Passo a passo para realizar a previsão orçamentária da sua empresa

Desde as operações financeiras até a gestão contábil, a previsão orçamentária é vital para a gestão saudável de uma empresa. Em um cenário onde problemas financeiros podem surgir a qualquer momento, um orçamento empresarial sólido é essencial para a sobrevivência e prosperidade de qualquer negócio.

Neste artigo, você aprenderá o que é previsão orçamentária e como fazer o planejamento orçamentário de uma empresa. Além disso, prever e evitar inadimplência empresarial é crucial para sanar furos no fluxo de caixa e manter a saúde financeira estável.

Acompanhe a leitura e entenda porque reunir todas as informações em um plano orçamentário é fundamental para o controle de despesas.

O que é previsão orçamentária de uma empresa?

A previsão orçamentária é um processo estratégico fundamental para a gestão financeira. Trata-se de uma estimativa detalhada dos gastos e receitas que uma organização espera ter em um determinado período de tempo, geralmente anual.

Essa previsão abrange diversos aspectos, como:

• gastos operacionais;
• investimentos;
• projeção de receitas e despesas;
• contas a pagar;
• folhas de pagamento;
• despesas fixas e variáveis;
• entre outros elementos.

O objetivo da previsão orçamentária é proporcionar uma visão clara e antecipada das finanças. Isso permite que a empresa tome decisões informadas, identifique áreas de melhoria e mantenha um controle efetivo sobre suas operações financeiras.

Criar uma previsão orçamentária é definir metas realistas, estabelecer uma reserva de contingência e ajustar as estratégias conforme as condições de mercado. Essencialmente, o orçamento da empresa é o alicerce que constrói o plano orçamentário, garantindo uma abordagem organizada para o alcance de seus objetivos.

Dica Flash: Saiba também o que é, como e por que fazer uma Revisão Orçamentária.

Qual é a diferença entre orçamento e previsão?

O orçamento é utilizado para orientar o planejamento financeiro, controlar os gastos e mensurar o desempenho em relação às metas estabelecidas. Ao invés de planejar todas as finanças para o próximo ano, a previsão é uma ferramenta dinâmica e pode ser ajustada conforme as mudanças do mercado ou na empresa.

A relação entre a previsão orçamentária e o balanço patrimonial também é fundamental. Enquanto o balanço oferece um instantâneo dos ativos, passivos e patrimônio líquido, a previsão orçamentária projeta como esses elementos evoluíram. Essa perspectiva dinâmica é crucial para uma gestão financeira eficiente e para a antecipação de possíveis desafios.

Previsão ou provisão?

Mas afinal, o termo correto é previsão ou provisão? O termo "provisão" está relacionado à reserva de fundos para cobrir obrigações futuras, cujo valor exato pode não ser conhecido. Por exemplo, uma empresa pode criar uma provisão para contas a pagar ou para contingências legais.

Ou seja, enquanto o orçamento é uma ferramenta estática que estabelece metas financeiras anuais, a previsão é dinâmica, permitindo adaptações. Já a provisão refere-se à reserva de recursos para eventos futuros desconhecidos, adicionando uma camada de segurança às finanças corporativas.

Por que fazer a previsão orçamentária empresarial?

A previsão orçamentária é um componente essencial para o sucesso financeiro e a sustentabilidade das empresas. Essa prática é crucial para o planejamento financeiro, pois permite uma compreensão clara e antecipada das receitas, despesas e investimentos esperados.

Utilizando ferramentas como planilhas de previsão orçamentária ou software mais avançados, as empresas podem estruturar suas estimativas de forma organizada. Essa abordagem proativa contribui para a definição de estratégias financeiras alinhadas aos objetivos da empresa.

A previsão orçamentária permite uma análise detalhada das despesas administrativas, possibilitando uma alocação estratégica de recursos para áreas como salários, aluguel, marketing e suprimentos. Esse enfoque ajuda a otimizar a eficiência operacional e a manter um controle mais preciso dos custos. Da mesma forma, possibilita uma gestão de despesas corporativas mais eficiente, evitando gastos desnecessários ou fraudes financeiras.

Ter esse controle na empresa enfatiza a transparência e a resiliência financeira. Além de facilitar a identificação de gastos que podem ser negociados ou até mesmo excluídos para que o crescimento financeiro seja contínuo.

4 tipos de previsão orçamentária

Existem diversas maneiras de visualizar a projeção orçamentária de uma empresa. Dentre eles, trouxemos 4 tipos de previsão com suas respectivas características e vantagens de cada um:

1. previsão estática;
2. previsão flexível;
3. previsão contínua; e
4. previsão ajustada.

1. Previsão estática

Também conhecido como orçamento fixo, é baseado em estimativas estáticas, sem muitas alterações ao longo do período orçamentário. Isso facilita a compreensão e é útil quando as condições de negócios são relativamente estáveis.

2. Previsão flexível

Ao contrário do orçamento estático, o flexível permite ajustes periódicos conforme as condições mudam. Pode ser adaptado para acomodar variações nas receitas e despesas e possui maior adaptabilidade, o que melhora a precisão das previsões.

3. Previsão contínua

A previsão contínua (ou rolling forecast) envolve atualizações constantes ao longo do ano, refletindo mudanças nas condições do mercado, desempenho financeiro e outros fatores. Esse modelo está alinhado à dinâmica empresarial, permitindo ajustes rápidos.

4. Previsão ajustada

Esse tipo de previsão envolve ajustes frequentes nas previsões iniciais, levando em consideração imprevistos, oportunidades ou mudanças significativas. Ideal para uma resposta rápida a mudanças, promovendo uma gestão financeira mais eficiente.

Exemplo de previsão de orçamento para empresas

A elaboração de uma previsão orçamentária para um condomínio é um exemplo sobre como estruturar as receitas e despesas é essencial. No contexto condominial, a principal fonte de receita é a taxa condominial, estimada sobre os gastos previstos, serve para cobrir as diversas despesas do condomínio.

A administradora de condomínios desempenha um papel fundamental nesse processo, auxiliando na análise e na projeção de custos. Além de gerenciar aspectos burocráticos e administrativos. Dessa forma, é o planejamento que direciona a aprovação dos gastos, além de contribuir para a transparência e particularidades ativas dos condôminos.

Passo a passo de como se faz uma previsão orçamentária

Para realizar uma previsão orçamentária eficiente, você pode seguir um processo estruturado que envolve as 10 etapas a seguir.

1. Levantamento de dados atuais

• Analise os registros financeiros (receitas, despesas, contas a pagar) do ano atual;
• Identifique padrões e tendências que podem influenciar o próximo ano.

2. Projeção de receitas

• Baseie-se no histórico de vendas e projete as receitas para o ciclo seguinte;
• Considere as sazonalidades e estratégias de crescimento;
• Inclua novas fontes de receita, se aplicável.

3. Estimativa de despesas

• Projete as despesas operacionais, administrativas e corporativas;
• Considere inflação, aumentos de custos e mudanças nas operações.

4. Controle de contas a receber

• Analise os prazos médios de recebimento;
• Implemente estratégias para reduzir a inadimplência, como descontos por pagamento antecipado ou políticas mais rigorosas de crédito.

5. Controle de contas a pagar

• Projete as datas de vencimento das contas a pagar;
• Negocie prazos com fornecedores quando possível;
• Utilize sistemas de gestão para automatizar o controle de contas.

6. Reserva orçamentária para imprevistos

• Destine uma porcentagem das receitas para uma reserva de contingência;
• Considere eventos inesperados, como flutuações no mercado, problemas de fornecimento ou emergências.

7. Suposições e cenários

• Faça suposições realistas sobre fatores que afetam as finanças, como taxa de câmbio, inflação, demanda do mercado, entre outros ;
• Crie cenários para se preparar para diferentes eventualidades.

8. Elaboração do planejamento financeiro

• Agregue todas as projeções em um plano financeiro detalhado para o ano;
• Inclua metas, KPIs e marcos financeiros importantes.

9. Atenção aos inadimplentes

• Avalie o histórico de inadimplência e identifique clientes em risco;
• Implemente políticas de cobrança e estratégias para recuperar valores em atraso.

10. Revisões e comunicação

• Realize revisões mensais ou trimestrais do orçamento;
• Ajuste as projeções conforme necessário;
• Comunique o plano financeiro;
• Mantenha uma comunicação aberta sobre metas, desafios e realizações.

Como analisar a eficácia da previsão orçamentária?

A análise da eficiência da previsão orçamentária é feita para manter o processo de gestão em conformidade. Confira algumas etapas importantes para avaliar corretamente a seguir.

• Comparação orçado x realizado: avaliar as diferenças entre esses valores;
• Análise de variações: classificar variações em categorias para entender desvios;
• Fatores externos: considerar flutuações de mercado sobre as finanças;
• Feedback: obter insights dos gestores sobre as condições do mercado;
• Revisões periódicas: atualizar o orçamento conforme mudanças ao longo do ano;
• Avaliação de previsão: analisar e ajustar os métodos de previsão utilizados;
• Indicadores de desempenho: utilizar KPIs para medir o sucesso financeiro;
• Flexibilidade orçamentária: avaliar a capacidade do orçamento para mudanças;
• Envolvimento: manter comunicação regular com todas as partes envolvidas;
• Aprendizado contínuo: usar os resultados para melhorar o processo orçamentário.

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