Admissão digital: o que é, como funciona e cuidados para o RH

Se você trabalha com Recursos Humanos (RH), provavelmente já enfrentou cenários como trocas intermináveis de e-mails, dúvidas dos candidatos, retrabalho por conta de informações inconsistentes e uma pilha de papéis na mesa. 

Com a transformação digital nas empresas, o RH também tem precisado modernizar seus processos. É nesse contexto que surge a admissão digital, trazendo mais agilidade, segurança e praticidade — sobretudo com o apoio da Flash. 

Afinal, nosso sistema auxilia o RH em todas as etapas na admissão dos novos colaboradores, garantindo segurança e agilidade no processo. Preencha o formulário abaixo e saiba mais!

Neste artigo, vamos explicar como funciona a contratação digital na prática, quais são as vantagens para o setor e para os futuros funcionários e como a tecnologia pode ajudar a transformar essa etapa em uma experiência mais simples e eficiente. 

Siga a leitura e descubra como otimizar esse processo essencial para o crescimento da sua equipe!

O que é admissão digital?

A admissão digital é um processo que utiliza a tecnologia para tornar a contratação digital de novos colaboradores mais simples, rápida e segura. 

Em vez de lidar com pilhas de documentos físicos e trocas de e-mails intermináveis, o RH centraliza todas as etapas em uma plataforma online.

Isso significa que a coleta de dados, envio das documentações, assinaturas de contratos e demais formulários obrigatórios podem ser feitos de forma totalmente digital, com validade jurídica e seguindo as exigências da legislação trabalhista.

Além de reduzir o retrabalho e os riscos de erros, a admissão digital melhora a experiência do candidato, que acompanha o processo de forma mais transparente e sem burocracias. Para o RH, representa ganho de tempo e mais controle sobre cada etapa da contratação digital.

Como funciona a admissão digital na prática?

Na prática, a admissão digital organiza e automatiza todas as etapas que o RH precisa cumprir na contratação digital de um novo colaborador. 

O processo começa logo após a aprovação do candidato e segue um fluxo simples e integrado dentro de uma plataforma online.

Veja como funciona o passo a passo abaixo.

Com a admissão digital, o que antes levava dias ou até semanas para ser realizado pode ser feito em questão de horas, com muito mais segurança, organização e controle.

Diferença entre admissão tradicional e digital

Ao comparar a admissão tradicional com a admissão digital, fica fácil entender por que tantas empresas estão migrando para processos mais tecnológicos. 

Enquanto o modelo tradicional é marcado por burocracia, papelada e retrabalho, a contratação digital traz mais agilidade, segurança e uma experiência mais positiva para o novo colaborador.

Confira as principais diferenças na tabela abaixo.

Vale destacar que a admissão digital não apenas moderniza o processo, como também reduz custos operacionais e fortalece a imagem da empresa como uma organização inovadora e preparada para o futuro.

Quais as etapas da admissão digital?

A admissão digital não é apenas uma versão online da contratação tradicional. Ela representa uma nova forma de organizar e executar cada etapa, com mais fluidez, segurança e integração entre os sistemas da empresa.

A seguir, veja como funciona o fluxo padrão da contratação digital, desde o primeiro contato com o candidato aprovado até os momentos finais de integração com a equipe.

Envio de documentos pelo colaborador

Assim que o candidato é aprovado, o RH envia um link de acesso seguro para que ele preencha seus dados pessoais e envie toda a documentação exigida, como RG, CPF, comprovante de residência e outros documentos obrigatórios. 

Todo o processo de admissão acontece online, de forma simples, rápida e intuitiva, sem a necessidade de deslocamentos ou trocas intermináveis de e-mails.

Quer garantir que nada importante fique de fora? Baixe o nosso checklist de documentos para admissão de funcionários e tenha uma lista completa para organizar essa etapa com mais segurança e eficiência!

Validação automatizada e assinatura digital

Com os documentos enviados, a própria plataforma faz a checagem automática para garantir que todas as informações estejam completas e dentro dos padrões exigidos pela legislação. 

Assim que os dados são validados, os contratos de trabalho e formulários obrigatórios são gerados, com a assinatura digital na admissão garantindo validade jurídica e segurança em todo o processo. Tudo isso elimina o uso de papel e otimiza o tempo da equipe de RH.

Integração com folha e cadastro no sistema

Após a assinatura dos documentos, os dados do novo colaborador são automaticamente integrados aos sistemas de folha de pagamento e gestão de pessoas da empresa. 

Dessa forma, elimina-se o retrabalho, reduz-se significativamente a ocorrência de erros manuais e garante-se que o cadastro esteja completo e atualizado para o fechamento da folha e demais processos administrativos.

Onboarding digital e boas-vindas

A contratação digital vai além da parte burocrática. Com a admissão de funcionários​ feita digitalmente, o RH pode aproveitar a mesma plataforma para iniciar o onboarding do novo colaborador. 

É possível enviar materiais de boas-vindas, apresentar a cultura da empresa, compartilhar vídeos institucionais ou até agendar treinamentos iniciais. 

Tudo isso antes mesmo do primeiro dia de trabalho, criando uma experiência de acolhimento desde o início.

Dica de leitura: Onboarding e offboarding no RH: qual a diferença e 10 práticas para fazer dar certo.

Vantagens da admissão digital para o RH e para o colaborador

A adoção da admissão digital traz benefícios importantes tanto para o time de Recursos Humanos quanto para os novos colaboradores. 

Separamos, a seguir, como esse processo transforma a rotina e eleva a eficiência da contratação. 

Redução de tempo e retrabalho

Com a automação do RH, as etapas do processo de admissão se tornam mais rápidas e eficientes.

 O time economiza horas que antes eram dedicadas à coleta manual de documentos, correção de informações e controle de papelada. Isso permite focar em tarefas mais estratégicas, agilizando todo o processo de contratação.

Eliminação de papel e arquivos físicos

A digitalização dos documentos elimina a necessidade de arquivos impressos, reduzindo custos com papel, impressão e armazenamento. Além disso, promove um ambiente mais sustentável e organizado.

Menos erros manuais

A entrada automática dos dados e a validação eletrônica minimizam falhas comuns na admissão tradicional, como informações incompletas ou digitadas incorretamente, garantindo maior segurança e conformidade.

Experiência mais moderna e positiva para o novo colaborador

Ao receber um processo rápido, transparente e fácil de acompanhar, o colaborador tem uma impressão positiva da empresa desde o início, o que contribui para o engajamento e a retenção.

Facilidade na gestão e auditoria

Com todos os documentos e dados armazenados digitalmente e organizados em uma única plataforma, o RH tem controle total sobre os processos, facilitando auditorias internas e o cumprimento das obrigações legais.

Quais documentos podem ser usados digitalmente?

Uma das grandes dúvidas ao implementar a admissão digital é sobre a validade e o uso da documentação exigida no processo de contratação. 

A boa notícia é que a legislação brasileira já reconhece diversos documentos em formato digital, permitindo que o RH realize todo o processo de forma segura e legal.

Confira, abaixo, quais documentos podem ser apresentados e assinados digitalmente, garantindo agilidade e conformidade.

RG, CPF e comprovantes digitalizados

Documentos pessoais como RG, CPF e comprovantes de endereço podem ser enviados em formato digital, desde que estejam legíveis e atualizados. 

O envio via plataforma online facilita a conferência e armazenamento, eliminando a necessidade de cópias físicas.

Carteira de Trabalho digital (eSocial)

A Carteira de Trabalho (CTPS) em formato digital, integrada ao sistema eSocial, é oficialmente aceita para a formalização da contratação. 

O registro do vínculo empregatício passa a ser feito de forma eletrônica, tornando o processo mais rápido e seguro para o RH e o colaborador. 

Para quem tem dúvidas sobre como assinar carteira de trabalho digital, o procedimento é simples: basta registrar as informações diretamente no eSocial, que passa a valer como assinatura oficial.

Veja também: Flash integra soluções para simplificar jornada de trabalho nas empresas.

Assinatura de contrato via certificado digital ou plataforma confiável

Para garantir a segurança e a validade legal dos contratos de trabalho, a empresa pode optar pela assinatura via certificado digital (ICP-Brasil) ou utilizar plataformas digitais confiáveis, que atendam aos requisitos previstos em lei. Dessa forma, o processo de formalização se torna mais ágil, seguro e totalmente livre de papel.

Formulários complementares online

Além dos documentos básicos, diversos formulários obrigatórios ou específicos da empresa — como a ficha de registro do empregado, termos de confidencialidade, políticas internas e declarações — podem ser preenchidos e assinados online, integrando o processo de admissão de forma completa e prática.

Leia também: Atestado de saúde ocupacional, o que é, quais são os tipos, as principais informações e normas

Como implementar a admissão digital na sua empresa?

Adotar a admissão digital é um passo fundamental para modernizar o RH e tornar os processos de recrutamento e seleção mais ágeis, seguros e eficientes. 

Porém, para que essa transformação seja bem-sucedida, é preciso planejamento e atenção a alguns pontos essenciais.

A seguir, veja os passos principais para implementar a admissão digital na sua empresa de forma estruturada e sem complicações. 

Escolha de uma plataforma de RH com admissão digital

O primeiro passo é selecionar uma solução tecnológica que atenda às necessidades do seu RH, oferecendo funcionalidades completas para gestão da admissão digital, desde o envio de documentos até a assinatura eletrônica e integração com outros sistemas. Opte por plataformas confiáveis, seguras e que garantam a conformidade com as normas legais.

Uma boa opção é contar com um software de admissão e desligamento 100% digital, que traga segurança, agilidade e conformidade em todas as etapas do ciclo de gestão de pessoas. Opte por plataformas confiáveis e que ofereçam suporte completo ao seu time. 

Nesse sentido, a plataforma de gestão de pessoas da Flash, por exemplo, é uma solução completa, que centraliza os principais processos de RH em um só lugar, facilitando desde a admissão até o desligamento dos colaboradores.

Padronização dos documentos

É importante definir quais documentos serão solicitados digitalmente e padronizar os formatos aceitos para facilitar a conferência e validação. 

Ter uma lista clara e atualizada ajuda a evitar retrabalho e garante que todas as admissões sigam os mesmos critérios.

Treinamento da equipe

Para que a mudança seja efetiva, a equipe de RH precisa estar preparada para utilizar as novas ferramentas e entender o fluxo da admissão digital. 

Investir em treinamentos práticos e esclarecer dúvidas são passos essenciais para garantir o engajamento e o bom uso da tecnologia.

Que tal ajudar sua equipe a visualizar melhor cada etapa desse processo? Baixe gratuitamente o nosso fluxograma de admissão de funcionários e facilite o entendimento do novo fluxo de trabalho. 

Revisão da política de proteção de dados (LGPD)

Com a digitalização dos documentos e dados pessoais, é fundamental revisar as políticas internas para garantir o cumprimento da LGPD no RH. 

Isso inclui o armazenamento seguro das informações, o controle de acessos e a transparência com os colaboradores sobre o uso dos seus dados.

Admissão digital é segura e legal?

Sim, a admissão digital é totalmente segura e respaldada pela legislação brasileira. Diversas normas garantem a validade jurídica dos documentos e assinaturas eletrônicas utilizadas no processo, trazendo segurança tanto para as empresas quanto para os colaboradores.

Um dos principais fundamentos legais é a Medida Provisória 2.200-2/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) — responsável pela certificação digital com validade jurídica equivalente à assinatura manuscrita. 

Além disso, a Lei da Liberdade Econômica reforça o uso de documentos digitais para simplificar processos e reduzir burocracias.

Para garantir a proteção dos dados e a integridade das informações, as plataformas de admissão digital adotam recursos avançados, como criptografia e sistemas de autenticação segura, impedindo acessos não autorizados.

Por fim, as assinaturas digitais ou eletrônicas realizadas em ambientes confiáveis têm total validade legal, desde que atendam aos requisitos da legislação, o que torna a contratação 100% legal e segura.