Como descontar o vale-transporte? Entenda o cálculo e os limites

O desconto do vale-transporte (VT) é um tema bastante relevante para a gestão de benefícios corporativos. Isso porque algumas dúvidas cruciais cercam o assunto e são de suma importância.

• A empresa pode descontar o vale-transporte do colaborador?
• O que diz a CLT sobre o desconto?
• Como é feito o cálculo da dedução?
• Quanto é descontado do VT no salário?

Essas são apenas algumas das perguntas mais frequentes sobre o desconto, e, se você chegou até aqui, provavelmente está buscando por respostas. Por isso, preparamos um conteúdo completo para ajudar RHs e funcionários a entender esse tema por completo. Acompanhe a leitura.

Desconto do vale-transporte segundo a CLT: o que diz a legislação

O vale-transporte é um benefício obrigatório do empregador para com os funcionários que usam transporte público para ir ao trabalho. Sejam trabalhadores integrais, temporários ou empregados domésticos, todos os profissionais registrados pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) têm direito ao vale-transporte.

Da mesma forma, o empregador pode descontar o vale-transporte do salário. A empresa é autorizada a fazer o desconto de até 6% do salário base do contratado para custear o VT. Porém, há diretrizes que determinam o limite para essa dedução.

A lei nº 7.418/1985 é clara sobre o desconto de vale-transporte:

Parágrafo único – "O empregador participará dos gastos de deslocamento do trabalhador com a ajuda de custo equivalente à parcela que exceder a 6% (seis por cento) de seu salário básico."

Se o custo do VT para um empregado for inferior a 6% do registro em folha, apenas o montante efetivo será deduzido. Por outro lado, se o valor necessário para o vale-transporte exceder 6% do salário do funcionário, a quantia adicional será absorvida pelo empregador. Assim, evita-se uma redução significativa no recebimento do colaborador.

O Decreto 10.854/2021, por sua vez, esclarece a obrigação do contratante quanto ao fornecimento desse benefício. De acordo com a legislação, a empresa deve providenciar o vale-transporte, que precisa cobrir integralmente o trajeto de ida e volta do empregado de sua casa para o local de trabalho.

Como calcular o desconto de vale-transporte?

Para simular um desconto de VT, vamos citar um exemplo fictício. Suponhamos que o custo de uma passagem para o trajeto de um empregado, independentemente dos meios de transporte utilizados, seja de R$4,00. Esse colaborador se desloca para o local de trabalho 22 vezes por mês e recebe um salário mínimo de R$1.412,00.

É importante não esquecer de contabilizar a ida e a volta do funcionário. O vale-transporte deve contemplar todos os trajetos. Dessa forma, o valor total das despesas de transporte deste colaborador será de:

• 2 trajetos (ida e volta) x 22 dias trabalhados x R$4,00 = R$176,00.

Neste cenário, o valor total do VT deste colaborador é de R$176,00 por mês. Como a lei prevê que a empresa desconte até 6% da folha de pagamento como valor do vale-transporte, o montante deduzido deste funcionário será de R$84,72.

• Desconto máximo permitido por lei: 6% do salário base;
• Desconto máximo = 6% x R$1.412,00 = R$84,72;
• Diferença entre o desconto e o valor total do VT = R$176,00 - R$84,72 = R$91,28.

Segundo a legislação, a diferença entre o desconto e o valor total do VT deverá ser absorvida pela própria empresa e não pode ser descontada. Caso contrário, o empregador pode enfrentar ações judiciais para a devolução dos valores descontados indevidamente, além de multas e sanções administrativas.

Além disso, tal prática também pode vir a prejudicar a reputação da empresa e levar a acordos ou conciliações para ajustar as práticas de desconto. Ou seja, o pagamento do vale-transporte deve ser feito com cautela visando assegurar conformidade com as leis trabalhistas.

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5 passos para não errar ao descontar o vale-transporte dos colaboradores

Para recapitular as informações, listamos um passo a passo simplificado para te ajudar com o cálculo do desconto. Siga as etapas a seguir e as orientações legais para evitar problemas e garantir

• Verifique as solicitações dos funcionários: os empregados devem solicitar o VT, indicando a necessidade de usá-lo para seu deslocamento até o trabalho; funcionários em home office, por exemplo, geralmente não recebem o benefício.
• Calcule o valor total: não se esqueça de contabilizar feriados e outros dias não-trabalhados para chegar à quantia verídica do VT.
• Calcule o desconto do vale-transporte individualmente ou por grupos: colaboradores com salários diferentes terão deduções diversas de acordo com o valor base da remuneração para assegurar que a empresa está em conformidade com a legislação.
• Revise os cálculos para garantir assertividade: realizar uma revisão é essencial para evitar erros e riscos trabalhistas.
• Não se esqueça do recibo: após o cálculo e o pagamento do benefício, é essencial formalizar que o contratado recebeu o valor por meio do recibo de VT.

Em resumo, uma gestão de benefícios eficiente não apenas atende às obrigações legais, mas também demonstra preocupação com o bem-estar dos funcionários. Isso é ideal para promover um ambiente de trabalho saudável e responsável.

Portanto, é fundamental que as empresas estejam cientes das regras aplicáveis ao desconto do vale-transporte e garantam o fornecimento adequado desse benefício. Caso ainda precise de ajuda, conheça agora a solução de benefícios da Flash e simplifique a gestão de VT, vale-alimentação, refeição e muito mais.