People analytics para PMEs: como Sabin e Loja do Mecânico utilizam dados no RH

E, graças ao surgimento de plataformas intuitivas, como a solução da Flash para gestão de pessoas, o uso de people analytics não ficou restrito apenas às multinacionais e também passou a fazer parte da rotina de RHs de pequenas e médias empresas.

“É uma ciência que transforma todos os dados das pessoas e da organização em métricas que ajudam os gestores a tomar melhores decisões sobre o seu capital humano. Então, quando se fala de people analytics, não é só sobre recursos humanos, é sobre o negócio como um todo”, diz Regina Cantele, professora e coordenadora de cursos de MBA na Fiap.

Prova disso é que, de acordo com a consultoria McKinsey, empresas que utilizam o people analytics aumentam em 80% a eficiência dos processos de recrutamento e 25% a produtividade. Fora isso, reduzem em 50% o número de desligamentos sem reposição do cargo.

Para entender como o people analytics pode tornar a gestão de pessoas das PMEs mais estratégica, o blog da Flash conversou com especialistas e traz os cases do Grupo Sabin e da Loja do Mecânico. Confira a seguir!

O que é people analytics?

Em um contexto em que as organizações estão cada vez mais orientadas para dados, o people analytics é uma metodologia utilizada para aprimorar a gestão de pessoas a partir da coleta e da análise de informações dos colaboradores.

“Uma vez que boa parte do trabalho é desempenhado por colaboradores, ter avaliações sobre eles é saudável para as empresas”, explica Fábio Lopes, professor e pesquisador do programa de pós-graduação em Computação Aplicada da Faculdade de Computação e Informática da Universidade Presbiteriana Mackenzie.

Em termos práticos, é um conjunto de processos e ferramentas que ajudam o RH a extrair insights e a se tornar mais estratégico por meio de pontos como:

• Tomar decisões mais assertivas baseada em dados;
• Fortalecer o engajamento e a produtividade dos colaboradores;
• Identificar e desenvolver habilidades;
• Otimizar custos e recursos;
• Melhorar a diversidade e inclusão nos processos seletivos;
• Trazer informações úteis aos líderes e gestores;
• Melhorar a cultura organizacional.
• Diminuir o turnover e aumentar os índices de atração e retenção de talentos.

Importância do people analytics para pequenas e médias empresas

Ao adotar uma abordagem baseada em dados para a gestão de pessoas, as PMEs podem ganhar vantagem competitiva e enfrentar os desafios do mercado de maneira mais eficaz.

Para exemplificar essa importância, Regina cita o filme “Moneyball” (que ganhou o título de O Homem que Mudou o Jogo no Brasil), de 2011. A obra, inspirada numa história real, conta a história do técnico de beisebol Billy Beane, gerente do Oakland Athletics, nos Estados Unidos.

Ao tentar criar uma equipe vencedora, o dirigente se une com um economista e decide contratar os jogadores a partir de análise de dados sobre o desempenho dos atletas. Nesse processo, Billy sofre a resistência dos diretores do time em aceitar esse método para montar a equipe.

“O treinador é claro: ou você se adapta ou morre. Os dados ajudam a montar a equipe ideal. Então, as pequenas e médias empresas, que não têm tanta sofisticação nas definições dos seus perfis, por exemplo, podem montar uma equipe de acordo com as características que podem levá-las a uma melhor performance”, explica.

Benefícios do uso de people analytics para a gestão de pessoas em PMEs

Entre os principais benefícios do uso de people analytics para empresas de porte médio e pequeno se destacam:

1. Conhecer seus colaboradores: compreender melhor as habilidades, competências e preferências de seus funcionários é essencial pois facilita a alocação eficiente de recursos e também cria um ambiente de trabalho mais personalizado e produtivo.

2. Tomar decisões baseadas em dados: PMEs operam em ambientes ágeis, em que as decisões rápidas são essenciais. O people analytics oferece dados que orientam decisões estratégicas e geram uma vantagem competitiva.

3. Reter talentos: a alta rotatividade de funcionários pode ser impactante para empresas menores. Com o people analytics, fica mais fácil identificar padrões de comportamento que apontam riscos de saída, o que permite criar planos de ação.

4. Planejar a sucessão: a ferramenta traz insights sobre o desenvolvimento de habilidades e identificação de líderes emergentes, ajudando as empresas de médio e pequeno porte a construir uma reserva de talentos sólida.

5. Melhorar o engajamento e produtividade: a metodologia permite que empresas menores identifiquem fatores que impactam o engajamento, que possibilita a implementação de estratégias para melhorar a satisfação e a produtividade da equipe.

12 métricas e indicadores de people analytics para PMEs

Vale lembrar que as métricas e os indicadores de People Analytics podem variar dependendo das necessidades específicas de uma empresa e de seus objetivos estratégicos.

No entanto, para as PMEs, algumas métricas-chave podem ser particularmente relevantes:

1. Taxa de rotatividade: mede a porcentagem de funcionários que pediram demissão em um determinado período. Uma alta taxa indica problemas de satisfação ou retenção de talentos.
2. Tempo médio de permanência: calcula a média de tempo que os funcionários permanecem na empresa. Isso pode ajudar a entender a estabilidade da força de trabalho e identificar tendências ao longo do tempo.
3. Custo de contratação: avalia os custos associados ao recrutamento e à contratação de novos funcionários. Inclui despesas com anúncios de emprego, entrevistas, treinamento e integração.
4. Índice de engajamento: mede o nível de comprometimento e satisfação dos funcionários e pode ser avaliado por meio de pesquisas de clima organizacional, feedbacks e indicadores de participação em programas de engajamento.
5. Eficiência do processo de recrutamento: avalia o tempo médio para preencher uma vaga, desde a abertura até a contratação efetiva.
6. Produtividade por funcionário: mede a produção ou o desempenho individual dos funcionários. Pode incluir métricas específicas para diferentes funções ou departamentos.
7. Avaliação de desempenho: monitora o desempenho dos funcionários ao longo do tempo, com base em avaliações regulares. Isso pode ser usado para identificar talentos, áreas de desenvolvimento e necessidades de treinamento.
8. Participação em treinamentos e desenvolvimento: acompanha a participação dos funcionários em programas de treinamento e desenvolvimento para avaliar a eficácia dos programas e identificar lacunas de habilidades e também o engajamento do colaborador.
9. Custo por colaborador: calcula o custo médio de empregar um funcionário, incluindo salário, benefícios, treinamento e outros valores associados.
10. Diversidade e inclusão: levanta dados sobre gênero, etnia e outros fatores relevantes para promover a diversidade e a inclusão.
11. Feedback 360 graus: coleta avaliações de desempenho de colegas, subordinados e superiores para obter uma visão abrangente das habilidades e comportamentos dos funcionários.
12. Índice de satisfação: mede a satisfação dos funcionários com a cultura organizacional, liderança e condições de trabalho. Funcionários satisfeitos geralmente contribuem para um ambiente de trabalho mais positivo.

Cases de sucesso de PMEs que utilizam people analytics

Confira como duas empresas de diferentes segmentos e portes que utilizam dados para otimizar gestão de pessoas e decisões estratégicas de negócio:

Do recrutamento à gestão de saúde: como o people analytics é usado no Grupo Sabin

Todas as decisões estratégicas do Grupo Sabin consideram os dados, especialmente para a construção ou refinamento de políticas e práticas de gestão de pessoas. Para ter uma ideia, são utilizados mais de nove indicadores — de dados demográficos à custo da folha de pagamento e benefícios — para otimização dos recursos de pessoal.

“Ao invés de confiarmos somente em nossa experiência e intuição, olhamos para os dados. Nossas percepções e repertório são importantes, mas não suficientes. Os contextos mudam, os cenários se alteram e adotar uma cultura de gestão baseada em dados melhora muito a qualidade das decisões”, diz Mariana Bittar, gerente de pessoas do Sabin Diagnóstico e Saúde.

Com a aplicação da metodologia, o grupo especializado em medicina diagnóstica aumentou a eficácia de seleção, analisando a permanência e o desempenho das contratações passadas. Entre as mudanças, o Sabin voltou a aplicar testes psicológicos, que tinham sido interrompidos durante a na pandemia, e cortaram etapas que não agregavam mais, ganhando tempo e assertividade.

Além disso, a empresa conseguiu entender o perfil dos colaboradores e trouxe suas características para a construção do Programa Saúde em Dia. O projeto possui pilares personalizados para o acompanhamento da jornada de saúde dos profissionais. Assim, a companhia reduziu não só o índice de faltas, mas também a utilização de pronto-socorro e custos com sinistralidade do plano de saúde.

Levantar os principais motivos de desligamentos, traçar estratégias para melhorar a retenção, identificar potenciais e preparar sucessores e monitorar a representatividade de grupos minoritários foram outros benefícios trazidos pelo uso de people analytics no Sabin.

Loja do Mecânico: dados facilitam gestão de equipe descentralizada

Pioneira na venda online de máquinas e ferramentas no Brasil, Loja do Mecânico utiliza um sistema de RH que, além de auxiliar em rotinas como registro de ponto e folha de pagamento, possibilita a coleta de informações que contribuem para decisões mais assertivas da empresa.

De acordo com Edson Azevedo, head de pessoas da empresa, chamado de Business Process Management (BPM), o sistema tem como objetivo ampliar a competitividade do negócio, otimizando ao máximo a produtividade dos colaboradores.

Apesar de menos robusto, de acordo com a empresa, o sistema já é essencial para o gerenciamento dos 1.300 colaboradores da empresa, que ficam distribuídos em 3 grandes grupos espalhados por São Paulo, Minas Gerais e Pernambuco: logística, lojas e administrativo.

O RH coleta informações a partir da folha de pagamento e dos sistemas de ponto, vagas e avaliação. Dessa forma consegue gerar relatórios e orientar as decisões da empresa.

“Hoje os dados são fundamentais para que a gente tome melhores decisões na gestão de pessoas, considerando o perfil das pessoas, a cultura da empresa e o histórico”, afirma Azevedo.

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