Despesas corporativas: 6 tipos e como gerenciá-las de forma eficiente

As despesas corporativas estão presentes no dia a dia de qualquer empresa e influenciam diretamente na forma como os recursos são utilizados para manter a operação em andamento. 

No entanto, uma pesquisa recente mostrou que uma grande parte das empresas de menor porte no Brasil ainda realiza esse controle de forma manual. 

Em média, 39% das micro, pequenas e médias empresas (MPMEs) utilizam planilhas ou até mesmo cadernos para registrar a entrada e saída de recursos. Esse cenário ajuda a explicar por que controlar as finanças ainda é um desafio e reforça a necessidade de buscar ferramentas que tornem o processo mais ágil e transparente.

É justamente nesse ponto que a Flash se destaca. Nossa plataforma de gestão de despesas corporativas dá mais eficiência às equipes e total visibilidade sobre cada movimentação financeira.

Quer ver como funciona na prática? Preencha o formulário abaixo e conheça a solução da Flash para otimizar o controle de gastos.

Neste conteúdo, você vai entender melhor o que são despesas corporativas, quais são os principais obstáculos enfrentados pelas empresas e de que forma a tecnologia pode transformar esse processo. Boa leitura!

O que são despesas corporativas?

Diferentemente dos custos diretamente ligados à produção, as despesas corporativas correspondem aos gastos que uma empresa realiza para adquirir bens, contratar serviços ou disponibilizar recursos necessários para manter suas operações e atingir suas metas.

Muitas dessas despesas estão ligadas às atividades dos colaboradores enquanto desempenham suas funções na empresa, mas não integram o salário ou qualquer benefício por estarem diretamente ligados à atuação dos trabalhadores.

Entre os exemplos mais comuns de despesas corporativas, estão:

• Honorários e serviços terceirizados;
• Gastos com marketing e publicidade;
• Taxas bancárias;
• Contas de internet, água, luz, telefone e outros serviços essenciais;
• Comissões de venda;
• Materiais de escritório.

Esses gastos são importantes para o funcionamento da empresa e podem ou não variar conforme o volume de produção de produtos ou serviços. 

De forma prática, as despesas são registradas como saídas de recursos financeiros que suportam a administração e operação da organização.

Tipos de despesas de uma empresa

As despesas corporativas podem abranger diferentes categorias, como fixas, variáveis, de capital, operacionais e administrativas, entre outras.

Cada uma delas possui características próprias e impactos específicos no orçamento e na gestão financeira do negócio.

Entender os diferentes tipos de despesas, portanto, é importante para garantir um controle financeiro eficiente e apoiar a tomada de decisões estratégicas.

A seguir, apresentamos os seis principais tipos de despesas presentes nas empresas.

1. Despesas fixas

Despesas fixas são aquelas que se mantêm constantes, independentemente do volume de produção ou das vendas da empresa.

Elas representam compromissos financeiros recorrentes e previsíveis, fundamentais para o funcionamento do negócio. Mesmo quando a produção ou as vendas variam, essas despesas não sofrem alterações.

Confira alguns exemplos:

• Aluguel do escritório;
• Salários dos funcionários;
• Serviços de limpeza e segurança.

2. Despesas variáveis

Despesas variáveis são aquelas que mudam conforme o volume de produção ou o nível de vendas da empresa.

Elas estão diretamente ligadas às atividades operacionais e tendem a aumentar ou diminuir de acordo com a intensidade das operações.

Alguns exemplos de despesas variáveis são:

• Matéria-prima;
• Comissões de vendas;
• Custos de embalagem.

Entenda as diferenças entre despesas fixas e variáveis em nosso artigo sobre o assunto.

3. Despesas de capital

Despesas de capital correspondem a investimentos realizados para adquirir, manter ou aprimorar ativos de longo prazo.

Ao contrário das despesas operacionais, elas envolvem compromissos financeiros mais elevados e pontuais, que geram benefícios ao longo do tempo.

Alguns exemplos:

• Compra de máquinas e equipamentos;
• Aquisição de imóveis;
• Desenvolvimento de software.

4. Despesas com acidente de trabalho

Despesas com acidentes de trabalho são custos associados a incidentes ocorridos enquanto um funcionário está desempenhando suas funções no ambiente de trabalho.

Esses custos podem incluir:

• Custos médicos e hospitalares;
• Compensações e indenizações;
• Investimentos em segurança no trabalho (EPIs).

A Lei nº 8.213/91 estabelece que os empregadores são responsáveis pela prevenção de acidentes de trabalho, implementando medidas de segurança e fornecendo Equipamentos de Proteção Individual (EPIs).

Em caso de acidente, o empregador deve cobrir todas as despesas médicas e hospitalares necessárias, registrar o acidente por meio da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) e pagar indenizações ao empregado ou sua família conforme a gravidade do incidente. 

Essas obrigações visam garantir a saúde e a segurança dos trabalhadores e promover um ambiente de trabalho seguro e saudável.

5. Despesas operacionais

Despesas operacionais são os custos necessários para manter a empresa funcionando no dia a dia. Elas englobam todos os gastos que não estão diretamente relacionados à produção, mas fazem parte das operações diárias.

Alguns exemplos:

• Custos de energia elétrica;
• Manutenção de equipamentos;
• Despesas com transporte e logística.

6. Despesas administrativas

Despesas administrativas são gastos relacionados à gestão e suporte da empresa. Incluem custos com pessoal, serviços e materiais necessários para a administração eficaz da empresa.

Elas envolvem, por exemplo:

• Salários da equipe administrativa;
• Serviços de contabilidade e auditoria;
• Materiais de escritório.

Vale destacar que o pagamento de todos os tipos de despesas corporativas pode ser realizado através de adiantamentos, reembolso de despesas ou cartões corporativos.

Falando nisso, a Flash oferece soluções inovadoras para o gerenciamento das despesas corporativas, permitindo que as empresas otimizem seus processos financeiros, reduzam custos e aumentem a eficiência operacional. 

Nossa ferramenta oferece análise detalhada das despesas reembolsáveis, a automatização de reembolsos e cartão corporativo, simplificando o fluxo de caixa e tornando a prestação de contas mais prática.

Papel da política de despesas corporativas

A política de despesas corporativas é um conjunto de regras que orienta os colaboradores sobre como utilizar os recursos da empresa em atividades relacionadas ao trabalho.

Seu principal objetivo é padronizar gastos, garantir transparência, assegurar conformidade com regras fiscais e melhorar a eficiência operacional, tornando processos como reembolsos mais rápidos e claros.

Benefícios da política de despesas

Padronização e controle

Estabelece limites e procedimentos claros para cada tipo de gasto, evitando despesas fora do orçamento e garantindo consistência nas decisões financeiras.

Transparência

Define quais despesas são permitidas, como devem ser aprovadas e quais processos devem ser seguidos.

Dessa forma, os procedimentos ficam mais claros para todos os colaboradores.

Conformidade

Auxilia a empresa a seguir normas fiscais, reduzir riscos de fraudes e servir como referência em auditorias internas ou externas.

Eficiência operacional

Simplifica processos de reembolso, agiliza a aprovação de gastos e economiza tempo do setor financeiro e dos colaboradores.

Com isso, a equipe pode se concentrar em atividades mais estratégicas e de maior impacto para o negócio.

Como criar uma política de despesas eficaz

1. Defina objetivos

Reduza custos, aumente transparência ou agilize reembolsos.

2. Liste despesas comuns

Viagens, refeições, hospedagem, transporte, materiais e assinaturas de software.

3. Estabeleça regras claras

• Limites de gastos para cada categoria.
• Métodos de pagamento (cartão corporativo ou pessoal).
• Processo de reembolso com prazos e envio de comprovantes.

4. Detalhe o processo de aprovação

Especifique quem aprova cada tipo de despesa.

5. Exija comprovantes

Notas fiscais ou recibos detalhados devem ser apresentados e anexados corretamente.

6. Comunique e treine

Disponibilize o documento e organize treinamentos para garantir que todos conheçam as regras.

7. Revise periodicamente

Adapte a política conforme mudanças no mercado e nas necessidades da empresa.

Qual a diferença entre custo e despesa?

Custos são os gastos diretamente ligados à produção de bens ou prestação de serviços, relacionados à atividade principal da empresa. Eles são essenciais para fabricar produtos ou oferecer serviços de forma eficiente.

Alguns exemplos são:

• Insumos necessários para a produção e transporte até a fábrica;
• Salários de colaboradores envolvidos diretamente na produção;
• Depreciação de equipamentos de produção.

Despesas, por outro lado, são os gastos necessários para manter as operações da empresa, mas que não estão diretamente relacionados à produção. Elas dão suporte às atividades administrativas, operacionais e estratégicas do negócio, garantindo o funcionamento diário da organização.

Como balancear custos e despesas para garantir a saúde financeira da empresa?

Manter a saúde financeira de uma empresa é fundamental para sua sustentabilidade e crescimento. Isso exige compreender a relação entre receitas e despesas e garantir que haja um equilíbrio entre elas.

Enquanto as receitas representam o dinheiro que entra no caixa por meio de vendas ou prestação de serviços, as despesas englobam os gastos operacionais e administrativos necessários para manter a empresa funcionando.

Equilibrar custos e despesas depende da capacidade de controlar gastos e maximizar receitas. O primeiro passo é contar com um planejamento financeiro sólido, capaz de prever entradas e saídas de recursos em um determinado período.

Ter uma visão clara das contas a pagar e manter um fundo de caixa para emergências ajuda a identificar oportunidades e evitar surpresas nos relatórios financeiros.

Para aprofundar, baixe nosso Manual de Planejamento Financeiro e aprenda a definir metas, otimizar recursos e fortalecer a gestão financeira da sua empresa.

8 dicas para aumentar receitas e reduzir despesas de forma sustentável

Manter o equilíbrio entre receitas e despesas é um desafio constante para qualquer empresa. A seguir, apresentamos algumas dicas práticas para otimizar os recursos e melhorar os resultados do seu negócio.

1. Análise de custos: faça uma avaliação detalhada de todas as despesas da empresa para identificar desperdícios e oportunidades de redução de gastos
2. Otimização de processos: revise os processos internos e busque maneiras de torná-los mais eficientes. Processos otimizados ajudam a reduzir custos e aumentar a produtividade.
3. Investimento em marketing: invista em estratégias de marketing para atrair novos clientes e aumentar as vendas. O crescimento da receita contribui para cobrir os custos operacionais.
4. Negociação com fornecedores: renegocie contratos para conseguir melhores preços, prazos e condições de pagamento.
5. Revisão de despesas fixas: analise periodicamente despesas fixas e identifique cortes possíveis ou alternativas mais econômicas.
6. Revisão de contratos: verifique regularmente contratos de serviços e fornecedores para garantir que estão adequados às necessidades da empresa e às condições de mercado.
7. Automatização de processos: use ferramentas e sistemas automatizados para simplificar tarefas internas, reduzir a necessidade de mão de obra e aumentar a eficiência operacional.
8. Gestão de despesas: implemente para monitorar e controlar os gastos, evitando fraudes e despesas desnecessárias.

Para aprofundar, conheça 5 ferramentas para automatizar a área financeira da sua empresa. Baixe nosso material gratuitamente e transforme a gestão de despesas do seu negócio.

Como a Flash ajuda na gestão de despesas da sua empresa

A Flash oferece uma solução completa para despesas corporativas, facilitando controle de gastos corporativos, reembolsos e viagens, além de disponibilizar a praticidade do cartão corporativo. 

A plataforma simplifica esses processos para colaboradores e organizações, oferecendo:

• Digitalização de despesas: automatiza a leitura de comprovantes com tecnologia OCR, reduzindo o tempo gasto em conferências manuais e organizando gastos de forma eficiente para funcionários e gestores.
• Emissão de nota de débito: permite gerar notas de débito de forma rápida, com todas as informações necessárias sobre a despesa, o solicitante e o cliente.
• Cartão corporativo: facilita pagamentos corporativos pelos colaboradores e agiliza a gestão e aprovação de despesas pelo setor financeiro.
• Gestão de reembolsos: auxilia no monitoramento e controle de gastos, garantindo conformidade com as políticas da empresa e otimizando custos.
• Gestão de viagens: permite aprovar passagens aéreas e hospedagens pelo celular, de acordo com a política da empresa, facilitando o planejamento e a organização das viagens corporativas.

Com a Flash, sua empresa pode otimizar os processos financeiros, reduzir custos e aumentar a eficiência operacional.

Invista na saúde financeira da sua empresa com a gente e alcance um novo patamar de eficiência e sustentabilidade.