O que é e quais são as vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos?

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma das principais funcionalidades oferecidas pela plataforma de gestão de pessoas da Flash. O sistema que proporciona soluções completas e totalmente automatizadas para o RH.

Com a GED, é possível centralizar e organizar todos os documentos dos colaboradores em um único lugar, trazendo assim, muito mais facilidade para armazenar, ordenar e acessar este material de forma simples e rápida.

Além de facilitar o acesso e a organização, a Gestão Eletrônica de Documentos contribui para a redução dos custos das empresas com papeladas. O que também se alinha às metas de sustentabilidade (ESG), reduzindo a necessidade de espaço físico para arquivamento e economizando o tempo dos colaboradores.

Seguindo a tendência de automação do RH, enquanto os processos burocráticos são digitalizados, os profissionais de RH podem dedicar-se a tarefas mais estratégicas. Com isso, a transformação digital também chega à gestão de pessoas.

Descubra mais sobre esta solução inovadora que está transformando o RH em um setor estratégico por excelência.

Gestão Eletrônica de Documentos (GED): o que é?

A Gestão Eletrônica de Documentos, conhecida como GED, é uma tecnologia inovadora. Ela é uma solução que permite o armazenamento e organização digital de todos os documentos de colaboradores em uma única localização centralizada. 

Esta funcionalidade é crucial para empresas que buscam eficiência e segurança na gestão de suas informações.

Na plataforma de gestão de pessoas Flash, o GED é implementado de forma que cada colaborador tenha uma pasta pessoal criada automaticamente. Nelas, todos os seus documentos relevantes são armazenados. Isso inclui desde identificações pessoais até registros acadêmicos e documentos de dependentes, todos acessíveis de maneira segura e eficiente.

GED x ECM: principais diferenças

Embora ambos sejam importantes para a gestão documental, a GED e o Enterprise Content Management (ECM), ou Gestão de Conteúdo Empresarial, possuem diferenças fundamentais. 

Enquanto o GED foca especificamente na gestão de documentos, o ECM abrange um espectro mais amplo de conteúdos. São incluídos arquivos de mídia como imagens, vídeos e áudios, além de conteúdos web e dados armazenados nos dispositivos da empresa.

Ambas as ferramentas podem ser complementares, oferecendo soluções abrangentes para o gerenciamento de informações empresariais, mas é importante entender suas funções específicas para implementá-las de acordo com as necessidades organizacionais.

Como funciona a Gestão Eletrônica de Documentos na gestão de pessoas Flash?

Com a solução de gestão de pessoas Flash, a GED simplifica de forma inegável o armazenamento de documentos. 

Ao criar automaticamente uma pasta para cada colaborador, a plataforma garante que todos os documentos importantes estejam organizados e facilmente acessíveis. 

Isso não só poupa tempo na busca de documentos, mas também aumenta a segurança dos dados, já que cada pasta pode ser configurada para garantir que somente pessoas autorizadas tenham acesso.

Algumas funcionalidades notáveis da GED na plataforma incluem:

• Visualização e gestão de documentos de colaboradores e seus dependentes.
• Capacidade de adicionar, editar ou atualizar documentos conforme necessário.
• Funcionalidade de exportação para facilitar o compartilhamento de informações.
• Opções para excluir documentos de forma segura.

Onde é possível aplicar a GED

A GED pode ser aplicada nas mais diversas áreas da empresa onde haja a necessidade de organizar e armazenar documentos, como financeiro, marketing etc.

No caso da funcionalidade GED dentro da Flash, sua aplicação está voltada para o gerenciamento eletrônico de documentos de colaboradores, envolvendo todos aspectos de sua jornada dentro da empresa, desde o processo de seleção até o seu desligamento.

Vantagens de aderir ao uso da GED

Implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos na sua empresa traz uma série de benefícios. Esses vão desde a melhoria da organização documental até impactos significativos na sustentabilidade e economia de recursos. 

Vejamos algumas das principais vantagens:

1 - Otimização no fluxo de trabalho

Eliminar documentos impressos é um dos maiores desafios, em especial nas grandes empresas. A adoção do GED na plataforma da Flash melhora substancialmente o fluxo de trabalho, reduzindo tempo perdido na organização de documentos. 

A facilidade de acessar, editar e compartilhar documentos online melhora a eficiência operacional em todas as etapas de processos que envolvem a gestão de documentos.

2 - Redução de custos

Com a digitalização, os custos com impressão e armazenamento de documento físico são drasticamente reduzidos. Além disso, o espaço anteriormente utilizado para arquivar papéis pode ser reaproveitado para outras atividades, contribuindo para uma redução significativa dos custos operacionais.

3 - Sustentabilidade

Ao reduzir o uso de papel e a energia elétrica necessária para a manutenção de arquivos físicos, o sistema de gestão eletrônica de documentos digitais contribui diretamente com as iniciativas de sustentabilidade da empresa, alinhando-se com os objetivos da ESG.

4 - Economia de tempo e recursos financeiros

O GED permite que os documentos eletrônicos sejam encontrados e acessados rapidamente, eliminando processos burocráticos e liberando os colaboradores para se dedicarem a tarefas mais estratégicas e produtivas. A longo prazo, isso se traduz em economia de tempo e aumento de lucratividade.

5 - Gestão unificada de todas as etapas do processo

Com todos os documentos armazenados em um único espaço digital, a gestão de pessoas Flash oferece uma visão completa da jornada do colaborador na empresa, permitindo insights valiosos para melhorar continuamente os processos.

6 - Segurança de dados e LGPD

O GED melhora a segurança de dados ao permitir um controle rigoroso sobre quem pode acessar determinados documentos. Com a armazenagem na nuvem, o sistema facilita backups regulares e mantém a integridade e confidencialidade dos dados, essencial para a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Como implantar a gestão eletrônica de documentos na sua empresa

A implantação de um sistema de RH com gestão eletrônica de documentos pode transformar a maneira como sua empresa gerencia informações. Aqui estão os passos fundamentais para garantir uma transição suave e eficaz:

Passo 1: Comunicar os benefícios

O primeiro passo é explicar claramente ao time as vantagens do GED, desde os benefícios ambientais até a economia de tempo e a melhoria na organização. É crucial que toda a equipe entenda o valor da mudança e como ela beneficiará o trabalho de todos.

Passo 2: Planejamento para digitalização

Antes de digitalizar os documentos existentes, é importante fazer um levantamento detalhado do que precisa ser convertido para o formato digital. Este é também o momento ideal para descartar documentos obsoletos ou desnecessários, otimizando o que será armazenado.

Passo 3: Definir regras de acesso e segurança

Com os documentos na nuvem, defina claramente quem terá acesso a quais documentos e quais ações eles poderão executar. Por exemplo, alguns colaboradores podem precisar de acesso para visualização, enquanto outros podem precisar de permissões para edição.

Passo 4: Treinamento da equipe

Para maximizar o uso do novo sistema, treine sua equipe sobre como acessar, gerenciar e utilizar o GED de forma eficaz. Estabeleça um período de teste para que os usuários se familiarizem com o sistema antes de implementá-lo em toda a empresa.

Passo 5: Coleta de feedback e ajustes

Após a implementação, é importante coletar feedback regular dos usuários para entender como o sistema está afetando o dia a dia e fazer ajustes conforme necessário. Use os insights coletados para aprimorar continuamente o processo e garantir que o sistema atenda às necessidades da empresa.

E o mais importante: conte com a solução completa da Flash para o RH

A Flash possui a plataforma de RH que integra admissão, treinamento, comunicação interna, armazenamento, engajamento e análise de dados. E, claro, toda a gestão de ponto, férias e controle de jornada

A ideia é facilitar a rotina do departamento de gestão de pessoas. Com os processos integrados, colaboradores ganham tempo e têm seu trabalho otimizado com tudo centralizado em uma única plataforma.

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