Gestão Eletrônica de Documentos (GED): tudo o que sua empresa precisa saber sobre

dia. Em um cenário de transformação digital, onde agilidade, controle e conformidade são fundamentais, é a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) que tem ganhado espaço nas corporações.

Afinal, ao digitalizar, organizar e garantir o acesso seguro a informações importantes, essa solução transforma rotinas administrativas e contribui diretamente para a eficiência operacional, a redução de falhas e o atendimento às exigências legais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Neste artigo, você vai entender como funciona a gestão eletrônica de documentos, quais são suas etapas, seus principais benefícios e como ela pode ser aplicada pelas áreas de Recursos Humanos (RH), Departamento Pessoal (DP), Financeiro, Jurídico e Operações.

Siga a leitura!

O que é Gestão Eletrônica de Documentos​ (GED)?

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um sistema que permite a digitalização, organização, armazenamento, controle e recuperação de documentos em formato eletrônico. Mais do que substituir o papel, ela representa uma mudança na forma como as informações são tratadas dentro das empresas.

Com a GED, documentações, como contratos, recibo e nota fiscal, por exemplo, passam a ser centralizadas em plataformas digitais, com acesso controlado, registros de movimentação e mecanismos de segurança.

Dessa forma, a solução facilita o acesso rápido às informações, reduz o risco de extravio, elimina a dependência de arquivos físicos e melhora a eficiência dos processos internos. Além disso, conforme mencionamos, esse tipo de gestão ajuda empresas a se manterem em conformidade com legislações que exigem controle e proteção de dados. 

Para que serve a gestão eletrônica de documentos​?

A principal função da gestão eletrônica de documentos é estruturar o ciclo de vida das informações dentro de uma empresa, desde a criação e recebimento desses materiais, até seu arquivamento, consulta e descarte, quando necessário.

Na prática, ela serve para organizar o fluxo documental de forma inteligente, garantindo que as informações certas estejam disponíveis para as pessoas certas, no momento certo, com segurança e rastreabilidade.

Isso significa que a GED apoia a tomada de decisões com base em dados confiáveis, evita retrabalho e perda de tempo com buscas manuais, facilita auditorias internas e externas e melhora a governança corporativa. 

E mais: em tempos de trabalho remoto e ambientes descentralizados, essa gestão documental também é uma ferramenta essencial para garantir continuidade e colaboração entre equipes.

Exemplos de Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

A gestão de documentos eletrônicos pode ser aplicada de diversas formas no dia a dia corporativo, apoiando rotinas administrativas, financeiras, jurídicas e operacionais. 

A seguir, confira exemplos práticos de como ela contribui para a organização, eficiência e conformidade em diferentes áreas de um negócio.

Controle de ponto digital

Com a gestão eletrônica de documentos, os registros de jornada dos colaboradores são armazenados e gerenciados digitalmente, por meio de um sistema de controle de ponto digital, com acesso fácil e seguro para os gestores e as equipes de DP e RH. 

Isso facilita o acompanhamento de horas trabalhadas, o fechamento da folha e o cumprimento da legislação trabalhista, além de reduzir inconsistências e perda de dados.

Arquivamento de notas fiscais

A GED permite armazenar notas fiscais eletrônicas de forma organizada e padronizada, com mecanismos de busca e classificação por período, fornecedor ou centro de custo. 

Isso garante maior controle fiscal e contábil, simplifica auditorias e evita extravios ou erros na escrituração.

Gestão de contratos

Contratos com fornecedores, parceiros ou colaboradores podem ser gerenciados em plataformas digitais, com controle de versões, prazos de vencimento, responsáveis e notificações automáticas. 

A gestão documental reduz o risco de contratos vencidos ou mal geridos e oferece mais visibilidade e rastreabilidade ao jurídico e às demais áreas envolvidas.

Admissão digital de colaboradores

Com o apoio da GED, o processo de admissão digital se torna mais ágil e seguro. Documentos pessoais, formulários e termos obrigatórios são enviados e assinados digitalmente, reduzindo o tempo de onboarding e garantindo conformidade com a legislação trabalhista e a LGPD no RH.

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Central de documentos internos

Empresas que possuem manuais, políticas, comunicados e treinamentos podem organizar todo esse conteúdo em uma central digital. Isso porque a GED permite que os materiais sejam facilmente acessados por colaboradores, com controle de versão e permissões de acesso conforme o cargo ou área.

Gestão de comprovantes de reembolso

Ao integrar o gerenciamento eletrônico de documentos aos processos financeiros, cada comprovante de despesas, recibo de comprovante de pagamento e solicitação de reembolso pode ser digitalizado, validado e arquivado em poucos cliques. Isso agiliza o fluxo de aprovação, reduz o uso de papel e melhora a transparência no controle de gastos.

Assinatura digital integrada

A GED facilita a assinatura eletrônica de documentos com validade jurídica, eliminando a necessidade de impressão, envio físico e arquivamento manual. Com isso, processos como contratos, acordos e termos de compromisso são formalizados com mais agilidade e segurança.

Como funciona a GED na prática?

A GED envolve uma série de etapas que transformam documentos físicos e digitais em informações organizadas, acessíveis e seguras. 

Confira, abaixo, como esse processo acontece na prática. 

Digitalização de documentos físicos

O primeiro passo é converter documentos em papel para o formato digital. Isso pode incluir contratos antigos, arquivos administrativos, fichas cadastrais e outros registros físicos. 

A digitalização é feita com equipamentos apropriados e garante a criação de cópias digitais legíveis, seguras e prontas para serem integradas ao sistema.

Classificação e indexação

Após a digitalização (ou no caso de documentos já digitais), cada arquivo é classificado e indexado com base em critérios definidos: 

• data, 
• tipo de documento,
• área responsável, 
• número de matrícula, 
• CNPJ,
• entre outros.

Essa etapa organiza as informações e permite que sejam encontradas com facilidade futuramente.

Armazenamento em nuvem ou servidor seguro

Com os documentos digitalizados e classificados, eles são armazenados em um ambiente digital seguro, que pode ser um servidor interno da empresa ou uma solução em nuvem. 

Esse armazenamento segue padrões de proteção de dados e garante a integridade dos arquivos, além de facilitar a escalabilidade do sistema conforme a empresa cresce.

Controle de acesso e permissões

Um dos pilares da gestão de documentos eletrônicos é o controle de quem pode acessar, editar, compartilhar ou excluir cada documento. 

Com a GED, é possível definir permissões por usuário, departamento ou cargo, garantindo segurança da informação e conformidade com normas como a LGPD.

Recuperação rápida via busca inteligente

Por fim, uma das grandes vantagens da gestão eletrônica de documentos é a possibilidade de localizar os arquivos rapidamente com recursos de busca inteligente. 

O sistema permite pesquisar documentos por palavras-chave, categorias, datas ou outras informações indexadas, eliminando o tempo gasto com buscas manuais ou pastas físicas.

Leia também: 13 documentos de RH e DP e como arquivar corretamente.

Benefícios de um sistema de gestão eletrônica de documentos

Adotar um sistema de gestão eletrônica de documentos traz vantagens práticas e estratégicas para as empresas, como: 

• Redução no uso de papel e na ocupação de espaço físico: como os documentos passam a ser armazenados digitalmente, as empresas não precisam investir em ambientes dedicados apenas para guardar documentos da empresa em formato físico.
• Acesso rápido e remoto às informações: permitindo que equipes localizadas em diferentes regiões ou em modelo híbrido consultem os materiais de forma segura, sem depender do envio físico ou da presença em escritório.
• Segurança da informação: com sistemas que controlam versões, restringem acessos e registram o histórico de alterações. Isso evita que documentos sejam substituídos, apagados ou manipulados sem autorização, aumentando a confiabilidade dos dados.
• Melhorias em áreas que concentram grande volume de documentos: esse tipo de gestão ajuda a agilizar processos, organizar fluxos de trabalho e facilitar aprovações e auditorias em setores como Recursos Humanos, Financeiro e Jurídico.
• Apoio à conformidade com a LGPD: com os materiais armazenados e acessados de forma segura, fica mais fácil garantir a proteção de dados pessoais, rastrear movimentações e atender às exigências legais relacionadas ao tratamento de informações sensíveis.
• Redução de falhas humanas e retrabalho: a automação e padronização proporcionadas pela gestão eletrônica de documentos dão mais consistência às atividades rotineiras e liberam as equipes para focar em atividades de maior valor estratégico.

Como a GED se relaciona com a LGPD?

Como vimos ao longo deste artigo, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) tem um papel fundamental na adequação das empresas às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Essa contribuição acontece de forma prática e estratégica, por meio de:

• Redução do risco de perda ou vazamento de dados sensíveis: a centralização de documentos em ambientes digitais seguros reduz a exposição a extravios e acessos indevidos, especialmente quando comparado ao armazenamento físico ou em sistemas dispersos.
• Rastreamento de acessos e alterações: com a GED, é possível monitorar todas as interações com os documentos: quem acessou, editou ou compartilhou — garantindo mais controle e transparência sobre o uso das informações.
• Backup automático e criptografia de arquivos: os documentos são protegidos por camadas de segurança, como criptografia e cópias de segurança automáticas, o que assegura a integridade dos dados mesmo em caso de falhas técnicas ou incidentes.
• Armazenamento conforme exigências legais: esse tipo de gestão facilita o cumprimento das obrigações legais relacionadas à guarda de documentos, permitindo que os dados fiquem armazenados de forma organizada, segura e pelo tempo necessário, conforme determina a LGPD.

Dica de leitura: LGDP no financeiro: evite multas e garanta a proteção de seus clientes

Por que adotar a GED com soluções digitais como a Flash?

A Gestão Eletrônica de Documentos da Flash simplifica o armazenamento das documentações. Ao criar automaticamente uma pasta para cada colaborador, a plataforma garante que todos os documentos importantes estejam organizados e facilmente acessíveis. 

Isso não só poupa tempo na busca de arquivos, como também aumenta a segurança dos dados, já que cada pasta pode ser configurada para garantir que somente pessoas autorizadas tenham acesso.

Por meio desse recurso, é possível:

• Visualizar os documentos dos colaboradores;
• Buscar materiais com visualizações diferentes: por pessoa, tipo de documento ou lista de documentos;
• Filtrar a visualização dos documentos por: status da pessoa (inativo ou ativo), data de admissão, departamento e cargo;
• Fazer o download de mais de um documento; 
• Permitir que o colaborador altere os seus documentos que estão armazenados (exclua, atualize, etc);
• Enviar o documento para assinatura;
• Visualizar quantos documentos estão vencidos, estão a vencer ou pendentes de assinatura.

Agora que você já entendeu tudo sobre gestão eletrônica de documentos, que tal utilizar a plataforma de Gestão de Pessoas da Flash para digitalizar o processo de armazenamento dessas informações dos seus colaboradores?

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