Conheça os 7 erros das reuniões online — e como revertê-los

Para além de memes e piadas, os profissionais estão exaustos de tanto fazer reunião online, com muito esgotamento e pouco resultado. Um estudo recente da Cisco, que ouviu 1.408 líderes ao redor do mundo, mostrou que 95% deles sentem fadiga de videoconferências (um terço afirma passar metade do dia em chamadas de vídeo).

Reduzir os encontros virtuais a eventos que realmente importam pode fazer a diferença na produtividade da empresa e no bem-estar das equipes.

Em tempos de trabalho híbrido, o blog da Flash ouviu especialistas para saber quais são os principais deslizes a se evitar na hora de fazer uma reunião online.

Dica bônus: segundo um levantamento recente do MIT Sloan, companhias que introduziram um dia por semana sem reuniões, o chamado “no meeting day”, melhoraram a autonomia, a comunicação, o engajamento e a satisfação, o que ocasionou a diminuição do microgerenciamento e do estresse, elevando a produtividade.

Veja abaixo os 7 erros mais comuns e como evitá-los!

Erro 1: Convocar uma reunião antes de avaliar sua real necessidade

Sabe aquela reunião online que poderia ser um e-mail? Para Maíra Blasi, professora, palestrante e saxofonista, fundadora da consultoria organizacional Subversiva, é fundamental que as pessoas avaliem a intenção do encontro antes de sair disparando convites.

“Nosso repertório de mundo é muito síncrono, e a gente precisa aprender a trabalhar assíncrono. E, se a gente não aprender a resolver assincronamente, por chat ou por e-mail, naturalmente marcamos uma reunião virtual, porque é mais fácil só falar”, afirma. Mas, para mudar, ressalta, todos devem colocar uma intenção real, não apenas reclamar.

Erro 2: Não estabelecer limite de tempo para reuniões

Gestão de tempo é muito importante. A não ser para casos muito específicos, como reuniões de planejamento, o ideal é que os encontros nunca ultrapassem uma hora de duração, segundo Virgilio Marques dos Santos CEO da FM2S Educação e Consultoria, startup nascida na Unicamp (Universidade Estadual de Campinas). Para o especialista, mais do que isso, os profissionais começam a tratar de temas que não são daquela reunião, e é muito difícil se manter concentrado durante um período maior, sobretudo na frente de uma tela. Alguns especialistas recomendam reuniões mais curtas, de 30 e 45 minutos, para que haja espaços entre uma e outra e maior intenção dos envolvidos em otimizar o tempo.

Erro 3: Falar demais, documentar de menos

De acordo com Maíra Bassi, as pessoas não têm o hábito de documentar por escrito os problemas. E isso vai gerando conversa para falar da conversa para falar da conversa. O que é perigoso. “Não existe um movimento consciente de tentar resolver por meio de outros canais, e a gente acha mais simples apenas falar, só que isso na verdade retroalimenta a necessidade de reuniões, porque um monte de coisa fica no acordo verbal e, como não há nada registrado, eu preciso sempre estar em reuniões para falar com as pessoas e fazer um projeto andar." Uma dica de Maíra para evitar reuniões online seria, por exemplo, gravar um vídeo explicativo e dar um prazo para as pessoas assistirem e interagirem.

Erro 4: Pauta indeterminada

Sabe a sensação de entrar no Meet sem saber por que está ali? Você não está sozinho. São raras as reuniões que têm uma pauta prévia, enviada para todos os convidados, com os assuntos que serão tratados e quais decisões devem ser tomadas. "É importante um descritivo para falar do que se trata aquela reunião, porque ela foi convocada. É como se dissesse: isso aqui é importante, as informações que nós temos são essas, vamos tomar essas decisões, venham preparados. Sem isso a reunião pode virar papo de bar”, afirma Virgilio.

Erro 5: Excesso de participantes

Aquela reunião com muita gente é um pedido à dispersão e perda de interesse. Então, é preciso pensar bem em quem serão esses participantes. Para o CEO da FM2S Educação e Consultoria, se a pessoa fica fazendo outras coisas no meio da reunião é porque não deveria estar lá. Para ele, o número máximo de participantes em uma reunião online seria entre cinco e sete pessoas para que todos possam falar e não haja risco de dispersão.

Erro 6: Andamento mal resolvido

Você até sabe o que busca, mas não sabe bem como começar? Outro equívoco comum. Um dos principais problemas é iniciar a reunião sem saber por onde começar. E para isso, só tem um jeito: planejar. Se a reunião tem que acontecer e a ordem é economizar tempo e ser objetivo, é desejável tomar conta do tempo dedicado aos temas propostos. Depois de uma pauta bem feita, é preciso controlar o andamento do encontro. A consultora Maíra Blasi sugere uma dinâmica minuto a minuto, para organizar a pauta em blocos, com introdução, ideias, dúvidas, plano de ação e distribuição de tarefas.

Erro 7: Estar em inúmeros projetos simultâneos

Sim. Este é um erro comum que chega às reuniões, porque coloca os profissionais em muitos encontros por dia. “Se a pessoa está envolvida em dez ou 20 projetos ao mesmo tempo, naturalmente vai ter de 10 a 20 reuniões por semana. Mas existe um conceito chamado custo da troca de contexto, que prova que quanto mais projetos a pessoa faz ao mesmo tempo, mais dinheiro a empresa está perdendo. Então, o excesso de projetos, o excesso de multitarefas leva os profissionais a lidar com com muitas pessoas e muitas variáveis ao mesmo tempo. Se eu quero fazer menos reuniões, eu deveria reduzir a quantidade de projetos no time”, afirma Maíra Blasi.

E, você, já sabe o que é o ‘quiet quitting’? Vem ver o que estão falando sobre o tema!