Como prevenir e evitar fraudes financeiras da sua empresa?

Fraudes financeiras são uma das maiores ameaças para a sustentabilidade financeira de uma empresa, independentemente do seu porte ou setor de atuação. Em um cenário cada vez mais digital e globalizado, os riscos de exposição aumentam significativamente.. 

O Relatório de Identidade Digital e Fraudes 2024, da Serasa Experian, apontou que 58% das empresas já demonstram grande preocupação com a ocorrência de práticas ilícitas. 

Essas fraudes impactam diretamente o fluxo de caixa e comprometem a confiança dos stakeholders, o que torna a prevenção uma prioridade crescente no mundo corporativo. Proteger o patrimônio empresarial exige a implementação de medidas rigorosas de monitoramento e práticas eficazes de compliance.

Afinal, políticas sólidas de prevenção e auditoria são essenciais na detecção precoce de comportamentos suspeitos, reduzindo as chances de prejuízos.

Acompanhe a leitura e aprenda as melhores práticas para prevenir fraudes financeiras na sua empresa.

O que é fraude financeira?

Fraude financeira é uma ação deliberada que tem como objetivo obter ganhos financeiros ilícitos, prejudicando uma organização ou pessoa.

Elas podem ocorrer de várias formas, como a manipulação de documentos, registros contábeis ou o uso indevido de recursos financeiros.

Tais fraudes financeiras podem gerar prejuízos consideráveis, impactando diretamente o desempenho e a confiança de investidores, parceiros e clientes.

Outros exemplos comuns incluem falsificação de documentos financeiros, ocultação de despesas ou inflacionamento de receitas de maneira a apresentar resultados falsos.

Essas práticas representam uma ameaça não só para a saúde financeira da instituição, mas também para sua reputação no mercado.

Entre as consequências estão a perda de ativos, quebra de confiança com stakeholders e até penalidades legais severas, uma vez que fraude financeira é crime.

Tipos de fraudes financeiras

Compreender os diferentes tipos de fraudes financeiras é essencial para que as empresas possam tomar as medidas preventivas adequadas.

Essas práticas podem ocorrer em diversas áreas da organização e, muitas vezes, envolvem métodos sofisticados para ocultar atividades ilícitas. Elas podem ser internas, cometidas por funcionários ou gestores, ou externas, perpetradas por terceiros, como fornecedores ou hackers.

Suas consequências podem variar desde pequenas perdas financeiras até grandes prejuízos que comprometem a continuidade do negócio.

A seguir, apresentamos os tipos de fraude mais comuns nas empresas:

Fraude por desfalque (skimming)

Ocorre quando um funcionário subtrai dinheiro antes que ele seja registrado nos livros contábeis ou nas contas bancárias da corporação.

Acontece frequentemente em pontos de venda ou em setores de atendimento ao cliente, onde os valores de pequenas transações são desviados.

Embora o impacto possa parecer pequeno, quando esses desvios ocorrem repetidamente, as perdas se acumulam e podem gerar grandes prejuízos financeiros.

Fraude contábil

Envolve a manipulação de registros financeiros para inflar receitas ou subestimar despesas, resultando em relatórios financeiros falsos. 

Companhias podem recorrer a essa prática para enganar investidores, acionistas ou autoridades regulatórias, criando uma falsa impressão de solidez financeira.

Alguns exemplos incluem a criação de registros fictícios de receitas, omissão de passivos ou adulteração de relatórios de auditoria.

Além disso, a fraude contábil pode envolver subornos ou falsificação de documentos para mascarar a realidade financeira do negócio.

Fraude em folha de pagamento

Ocorre quando funcionários criam métodos para desviar recursos por meio de manipulação dos pagamentos.

Isso inclui a manipulação de bonificações, horas extras, ou o pagamento de salários a funcionários fantasmas.

Essa prática não apenas resulta em perdas financeiras, mas também afeta a moral da equipe e a confiança dos gestores.

Baixe nosso e-book gratuito e não seja refém de gastos fantasmas na sua empresa.

Fraude em contratos e compras

Envolve o superfaturamento de contratos, conluio com fornecedores ou recebimento de subornos em troca da concessão de contratos.

Um exemplo é o pagamento por bens ou serviços não entregues ou de qualidade inferior ao estipulado no contrato. Isso prejudica o orçamento e pode resultar no desvio de recursos. 

Fraude de informações (cyberfraude)

Envolve o acesso não autorizado a sistemas financeiros para manipular ou roubar dados. Isso pode incluir ataques como phishing, ransomware ou hacking.

Com a crescente digitalização de processos, as informações sobre os funcionários e as finanças da instituição estão cada vez mais vulneráveis.

A falta de segurança cibernética é um alvo fácil para criminosos, e as consequências podem incluir perdas monetárias ou de dados.

Fraude de cartão de crédito corporativo

É uma das mais frequentes. Ocorre quando funcionários usam o cartão corporativo da empresa para despesas pessoais ou para compras não autorizadas.

Muitas vezes, esses gastos são disfarçados em relatórios ou extratos, dificultando sua identificação. 

Essa prática pode resultar em perdas e comprometer a confiança na gestão de recursos financeiros.

Garanta uma gestão eficiente do seu cartão corporativo com uma política bem estruturada. Baixe agora nosso modelo editável e aprenda a personalizá-lo de acordo com as necessidades da sua empresa!

Fraude em reembolsos de despesas

Ocorre quando funcionários apresentam notas fiscais falsas ou infladas para obter reembolsos indevidos de despesas.

Isso pode incluir o reembolso de despesas pessoais como se fossem relacionadas aos negócios, inflando valores para obter um lucro pessoal.

Fraudes em reembolsos são comuns em negócios que não possuem um bom controle financeiro, resultando em prejuízos a longo prazo.

Fraude de manipulação de licitações

Envolve a cumplicidade entre concorrentes para manipular o resultado de uma licitação. Práticas como "rodízio de licitações" ou a apresentação de ofertas falsas para eliminar concorrentes reais são alguns exemplos.

Fraude de suborno e corrupção

Ocorre quando funcionários aceitam suborno ou propina em troca de vantagens indevidas, como contratos ou informações privilegiadas. Isso pode estar ligado ao uso de documentos falsos ou o pagamento de valores ilícitos para influenciar decisões de negócios.

Esse tipo de fraude trabalhista é um dos fatores que mais afetam a credibilidade, podendo levar a severas penalidades legais.

Como evitar fraudes financeiras na sua empresa?

A prevenção de fraudes financeiras é uma prioridade para qualquer governança corporativa que busca transparência nas operações.

Veja algumas estratégias para evitá-las na sua corporação:

Políticas de compliance e códigos de conduta

Implementar uma política de compliance é o primeiro passo para evitar fraudes financeiras. Compliance é um conjunto de práticas que assegura que os funcionários estejam em conformidade com leis e normas internas.

Um código de conduta bem definido deve estabelecer diretrizes sobre o que é considerado aceitável em termos de comportamento e tomada de decisão.

Garanta que todos os colaboradores sejam treinados e que a empresa tenha um canal de denúncia anônima de comportamentos suspeitos.

Auditorias regulares e independentes

São ferramentas essenciais para detectar e prevenir fraudes.

As auditorias financeiras devem ser conduzidas por equipes independentes, que podem avaliar de forma imparcial os processos e transações da instituição.

Para aumentar a confiabilidade desse processo, confira nosso guia completo de auditoria de reembolso de despesas.

Monitoramento nas operações financeiras

O uso de tecnologia para monitorar as atividades financeiras é uma das formas mais eficazes de prevenir fraudes.

Sistemas de gestão financeira podem automatizar a análise de transações e identificar padrões incomuns, que podem ser indicativos de atividades ilícitas.

A inteligência artificial tem sido bastante usada para a detecção de fraudes, permitindo identificar comportamentos suspeitos e alertar possíveis irregularidades.

Isso é possível por meio de:

• Processamento de dados em massa: a IA examina grandes volumes de dados rapidamente, identificando erros que poderiam passar despercebidos manualmente.
  
  
• Identificação de padrões suspeitos: ela compara comportamentos normais com ações irregulares para identificar possíveis desvios.
  
  Previsão de fraudes futuras: com base em dados anteriores, a Inteligência Artificial pode prever atividades ilícitas antes mesmo que elas aconteçam.

Outra dica é estabelecer processos de controle, como a segregação de funções, onde nenhuma pessoa tem controle total sobre uma única operação financeira.

O papel do RH na prevenção de fraudes financeiras

Embora a responsabilidade primária pelo monitoramento financeiro muitas vezes recaia sobre o departamento financeiro, o RH tem um impacto direto na criação de um ambiente de trabalho seguro e transparente, onde fraudes são menos prováveis de ocorrer.

A seguir, confira algumas maneiras pelas quais o departamento de recursos humanos pode contribuir para a prevenção de práticas ilícitas:

Avaliações rigorosas de candidatos

O primeiro ponto de defesa contra fraudes financeiras começa no processo de contratação. O RH deve verificar antecedentes criminais, histórico profissional e referências para garantir que os novos funcionários estejam alinhados com os valores da empresa.

Verificar documentos falsos e má conduta pode evitar que indivíduos mal-intencionados tenham acesso a funções sensíveis dentro da organização.

Criação de políticas claras e treinamentos

O RH também é responsável pela implementação e comunicação de todas as políticas internas estabelecidas e códigos de conduta.

Essas políticas devem incluir diretrizes sobre o uso de cartões corporativos, reembolso de despesas e o compartilhamento de informações pessoais.

Treinar os funcionários sobre as melhores práticas de prevenção à fraude nas empresas e a importância da ética no ambiente de trabalho é essencial para reduzir os riscos.

Tais treinamentos devem abordar tópicos como lavagem de dinheiro e como identificar comportamentos suspeitos nas operações diárias.

Implementação de benefícios flexíveis e ferramentas de gestão

Ao promover uma cultura organizacional transparente e que valoriza o bem-estar dos colaboradores, o RH pode ajudar a mitigar os incentivos para fraudes.

A implementação de benefícios flexíveis, por exemplo, pode aumentar a satisfação dos funcionários e reduzir a tentação de cometer fraude para obter vantagens financeiras.

O uso de sistemas de gestão de despesas que automatizam o controle de reembolsos pode evitar fraudes relacionadas a despesas indevidas ou em excesso.

Automatize a gestão de despesas com a Flash e tenha processos, políticas e uma cultura fortalecida contra possíveis fraudes financeiras.