Como fazer um relatório de viagem a trabalho? 6 passos para criar um modelo

O relatório de viagem a trabalho é uma ferramenta fundamental para a gestão eficiente de viagens corporativas. Ele serve como um registro minucioso dos gastos efetuados em atividades profissionais fora do ambiente usual de trabalho.

O relatório contribui para a clareza e para a organização financeira, permitindo a análise detalhada das despesas de viagem e facilitando o cumprimento das políticas internas de reembolso.

Acompanhe a leitura e entenda o que é e como se faz um relatório de viagem.

Definição e importância do relatório de viagem a trabalho

O relatório de viagem é um documento detalhado que registra os gastos realizados durante deslocamentos profissionais.

Esta ferramenta possibilita um gerenciamento eficiente das despesas reembolsáveis da empresa, como custos com passagens aéreas e hospedagens em hotel. Adicionalmente, a organização do relatório simplifica o processo de prestação de contas e o reembolso de despesas.

O relatório de viagem é crucial para garantir transparência e organização financeira. A partir daí, os dados coletados podem ser usados para otimizar o processo de solicitação e aprovação, garantindo que todas as despesas estejam alinhadas com a política de viagens corporativas da companhia.

Ele também é fundamental no processo de declaração de imposto de renda da organização, pois documenta todas as despesas e viagens de forma clara e auditável.

Além de ser uma prática recomendada para a gestão de despesas, o relatório de viagem também assegura os direitos de quem viaja a trabalho, garantindo que todos os adiantamentos e reembolsos sejam feitos corretamente.

Definir a estrutura do relatório envolve incluir seções claras para cada tipo de despesa, detalhando o contexto e a justificativa de cada gasto.

É essencial que o relatório de despesas de viagem contenha todas as informações necessárias para uma análise completa, facilitando o trabalho da equipe de gestão e otimizando a eficiência e a economia em viagens futuras.

Como preparar um modelo de relatório de viagem?

Para preparar um modelo eficaz de relatório de viagem, é importante incluir informações que permitam uma documentação completa das atividades e despesas.

Um modelo bem estruturado facilita a revisão, aprovação e reembolso das despesas, além de contribuir para a gestão de políticas de viagens corporativas.

O que não podem faltar em um modelo de relatório de viagens é:

• Dados do viajante

• Nome completo
• Cargo
• Departamento
• Dados de contato

• Período da viagem

• Data de início
• Data de término
• Destino(s)

• Objetivo da viagem

• Descrição detalhada do propósito da viagem
• Reuniões e eventos participados

• Itinerário de viagem

• Detalhes de voos, incluindo horários e números de voo
• Informações sobre hospedagem
• Transporte local utilizado

• Despesas detalhadas

• Cada item de despesa listado individualmente
• Categoria de despesas (ex: alimentação, hospedagem, transporte)
• Data, local, valor e moeda
• Comprovantes anexados sempre que possível

• Totalização das despesas

• Soma total das despesas
• Detalhamento de despesas reembolsáveis e não reembolsáveis

• Relatório de despesas de viagem (RDV)

• Um formulário ou tabela dentro do relatório para registrar cada despesa
• Espaço para aprovação de um supervisor ou gerente

• Comentários e observações adicionais

• Qualquer problema ou incidente ocorrido
• Feedback sobre acomodações ou serviços utilizados

• Assinatura e data

• Espaço para assinatura do viajante
• Assinatura do responsável pela revisão e aprovação

Modelo de relatório simples de viagem

Modelo de relatório de despesas de viagem detalhado

Os modelos apresentados ajudam a visualizar como um relatório de viagem pode ser estruturado. Para facilitar o processo de, baixe o nosso modelo de relatório de despesas com viagens corporativas.

Esta planilha oferece uma estrutura pronta e adaptável às necessidades da organização, contribuindo para a eficiência e precisão na gestão das viagens corporativas.

Leia também: O que é estar à disposição da empresa? Veja como calcular o sobreaviso.

Relatório de viagem a trabalho pronto em 6 passos

Elaborar um relatório de viagem eficiente envolve coletar dados detalhados, organizar essas informações de forma clara, e garantir a precisão em cada etapa.

Aqui está um passo a passo detalhado para facilitar esse processo:

Passo 1: planejamento e preparação

Antes da viagem

• Defina o objetivo e o escopo da viagem: clarifique o propósito para assegurar que todas as atividades e despesas estejam alinhadas com os objetivos da empresa.
  
  
• Prepare um checklist de dados a serem coletados: inclua itens como datas, destinos, encontros programados, e estimativas de despesas.

Passo 2: coleta de dados durante a viagem

Durante a viagem

• Registre todas as despesas no momento em que ocorrem: use um aplicativo de gestão de despesas ou mantenha um diário de papel.
  
  
• Guarde todos os recibos e comprovantes: fotografe-os e armazene digitalmente para evitar perdas.
  
  
• Anote detalhes relevantes de cada gasto: inclua o contexto do gasto para justificar a despesa perante a gestão.

Passo 3: organização das informações

Após a viagem

• Compile as informações coletadas: utilize a planilha ou um software de gestão de viagens para inserir os dados.
  
  
• Categorize as despesas: separe-as em categorias como transporte, alimentação, hospedagem, entre outros.
  
  
• Revise as anotações diárias de viagem: certifique-se de que cada entrada esteja completa e clara.

Passo 4: elaboração do relatório

• Preencha o modelo de relatório: insira todas as informações e despesas de forma organizada.
  
  
• Inclua uma seção de justificativas: explique o propósito de cada despesa e como ela se relaciona com os objetivos da viagem.
  
  
• Adicione os comprovantes: anexe digitalizações ou fotos dos recibos ao relatório.

Passo 5: revisão e aprovação

• Revise o relatório completo: verifique erros de digitação, imprecisões nos valores ou nas descrições das despesas.
  
  
• Envie o relatório para aprovação: encaminhe o documento para o supervisor ou departamento responsável.
  
  
• Solicite feedback: use comentários para melhorar o processo em futuras viagens.

Passo 6: finalização e arquivamento

• Finalize o relatório após a aprovação: faça os ajustes necessários baseados no feedback recebido.
  
  
• Arquive o relatório aprovado: guarde uma cópia eletrônica em um local seguro para referência futura.
  
  
• Atualize as políticas de viagem se necessário: use as lições aprendidas para melhorar as diretrizes futuras.

Para facilitar a aplicação da política de viagens a trabalho, baixe nosso modelo, planeje e detalhe as despesas de viagem em poucos cliques.

Dicas para elaborar um relatório de viagem eficiente

1. Automatize a coleta de dados usando aplicativos de gestão de despesas;
2. Utilize templates padronizados para os relatórios;
3. Treine os colaboradores sobre como preencher os relatórios;
4. Organize o relatório em seções claras com títulos distintos;
5. Inclua resumos executivos para destacar pontos chave;
6. Padronize o formato de dados (datas, moedas).

Erros comuns para evitar

1. Evite a perda de recibos usando digitalização imediata;
2. Estabeleça prazos claros para submissão de relatórios;
3. Assegure justificativas detalhadas para cada despesa;
4. Mantenha a consistência na organização para evitar erros de entrada de dados;
5. Evite omissões verificando todas as despesas antes de finalizar o relatório;
6. Verifique a precisão dos totais de despesas para garantir cálculos corretos.

Como a Flash ajuda gestores com relatórios de viagem

A plataforma Flash oferece uma solução robusta para gestores que buscam gerenciar e processar relatórios de viagem de forma prática e eficiente.

A adoção de soluções automatizadas como a Flash pode trazer uma série de benefícios significativos para a gestão de despesas corporativas, confira os principais a seguir:

• Relatórios analíticos: a emissão automática de relatórios com inteligência analítica permite que a empresa monitore os gastos em tempo real e tome decisões mais assertivas e ágeis. Isso torna a análise ainda mais estratégica para definir os próximos passos da sua empresa.
  
  
• Integração com sistemas financeiros: a plataforma pode ser integrada a sistemas de contabilidade e financeiros existentes (ERPs), proporcionando uma visão mais coesa das finanças e facilitando o fechamento do mês de forma automatizada e sem intervenções de processos manuais.
  
  
• Mobilidade e acessibilidade: com a Flash, os usuários podem submeter e aprovar despesas em qualquer lugar através de seus dispositivos móveis. Isso é especialmente útil para equipes que viajam com frequência e precisam de soluções rápidas e acessíveis para facilitar a gestão de suas despesas.
  
  
• Controle e conformidade: a plataforma ajuda a garantir que todas as despesas estejam de acordo com as políticas de viagem da empresa. Isso inclui limites de gastos, categorizações de despesas e outras regulamentações internas que são aplicadas pelo sistema de forma automática.
  
  
• Melhoria na prestação de contas: com relatórios mais claros e precisos, o processo de prestação de contas torna-se mais transparente e menos suscetível a fraudes ou má gestão de fundos.
  
  
• Redução de custos e otimização de gastos: ao proporcionar uma análise detalhada dos gastos, a Flash ajuda as empresas a identificar áreas onde podem economizar e otimizar o uso de recursos financeiros.

Para gestores que ainda dependem de planilhas manuais, a transição para uma solução digital como a Flash pode significar um salto qualitativo em termos de controle, eficiência e clareza na gestão de despesas de viagem. Ao modernizar esse aspecto da gestão corporativa, as empresas podem se concentrar em outros aspectos estratégicos, enquanto confiam na precisão e na facilidade de uso das soluções proporcionadas pela Flash.