13 dos principais documentos de RH e DP e como arquivar corretamente

Manter os documentos de RH organizados é essencial para garantir a conformidade com a legislação trabalhista e reduzir riscos jurídicos. 

No entanto, muitas empresas ainda enfrentam desafios para estruturar um arquivo seguro, acessível e devidamente atualizado — o que pode gerar prejuízos legais e operacionais.

Neste artigo, você terá uma visão completa dos principais documentos exigidos em cada etapa da jornada do colaborador, os prazos legais de guarda e as melhores práticas para organização e compliance. 

Além disso, vai descobrir como a tecnologia pode transformar essa rotina com o apoio de soluções digitais de gestão documental e  automação do RH.

Por que manter os documentos de RH organizados é tão importante?

Seja no momento da admissão de funcionários, durante o contrato ou no desligamento, o Departamento Pessoal (DP) e o setor de Recursos Humanos (RH) lidam com um volume significativo de dados e informações sensíveis que exigem uma gestão rigorosa.

Manter a documentação empresarial bem organizada vai muito além de atender às exigências legais. Trata-se de uma prática fundamental para garantir segurança jurídica, transparência nas relações trabalhistas e eficiência nos processos internos, além de assegurar a conformidade com as normas fiscais e trabalhistas.

Confira, a seguir, os principais motivos para investir em uma gestão de documentos de RH eficiente.

Evita problemas trabalhistas e fiscais

A desorganização documental pode levar à perda de informações importantes, como contratos, atestados ou espelhos de ponto, dificultando a comprovação de obrigações legais em auditorias ou disputas judiciais.

Sem esses registros, o negócio fica exposto a penalidades, ações trabalhistas e multas por descumprimento de normas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) ou de instruções da Receita Federal.

Além disso, prazos legais de guarda, exigem atenção constante para evitar a descaracterização de vínculos empregatícios ou irregularidades fiscais.

Facilita auditorias e fiscalizações

Auditorias internas e fiscalizações de órgãos reguladores, como Ministério do Trabalho ou Receita Federal, exigem que todos os documentos do Departamento Pessoal estejam prontamente acessíveis.

Um arquivo bem organizado, físico ou digital, reduz o tempo de resposta nessas situações e contribui para a imagem de profissionalismo e conformidade da empresa.

Melhora a rotina e a produtividade do setor

A manutenção adequada dos documentos administrativos melhora a eficiência das equipes de RH e DP.

Procedimentos de admissão, controle de jornada, folha de pagamento e demissão ficam mais simples quando os documentos estão centralizados, padronizados e acessíveis, permitindo que o setor se concentre em atividades mais estratégicas e menos operacionais.

Principais documentos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal por etapa

A rotina de gestão de pessoas exige atenção especial aos documentos de RH obrigatórios em cada fase da relação de trabalho.

Desde a admissão de funcionários​ até o desligamento, há diferentes tipos de documentação obrigatórios — cada um com funções específicas e prazos legais de guarda.

Conheça, abaixo, os principais tipos de documentos administrativos do RH e DP, separados por fase da jornada do colaborador. 

Na admissão

São os documentos para admissão CLT iniciais, indispensáveis para iniciar o processo de admissão, fornecer as informações à previdência social, e-social e validar a contratação.

Documentos pessoais (RG, CPF, CTPS, etc.)

Esses documentos no processo de admissão são fundamentais para a validação da identidade do trabalhador e o cumprimento de exigências legais previstas na CLT.

É responsabilidade do RH coletar cópias legíveis e atualizadas de RG, CPF, Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), comprovante de residência e título de eleitor (comprovantes de processo eleitoral), entre outros.

Para os homens, é obrigatório apresentar a comunicação de dispensa do serviço militar.

Ficha de registro

A ficha de registro do empregado é um documento obrigatório que contém informações essenciais sobre o profissional, como data de admissão, função, salário, jornada e benefícios.

Ela deve ser preenchida no momento da contratação e atualizada conforme alterações no contrato.

Contrato de trabalho

Documento que formaliza o vínculo empregatício, os contratos de trabalho definem direitos e deveres mútuos, incluindo jornada, remuneração, período de experiência e condições de rescisão.

Pode ser por tempo determinado ou indeterminado, e deve conter a assinatura de ambas as partes.

Exame admissional

O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), emitido após o exame admissional, é indispensável para atestar a aptidão física e mental do colaborador para exercer suas funções.

Esse documento deve ser arquivado no prontuário do funcionário e renovado periodicamente, conforme a legislação de saúde ocupacional.

Durante o vínculo empregatício

Controle de ponto e jornada

O espelho de ponto é essencial para o registro das horas trabalhadas, ausências e horas extras. Além de obrigatório, ele subsidia a folha de pagamento e deve sempre seguir a legislação sobre jornada de trabalho.

Folha de pagamento

Reúne todas as informações salariais dos colaboradores, incluindo salários, descontos, adicionais e encargos trabalhistas. Sua geração é obrigatória todos os meses, e o documento deve ser arquivado e mantido de acordo com os prazos de guarda previstos em lei.

É importante reforçar que a empresa também tem a obrigação de manter organizados os documentos de RH que comprovam o recolhimento de contribuições e encargos, como:

• Guia de recolhimento do  ISS;
• Recolhimento do Imposto de Renda.
• Guia da previdência social;
• Guia de recolhimento do FGTS (GRF), entre outros.

Atestados médicos (em especial nas licenças médicas)

São documentos fundamentais para justificar ausências por motivos de saúde e têm papel essencial em casos de licença ou afastamento do colaborador.

É importante que sejam devidamente registrados, contendo data, identificação do profissional de saúde e demais informações obrigatórias, sempre respeitando os princípios de sigilo e proteção de dados exigidos pela LGPD no RH.

Falando nisso, aproveite para baixar nosso e-book gratuito sobre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no RH e saiba como adaptar os processos da sua empresa às exigências da lei!

Férias e reajustes salariais

Todos os comprovantes relacionados às férias, incluindo aviso, recibo de pagamento e período usufruído.

Já os reajustes salariais devem ser formalizados por meio de comunicados internos ou aditivos contratuais, para garantir rastreabilidade em auditorias e negociações sindicais.

Avaliações de desempenho e feedback

Embora não obrigatórios por lei, os documentos de avaliação de desempenho e feedbacks são estratégicos para o acompanhamento da performance e decisões de gestão. Também servem como histórico de evolução e base para promoções ou desligamentos.

No desligamento

Pedido de demissão e termo de rescisão

Em caso de saída voluntária, a carta do pedido de demissão deve ser redigida pelo funcionário e armazenada junto aos documentos rescisórios.

Independentemente da modalidade de desligamento, é necessário formalizar o Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT), com todas as verbas discriminadas.

Comprovante de quitação

É o recibo de pagamento das verbas rescisórias, incluindo saldo de salário, férias, 13º salário e aviso-prévio. Deve ser assinado pelo colaborador e anexado ao processo de desligamento.

Leia também: Aviso prévio indenizado: saiba como calcular o valor exato.

Guias de FGTS e seguro-desemprego

A empresa deve fornecer ao trabalhador as guias de saque do FGTS e o requerimento de seguro-desemprego, quando aplicável, conforme o tipo de rescisão contratual.

Exame demissional

Assim como o admissional, o exame demissional é obrigatório para verificar a aptidão dos colaboradores ao final do vínculo empregatício.

Deve ser realizado antes do desligamento definitivo e arquivado com o exame ASO.

Prazos de guarda de documentos pela legislação trabalhista

Manter os documentos de RH arquivados dentro dos prazos legais — seja em formato físico ou digital — é uma obrigação prevista na legislação trabalhista e fiscal.

O não cumprimento dessas exigências pode resultar em penalidades administrativas, multas e até mesmo na perda de direitos de defesa em caso de processos judiciais.

Além de atender à lei, o arquivamento correto protege a empresa de riscos trabalhistas e garante maior segurança jurídica.

Leia também: Guia completo das principais leis trabalhistas de proteção ao trabalhador.

Prazos por tipo de documento

Os prazos variam conforme o tipo de documento e a finalidade de sua utilização. A seguir, listamos os principais prazos aplicáveis ao DP e ao setor de RH:

• Contratos e fichas de registro: indeterminado.
• Folha de pagamento: 10 anos, conforme decreto 3049/99.
• Comprovantes de recolhimento do FGTS: guarda por 30 anos, conforme determina o artigo 23 da Lei nº 8.036/90.
• Comprovantes de INSS (GPS): devem ser arquivados por 05 anos, conforme previsto na súmula vinculante n° 8 do STF.
• Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao Sindicato Profissional: guarda por 5 anos.
• Documentos relativos a direitos trabalhistas, férias, 13º salário e benefícios, como vale-transporte: o prazo mínimo de retenção é de 5 anos, contados a partir da data da emissão ou do evento.
• Atestados médicos, exames admissionais, periódicos e demissionais: documentos de saúde ocupacional devem ser guardados por 20 anos após desligamento, conforme regulamentações do Ministério do Trabalho e Previdência.
• Comprovantes de pagamento, controle de ponto e recibos de salário: devem ser mantidos por 5 anos, com base na CLT, artigo 11.
• Documentos fiscais e tributários ligados à folha: devem seguir o prazo de guarda de 5 anos, conforme o Código Tributário Nacional.

Dica de leitura: Por quanto tempo as empresas devem guardar documentos?

Boas práticas de como organizar e arquivar documentos do setor de RH

Uma gestão eficiente da documentação de RH começa com a adoção de boas práticas que assegurem a integridade, a fácil acessibilidade e a conformidade legal dos arquivos.

Implementar procedimentos organizacionais bem definidos ajuda a reduzir falhas operacionais, aumenta a produtividade da equipe e fortalece o compliance trabalhista, protegendo a empresa de riscos e penalidades.

Separação por fase ou tipo para melhor organização de documentos

Organizar os documentos empresariais de acordo com as etapas da jornada do colaborador facilita a gestão e proporciona uma visualização rápida e eficiente das informações.

Uma estratégia complementar é a categorização por tipo de documento — como pessoais, contratuais, financeiros, médicos, entre outros —, o que contribui para a padronização dos arquivos e agiliza processos de auditoria ou consultas internas.

Além disso, é fundamental que a equipe de RH siga manuais operacionais e fluxos internos bem definidos, garantindo que a organização das informações seja feita de forma uniforme e consistente em toda a empresa.

Leia também: Conheça a Gestão Eletrônica de Documentos da Flash.

Etiquetação e controle por data para evitar perda de documentos

O uso de etiquetas padronizadas com nome do colaborador, número de matrícula, datas e status do documento (ativo, inativo, arquivado) ajuda a manter a rastreabilidade de cada item arquivado. Essa prática é válida tanto em arquivos físicos quanto em sistemas digitais.

Nos formatos físicos, é recomendável o uso de pastas específicas por tipo de documento e por ano, com codificação por cores.

Em plataformas digitais, a nomenclatura dos arquivos deve seguir um padrão único, com campos como nome, CPF, ano e categoria.

Essa organização permite maior gestão sobre o vencimento de documentos dos colaboradores e prazos legais de descarte.

Garantia de segurança e LGPD no arquivo de documentos de RH

A segurança das informações é um ponto crítico no arquivamento dos documentos administrativos do setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.

Além de ser restrito, é necessário garantir a confidencialidade dos dados conforme as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados.

Algumas boas práticas incluem:

• Definir perfis de acesso aos arquivos (físicos ou digitais), conforme o nível de responsabilidade;
• Implantar soluções com autenticação de usuários, trilhas de auditoria e backups automáticos;
• Utilizar sistemas com criptografia para o arquivo de documentos de RH digital;
• Estabelecer políticas internas sobre tratamento e compartilhamento de dados sensíveis.

Essas medidas não apenas reforçam a proteção da informação, como também ajudam a empresa a manter-se alinhada às normas de segurança e privacidade de dados.

Como a tecnologia pode ajudar?

A transformação digital no RH tem papel fundamental na organização, segurança e agilidade do tratamento de documentos de RH.

Plataformas especializadas permitem automatizar tarefas operacionais, melhorar a rastreabilidade e garantir a conformidade com normas legais.

Apostar nos recursos tecnológicos é um passo estratégico para modernizar os processos de gestão de pessoas e reduzir riscos trabalhistas

Gestão de documentos digitais

O uso de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) permite digitalizar, armazenar e organizar todos os tipos de documentos empresariais em um ambiente seguro e de fácil acesso.

Com essa tecnologia, é possível:

• Centralizar arquivos por colaborador, tipo ou status;
• Definir níveis de acesso para diferentes perfis de usuário;
• Monitorar prazos legais e automatizar alertas de vencimento;
• Facilitar o envio e o recebimento de documentos durante processos como admissão de funcionários ou desligamento.

Esses sistemas também possibilitam a indexação e a busca inteligente por palavras-chave, acelerando a recuperação de informações e apoiando auditorias internas e externas.

Automatização de admissão e desligamento com assinatura eletrônica

A digitalização dos processos de admissão e demissão é uma das maiores evoluções tecnológicas no RH.

Com soluções que integram assinatura eletrônica, coleta de documentos e integração com o sistema para RH de folha, todo o fluxo é concluído com mais eficiência.

Esse recurso elimina a necessidade de deslocamentos físicos, reduz o uso de papel e assegura validade jurídica aos contratos, conforme a legislação vigente.

A funcionalidade está presente em plataformas como o sistema da Flash, que oferece suporte completo à admissão digital, com envio de propostas, recebimento de documentos e onboarding estruturado.

Armazenamento seguro e acesso rápido

Ambientes em nuvem permitem que os documentos do Departamento Pessoal fiquem acessíveis em tempo real para os profissionais autorizados.

Essa facilidade é muito vantajosa para empresas com múltiplas unidades e/ou com equipes em modelo remoto, ou híbrido.

Com o armazenamento digital, é possível:

• Eliminar problemas de extravio de documentos físicos;
• Garantir backups automáticos e versões de histórico;
• Atender às exigências da LGPD no RH, por meio de controle de acesso, logs de visualização e consentimento para uso de dados.

Leia também: Conheça as opções de sistema de gestão empresarial

Redução de papel e espaço físico com o arquivo de documentos de RH digital

A migração para o meio digital representa também uma economia significativa de espaço físico e de recursos operacionais.

Empresas que adotam o arquivo digital reduzem a necessidade de armários, salas específicas e transporte de documentação.

Além disso, promovem práticas mais sustentáveis e eficientes, alinhadas a um modelo de RH estratégico e moderno.

Conheça a solução de gestão de pessoas da Flash e automatize toda a jornada do seu colaborador

Gerenciar todos os documentos de RH, garantir alinhamento à legislação e manter processos eficientes são desafios diários para equipes de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. 

Para superá-los, é fundamental contar com uma plataforma completa, integrada e segura.

A solução de gestão de pessoas da Flash oferece funcionalidades que cobrem toda a jornada do colaborador — da admissão digital até o desligamento — com foco em automação, segurança de dados e conformidade legal.

Com ela, sua empresa pode:

• Digitalizar e organizar todos os documentos empresariais com acesso rápido e seguro;
• Automatizar fluxos de admissão, controle de ponto e gestão de férias;
• Utilizar assinaturas eletrônicas válidas juridicamente;
• Reduzir problemas trabalhistas e operacionais com o cumprimento dos prazos legais de guarda;
• Garantir conformidade com a LGPD no RH, por meio de controle de acesso, auditoria e criptografia dos dados.

Além disso, a plataforma tem outros módulos estratégicos, como controle de jornada, avaliações de desempenho, benefícios flexíveis e People Analytics, permitindo que o RH atue de forma cada vez mais analítica, eficiente e centrada nas pessoas.

Quer transformar a gestão documental do seu RH? Conheça a plataforma da Flash e modernize seus processos com mais controle, agilidade e segurança.