Política de viagens corporativas: 14 benefícios, como definir e modelo pronto

Uma política de viagens corporativas é uma ferramenta estratégica para garantir controle financeiro, segurança jurídica e eficiência nos deslocamentos profissionais. 

Quando mal estruturada — ou inexistente — ela abre espaço para custos fora do previsto, procedimentos confusos e riscos desnecessários para a empresa e para quem viaja.

Este conteúdo foi pensado justamente para evitar esse cenário. Ao longo do artigo, você vai encontrar um guia completo sobre como criar, revisar e aprimorar sua política de viagens corporativas, com erros, acertos e um modelo pronto para aplicar. 

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Tudo para transformar a rotina de viagens da sua empresa em um processo mais claro, organizado e alinhado com a realidade do negócio.

Boa leitura!

O que é uma política de viagens corporativas?

Uma política de viagens corporativas é um conjunto de diretrizes que orienta como os colaboradores devem planejar, reservar e realizar viagens a trabalho. 

Ela define regras sobre orçamento, reembolsos, fornecedores, limites de gastos, entre outros pontos que garantem o controle financeiro e a segurança da equipe durante as viagens.

Mais do que um documento operacional, a política de viagens corporativas ajuda a padronizar processos, reduzir custos e evitar conflitos. 

Justamente por isso, transformou-se numa ferramenta essencial para empresas que buscam eficiência e organização em suas rotinas de viagens profissionais.

Veja também: Políticas de viagens corporativas para geração Z.

A importância de políticas de viagens bem definida

Contar com uma política de viagens corporativas bem definida é fundamental para garantir organização, controle de custos e segurança durante os deslocamentos profissionais. 

Ao estabelecer normas claras para reembolso, reservas, companhias aéreas, uso de passagens aéreas e diárias de viagem, a empresa minimiza riscos e evita gastos desnecessários.

Outro ponto importante é que uma boa política de viagens permite à empresa negociar melhores acordos com fornecedores e adotar ferramentas de gestão de tempo, automatização de etapas e redução de erros. 

Dessa forma,  as  viagens tornam-se mais produtivas, econômicas e alinhadas com os objetivos estratégicos da organização.

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14 benefícios da política de viagens corporativas para o bem estar da empresa e do colaborador

Ter uma política de viagens corporativas bem definida vai além de padronizar processos: ela é essencial para garantir uma gestão de despesas mais eficiente, evitar prejuízos e proporcionar uma melhor experiência para todos os envolvidos.

A seguir, listamos os principais benefícios para a empresa e seus colaboradores.

Para a empresa

1. Controle de gastos com viagens corporativas

Com regras claras para reembolso, passagens, hospedagem, alimentação e cálculo do ROI aéreo, é possível prever e controlar o orçamento destinado aos meios de transporte dos profissionais.

2. Padronização de processos

Uma política de viagens bem estruturada reduz dúvidas e centraliza as diretrizes para reservas, uso de diárias de viagens e resultados financeiros.

3. Redução de fraudes e inconsistências

Com uma política de viagens que formaliza reembolsos, a empresa evita erros e abusos no envio de comprovantes e notas fiscais.

4. Melhor gestão de fornecedores

Ao estabelecer padrões para reservas de voos e hotéis, a organização pode negociar melhores tarifas e condições com agências ou plataformas especializadas.

5. Agilidade nos processos de aprovação

A política de viagem define fluxos de solicitação e aprovação de viagens, o que evita retrabalho e torna o processo mais eficiente.

6. Conformidade fiscal e jurídica

Garantir que todos os documentos das viagens estejam organizados e dentro das normas evita problemas com auditorias e obrigações legais.

7. Acompanhamento em tempo real dos gastos

Com o apoio de ferramentas de gestão de viagens, é possível acompanhar o investimento à medida que ocorrem e tomar decisões mais estratégicas.

Para o colaborador

8. Mais clareza sobre o que é reembolsável

Os colaboradores sabem exatamente quais despesas com turismo corporativo serão cobertas e como deve apresentar os comprovantes.

9. Segurança jurídica e pessoal durante os deslocamentos

A política de viagens pode incluir regras sobre seguros, suporte em imprevistos e orientações sobre conduta durante a viagem.

10. Melhor planejamento de agenda

Com cronograma e planejamento de viagem a trabalho definidos, os colaboradores conseguem organizar melhor sua participação em reuniões e eventos.

11. Facilidade na prestação de contas

Quando a política de reembolso é clara e digitalizada, o envio dos comprovantes é mais simples e menos burocrático.

12. Redução de estresse e incertezas

Saber como agir em cada etapa da viagem reduz dúvidas e proporciona uma experiência mais tranquila.

13. Acesso a suporte e canais oficiais da empresa

Os colaboradores têm respaldo para resolver problemas com voos, hospedagem ou transporte, sem precisar agir por conta própria.

14. Reconhecimento e valorização

Uma política clara demonstra que a empresa se importa com as necessidades dos funcionários em trânsito, reforçando a cultura organizacional.

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Como definir uma política de viagens corporativas

Para garantir eficiência operacional e preservar a integridade dos processos, é essencial estruturar uma política de viagens corporativas alinhada à realidade da empresa. Só assim é possível promover transparência, segurança e padronização no controle de gastos com viagens corporativas.

Confira, abaixo, o passo a passo para construir a política ideal para a sua empresa.

Análise das necessidades da empresa

O primeiro passo para montar uma política eficaz é entender os meios de transporte da empresa: qual a frequência das viagens, principais destinos, objetivos e os setores envolvidos. 

Esse mapeamento ajuda a adequar a política às reais necessidades, evitando excessos e otimizando os recursos destinados às despesas com viagens corporativas.

Definição do escopo

Com base nessa análise, é hora de estabelecer o escopo da política, detalhando os tipos de viajantes permitidos, quem está autorizado a viajar, os fluxos de aprovação e os critérios para solicitação. 

Um escopo bem definido contribui para a padronização da gestão de viagens corporativas e evita dúvidas e exceções no processo.

Clarificação de despesas

Especificar quais despesas de viajantes são elegíveis para reembolso é fundamental para a clareza da política. 

Inclua orientações sobre alimentação, transporte, hospedagem e outras despesas relacionadas à viagem a trabalho, bem como os limites e categorias permitidas. Esse cuidado torna a política de reembolso mais eficiente e reduz o risco de conflitos no retorno do colaborador.

Comunicação eficaz

A política deve garantir que os canais de comunicação estejam acessíveis durante todo o período da viagem. 

Seja para tirar dúvidas, lidar com emergências ou prestar suporte, manter um contato fluido com o time que está em deslocamento é essencial para as necessidades do colaborador e a segurança da operação.

Formação de equipe

Contar com um time multidisciplinar para elaborar ou revisar a política é uma boa prática.

Reúna representantes das áreas financeira, de recursos humanos e jurídica para alinhar as normas da política de viagens corporativas à legislação trabalhista e às boas práticas de compliance.

Benchmarking

Observar como outras empresas do mesmo setor estruturam suas políticas de viagens é uma forma eficaz de identificar melhorias e oportunidades de economia. 

O benchmarking permite conhecer tendências, ações que funcionam e pontos críticos a evitar — servindo como base para uma política mais robusta e atualizada.

Estipulação de limites

Definir teto de gastos para categorias como passagens, hospedagem, transporte e alimentação é essencial para garantir o resultado de gastos com viagens corporativas. 

Os limites devem ser realistas e proporcionais ao cargo e ao destino da viagem, sempre considerando o equilíbrio entre economia e conforto.

Orientação sobre direitos e deveres

Inclua na política informações sobre seguros de viagem, cobertura médica e deveres do colaborador durante a viagem a trabalho. Isso garante maior segurança jurídica e demonstra a responsabilidade da empresa com a integridade e o bem-estar dos seus profissionais.

Procedimentos claros

A prestação de contas dos viajantes deve seguir um processo claro e padronizado. Detalhe como e quando os relatórios devem ser entregues, quais documentos são exigidos como comprovantes de viagem e os critérios para validação dos gastos. 

Automatizar esse processo pode evitar retrabalho e garantir maior conformidade.

Legalidade e conformidade

Reforce que o descumprimento das diretrizes pode gerar complicações na gestão de consequências em viagens corporativas, e que a política deve ser respeitada integralmente. Isso não só protege a empresa de riscos legais, como também valoriza a integridade corporativa como um todo.

Revisão e ajustes

A política de viagens não deve ser estática. Estabeleça períodos regulares para revisá-la e atualizá-la conforme mudanças internas, variações de mercado ou novas legislações. Esse dinamismo garante que a política continue relevante e eficiente.

Integração com reembolsos

Integre a política de reembolso ao processo de viagens de forma fluida. Detalhe como o colaborador deve proceder para solicitar reembolsos, quais despesas são aceitas e a necessidade de anexar os devidos comprovantes. 

Se a empresa trabalha com adiantamento de despesas, deixe claro como funciona o abatimento posterior.

Por fim,  garanta que a política contemple práticas específicas de aprovação, reservas e gestão de transporte, hospedagem e alimentação. 

A clareza na separação entre despesas reembolsáveis e não reembolsáveis, aliada ao uso de tecnologia para registro e análise, é o que garante uma gestão de viagens corporativas estratégica, eficaz e financeiramente saudável.

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Melhores práticas para montar uma política de viagem corporativa

Criar uma política de viagens corporativas vai além de definir regras. Envolve alinhar objetivos estratégicos da empresa, proporcionar clareza para quem viaja e garantir uma gestão de despesas eficaz. 

Adotar boas práticas nesse procedimento é essencial para fortalecer os objetivos das viagens, otimizar recursos e evitar imprevistos.

Antes de formalizar qualquer documento, observe alguns pilares:

• Consistência nas diretrizes;
• Padronização de reembolso de despesas;
• Clareza sobre os direitos e deveres dos colaboradores;
• Facilidade no acesso às informações.

Além disso, investir em tecnologia pode facilitar o monitoramento e a prestação de contas, automatizando etapas como solicitação, aprovação e conferência dos comprovantes de viagem. 

Também é importante que todos os envolvidos — da liderança aos colaboradores que realizam viagens a trabalho — tenham ciência e entendimento sobre os processos definidos.

Modelo de política de viagens corporativas

Para ajudar a implementar ou revisar sua política de forma prática, acesse nosso modelo de política de viagens corporativas. Esse e-book gratuito tem todo o descritivo dos processos e um modelo personalizável, pronto para ser adaptado à realidade do seu negócio.

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Como garantir que a política esteja em conformidade com as leis trabalhistas e evitar riscos?

Para garantir que as normas estejam alinhadas às leis trabalhistas, é fundamental que o setor financeiro, o gestor financeiro e o travel manager colaborem com o jurídico. 

Essa integração assegura que a política de viagens respeite os direitos dos colaboradores, evitando riscos legais e promovendo o bem-estar durante as viagens a trabalho.

Um dos principais pontos de atenção é a jornada de trabalho. De acordo com o artigo 58 da CLT, a duração normal do trabalho não deve exceder 8 horas diárias, salvo disposição contratual em contrário. 

Além disso, pequenas variações no registro de ponto, de até 5 minutos, não são computadas como horas extras, desde que não ultrapassem o limite máximo de 10 minutos diários.

Outro aspecto relevante é o trabalho realizado aos domingos e feriados. Conforme o artigo 70 da CLT, o trabalho nesses dias deve ser remunerado em dobro, exceto se o empregador conceder uma folga compensatória em outro dia. 

É importante que a política de viagens estabeleça procedimentos claros para administrar horas extras e compensações, garantindo a conformidade com a legislação e evitando passivos trabalhistas.

A política também deve abordar a gestão de riscos, incluindo diretrizes sobre seguros de viagem, assistência médica e protocolos de segurança. 

Além disso, é essencial considerar as tendências para viagens corporativas, como a adoção de software de gestão de viagens corporativas e Travel Techs, que facilitam o controle de despesas de viagem a trabalho.

Para assegurar a conformidade e eficiência da política, recomenda-se a implementação de um sistema de gestão integrado, que permita o acompanhamento em tempo real das viagens, resultado de gastos e geração de relatórios detalhados. 

Esse sistema deve ser compatível com o cartão de despesas corporativas, otimizando a gestão de despesas e promovendo a transparência nas operações.

Por fim, é importante que a política de viagens corporativas seja comunicada de forma clara e acessível a todos os colaboradores, promovendo a adesão e o cumprimento das diretrizes estabelecidas. 

A realização de treinamentos, campanhas de conscientização e a exemplificação através da liderança são práticas recomendadas para reforçar a importância da conformidade e garantir o sucesso da política de viagens implementada.

Como fazer os colaboradores seguirem a política de viagens: dicas para maior adesão

Mesmo com uma política de viagens corporativas bem estruturada, é comum encontrar resistência ou desconhecimento por parte dos colaboradores. 

Para aumentar a adesão e garantir que os processos relacionados a viagens a trabalho sejam cumpridos corretamente, é preciso ir além da comunicação tradicional. 

A seguir, veja estratégias eficazes que também reforçam o controle financeiro empresarial e otimizam a gestão de viagens corporativas.

1. Envolva os gestores na validação das viagens

Antes da aprovação de viagens corporativas, envolva líderes e gestores na análise do objetivo da viagem e da relação custo-benefício. Isso evita viagens desnecessárias, contribui para a otimização dos gastos com viagens corporativas e reforça a cultura de responsabilidade. 

E mais: estimula o alinhamento com as metas da área, integrando a política de viagens à estratégia de gestão financeira da empresa.

2. Monitore indicadores de aderência

Crie indicadores-chave para acompanhar o nível de cumprimento da política de viagens corporativas: taxa de submissão de comprovantes de viagem, tempo médio para prestação de contas e frequência de uso do adiantamento de despesas, por exemplo. 

Esses dados ajudam na gestão de despesas com viagens e permitem ajustes mais precisos nas diretrizes, promovendo uma gestão mais estratégica.

3. Padronize fluxos e evite exceções

Muitos colaboradores burlam regras quando há margem para exceções. 

Para garantir o cumprimento da política de viagens e evitar gastos fora do previsto, padronize todos os fluxos: solicitação, aprovação, reserva e reembolso. Isso reduz ruídos e promove clareza, especialmente na categorização de despesas de viagens e no uso do cartão corporativo.

4. Crie experiências positivas durante as viagens

Políticas de viagens corporativas não devem ser sinônimo de restrição excessiva. 

Considere elementos de bem-estar do colaborador, como hotéis próximos ao local da reunião ou transporte prático. Isso reforça o sentimento de valorização e torna o cumprimento das políticas de viagens natural. 

Ao equilibrar gestão e experiência, você aumenta a adesão sem comprometer o orçamento.

5. Conte com a Flash para automatizar processos

Integrar as políticas de viagens corporativas a uma solução completa pode escalar o controle sem burocracia. 

Com a gestão de despesas da Flash, sua empresa centraliza todos os gastos com viagens corporativas em um único sistema, define regras claras de uso por categoria e automatiza reembolsos com base nas políticas internas.

Dessa forma, é possível eliminar retrabalho, reduzir fraudes e ampliar a transparência na prestação de contas das viagens — além de garantir que as políticas de viagens sejam seguidas por todos, com praticidade e segurança.