Como calcular ROI de viagens corporativas? Aprenda a medir o retorno financeiro

Quando falamos de planejamento financeiro e orçamentário, a análise de KPIs é primordial para o acompanhamento de resultados. O cálculo de ROI é um indicador que ocupa este lugar, já que aponta a viabilidade de determinada ação.

O ROI - sigla que representa Return Over Investment em inglês - é usado para medir o retorno do investimento feito. Importante para guiar a tomada de decisões, ele mostra se determinada aplicação está gerando bons resultados ou só consumindo o caixa.

Quando se trata de viagens corporativas é especialmente importante, pois, mesmo que um negócio seja fechado durante ela, como saber se é proveitoso de fato ou “ mal pagou o deslocamento''?.

O cálculo desse indicador é simples e exige apenas duas variáveis: receita e custo. Continue lendo, aqui você encontra informações sobre o que é, qual a importância, como calcular e muito mais a respeito desse KPI de viagens corporativas. Boa leitura.

O que é ROI?

O ROI é o retorno sobre um valor investido e é usado para saber quão viável uma aplicação de recursos é. No mundo empresarial, todo investimento tem uma finalidade e as viagens corporativas seguem essa regra.

O ROI é fundamental para a estratégia financeira e para medir resultados, além de verificar se os objetivos foram cumpridos. Ele permite ver se o planejamento destas viagens estão sendo eficientes ou se precisam de ajustes para reduzir custos e aumentar lucro.

Um deslocamento deste tipo precisa, ao menos, se pagar no curto ou longo prazo. Já que é um investimento, nem sempre é possível medir o ROI em um primeiro momento. Mesmo assim, existem outros aspectos, menos tangíveis, que também devem ser levados em conta.

Se uma viagem a trabalho foi feita, mas não houve fechamento de negócio, seja porque tratava-se de uma feira, congresso ou porque o cliente quis examinar melhor uma proposta, o networking e o estreitamento dos laços são retornos positivos também.

Questões como contatos feitos, conhecimento adquirido, entre outros, não são mensuráveis, mas desempenham papel importante no desenvolvimento de uma organização.

Como calcular o retorno do dinheiro investido?

Fazer o cálculo de ROI é bem simples, pois, como dissemos, o retorno sobre o investimento feito depende de duas variáveis: custo e receita. O custo envolve tudo aquilo com que a corporação gastou dinheiro para que a viagem pudesse acontecer. A receita é o valor gerado a partir deste deslocamento.

É importante calcular este KPI porque é possível ver se está ganhando ou perdendo recursos e, a partir disso, procurar passagens aéreas, hospedagens, etc, mais baratas. Lembre-se que no custo deve entrar despesas como:

• combustível por km rodado;
• hospedagem;
• alimentação;
• passagens;
• ingressos ou inscrição de eventos;
• transporte;
• impressão e envio de documentos;
• seguro viagem;
• internet e telefone.

O ROI é calculado ao somar todas as despesas que envolveram a viagem e subtraí-la da receita gerada para, depois, dividir pelos custos. A fórmula é bastante simples:

ROI= (Receita – Custo / Custo) x 100

A receita é tudo aquilo que o novo negócio fechado ou mesmo a prestação de serviço pode gerar de valor para a companhia. Assim, o gestor passa a compreender melhor como os custos de viagem se refletem em receita para a corporação, fortalecendo a gestão e demonstrando, no detalhe, os resultados.

Exemplo

Pense em um colaborador que foi apresentar uma proposta para um cliente internacional. Ele se deslocou de avião e ficou lá 3 dias e 2 noites, se alimentou no hotel e não precisou se deslocar, pois as reuniões seriam naquele mesmo local.

No total a viagem custou R$ 7.500, mas, durante a reunião, o funcionário se apresentou muito bem e o cliente fechou o negócio de R$ 38.000 na primeira visita.

ROI= (38.000 - 7.500 / 7.500) x 100

ROI= (30.500 / 7.500) x 100

ROI= 4,066 x 100

ROI= 406,6%

Como você pôde ver, calcular o retorno de investimento não é difícil e, no exemplo que demos, ele é bastante positivo. Neste caso, acusa um retorno de mais de 400% e ter este número em mãos permite verificar o que pode ser melhorado, o que abordaremos mais à frente.

Qual a importância do ROI?

O ROI é um indicador imprescindível para a gestão de despesas de qualquer viagem de negócios. O planejamento orçamentário de um deslocamento e até a saúde financeira de uma organização podem se comprometer sem ele.

Isso se dá pelo fato, principalmente, de não ser possível saber se há dinheiro sendo desperdiçado ou que poderia ser melhor investido.

O retorno sobre investimento permite a checagem de metas de aumento de lucro ou redução de custos, o que só é viável se houver como medir resultados.

Além disso, é importante que a preparação seja feita com folga. Gestores de viagens procuram meios de conter gastos e reduzir custos a todo momento e este KPI ajuda a ver onde isso pode ser feito.

Mesmo assim, sem um planejamento prévio este processo se torna mais difícil. Só com os preparativos feitos antes do deslocamento existe a possibilidade de encontrar preços melhores para passagens e hotéis.

Tão importante quanto isso é contar com uma política de viagens e de reembolso completa e eficiente. Pois, dessa forma, encontrar os caminhos para essas reduções se torna menos trabalhoso e dolorido.

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Qual a importância das viagens corporativas?

Os últimos dados disponíveis são de 2019 que, segundo a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp), fechou o ano com aumento de 9,5% no turismo de negócios.

Se comparado ao ano anterior, o aumento também foi na receita gerada. Em 2018 esse tipo de turista gerou um total de R$ 10,4 bilhões, já no ano seguinte R$ 11,3 bilhões. Essa informação não é pertinente somente às companhias aéreas e hotéis, mas para as empresas também.

A Organização Mundial do Turismo aponta que, apenas em 2007, 140 milhões de pessoas viajaram, o que gerou receita de US$ 150 bilhões. Com o número crescente de pessoas viajando a trabalho, faz-se necessário conseguir reduzir custos por parte dos gestores.

Esses que são parte fundamental para que os deslocamentos aconteçam. Além disso, é necessário dizer que os eventos corporativos são de grande importância para a manutenção da imagem.

Pode-se entender como evento, um acontecimento propriamente dito, como uma conferência, congresso e afins ou reuniões, jantares e outros. As organizações precisam estar em contato próximo com seus clientes para poder convencê-los de algo.

Usar somente e-mails, telefonemas, cartas ou outros meios muitas vezes se mostram insuficientes. Uma reunião mais importante precisa ser presencial e, mais que isso, é necessário ter bom relacionamento.

Como tirar o máximo proveito dos gastos e maximizar seu ROI?

Esse indicador trabalha somente com duas variáveis, o custo e a receita. Dessa forma, não é difícil entender que quanto menor o custo e maior a receita, melhor o ROI. Mesmo sendo de fácil compreensão, nem sempre os caminhos são.

Mas é para isso que estamos aqui, para ajudá-lo. Como falar em aumentar a receita é algo muito relativo e depende do cliente, do projeto e do objetivo da viagem, falaremos da redução de custos com viagens.

O que deve-se pensar quando falamos de deslocamentos a trabalho é planejamento de viagens corporativas. Sem um estudo bem feito, os gastos serão mais altos, pois tudo será feito de última hora. Dessa forma, é importante pesquisar com antecedência hospedagens, passagens, entre outros gastos.

Além disso, existem outras estratégias válida para quem quer reduzir gastos com viagens corporativas:

• procurar parceiros;
• ter uma política de reembolso eficiente;
• ter ajuda da tecnologia.

Busca por parceiros

Tudo começa no planejamento e no entendimento da necessidade da organização. Se os colaboradores viajam muito de carro para visitar o mesmo lugar, uma parceria com locadora de carro se torna vantajosa.

Se as viagens acontecem de avião, procurar parcerias com companhias aéreas é o melhor caminho. Se há uma cidade que sempre receberá visitas, pois há uma filial lá, firmar uma parceria com um hotel também se mostra vantajoso.

Há muitas formas de conseguir parcerias vantajosas que reduzam custos, mas, essa procura ativa, pode ser cansativa também. Por esse motivo existem facilidades tecnológicas como a Flash Expense Travel, que permite a redução de até 40% dos gastos com passagens.

Política de reembolso

A política de reembolso é fundamental para a redução de custos de qualquer viagem. Nesse documento está descrito aquilo que pode ou não ser reembolsado, o tempo para prestação de contas, tetos de gastos, prazo para reserva de passagens e hotel e mais.

Sem essa política, a organização não tem pleno controle sobre os gastos de viagens que estão sendo feitos em viagens. O que pode levar a reembolsos descabidos e até desnecessários.

Imagine um colaborador que saiu para almoçar durante a viagem e escolheu o restaurante mais caro da cidade. Nesse almoço, ele gastou R$ 200 reais. A empresa deve reembolsar? É um gasto desnecessário e de pouco em pouco, os montantes são enormes.

Ressaltamos que há de ter certa flexibilidade nesse documento. Se o colaborador quer levar o cliente ao restaurante mais caro, por exemplo, é preciso que haja espaço para que isso aconteça. Mas, isso é plausível somente porque há possibilidade de retorno, já que esse almoço pode fazer toda a diferença.

MATERIAL RICO MODELO DE POLÍTICA DE REEMBOLSO

Tecnologia

Outra questão a ser estudada é a tecnologia, grande facilitadora e aliada na gestão e planejamento de viagens de negócios. Avaliar planilhas e mais planilhas para visualizar quais pontos estão negativos e quais positivos pode ser muito demorados.

Com a Flash Expense, é possível gerir todos os dados importantes para as despesas em um único painel, que facilita a obtenção de insights.

Além disso, o Analytics & Relatórios te fornece gráficos automáticos e ainda te permite criar personalizações conforme a necessidade.

A Flash Expense muda seu jeito de gerir despesas e ajuda a acompanhar ou calcular diversos indicadores. Você está pronto para abraçar a mudança?

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