O que faz um gestor de viagens corporativas e por que contratar?

O gestor de viagens corporativas é o profissional responsável por trazer soluções, reduzir custos, elaborar a política e relatórios, organizar as informações relevantes às viagens e muito mais. Ou seja, em resumo, é o principal encarregado de fazer a gestão das viagens a negócios da empresa.

Com 80% da população alvo vacinada e o mercado de viagens de negócios em retomada, a tendência é que seja exigido cada vez mais dos gestores.

A necessidade de reduzir gastos com viagens corporativas para adequar o orçamento à nova realidade das empresas é o grande desafio.

No entanto, há ainda fatores como o trabalho remoto ou híbrido, os processos para organizar os deslocamentos e reembolsos, tendências como Duty of Care e Bleisure, além de diversas outros fatores que precisam ser considerados.

Toda essa complexidade faz com que a posição do gestor de viagens para empresas seja cada vez mais necessária. Mas por onde começar?

Ao longo deste conteúdo, vamos trazer tudo o que você precisa saber sobre a atuação de um gestor de viagens corporativas, por que e quando é preciso contratar. Acompanhe a leitura

O que faz um gestor de viagens corporativas?

Este gestor vai cuidar de todo o processo envolvendo viagens a trabalho. É de responsabilidade dele entrar em contato com fornecedores de passagens aéreas, hotéis, locadoras de veículos e agências de viagens corporativas, por exemplo.

Também está dentro das atribuições encontrar a melhor forma de fazer o pagamento e reembolsos, acordos corporativos, administrar faturas e reduzir custos sem comprometer a qualidade do serviço prestado.

Tudo isso visa manter o alto desempenho das viagens, alcançar o melhor retorno possível e encontrar o balanço entre custo e benefício sem sacrificar o bem estar dos colaboradores viajantes.

Entre as atribuições do gestor de viagens corporativas, ainda podemos citar:

• encontrar o balanço entre as necessidades da empresa e dos viajantes;
• conciliar parceiros e manter um bom relacionamento;
• gerir a reserva e emissão de passagens;
• apresentar resultados;
• planejamento de viagens;
• garantir o cumprimento das normas;
• sugerir e implementar melhorias nos processos;
• gerir a reserva de hospedagens;
• encontrar soluções de mobilidade urbana;
• promover o Duty of Care;
• analisar informações para melhorar os processos;
• entre outras.

A importância do gestor de viagens e seus benefícios

A eficiência e bom resultado das viagens corporativas está diretamente ligada à atuação do gestor. Quando não há boas práticas implementadas, faltam uma política de viagens assertiva e organização, o dinheiro poderá estar sendo gasto desnecessariamente.

Dessa forma, mais do que organizar todos os processos e gerenciar as viagens da companhia, o gestor também tem como missão entregar resultados ligados direta ou indiretamente à gestão financeira.

É claro que nem todas as empresas precisam de um gestor dedicado a todo tempo. O volume e a complexidade das viagens ditarão essa necessidade. Com isso, é possível pensar em agências de viagem corporativa para terceirizar o trabalho.

O importante é compreender as vantagens que esse profissional pode entregar ao dia a dia da empresa, como:

• redução de custos;
• otimização de processos;
• economia de tempo.

Redução de custos com viagens

Como os gestores têm contato próximo com fornecedores, é plausível dizer que melhores valores para passagens aéreas, hospedagens, aluguel de veículos, entre outros serviços, se tornam uma realidade. Isso é resultado de acordos e negociações.

Quando a política de viagens corporativas é bem feita, preza pela pesquisa e estipula tempo para que as reservas sejam feitas, a economia é ainda maior.

Otimização de processos

Este profissional se preocupa em construir documentos que padronizam os processos, o que evita a perda de tempo. Além disso, uma boa gestão de viagens está sempre buscando ferramentas que melhorem o cotidiano e o tornem mais ágil e eficaz.

Existem ainda plataformas que facilitam a prestação de contas, elaboração de relatórios, solicitação e aprovação de reembolso, entre outros, tornando esses procedimentos mais rápidos e eficientes.

Com a Flash Expense, tanto gestores quanto viajantes contam com uma plataforma completa para administrar os reembolsos e facilitar processos antes, durante e depois das viagens.

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Economia de tempo

Quando há um especialista se concentrando em trazer melhorias para a rotina e encontrar soluções que facilitem a progressão das demandas, tem-se economia de tempo. Não só isso, o gestor possibilita melhor aproveitamento do dia a dia.

Como uma boa gestão é feita?

A boa gestão de viagens de uma empresa depende de muitos fatores, como uma prestação de contas eficaz, processos menos burocráticos, bom relacionamento com fornecedores e a busca por melhorias constantes que otimizem a rotina. Entre outros fatores, para gerir com eficiência é preciso:

• Interpretar números e dados;
• definir uma política de viagens;
• conhecer o perfil dos viajantes;
• oferecer suporte;
• trazer inovações.

Interpretar números e dados

O gestor precisa ter a capacidade de fazer análises sobre os gastos de forma que possa enxergar o que traz retorno, o que pode ser economizado ou está sendo supérfluo. Sem isso, a própria saúde financeira do negócio fica comprometida.

Definir uma política de viagens

É de grande importância ter um documento que defina as diretrizes, normas e regras para o colaborador e empresa. Com todos os viajantes tendo conhecimento do assunto, não perde-se tempo com aquilo que não precisa.

Conhecer o perfil dos viajantes

Isso varia de acordo com a empresa, algumas fazem mais viagens interestaduais, intermunicipais ou internacionais. É preciso ponderar também o cargo e, principalmente, a necessidade destes colaboradores.

Oferecer suporte

Uma boa gestão de viagens corporativas preza pelo bem-estar dos funcionários e pelo Duty of Care. O gestor precisa garantir mecanismos que deem apoio a eles, caso isso não aconteça pode haver insatisfação por parte dos trabalhadores.

Trazer inovações

Aquele que é responsável pelas viagens a trabalho precisa estar antenado às novidades e buscar sempre soluções. É dessa forma que os custos são reduzidos e o time mais bem aproveitado.

Se uma organização tem muitas viagens, mas não conseguem ter o controle sobre elas ou reembolsar de forma eficiente, dinheiro está sendo desperdiçado e aborrecimentos desnecessários estão acontecendo.

Os processos manuais sempre foram usados, mas muitas vezes entroncam e trazem um trabalho dispensável. Usar um software, por exemplo, para auxiliar a gestão permite que o gestor se concentre em questões mais estratégicas.

A Flash Expense oferece diversas soluções para contornar esses problemas, o cartão corporativo permite um adiantamento ágil e a consulta dos gastos em tempo real.

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Com as questões burocráticas descomplicadas, o gestor pode se dedicar nos assuntos que trazem resultados e geram receita.

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