GPS em atraso: como evitar multas e regularizar sua empresa

Manter a regularidade das obrigações previdenciárias é uma das responsabilidades mais críticas do Departamento Pessoal (DP). Afinal, qualquer descuido no pagamento da Guia da Previdência Social (GPS) pode gerar uma bola de neve de problemas legais, fiscais e financeiros para a empresa.

Seja por esquecimento, erro de cálculo ou falhas no processo, lidar com GPS em atraso não é raro, mas as consequências podem envolver multas, juros e sanções administrativas. 

Neste artigo, vamos explicar em detalhes o que acontece quando a GPS não é paga no prazo, quais são os encargos aplicáveis, os impactos trabalhistas e tributários envolvidos, e o mais importante: como regularizar a situação e evitar esse tipo de problema no futuro.

Boa leitura!

O que é a Guia da Previdência Social (GPS) e por que sua pontualidade é crucial?

A Guia da Previdência Social (GPS) é o documento utilizado pelas empresas e contribuintes individuais para recolher as contribuições previdenciárias ao INSS. Esses valores são essenciais para custear benefícios como aposentadorias, pensões, auxílios e outros direitos garantidos aos segurados do regime geral da Previdência Social.

Para as empresas, a GPS envolve a contribuição patronal, além do desconto feito diretamente da remuneração dos colaboradores. Ou seja, é uma obrigação que impacta tanto o empregador quanto os trabalhadores — e por isso sua correta emissão e pagamento no prazo são tão importantes.

A pontualidade no pagamento da GPS não é apenas uma boa prática: é uma exigência legal. Quando a guia não é paga até a data de vencimento, ela passa a ser considerada GPS vencida, e a empresa fica sujeita a multas, juros e sanções administrativas. 

Além disso, a ausência de recolhimento pode causar problemas em processos de fiscalização, impedir a emissão da Certidão Negativa de Débitos (CND) e comprometer a regularidade fiscal da organização.

Em casos mais graves, o atraso pode até impactar os direitos previdenciários dos colaboradores, como a concessão de benefícios ou aposentadoria, afetando diretamente a confiança e a relação entre empresa e equipe.

Quem deve recolher GPS?

Em geral, qualquer pessoa física ou jurídica que contribua para o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) precisa realizar o pagamento mensal da Guia da Previdência Social. 

Contribuintes individuais

Trabalhadores autônomos que prestam serviços por conta própria, sem vínculo empregatício, como profissionais liberais, prestadores de serviço e microempreendedores não enquadrados como MEI, são responsáveis por emitir e pagar mensalmente sua GPS. Esse recolhimento garante o acesso a benefícios do INSS, como aposentadoria e auxílio-doença.

Contribuintes facultativos

Pessoas que não exercem atividade remunerada, mas desejam contribuir de forma voluntária para manter a qualidade de segurado do INSS (como estudantes, donas de casa e desempregados), também devem emitir e pagar a GPS mensalmente, com base no plano de contribuição escolhido.

Empregadores domésticos

Pessoas que contratam empregados domésticos (como babás, cuidadores, motoristas e faxineiras) devem recolher a GPS com base na remuneração mensal do trabalhador, garantindo que ele esteja segurado pela Previdência Social.

Empresas e organizações

Negócios que contratam colaboradores sob o regime CLT devem efetuar o recolhimento da GPS mensalmente com base na folha de pagamento. Isso inclui a parte do empregador (cota patronal) e a parte descontada do funcionário, que é repassada via GPS ao INSS. É um dos principais tributos sob responsabilidade do Departamento Pessoal.

MEIs (Microempreendedores Individuais)

No caso dos MEIs, o valor da contribuição previdenciária já está incluído na guia mensal do DAS. Contudo, se o microempreendedor também tiver funcionários registrados, deve emitir e recolher a GPS correspondente à contribuição devida sobre o salário desse colaborador.

Como preencher e emitir a GPS corretamente?

Emitir e preencher a Guia da Previdência Social da forma correta é essencial para garantir que os valores pagos sejam reconhecidos pelo INSS e para evitar problemas com a Receita Federal, como inconsistências cadastrais, cobranças indevidas ou falta de comprovação de tempo de contribuição.

Cada tipo de contribuinte deve utilizar um código de pagamento específico, que indica a natureza da contribuição. Veja alguns exemplos comuns:

• 1007 – Contribuinte individual (prestador de serviço a empresas)
• 1163 – Empregado doméstico
• 2003 – Facultativo mensal

Usar o código errado pode fazer com que a contribuição não seja registrada corretamente no seu histórico do INSS, prejudicando benefícios futuros.

Além disso, a GPS deve conter obrigatoriamente as seguintes informações:

• Nome completo do contribuinte
• Número do NIT/PIS/PASEP
• Código de pagamento adequado
• Competência (mês/ano da contribuição)
• Valor da contribuição devida
• Juros e multa (em caso de GPS vencida)
• Valor total a recolher
• Data de pagamento

Como emitir a GPS

• Acesse o portal ou aplicativo Meu INSS, com sua conta Gov.Br.
• Selecione a opção “Emitir Guia de Pagamento (GPS)”.
• Você será redirecionado ao Sistema de Acréscimos Legais (SAL), da Receita Federal.
• No SAL, informe os dados solicitados, clique em “Calcular” e depois em “Gerar GPS”.
• O sistema gerará uma guia com código de barras, pronta para pagamento em bancos autorizados ou por aplicativo.

Prazo de vencimento da GPS

O pagamento da Guia da Previdência Social (GPS) deve ser feito até o dia 15 do mês seguinte à competência, ou no primeiro dia útil seguinte, caso caia em fim de semana ou feriado.

Caso a guia esteja atrasada, utilize o próprio SAL para recalcular os valores com juros e multas e gerar uma GPS atualizada, evitando mais encargos e mantendo a regularidade da sua contribuição.

GPS em atraso: multas e juros 

Atrasar o pagamento da Guia da Previdência Social pode parecer um detalhe, mas representa um risco real para a saúde financeira e jurídica da empresa. 

Neste tópico, você vai entender como calcular GPS em atraso, quais são os limites aplicáveis e por que é fundamental regularizar a situação o quanto antes.

Multa de mora

A multa por atraso incide diariamente, calculada a partir do dia seguinte ao vencimento. Com um teto de 20%, garante que, mesmo com atrasos prolongados, a penalização seja previsível e administrável.

Juros de mora

Os juros de mora são calculados com base:

• Nos meses entre o vencimento e o mês anterior ao pagamento, aplicando os percentuais da taxa Selic (taxa básica de juros da economia brasileira, atualmente de 15%);
• No mês do pagamento, é acrescido 1% fixo.

Esses valores são ajustados automaticamente pelo Sistema de Acréscimos Legais (SAL) quando se emite uma GPS para recolhimento em atraso, oferecendo o valor exato a pagar.

Consequências fiscais e trabalhistas da GPS em atraso

Quando a Guia da Previdência Social (GPS) está em atraso, as consequências não se limitam apenas a multas e juros. 

A falta de regularidade no recolhimento das contribuições previdenciárias pode comprometer a situação fiscal da empresa, gerar entraves legais, afetar a imagem institucional e até prejudicar os próprios colaboradores. 

Além disso, o não pagamento dentro do prazo legal pode desencadear fiscalizações mais rigorosas por parte da Receita Federal, dificultar o cumprimento de outras obrigações acessórias e impactar diretamente os direitos previdenciários dos profissionais vinculados ao CNPJ.

A seguir, entenda os principais efeitos da guia GPS em atraso sobre a empresa e seus colaboradores.

Acúmulo de débitos

Quando o GPS não é pago no prazo, os valores devidos se acumulam com multas e juros diários, aumentando significativamente a dívida da empresa com o INSS. 

Com o passar do tempo, isso compromete o fluxo de caixa e dificulta a regularização financeira, podendo levar a negociações complexas ou protestos em cartório.

Impedimento de obter Certidão Negativa de Débitos (CND)

A CND é um documento indispensável para que empresas possam participar de licitações, obter financiamentos, renovar contratos e manter determinadas certificações. 

O atraso no recolhimento da GPS impede a emissão da CND, afetando diretamente a continuidade e o crescimento do negócio.

Problemas para colaboradores

Quando a empresa atrasa ou deixa de recolher a GPS, as contribuições não são contabilizadas corretamente no INSS. Isso prejudica os colaboradores, que podem ter dificuldades ao solicitar benefícios como aposentadoria, auxílio-doença, salário-maternidade, entre outros.

Impacto na reputação

O não cumprimento de obrigações fiscais e trabalhistas pode afetar negativamente a imagem da empresa junto ao mercado, fornecedores, investidores e até mesmo aos próprios colaboradores. 

A reputação comprometida pode influenciar decisões de contratação, parcerias e retenção de talentos.

Reflexos na fiscalização da Receita Federal

Empresas com GPS vencida entram no radar da Receita Federal, podendo ser alvo de fiscalizações mais frequentes e rigorosas. A ausência de regularidade pode levar ao cruzamento de dados e identificação de outras inconsistências contábeis e tributárias.

Impactos nas declarações acessórias (eSocial, GFIP/SEFIP)

A falta de recolhimento interfere diretamente no envio e consistência das obrigações acessórias como o e-Social, a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) e o SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social).

Informações inconsistentes entre essas plataformas e o pagamento efetivo podem gerar autuações automáticas e dificultar a apuração correta de tributos e encargos trabalhistas.

Riscos de autuações e processos administrativos

A omissão ou atraso no pagamento da GPS pode resultar em autuações, imposição de multas adicionais e abertura de processos administrativos pela Receita Federal ou Ministério do Trabalho. Esses procedimentos geram custos e desgaste jurídico para a empresa.

Como regularizar a GPS atrasada em 4 passos simples

Deixar de recolher a GPS no prazo pode gerar diversos transtornos, como vimos anteriormente, mas a boa notícia é que é possível regularizar a situação de forma relativamente simples e segura.

Quanto antes a pendência for resolvida, menores serão os impactos financeiros e legais para a empresa ou o contribuinte. 

Abaixo, confira um passo a passo prático para emitir GPS em atraso e regularizar a situação, seja como contribuinte individual, empregador doméstico ou empresa.

1. Identifique a origem do débito

O primeiro passo é confirmar qual tipo de guia está em atraso: GPS, DAE (Documento de Arrecadação do eSocial) ou DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais).

Para isso, acesse o portal eCAC da Receita Federal com seu CPF ou CNPJ vinculado à conta Gov.br. Lá, é possível consultar extratos de débitos e verificar a natureza da pendência, o período de competência e o valor atualizado.

2. Emita a guia atualizada

Com o débito identificado, emita a guia correta com os acréscimos legais (juros e multa de mora):

• Para GPS (contribuinte individual ou facultativo): utilize o Sistema de Acréscimos Legais (SAL) da Receita Federal. Após preencher as informações, clique em “Calcular” e depois em “Gerar GPS” com código de barras.
• Para empregadores domésticos: acesse o portal eSocial Doméstico e gere o DAE com os valores corrigidos.
• Para empresas: se a pendência for relativa a contribuições devidas via DCTFWeb, a guia DARF atualizada é gerada automaticamente pelo sistema após o envio da declaração.

3. Realize o pagamento

Com a guia atualizada em mãos, efetue o pagamento dentro do prazo indicado. Isso pode ser feito:

• Em agências bancárias;
• Em caixas eletrônicos;
• Pelo aplicativo ou internet banking, utilizando o código de barras.

Certifique-se de concluir o pagamento na data correta para evitar a necessidade de novos cálculos ou emissão de outra guia.

4. Parcelamento

Se o valor total do débito for alto e o pagamento à vista não for viável, você pode solicitar o parcelamento diretamente à Receita Federal. Isso pode ser feito pelo eCAC, na opção “Parcelamento - Solicitar e Acompanhar”.

O parcelamento permite o pagamento em prestações mensais, evitando a cobrança judicial (execução fiscal), a inscrição em dívida ativa e o bloqueio de certidões.

Para a maioria dos débitos previdenciários, são oferecidas condições com entrada reduzida e prazos estendidos, de acordo com a capacidade financeira do contribuinte.

Boas práticas para prevenir GPS em atraso

Com a adoção de processos bem estruturados e o uso da tecnologia, é possível reduzir significativamente o risco de inadimplência da Guia da Previdência Social.

A seguir, listamos boas práticas que podem ser aplicadas no dia a dia do Departamento Pessoal (DP) para garantir que nenhuma GPS vencida passe despercebida. Confira!

Automatização de processos

Utilizar softwares de gestão de folha de pagamento e contabilidade integrados ao eSocial e à DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) é uma das maneiras mais eficazes de evitar atrasos. 

Essas ferramentas automatizam o cálculo das contribuições e a emissão das guias, reduzindo a chance de erros humanos, agilizando rotinas e permitindo maior controle sobre os prazos.

Quer ver na prática como a tecnologia pode facilitar essas rotinas? Baixe gratuitamente o infográfico da Flash e descubra como o sistema de gestão de pessoas otimiza o trabalho do RH.

Cronograma de pagamentos

Mantenha um calendário atualizado com todos os prazos de recolhimento, incluindo GPS, DARF e FGTS. 

Estabeleça lembretes automáticos e compartilhe o cronograma com as equipes envolvidas. Essa medida simples pode evitar esquecimentos e atrasos por falha de comunicação ou acúmulo de tarefas.

Conferência periódica

Realize conciliações e revisões regulares entre a folha de pagamento, as informações declaradas no eSocial e na DCTFWeb, e os pagamentos efetivamente realizados. Essa checagem cruzada é essencial para garantir que não haja divergências ou omissões que possam gerar débitos inesperados no futuro.

Capacitação da equipe

As constantes mudanças na legislação previdenciária exigem que os profissionais do DP e RH estejam sempre atualizados. 

Promova treinamentos regulares, participe de webinars, leia informativos oficiais e incentive o aprendizado contínuo. 

Uma equipe preparada tem mais segurança para executar as obrigações legais corretamente e evitar falhas.

Auditoria interna

Implantar auditorias internas periódicas permite identificar inconsistências, processos falhos ou pontos cegos na gestão de encargos previdenciários. 

Antecipar problemas é sempre melhor (e mais barato) do que corrigir erros após autuações ou fiscalizações.

Centralização de informações

Armazene todas as guias pagas e seus comprovantes em um repositório centralizado, de fácil acesso e com backup seguro. Ter os documentos organizados facilita a consulta, agiliza a resolução de eventuais pendências e protege a empresa em uma eventual auditoria fiscal.

Adotar essas práticas reduz significativamente o risco de GPS em atraso, contribui para uma gestão mais eficiente e fortalece a posição da empresa diante das obrigações fiscais e trabalhistas. Prevenção é sinônimo de tranquilidade.

Nesse contexto, contar com uma solução completa de gestão de pessoas como a da Flash é um diferencial importante. Afinal, a plataforma centraliza informações, automatiza rotinas e apoia o RH e o DP para uma gestão mais segura, integrada e eficiente.