Conheça as vantagens da nota fiscal digitalizada para a gestão financeira

A nota fiscal é o documento mais usado por colaboradores na hora de solicitar um reembolso de despesas. O grande problema é o armazenamento para registro, mas a solução já existe: a nota fiscal digitalizada.

O risco de a informação se apagar com o tempo e ficar ilegível é grande. Quando isso acontece, a nota se torna inútil, já que todos os dados precisam estar lá para que o ressarcimento seja feito corretamente.

Entre as informações estão o valor dos produtos, data e hora em que a compra foi feita e CNPJ da empresa que vendeu o produto ou serviço. Tudo isso é essencial nas alçadas de aprovação.

Com a digitalização das notas, a possibilidade de falhas é eliminada, dores de cabeça são evitadas e todos são beneficiados.

Os gestores não precisam mais se preocupar com notas fiscais apagadas, enquanto o colaborador pode escanear ou tirar uma foto para guardá-la ou enviar ao responsável.

No entanto, as vantagens não param por aí. Ao longo deste conteúdo, vamos explicar os benefícios das notas fiscais digitalizadas e como esse recurso pode ser útil para facilitar a rotina dos reembolsos na sua empresa.

Vantagens da digitalização de notas fiscais

Fazer uso da digitalização para a gestão de recibos e notas fiscais não representa apenas adotar uma nova tecnologia, mas também otimizar processos e assegurar diversos benefícios para a sua operação.

A começar pela segurança, ao digitalizar uma NF você pode guardá-la como um arquivo em um computador ou mesmo em um armazenamento na nuvem. Assim, garantirá que a mesma não se perca ou apague, além de possibilitar que apenas as pessoas autorizadas possam acessá-la.

Com a facilidade de poder visualizar o documento em qualquer lugar – até mesmo pelo smartphone –, também podemos destacar a desburocratização da informação.

Esqueça os arquivos gigantes cheios de pastas e etiquetas. A digitalização facilita o acesso e otimiza processos, fazendo com que gestores não desperdicem tempo desnecessariamente e possam focar no que realmente importa.

A necessidade de adequação às práticas de ESG fazem do conceito paperless o caso perfeito para essa necessidade. Menos uso de papel, menos gastos com impressão e, claro, tudo muito mais ecológico para o dia a dia da companhia.

Em resumo, podemos apontar todos os benefícios dessa prática:

• armazenamento mais seguro, eficiente e barato;
• fortalecimento do compliance;
• processos menos burocráticos e mais ágeis;
• é amigável com o meio ambiente, pois economiza papel;
• evita que as informações sejam perdidas;
• localizar os documentos é mais rápido, já que estão todos em um único lugar;
• o espaço físico é mais bem aproveitado porque é eliminada a necessidade de acumular papel;

Nota fiscal digitalizada tem validade jurídica?

A lei brasileira vê com bons olhos o uso de documentos digitalizados para atestar despesas. Por meio da Medida Provisória (MP) n° 881, o governo incentivou a simplificação e desburocratização dos processos fiscais.

Esta medida entrou para reforçar a lei n° 13.105, que estabeleceu que os órgãos públicos podiam passar a aceitar imagens como prova de coisas ou fatos representados.

Além disso, a MP também aponta que documentos fiscais devem ser guardados em versão eletrônica.

Ou seja, quando entramos no campo jurídico, podemos afirmar que as notas fiscais digitalizadas podem, sim, servir como documento para comprovação de despesas corporativas.

Dicas sobre como digitalizar nota fiscal

É necessário ter alguns cuidados para que as NF possam ser utilizadas de forma digital. Smartphones com suas câmeras e aplicativos específicos para o escaneamento de documentos são as ferramentas perfeitas para essa tarefa, mas também dependem do usuário.

A iluminação é um fator fundamental na hora de digitalizar a nota fiscal. Isso porque todas as informações precisam estar legíveis para a verificação dos gestores.

Com o aplicativo mobile da Flash Expense, tudo isso fica ainda mais fácil. Ao abrir o app, o colaborador pode digitalizar a nota fiscal e enviá-la diretamente para o arquivo em nuvem, onde ficará disponível para acesso dos responsáveis.

No sistema, ainda é possível fazer a categorização de despesas e emitir relatórios com apenas um clique. Tudo mais simples e direto, do jeito que sua organização precisa.

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