Como a digitalização de processos impacta o resultado da empresa

Desde o início da era digital, a digitalização de processos tem sido tema de debate e transformação nas empresas. Afinal, seria seguro substituir quilos de papel para uma rede online? Como garantir o controle sobre aquilo que não está mais visível aos olhos?

Hoje, essas dúvidas já fazem parte do passado. Com o avanço da tecnologia, a digitalização se consolidou como uma estratégia essencial de gestão, capaz de otimizar rotinas, reduzir custos e aumentar a eficiência operacional — especialmente em áreas como Recursos Humanos, financeiro e jurídico.

Um exemplo claro vem do sistema judiciário brasileiro. De acordo com o Relatório Justiça em Números 2024, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), 35,1 milhões de novos processos foram abertos em formato digital, enquanto apenas 0,4% chegaram fisicamente. O dado reflete uma mudança estrutural: a adoção de fluxos digitais não é mais tendência, mas uma realidade consolidada.

Neste artigo, vamos explicar o que é a digitalização de processos, apresentar seus principais benefícios para as empresas e mostrar exemplos práticos de como aplicar essa estratégia para transformar a rotina da sua organização.

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O que é digitalização de processos?

A digitalização de processos consiste em transformar dados, documentos e atividades para o meio digital. Em outras palavras, informações que antes dependiam de papel, pastas e arquivos físicos passam a ser acessadas de forma rápida, prática e segura, de qualquer lugar e a qualquer momento, com uma simples conexão à internet.

Na prática, trata-se de uma solução que elimina boa parte da burocracia associada ao ambiente físico. Além de reduzir a necessidade de espaço para armazenamento, o uso de nuvens digitais garante mais agilidade, eficiência e transparência nas operações do dia a dia.

Mas a digitalização vai muito além da gestão de documentos. Ela também se aplica a processos corporativos como admissões e desligamentos de colaboradores, lembretes automáticos, controle de ponto, avaliações de desempenho e outras tarefas administrativas.

O objetivo é simplificar e acelerar atividades operacionais, substituindo etapas manuais e demoradas por fluxos digitais otimizados. É como aplicar o conceito de “essa reunião poderia ser um e-mail” à gestão empresarial: tornar o trabalho mais ágil, integrado e focado no que realmente importa.

Leia também: Veja como a Asja diminuiu em 60% os erros de digitalização dos comprovantes e retrabalho nos relatórios.

Benefícios da digitalização de processos para empresas

Não por acaso, a digitalização de processos tem sido adotada por empresas de todos os portes e segmentos. Essa transformação traz ganhos significativos de produtividade, agilidade e controle, refletindo diretamente na performance das equipes e na experiência dos clientes. 

Confira os detalhes abaixo: 

Redução de custos operacionais

Na digitalização de processos, a expressão “tempo é dinheiro” nunca fez tanto sentido. Em um mundo conectado, reduzir o tempo gasto com tarefas manuais é fundamental para aumentar a eficiência.

Com soluções digitais, sua empresa elimina custos desnecessários com atividades ultrapassadas, como impressões, envio de documentos físicos e controle manual de ponto, ganhando agilidade e produtividade em toda a operação.

Agilidade e eficiência

O excesso de burocracia atrasa processos e impacta negativamente diversas áreas da empresa. Com a digitalização de processos, tarefas operacionais simples, como aprovação de contratos, podem ser realizadas de forma rápida e prática, eliminando a dependência de documentos impressos.

Além disso, a integração entre departamentos se torna mais fácil, promovendo um fluxo de trabalho mais eficiente e ágil.

Melhoria na tomada de decisão com dados

Antes da era digital, acessar informações físicas era lento e pouco prático, especialmente em operações de grande porte.

Com a digitalização de processos, é possível centralizar e organizar dados de forma rápida, garantindo que decisões sejam tomadas com base em informações completas e precisas. 

Ferramentas digitais ainda permitem segmentação e análise detalhada, tornando o processo decisório mais ágil e confiável.

Conformidade legal e segurança da informação

A digitalização de processos traz grandes benefícios para a área jurídica, facilitando a rastreabilidade e auditoria de documentos e processos, fortalecendo práticas de due diligence.

Além disso, sistemas digitais permitem controlar o acesso, compartilhamento e armazenamento de dados, reduzindo o risco de vazamentos e garantindo maior segurança da informação.

Melhor experiência para colaboradores e clientes

A digitalização de processos simplifica operações do dia a dia, como solicitações e acesso a documentos da empresa, oferecendo mais praticidade aos colaboradores.

Para os clientes, facilita atendimentos digitais e autoatendimento, além de agilizar preenchimento de formulários para compras, cadastros ou doações, tornando a experiência mais rápida e eficiente.

Exemplos de processos que podem ser digitalizados

Conforme mencionamos, a digitalização de processos pode transformar diferentes áreas da empresa, tornando o dia a dia mais ágil e eficiente. Desde a gestão de documentos até tarefas operacionais e atendimento, muitos processos tradicionais podem ser modernizados.

A seguir, confira exemplos concretos de como a digitalização pode ser aplicada na prática:

Processos de RH

A área de Recursos Humanos (RH) é uma das áreas mais beneficiadas pela digitalização de processos. Com ela, é possível coletar informações de forma mais ágil, fazer a  gestão eletrônica de documentos e otimizar tarefas do dia a dia, tornando a operação mais eficiente e menos burocrática.

Admissão

• Documentos enviados de forma digital por meio de plataforma ou app de RH;
• Sistema capaz de validar automaticamente CPF, PIS e outros dados;
• Contratos assinados digitalmente;
• Desenvolvimento de trilhas digitais para integração do novo colaborador;

Folha de pagamento

• Sistema de folha de pagamento capaz de importar dados automaticamente de pontos e benefícios;
• Cálculo de impostos, encargos e descontos realizados automaticamente seguindo legislação;
• Holerites gerados e enviados digitalmente por portal ou app;
• Integração direta com bancos e contabilidade;

Controle de ponto

• Ponto eletrônico digital via app ou web (login seguro e utilizando geolocalização)
• Relatório de jornada e banco de horas gerados em tempo real;
• Horas registradas automaticamente e integralmente ao sistema de folha;
• Alertas automáticos de atrasados, extrapolação de jornada e horas extras;

Processos financeiros (reembolso, cartão corporativo e conciliação)

A digitalização de processos também traz benefícios significativos para o setor financeiro, tornando as tarefas do dia a dia mais rápidas, organizadas e eficientes.

A seguir, veremos exemplos práticos de como diferentes operações podem ser otimizadas com o uso de soluções digitais:

Reembolso

• Fotografia de recibo via app ou portal para reembolso;
• Leitura automática de comprovantes (via OCR), valor, CNPJ, data e categoria da despesa;
• Aprovação de forma digital em fluxo automatizado;
• Comprovante armazenado digitalmente e vinculado ao lançamento contábil;

Conciliação

• Sistema de gestão importa automaticamente os extratos bancários e notas fiscais digitalizadas;
• Transações conciliadas automaticamente por valor, data e identificador;
• Sistema com relatórios instantâneos, integrando relatórios contábeis e fiscais;
• Alertas para notificar divergências em tempo real;

Atendimento ao cliente

A experiência do cliente é um diferencial competitivo que influencia diretamente nas avaliações e na percepção externa da empresa. Nesse contexto, a digitalização de processos transforma o atendimento, tornando-o mais rápido, prático e eficiente.

A seguir, confira principais exemplos de processos digitalizados nessa área:

• Chatbots;
• Portais de autoatendimento;
• FAQs interativos;
• Experiência centralizada;
• Acompanhamento em tempo real;

Logística e supply chain

A digitalização de processos é uma aliada estratégica para transformar a área de logística e supply chain, aumentando a agilidade e o controle das operações. Com ela, é possível:

• Registrar entradas e saídas automaticamente;
• Utilizar leitura de códigos de barras;
• Realizar rastreamento em tempo real;
• Cruzar dados para prever demandas com mais precisão.

Gestão documental

A digitalização de processos tem impacto direto na eficiência, segurança da informação e conformidade legal. Na gestão documental, isso significa mais controle e agilidade no tratamento de dados e arquivos. Entre os principais exemplos estão:

• Acesso remoto e indexação por palavra-chave;
• Uso de assinaturas eletrônicas e digitais certificadas;
• Fluxos automáticos de aprovação;
• Controle de permissões por usuário e trilhas de auditoria automáticas.

Leia também: Esta CEO ensina o RH a criar segurança digital na era dos dados.

Passo a passo para iniciar a digitalização de processos na sua empresa

Pronto para colocar a digitalização de processos em prática e aproveitar todos os benefícios que ela oferece? A seguir, veja como dar os primeiros passos para implementar esse modelo na sua empresa e transformar o modo como suas operações funcionam.

1. Mapeie processos manuais

O primeiro passo para uma digitalização eficiente é entender como sua empresa funciona hoje. Antes de adotar novas soluções, é essencial mapear todos os processos manuais e identificar onde estão os principais gargalos.

Faça um levantamento dos processos-chave de cada área (administrativa, financeira, operacional e comercial) para analisar o fluxo atual e identificar problemas como:

• Baixa rastreabilidade;
• Retrabalho ou repetição de tarefas;
• Dependência de papel, e-mails ou planilhas;
• Atrasos e insatisfações.

Com esse diagnóstico em mãos, será possível priorizar as etapas que mais se beneficiam da digitalização e direcionar os esforços de forma estratégica.

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2. Defina prioridades de digitalização

Depois de mapear os processos e identificar as áreas que mais precisam de atenção, é hora de estabelecer a ordem de implementação. Avalie o volume de tarefas, o tempo gasto, o risco envolvido e o impacto que cada mudança trará para o negócio.

Comece pelas áreas onde a transição para o digital pode ocorrer de forma mais simples e com menor risco operacional, assegurando uma adaptação gradual e sem prejuízos à rotina. Assim, sua empresa cria uma base sólida para expandir a digitalização com segurança e eficiência.

3. Escolha ferramentas adequadas

O sucesso da digitalização de processos depende da escolha de tecnologias adequadas, que sejam ágeis, intuitivas e alinhadas às necessidades da equipe e dos clientes.

Selecione ferramentas capazes de resolver os gargalos identificados no mapeamento de processos, garantindo mais eficiência e integração. O objetivo é construir uma arquitetura tecnológica clara, com um plano de implementação estruturado em etapas, para uma transição segura e efetiva.

Dica de leitura: Por que a BRF integrou os times de tecnologia e RH.

5. Envolva lideranças e colaboradores

O engajamento de líderes e colaboradores é fundamental para o sucesso da digitalização de processos. Como os padrões e a rotina serão alterados, é muito importante que todos estejam alinhados e comprometidos com as mudanças.

Sem esse envolvimento, há risco de perda de informações, falhas na transferência de dados e surgimento de novos gargalos nos processos diários da empresa. Garantir a adesão de todos é, portanto, um passo crítico para uma transição digital eficiente.

6. Comece a medir resultados e melhorias contínuas

Após implementar a digitalização de processos, é fundamental avaliar o desempenho e identificar os impactos das mudanças.

Compare tempos de execução, produtividade e taxas de erro ou retrabalho entre os processos digitais e os antigos processos analógicos. Esses indicadores ajudam a entender se os objetivos foram alcançados e onde ainda existem oportunidades de otimização.

Caso os resultados não sejam os esperados, identifique gargalos e pontos de melhoria para ajustar os processos e garantir eficiência contínua.

Como a Flash dá suporte para a digitalização de processos em empresas?

Como vimos ao longo deste conteúdo, a digitalização de processos ajuda a superar barreiras físicas e tornar a gestão mais ágil e eficiente. E a Flash oferece soluções completas para apoiar sua empresa nessa transformação.

Gestão de Pessoas

A Flash oferece uma plataforma de gestão de pessoas completa que digitaliza e automatiza processos de RH e DP, eliminando a papelada e centralizando informações em um só lugar.

Com a Flash, sua empresa pode:

• Digitalizar todos os processos da jornada do seu colaborador, da admissão ao desligamento;
• Estruturar programas de avaliação de desempenho com indicadores confiáveis;
• Monitorar o clima e o engajamento com ferramentas de pesquisa e análise contínua
• Automatizar etapas operacionais com segurança jurídica e eficiência
• Apoiar a liderança com dados e funcionalidades que promovem uma gestão humanizada.

Gestão de despesas corporativas

A Flash oferece uma solução completa para despesas corporativas, facilitando controle de gastos corporativos, reembolsos e viagens, além de disponibilizar a praticidade do cartão corporativo. 

A plataforma simplifica esses processos para colaboradores e organizações, oferecendo:

• Digitalização de despesas: automatiza a leitura de comprovantes com tecnologia OCR, reduzindo o tempo gasto em conferências manuais e organizando gastos de forma eficiente para funcionários e gestores.
• Emissão de nota de débito: permite gerar notas de débito de forma rápida, com todas as informações necessárias sobre a despesa, o solicitante e o cliente.
• Cartão corporativo: facilita pagamentos corporativos pelos colaboradores e agiliza a gestão e aprovação de despesas pelo setor financeiro.
• Gestão de reembolsos: auxilia no monitoramento e controle de gastos, garantindo conformidade com as políticas da empresa e otimizando custos.
• Gestão de viagens: permite aprovar passagens aéreas e hospedagens pelo celular, de acordo com a política da empresa, facilitando o planejamento e a organização das viagens corporativas.

A Flash é parceira estratégica das empresas na transformação digital dos processos de RH e finanças, oferecendo soluções tecnológicas que simplificam a gestão e aumentam a eficiência. 

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