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O que é Duty of Care para viagens corporativas e como impacta a empresa

O conceito Duty of Care para viagens de negócios significa o dever de cuidar e como a empresa fará isso pelo funcionário, mas como funciona?

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Há inúmeras preocupações para quem viaja a trabalho, mas também para quem está gerindo as viagens corporativas dos colaboradores. Imprevistos acontecem, todos sabemos disso. Durante um deslocamento pode ser necessário fazer uso de serviços médicos decorrente emergências ou acidentes. É neste momento que tanto a empresa quanto o funcionário precisam estar amparados.

O conceito Duty Of Care – Dever de Cuidar, em inglês – traduz justamente esse cuidado que a companhia precisa ter com o colaborador em uma viagem de negócios. Esse termo significa responsabilidade legal e ética para com os funcionários viajantes, e tem como dever garantir o bem-estar, a saúde, a integridade e a segurança dessas pessoas em viagens.

O Duty of Care faz parte de um conceito jurídico maior sobre negligência. O dever de cuidado da empresa para com seu colaborador não se manifesta exclusivamente em viagens, mas, nestes casos, a necessidade é ainda maior.

O impacto do Duty of Care no gerenciamento de riscos

Uma experiência boa em viagem de negócios é bom não somente para o colaborador, que se sentirá valorizado, mas também para a empresa. Além de contar com um funcionário mais empenhado, não precisará gerenciar crises de natureza extraordinária.

Forçar um funcionário a se hospedar em uma área perigosa da cidade por conta do teto de gastos, por exemplo, pode resultar em problemas maiores do que apenas exceder as contas. Ao garantir um transporte adequado, uma boa hospedagem ou um bom voo, a companhia se mostra aplicada com seu dever de cuidar – o Duty of Care.

Imagine um vendedor externo que se desloca para apresentar um projeto visando fechar um acordo lucrativo para a empresa. Nessa viagem, no entanto, ele fica hospedado em uma parte perigosa da cidade e acaba sendo roubado. O cenário nos mostra um alto risco à integridade do colaborador, o que, muitas vezes, também impacta diretamente na performance dele para desempenhar sua função. 

Como ele vai fazer a apresentação agora? Se ele conseguir fazê-la sem seu notebook, será que terá o mesmo efeito? Essas são perguntas que talvez não tenham resposta, mas uma coisa é certa: um colaborador satisfeito é mais engajado.

O conceito Duty of Care envolve diversos fatores para que seja bem sucedido. Entre eles, podemos destacar 3 itens principais:

  • bem-estar para o colaborador;
  • feedback para os gestores;
  • segurança para todos.

Bem-estar para o colaborador

Conforme pontuamos anteriormente, é de grande importância que o funcionário esteja satisfeito com todo o processo que envolve a viagem corporativa.

Uma vez que ele está contente, engajado e disposto a cumprir todas as tarefas que tem, sua produtividade aumenta junto com os resultados que entrega para a organização.

Feedback para os gestores

É fundamental que o gestor peça feedbacks aos viajantes assim que retornam ao escritório. Isso faz com que a política de viagens e os métodos de Duty of Care sejam constantemente aprimorados. Assim, a empresa estará sempre otimizando a experiência de seus funcionários.

Segurança para todos

Este é o principal motivo para a existência do Duty of Care. É dever da organização garantir a segurança do colaborador em qualquer ambiente, seja no quesito da mobilidade urbana, seja em uma viagem ou na própria empresa. Minimizar riscos é fator determinante para a saúde da própria instituição.

Como implementar Duty of Care para viagens corporativas?

Para conseguir implantar uma boa política dessa natureza, tudo precisa ser pensado antes da viagem. Todo o gerenciamento de riscos, informações e relatórios a respeito da viagem devem estar atualizados para que o colaborador saiba o que ele vai encontrar e quais são suas responsabilidades nessa jornada.

Alguns fatores são primordiais para que a empresa se enquadre no conceito de Duty of Care.

  1. Relatório de situação: Elaborado pelo departamento de gestão de viagens, inclui informações sobre riscos potenciais, hospedagem, localização, e refeições esperadas no destino.
  2. Relatório informativo:     Newsletter com atualizações sobre acidentes internacionais, mudanças tarifárias, e alertas globais, além de dados sobre destinos frequentes e ocorrências recentes relevantes.
  3. Perfil e informações de emergência: Manter atualizados os contatos de emergência e dados médicos do viajante para responder a situações urgentes.
  4. Contato direto: Estabelecer uma linha de comunicação imediata com o viajante para suporte rápido em caso de dúvidas ou problemas.
  5. Plano emergencial: Definir procedimentos claros e soluções ágeis para crises, garantindo que gestores e colaboradores saibam como agir diante de imprevistos.

Como a Flash ajuda gestores e viajantes corporativos

Com a nossa plataforma, é possível gerenciar todo o processo de reembolsos, custos e gastos empresariais. O colaborador, por sua vez, passa a contar com um aplicativo exclusivo para registro de despesas e até digitalização de recibos.

Desta forma o gestor acompanha em tempo real os comprovantes e o funcionário não precisa se preocupar em perdê-los. Todos os documentos são integrados e armazenados na nuvem.

Tudo acontece de forma fluida, eficiente e segura para ambos os lados. Quer saber como a Flash pode te ajudar a simplificar a gestão de despesas para viagens corporativas? Solicite uma demonstração grátis com um de nossos consultores.

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