Como contabilizar o reembolso de despesas com viagem? 5 dicas práticas

A tarefa de como contabilizar reembolso de despesas em viagens pode ser bastante complexa. Envolve desde o cálculo de diárias, gerenciamento de gastos, até o registro e análise de recibos de pagamento. Esse processo pode facilmente se tornar um emaranhado de desorganização, suscetível a erros humanos e desperdício de tempo.

Além disso, é essencial que os colaboradores que viajam a trabalho estejam bem informados sobre as políticas da empresa, para que possam contribuir de maneira efetiva com o fluxo de reembolso de despesas.

Neste artigo, destacamos 5 passos fundamentais para facilitar essa tarefa e garantir que o reembolso de despesas seja realizado de forma eficiente. Isso inclui elaborar as políticas necessárias para esses processos, contemplando as práticas de home office e a correta validação das notas fiscais. Acompanhe a leitura e consulte os nossos materiais.

5 dicas para contabilizar o reembolso de despesas

Contabilizar o reembolso de despesas é essencial em viagens corporativas, não apenas para ressarcir os colaboradores corretamente por suas despesas em prol da empresa, mas também para assegurar que o processo seja realizado de acordo com a legislação.

Existem alguns erros comuns em reembolsos, como comprovantes ilegíveis ou relatórios imprecisos. Assim como omissões e fraudes, esses erros podem resultar em complicações legais e fiscais, impactando a saúde financeira e reputação da empresa.

Para auxiliar na precisão dessa tarefa crítica, elaboramos um guia rápido com dicas práticas sobre como contabilizar reembolso de despesas de forma eficaz. Veja a seguir:

1. Diferencie as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis;
2. Reúna todas as notas fiscais para comprovar as despesas;
3. Registre todos os gastos no sistema de reembolso;
4. Calcule o valor a ser reembolsado e efetue o pagamento;
5. Documente e guarde o comprovante do reembolso.

1. Diferencie as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis

O passo inicial é esclarecer quais despesas são reembolsáveis. Esta distinção deve ser claramente especificada na política de reembolsos, ideal para evitar mal-entendidos e garantir a legibilidade das despesas. É importante ressaltar que não basta realizar despesas elegíveis, elas devem ser contabilizadas mediante a validação dos recibos de pagamento.

Caso sua organização ainda não possua uma política de reembolsos estruturada, é uma excelente oportunidade para adotar nosso modelo gratuito e implementá-lo imediatamente, integrando práticas que facilitem a contabilização do reembolso de despesas.

2. Reúna todas as notas fiscais para comprovar as despesas

A abordagem de cada empresa quanto à política de reembolsos influencia diretamente os tipos de documentos aceitos como comprovantes. Diante disso, recomendamos o uso de tecnologias que simplifiquem esse processo para todos os envolvidos.

Por exemplo, a adoção de notas fiscais digitalizadas permite que os colaboradores utilizem seus celulares para escanear e enviar esses documentos eletronicamente ao gestor, utilizando plataformas como a Flash.

Nesse caso, nosso sistema avançado de OCR escaneia e preenche automaticamente todas as informações obrigatórias para o relatório de reembolso. Isso economiza tempo e diminui erros de digitação ou relatórios incompletos. 

É crucial que todos os comprovantes recebidos sejam cuidadosamente verificados e devidamente armazenados, prevenindo assim potenciais contratempos futuros.

Esta prática assegura a gestão de reembolso, especialmente em cenários de home office, onde a nota fiscal digital se torna um recurso indispensável para a contabilização.

3. Registre todos os gastos no sistema de reembolso

Os valores destinados ao reembolso devem ser inicialmente registrados como passivos, refletindo que a despesa ocorreu antes de ser efetivamente reembolsada. Posteriormente, é essencial movimentar esses valores para a conta de ativos, indicando o reembolso propriamente dito.

A integração contábil com sistemas de ERP torna a gestão dessas informações mais fluida, diminuindo significativamente o risco na transferência de dados entre diferentes sistemas e otimizando o processo de forma mais rápida e eficiente.

A Flash realiza essa integração e ainda garante a conformidade legal e fiscal nos processos de reembolso.

4. Calcule o valor a ser reembolsado e efetue o pagamento

Após a coleta de comprovantes, a integração dos sistemas e o registro dos gastos, chega o momento de determinar o montante reembolsável ao colaborador. Este passo envolve uma operação direta: revisar a política de viagens e aplicá-la adequadamente.

Contudo, existe a chance de que alguns colaboradores submetam notas fiscais que não estão alinhadas com a política de reembolsos estabelecida. Em tais situações, poderia parecer necessário verificar cada despesa individualmente, mas nem sempre esse é o caso.

Com a Flash, é possível configurar regras customizadas de forma que, durante o registro de despesas, os colaboradores sejam automaticamente notificados caso algum custo não esteja em conformidade com as diretrizes da empresa. Esse recurso não só otimiza o processo, como também previne tentativas de fraude, garantindo uma contabilização eficiente do reembolso de despesas.

5. Documente e guarde o comprovante do reembolso

A finalização do processo de reembolso vai além do simples depósito dos valores para o colaborador, é essencial documentar e arquivar o comprovante do reembolso. Essa fase de documentação é importante para garantir a integridade fiscal da empresa.

O recibo do reembolso serve como uma confirmação de que o receptor está ciente e concorda com o valor reembolsado. Este procedimento é vital não apenas para prevenir fraudes e pagamentos duplicados, mas também para manter um registro transparente e auditável de todas as transações relacionadas a reembolsos.

Assim, a prática de arquivamento digital contribui significativamente para a organização e segurança da empresa, assegurando uma gestão eficaz e em conformidade com a política de reembolsos. Também é importante padronizar esses recibos, isso facilita não apenas a rastreabilidade como também a auditoria financeira das despesas.

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Como reembolsar de forma inteligente?

Reembolsar despesas de viagem de maneira inteligente significa apoiar os colaboradores durante suas viagens. Para isso, existem alguns métodos de pagamento que podem variar conforme as necessidades da empresa e dos colaboradores, podem ser diárias de viagem, reembolso de despesas ou adiantamentos.

A Flash se destaca ao proporcionar uma solução ágil e eficiente, projetada para simplificar a rotina dos gestores financeiros por todo o Brasil.

Por meio da digitalização, a preocupação com a perda de comprovantes é eliminada, pois os colaboradores podem facilmente digitalizar e armazenar todos os documentos necessários na nuvem. Isso não apenas facilita a organização, mas também permite a análise imediata dos documentos assim que são enviados para a plataforma.

Com a Flash é possível produzir relatórios automatizados, garantir a segurança das informações e centrar todas as despesas corporativas. Agende uma demonstração e descubra como a Flash otimiza os processos de reembolso em dois cliques.