) das despesas realizadas servirão como documentação legal da movimentação.

Ferramentas para gestão de despesas corporativas

A tecnologia tem um papel essencial na gestão de despesas com o cartão corporativo. Softwares especializados ajudam a monitorar gastos e gerar relatórios detalhados.

Entre as principais ferramentas para essa gestão, destacam-se:

• Plataformas de gestão financeira: permitem a categorização de despesas, emissão de alertas de uso e integração com sistema ERP.
• Aplicativos de controle de despesas: facilitam o registro de compras e o envio de comprovantes digitalizados.
• Cartões corporativos com gestão integrada: algumas soluções oferecem dashboards completos para acompanhamento em tempo real.

Qual a diferença entre cartão de crédito para PJ e o cartão empresarial?

Muitas empresas utilizam cartões corporativos para facilitar a gestão de despesas, mas existem diferentes tipos disponíveis no mercado. Dois dos mais comuns são o cartão de crédito para PJ e o cartão empresarial. 

Embora sejam parecidos, cada um possui características específicas que impactam seu uso e gestão financeira.

A principal diferença entre eles está na forma de administração e nos benefícios oferecidos. Enquanto o cartão de crédito para PJ funciona como um cartão pessoal adaptado para os negócios, o cartão empresarial é voltado para a gestão de despesas corporativas, oferecendo maior controle e funcionalidades específicas para negócios.

Veja um comparativo a seguir:

Porque o Cartão Corporativo Flash precisa estar vinculado a um CPF?

O Cartão Corporativo Flash deve estar vinculado ao CPF do colaborador que irá utilizá-lo, em razão da exigência prevista na Carta Circular nº 3.978/2020 do Banco Central do Brasil, que determina que as instituições devem identificar o titular e o beneficiário das transações.

Ainda que os recursos permaneçam sob titularidade da empresa, o CPF vinculado é utilizado apenas para identificar quem está autorizado a movimentar os valores e prestar contas, mantendo o controle e a transparência das transações.

7 vantagens do cartão corporativo nas empresas

O uso do cartão corporativo tem se tornado cada vez mais comum entre empresas que buscam maior controle e eficiência na gestão de despesas. Ele oferece praticidade tanto para os colaboradores quanto para os gestores financeiros, ajudando a organizar pagamentos, reduzir burocracias e otimizar processos.

1. Controle centralizado das despesas

Com um cartão corporativo, todos os gastos da empresa ficam registrados em um único lugar, facilitando a gestão financeira e evitando o uso de múltiplos meios de pagamento. Além disso, muitas soluções oferecem painéis de controle que permitem acompanhar todas as despesas, garantindo um melhor planejamento financeiro.

2. Redução do uso de reembolsos

O reembolso de despesas pode ser um processo complicado. Com um cartão corporativo, os colaboradores podem fazer pagamentos diretamente, eliminando a necessidade de adiantamentos e reembolsos. Isso melhora a experiência dos funcionários e reduz a carga administrativa do setor financeiro.

3. Maior controle sobre gastos dos funcionários

Empresas podem definir limites de gastos por colaborador, categorias de despesas e até restringir determinados tipos de compras. Dessa forma, o cartão corporativo evita gastos indevidos e mantém a política de despesas sob controle, sem comprometer o orçamento empresarial.

4. Facilidade na prestação de contas e conciliação financeira

Todas as transações feitas com o cartão corporativo são registradas automaticamente, o que facilita a conciliação bancária. Muitas plataformas oferecem integração direta com sistemas de gestão financeira, reduzindo erros manuais e garantindo que os registros estejam sempre atualizados.

5. Melhoria no fluxo de caixa

O cartão corporativo pode oferecer prazos estendidos para pagamento, permitindo que a empresa organize melhor seu fluxo de caixa. Além disso, evita a necessidade de manter grandes quantias em dinheiro ou realizar constantes transferências bancárias para pagamentos operacionais.

6. Benefícios exclusivos para empresas

Muitos cartões corporativos oferecem benefícios como descontos, acúmulo de pontos, programas de fidelidade e outras vantagens para as empresas. Esses diferenciais reduzem custos operacionais que podem ser reinvestidos no próprio negócio.

7. Segurança e redução de fraudes

O uso do cartão corporativo reduz o manuseio de dinheiro físico e permite maior rastreamento das transações. Além disso, alguns cartões oferecem tecnologias como autenticação em dois fatores e notificações em tempo real, tornando as operações mais seguras e protegendo a empresa contra fraudes financeiras.

Quais as opções do cartão corporativo?

O cartão corporativo pode ser customizado para atender a diferentes necessidades. Ele é utilizado tanto para o público interno (funcionários) quanto para o externo (fornecedores).

Cartão corporativo pré-pago

O cartão corporativo pré-pago funciona com a recarga de valores, permitindo que a empresa disponibilize um montante específico para o uso do colaborador. Dessa forma, os gastos ficam dentro do limite previamente definido, garantindo um maior controle financeiro.

Como funciona o cartão pré-pago?

• Recarregável: a empresa adiciona saldo ao cartão conforme necessário.
• Sem saldo, sem pagamento: funciona de forma semelhante a um cartão de débito, impedindo gastos acima do valor disponível.
• Facilidade e segurança: ideal para despesas de viagens corporativas, reembolsos e adiantamentos.

Formas de recarga do cartão corporativo pré-pago:

O saldo do cartão pode ser adicionado por meio de diferentes métodos, dependendo da instituição financeira responsável pela emissão:

• Boleto: a empresa emite um boleto e realiza o pagamento para adicionar saldo ao cartão.
• Depósito: o valor pode ser depositado diretamente na conta vinculada ao cartão.
• Débito online: algumas instituições oferecem a opção de recarga via débito direto na conta bancária da empresa.
• Transferência bancária: a empresa pode transferir valores entre contas para abastecer o saldo do cartão.
• PIX: pagamento instantâneo, permitindo que o saldo fique disponível no cartão quase imediatamente.

Cartão de crédito corporativo pós-pago

O cartão corporativo pós-pago funciona de maneira semelhante a um cartão de crédito tradicional. O colaborador realiza as despesas e a empresa recebe a fatura no final do ciclo.

Como funciona o cartão pós-pago?

• Fatura mensal: todos os gastos são consolidados em uma fatura única.
• Flexibilidade: permite parcelamentos e um maior poder de compra.
• Risco de descontrole: sem um bom sistema de prestação de contas, pode haver gastos excessivos.

Cartão de crédito para fornecedores

O cartão de crédito para fornecedores é uma ferramenta que facilita pagamentos e recebimentos entre empresas. Ele permite que fornecedores utilizem um limite de crédito concedido pela empresa contratante.

Como funciona o cartão para fornecedores?

• Atuação como fiador: a empresa define um limite de crédito para o fornecedor.
• Parcelamento com recebimento à vista: o fornecedor pode oferecer parcelamentos, mas recebe o pagamento integralmente.
• Vantagens para fidelização: condições especiais e taxas diferenciadas fortalecem parcerias comerciais.

Como escolher o melhor cartão corporativo? Dicas e cuidados

A escolha do cartão corporativo ideal é fundamental para uma gestão eficiente e alinhada. Com diversas opções disponíveis no mercado, é essencial considerar alguns fatores para garantir que a solução escolhida traga benefícios reais ao negócio.​

Dicas para escolher o cartão corporativo ideal:

• Avalie as necessidades da empresa: identifique quais despesas serão pagas com o cartão corporativo e quais colaboradores necessitarão de acesso a ele. Isso ajudará a determinar o tipo de cartão mais adequado, seja pré-pago, pós-pago ou virtual.​
• Verifique as taxas e custos associados: analise as tarifas envolvidas, como anuidades, taxas de saque e encargos por atraso. Opte por uma solução que ofereça um bom custo-benefício e que se encaixe no orçamento da empresa.​
• Considere os benefícios oferecidos: alguns cartões corporativos oferecem vantagens adicionais, como programas de pontos, cashback e descontos em parceiros comerciais. Avalie quais benefícios são mais relevantes para o seu negócio.​
• Priorize a integração com sistemas de gestão: um cartão que se integra facilmente aos sistemas de gestão financeira da empresa facilita o controle de despesas e a conciliação bancária, otimizando processos internos.​
• Analise os limites de crédito e flexibilidade: certifique-se de que o cartão oferece limites compatíveis com as necessidades da empresa e que permita ajustes conforme o crescimento ou mudanças nas operações.​
• Verifique a aceitação e cobertura: um cartão amplamente aceito em diversos estabelecimentos, tanto nacionais quanto internacionais, garante maior conveniência para os colaboradores.​
• Considere a segurança e o suporte oferecido: opte por cartões que ofereçam medidas de segurança robustas, como autenticação em duas etapas, e que contem com um suporte eficiente para resolução de problemas.​

A Flash como solução de gestão de despesas

A Flash oferece soluções integradas para a gestão de despesas corporativas, proporcionando processos automatizados para o RH e financeiro.

Confira, a seguir, os principais benefícios do Cartão Corporativo Flash:

• Ampla aceitação: o cartão é aceito em mais de 130 milhões de estabelecimentos, garantindo flexibilidade para os colaboradores.​
• Conformidade com políticas internas: permite que os gastos sejam realizados dentro das diretrizes de compliance da corporação, assegurando transparência e controle.​
• Redução de despesas: ao centralizar e monitorar os gastos, é possível eliminar até 40% das despesas corporativas desnecessárias.​
• Integração com software de gestão: a Flash oferece uma plataforma integrada que simplifica a gestão financeira, facilitando a análise e o planejamento.​
• Facilidade de uso: a solução é gratuita e proporciona uma experiência intuitiva tanto para gestores quanto para colaboradores.​

Ao considerar essas dicas e explorar soluções como a da Flash, sua empresa estará mais preparada para escolher um cartão corporativo que atenda às necessidades específicas do negócio, promovendo uma gestão financeira mais eficiente e segura.