Solicitação de férias de colaborador: como padronizar requerimentos e evitar problemas

A solicitação de férias é uma etapa essencial da gestão de pessoas e deve ser conduzida com clareza, organização e alinhamento às leis trabalhistas. 

Embora o direito às férias laborais esteja garantido pela CLT, a definição do período de gozo depende de uma comunicação formal entre empregado e empregador.

Saber como realizar o pedido, quais são os prazos, como elaborar a carta de solicitação ou antecipação de férias, seja por e-mail ou formulário, e compreender as responsabilidades de cada parte são passos fundamentais para garantir uma experiência positiva para todos os envolvidos.

Neste conteúdo, você vai entender como funciona a solicitação de férias, os principais tipos de pedido, prazos e modelos disponíveis.

Descubra também como o software de RH da Flash pode transformar a gestão de férias na sua empresa, automatizando todas as etapas (do envio à aprovação) com mais segurança, agilidade e menos burocracia.

O que diz a CLT sobre a solicitação de férias

O artigo 134 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que as férias devem ser concedidas pelo empregador em um único período de 30 dias, dentro dos 12 meses subsequentes ao término do período aquisitivo.

Art. 134 - As férias serão concedidas por ato do empregador, em um só período, nos 12 (doze) meses subsequentes à data em que o empregado tiver adquirido o direito. (Redação dada pelo Decreto-lei nº 1.535, de 13.4.1977)

• 1o Desde que haja concordância do empregado, as férias poderão ser usufruídas em até três períodos, sendo que um deles não poderá ser inferior a quatorze dias corridos e os demais não poderão ser inferiores a cinco dias corridos, cada um. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017)
• 3o É vedado o início das férias no período de dois dias que antecede feriado ou dia de repouso semanal remunerado. (Incluído pela Lei nº 13.467, de 2017)

Trata-se, portanto, de um direito do trabalhador, garantido a todos os trabalhadores com contrato de trabalho celetista.

Apesar disso, a lei determina que a decisão final sobre a data das férias está do lado do empregador, considerando a organização da operação.

Ainda assim, a possibilidade de solicitação de férias pelo funcionário é um instrumento importante de comunicação formal.

O procedimento permite ao setor de Recursos Humanos (RH) e aos gestores considerar a preferência individual, antecipar demandas e organizar os períodos sem comprometer a rotina da equipe.

Segundo a CLT:

• O aviso de férias deve ser comunicado com, no mínimo, 30 dias de antecedência;
• O acerto das férias, incluindo o terço de férias, deve ser feito até dois dias antes do início do período;
• No pedido de férias, o trabalhador pode solicitar o abono pecuniário, desde que solicite até 15 dias antes do fim do período aquisitivo.

Em situações específicas, como férias fracionadas, férias coletivas ou compulsórias, documentar é importante para garantir que todos os aspectos legais sejam cumpridos e registrados.

Falando nisso, otimize o gerenciamento das férias da sua empresa com o nosso guia prático (e gratuito) com 10 passos indispensáveis para fazer uma gestão estratégica:

Como funciona o pedido de solicitação de férias?

A solicitação de férias é o procedimento formal pelo qual o colaborador informa ao RH e à liderança sua intenção de usufruir do período de descanso.

Embora a aprovação final seja responsabilidade do empregador, o pedido é fundamental para alinhar preferências, planejar escalas e garantir uma gestão equilibrada das ausências.

A seguir, confira os principais tipos de solicitação de férias, seus prazos e orientações para cada situação.

Leia também: Vale-alimentação, refeição e transporte nas férias.

Solicitação de férias regulares

A solicitação de férias regulares é o pedido padrão realizado quando o colaborador deseja usufruir seus 30 dias de férias após completar o período aquisitivo de 12 meses de trabalho.

Ela deve ser formalizada por escrito ou por meio de sistema eletrônico, com antecedência suficiente para que o RH e a liderança avaliem a viabilidade e emitam o aviso de férias.

Embora a empresa não seja obrigada a acatar a data sugerida pelo empregado, deve considerar fatores como conveniência operacional, organização do setor, escala de trabalho e equilíbrio entre os membros da equipe.

Solicitação de abono de férias

Uma das dúvidas constantes na compreensão da gestão de férias é o que é solicitação de abono de férias​.

Também conhecido como abono pecuniário, ele permite ao funcionário converter 1/3 do período de férias em valor adicional.

Essa solicitação deve ser feita de forma individual, por escrito, e respeitar o prazo legal: até 15 dias antes do término do período aquisitivo.

A conversão é facultativa e precisa ser registrada para que o setor de Recursos Humanos possa fazer o cálculo de férias correto no recibo, além de incluir os valores na folha e nos encargos trabalhistas.

Solicitação de alteração de férias

Em determinadas situações, pode ser necessário alterar o período de férias já aprovado, seja por motivos pessoais, imprevistos ou demandas profissionais.

Essa mudança deve ser negociada com o gestor e formalmente registrada junto ao RH, respeitando os prazos operacionais, especialmente se o pagamento das férias ainda não tiver sido realizado.

Embora a legislação não traga regras específicas sobre esse tipo de solicitação, é recomendável que a empresa mantenha um procedimento padronizado para ajustes, garantindo transparência, evitando conflitos e prevenindo inconsistências nos registros.

Solicitação de antecipação ou adiamento de férias

A antecipação das férias pode ocorrer em casos emergenciais, ou quando há necessidade de alinhamento com períodos de baixa demanda.

Já o adiamento, embora permitido, não deve ultrapassar os 12 meses após o período aquisitivo, sob risco de ter de pagar férias em dobro.

Dica de leitura: Recesso de fim de ano é férias? Veja o que diz a lei.

Solicitação de adiantamento do décimo terceiro nas férias

É permitido solicitar o adiantamento da primeira parcela do décimo terceiro salário, para ser paga com as férias.

Essa solicitação deve ocorrer até janeiro do respectivo ano, conforme prevê a Lei nº 4.749/1965.

O adiantamento deve constar no documento de solicitação de férias e estar registrado para fins de integração com a folha, evitando inconsistências no valor final a ser recebido no fim do ano.

Responsabilidade do empregador na aprovação

Embora a solicitação de férias possa partir do colaborador, é dever da organização planejar, organizar e aprovar os períodos de gozo, conforme previsto pela CLT.

Portanto, é de responsabilidade da empresa:

• Manter um controle claro do período aquisitivo de cada funcionário e fazer a negociação entre as partes;
• Garantir que todos os profissionais gozem férias no prazo legal;
• Registrar e arquivar os documentos de solicitação e concessão;
• Informar com antecipação, respeitando o prazo de 30 dias e formalizando o aviso por escrito, ou via sistema.

O empregador deve equilibrar as necessidades operacionais do serviço, com os direitos dos trabalhadores, garantindo que todos usufruam o descanso no prazo legal.

Prazos para solicitar e aprovar férias

Segundo a CLT, os prazos obrigatórios que devem ser respeitados por ambas partes, incluem:

• Período concessivo: o empregador tem até 12 meses após o período aquisitivo para conceder as férias. Se ultrapassado, deverá pagar as férias em dobro, incluindo o terço de férias.
• Avisos de férias: deve ser emitido com no mínimo 30 dias de antecedência ao início do período de descanso.
• Acerto das férias: deve ser realizado até dois dias antes do início, incluindo todos os valores devidos: remuneração (salário + adicionais habituais, como horas extras), terço constitucional e, se for o caso, o abono pecuniário.

Carta/documento de solicitação de férias: modelo simples

Apesar de muitas empresas utilizarem sistemas digitais para formalizar os pedidos, a carta ou formulário de solicitação de férias ainda é um formato muito utilizado.

Esse documento formaliza o pedido e serve como base para o controle e organização do período de férias na empresa.

Informações obrigatórias no pedido de férias

Seja em formato digital ou impresso, um modelo de solicitação de férias deve conter, no mínimo, os seguintes dados:

• Nome completo do empregado;
• Cargo e setor;
• Matrícula (se houver);
• Período de férias solicitado (datas de início e término);
• Tipo de solicitação (férias integrais, fracionadas, com abono, com adiantamento do 13º, etc.);
• Justificativa (opcional, ainda mais em casos de alteração ou antecipação);
• Local, data e assinatura do empregado.

Essas informações são essenciais para garantir a conferência pelo RH, a aprovação pela liderança e o arquivamento correto do documento.

Exemplo de formulário de solicitação de férias

A seguir, confira um modelo simples que pode ser adaptado para uso em formato físico ou digital:

Esse tipo de documento deve ser armazenado em conjunto com os demais, contribuindo para uma gestão de férias organizada, rastreável e conforme a legislação.

Como automatizar o processo de solicitação de férias

Com o avanço da transformação digital do setor de Recursos Humanos, muitas empresas estão migrando da gestão manual de férias (baseada em planilhas e formulários físicos) para sistemas integrados e automatizados.

Essa mudança reduz riscos operacionais, garante alinhamento com a legislação trabalhista e melhora a experiência tanto do RH quanto dos colaboradores.

A automatização da solicitação de férias permite acompanhar prazos, aprovar pedidos com agilidade, calcular os valores devidos e centralizar todas as informações em um único sistema.

Vantagens do sistema digital

Adotar um software de gestão traz benefícios práticos e estratégicos para o Recursos Humanos, o Departamento Pessoal (DP) e os gestores, tais como:

• Redução de erros manuais e retrabalho no controle dos períodos aquisitivos;
• Alertas automáticos sobre vencimento de férias e prazos de concessão;
• Padronização dos formulários de solicitação e centralização de dados;
• Acompanhamento em tempo real da solicitação, aprovação e pagamento de férias;
• Conformidade com regras legais, como prazos e cálculo de terço de férias.

Além disso, ao facilitar o acesso e a comunicação, o sistema melhora a transparência e promove maior autonomia do talento no planejamento de sua jornada de férias laborais.

Aprovação automatizada e controle por gestor

Com a automatização, o fluxo de aprovação deixa de depender de processos manuais. O talento faz a solicitação pelo sistema, que envia notificações para o gestor responsável, permitindo a validação com poucos cliques.

Esse modelo torna a gestão mais ágil e auditável, evitando os atrasos na resposta ao pedido e facilitando o controle das escalas de férias.

Além disso, o gestor pode acompanhar históricos de solicitação, períodos anteriores e projeções futuras, o que possibilita um planejamento de férias mais eficiente e alinhado às necessidades da operação.

Integração com folha de pagamento e ponto

Outro diferencial dos sistemas automatizados está na integração com os módulos de folha e controle de ponto. Isso permite:

• Cálculo automático de férias com base na remuneração vigente e adicionais aplicáveis;
• Emissão automática do recibo de férias, com valores discriminados e dentro dos prazos legais;
• Ajustes no ponto eletrônico conforme os períodos de ausência aprovados.

Essa integração elimina falhas de comunicação entre áreas e reforça a segurança jurídica nas rotinas de férias, como no retorno de férias.

Como a Flash facilita a gestão e solicitação de férias

Gerenciar solicitações de férias, controlar prazos legais, emitir avisos e calcular valores são tarefas que exigem precisão e organização por parte do RH e do DP.

Para tornar esse fluxo mais eficiente, a Flash oferece uma plataforma integrada de gestão de pessoas, com funcionalidades específicas para automatizar a solicitação, aprovação e controle de férias.

Veja como a Flash transforma a gestão de férias na prática:

• Software de RH integrado: conecta os módulos de jornada, folha, benefícios e documentos, garantindo que todas as solicitações de férias estejam alinhadas às regras internas e à legislação vigente. O sistema permite que colaboradores acessem e façam pedidos pela plataforma, de forma rápida e padronizada.
• Controle digital de férias e abonos: registra todas as informações relacionadas ao período aquisitivo, solicitações aprovadas, histórico de férias e cálculo automático dos valores, incluindo o fracionamento de férias e férias indenizadas.
• Notificações automáticas e históricos: o sistema envia alertas de prazos críticos, como vencimento do período concessivo e pendências de aprovação. Além disso, mantém um histórico completo das movimentações de férias de cada profissional.
• Redução de erros e burocracias: com cálculos automatizados e integração total entre RH e DP, a Flash elimina a necessidade de planilhas paralelas, reduz riscos de inconsistências na folha e assegura conformidade nos pagamentos de férias. Isso facilita auditorias e garante mais segurança jurídica para a empresa.

Ao adotar a Flash, sua empresa tem uma experiência mais fluida e transparente para os colaboradores, ao mesmo tempo em que estrutura um processo eficiente, rastreável e em total conformidade.

Com o sistema certo, a gestão de férias deixa de ser uma dor operacional e se torna parte de uma estratégia eficiente de gestão de pessoas. Saiba mais!