Como fazer o cálculo da folha de pagamento? Confira 4 dicas para não errar!

O cálculo da folha de pagamento acaba sendo uma das rotinas mais estratégicas (e sensíveis) da área de Departamento Pessoal.

Afinal, exige domínio técnico, atenção constante à legislação trabalhista e organização dos dados que envolvem a jornada, a remuneração e os benefícios de cada colaborador.

Além disso, o cálculo é complexo por conta de seus diversos adventos e fatores, como horas extras, adicionais legais, descontos obrigatórios, encargos tributários, férias, 13º salário, rescisões e obrigações acessórias como o eSocial.

Quando bem-feito, assegura a conformidade legal da empresa e contribui para a transparência nas relações de trabalho.

Quando mal executado, pode gerar multas, passivos trabalhistas e comprometer a reputação da organização.

Neste guia, você vai entender o que compõe a folha de pagamento, como realizar o cálculo, quais obrigações devem ser cumpridas e quais ferramentas podem apoiar esse processo.

Além disso, vai saber como o uso da tecnologia certa, como a plataforma de gestão de pessoas da Flash, otimiza o controle das etapas que impactam o cálculo da folha, como controle de ponto, admissões e desligamentos.

Boa leitura!

O que é a folha de pagamento para o Departamento Pessoal?

A folha de pagamento é o documento que consolida os valores devidos a cada colaborador em um determinado período de trabalho, geralmente mensal.

Ela inclui os proventos (como salário, adicionais e bonificações), os descontos obrigatórios (como INSS, IRRF, FGTS, benefícios) e o salário líquido que será pago.

É por meio da folha de pagamento que o trabalhador pode controlar o valor bruto de seu salário e o quanto receberá após os descontos.

Além de cumprir uma função administrativa, o documento tem papel legal e fiscal. Sua apuração correta é essencial para:

• Garantir o cumprimento da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e de acordos coletivos;
• Informar os dados obrigatórios ao eSocial;
• Recolher encargos e tributos de forma precisa;
• Servir como base para obrigações como gestão de férias, 13º salário, rescisões e benefícios legais.

Leia também: Quanto custa um funcionário para a empresa?

Na folha de pagamento, devem constar dados básicos como nome do funcionário, cargo exercido, valores da remuneração e outros que possam fazer parte dela, como ajudas de custos e os descontos legais.

Quais itens compõem a folha de pagamento, previstos no contrato de trabalho?

Antes de realizar qualquer cálculo, é fundamental que o DP compreenda todos os elementos que compõem o vínculo empregatício, conforme estabelecido em contrato e respaldado pela CLT.

A folha de pagamento é construída a partir desses dados, que definem os valores a receber e os descontos a aplicar.

Proventos (ganhos do colaborador)

• Salário: base para outros benefícios e descontos​.
• Benefícios tributáveis e adicionais: horas extras, adicional noturno, adicional de periculosidade e insalubridade​, entre outros, como vale-transporte e vale-refeição em certas condições.
• Bonificações: premiações variáveis, com ou sem habitualidade.
• Comissões e gratificações: para funções com remuneração variável.

Descontos e deduções comuns na folha de pagamento

Há uma série de descontos realizados sobre a folha de pagamento do trabalhador. Mas quais seriam os descontos obrigatórios sobre a folha de pagamento? 

Vejamos!

INSS

A contribuição ao Instituto Nacional da Seguridade Social é um desconto obrigatório da empresa sobre a folha de pagamento.

No entanto, é importante ressaltar que o colaborador contribui com uma porcentagem do salário bruto e a organização com a outra parte.

É importante lembrar que o INSS descontado do trabalhador varia conforme o salário de contribuição, sendo que as alíquotas variam entre 8% e 11%, até o teto do INSS.

Confira, abaixo, as faixas de contribuição que estão valendo para 2025:

• Salário de contribuição de até R$ 1.518: 7,5% de INSS;
• Salário de contribuição de até R$ 1.518,01 até R$ 2.793,88: 9% de INSS;
• Salário de contribuição de até R$ 2.793,89 até R$ 4.190,83: 12% de INSS;
• Até R$ 8.157,41 (teto do salário de contribuição): 14% de INSS.

FGTS

O Fundo de Garantia sobre o Tempo de Serviço — FGTS tem como base de cálculo o total de vencimentos do empregado.

De maneira simplificada, a cobrança do FGTS sobre a folha é uma percentagem única de 8%, calculada sobre o salário bruto (com exceção do salário-família). Ao contrário do INSS, o FGTS é um encargo do empregador.

IRRF

O desconto do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é dividido em faixas e utiliza a mesma base para a apuração do INSS, menos o desconto da contribuição previdenciária.

Por norma, a base de cálculo para o desconto do IRRF é a remuneração bruta, menos o valor do INSS apurado.

Vale destacar que, para funcionários que têm dependentes, é preciso descontar R$ 189,59 do resultado obtido por cada dependente legal que o empregado tenha.

Após esse desconto, é possível identificar em qual faixa de percentual o salário se encaixa para a apuração do imposto:

• 1ª faixa: 7,5% para bases entre R$ 2.428,81 até R$ 2.826,65;
• 2ª faixa: 15% para bases entre R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05;
• 3ª faixa: 22,5% para bases entre R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68;
• 4ª faixa: 27,5% para bases a partir de R$ 4.664,69.

Vale-transporte

É um auxílio concedido ao funcionário que expressa real necessidade do auxílio, devendo o mesmo requerer no ato da sua admissão por meio de uma declaração.

O valor descontado sobre a folha de pagamento pode ser de até 6% da remuneração bruta em contracheque. 

Vale-refeição e alimentação

Uma das dúvidas mais comuns sobre VA e VR é se pode haver desconto em folha. A resposta é simples: pode, mas não pode superar 20% sobre o montante concedido.

Ao entender e aplicar cada elemento da folha de pagamento, profissionais das áreas de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP) contribuem para a estabilidade e integridade financeira da organização, além de assegurar os direitos e benefícios dos funcionários.

Portanto, a precisão e o conhecimento atualizado neste aspecto são indispensáveis para uma gestão de pessoal eficaz.

Outros descontos e deduções

• Pensão alimentícia: valor estipulado judicialmente, com desconto direto na folha.
• Empréstimos consignados: abatimento mensal autorizado pelo colaborador.
• Plano de saúde e odontológico: se houver coparticipação ou contribuição do empregado.

Como calcular a folha de pagamento: passo a passo completo

Calcular a folha de pagamento pode parecer uma tarefa complexa, mas ao dividir o processo em etapas, tudo se torna mais simples e organizado.

Além de considerar proventos e descontos, é fundamental incluir aspectos legais, acordos coletivos, jornadas de trabalho e os benefícios oferecidos aos colaboradores.

A seguir, apresentamos um passo a passo completo para estruturar esse cálculo com precisão.

1. Cálculo do salário bruto: soma de todos os proventos.
2. Cálculo do INSS: aplicação da tabela progressiva.
3. Cálculo do IRRF: deduções do INSS e dependentes, aplicação da tabela progressiva.
4. Cálculo do FGTS: 8% sobre o salário bruto (não é desconto do empregado).
5. Cálculo de outros descontos: vale-transporte, benefícios, etc.
6. Cálculo do salário líquido: salário bruto - total de descontos.

1. Cálculo do salário bruto (horas extras dos dias trabalhados e adicional noturno devem ser inclusos)

O salário bruto corresponde ao total de ganhos do colaborador antes de qualquer desconto. Ele é composto por:

• Salário base: remuneração fixa acordada no contrato de trabalho.
• Horas extras: horas trabalhadas além da jornada de trabalho normal, com adicional (50% ou 100%, dependendo dos dias e horários que foram executadas).
• Adicional noturno, insalubridade e periculosidade, se aplicável;
• Comissões e premiações: valores extras por desempenho ou vendas.
• DSR (Descanso Semanal Remunerado): montante proporcional pago sobre as horas extras, comissões, etc.
• Férias e 13º salário: no mês em que são pagos, entram como provento.
• Outros proventos: como auxílios ou bônus.

Exemplo: se um colaborador tem um salário base de R$ 2.000,00 e fez R$ 200,00 em horas extras, seu salário bruto inicial é R$ 2.200,00.

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2. Calcule o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)

O INSS é uma contribuição obrigatória para a Previdência Social, descontada do salário bruto do colaborador e varia de acordo com uma tabela progressiva definida pelo governo.

Quanto maior for o salário, maior a alíquota, até um teto máximo de contribuição.

• Consulte a tabela de faixa salarial do INSS vigente para aplicar a alíquota correta.

Usar uma calculadora de folha de pagamento, mesmo que seja aquelas ferramentas onlines, facilita no entendimento desse desconto.

3. Calcule o IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte)

Uma dúvida comum para os empregadores é como calcular IRRF na folha de pagamento. 

Após a dedução do INSS e dos valores por dependente, aplica-se a tabela progressiva do Imposto de Renda para calcular o montante a ser retido na fonte.

O Imposto de Renda Retido na Fonte também é um desconto progressivo, mas o cálculo é um pouco mais complexo:

1. Deduza o INSS: do salário bruto/contribuição, subtraia o valor do INSS já calculado.
2. Deduza dependentes: se o colaborador tiver dependentes (como filhos), há um valor fixo por dependente que pode ser deduzido.
3. Consulte a tabela do IRRF: com o valor-base após as deduções, consulte a tabela do IRRF para encontrar a alíquota correspondente e a parcela a deduzir.

Importante: assim como o INSS, a tabela do IRRF é atualizada todos os anos, então sempre use a versão mais recente.

4. Calcule o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço)

O FGTS não é um desconto do colaborador, mas uma obrigação do empregador. A empresa deve depositar todo mês 8% do salário bruto (ou de contribuição) do funcionário, em uma conta vinculada à Caixa Econômica Federal.

5. Calcule outros descontos e deduções (como contribuição sindical)

Além do INSS e IRRF, outros descontos podem ser aplicados na folha de pagamento:

• Vale-transporte: desconto de no máximo 6% do salário base do funcionário, se ele utilizar o benefício.
• Vale-refeição/alimentação: se houver coparticipação do trabalhador, previsto em contrato e/ou convenção coletiva.
• Adiantamentos salariais: se houve o recebimento de parte do salário antes da data de pagamento oficial.
• Faltas e atrasos: desconto proporcional aos dias ou horas não trabalhadas.
• Pensão alimentícia: determinada pelo juiz e oficializada para a empresa fazer o desconto e repasse.
• Empréstimos consignados: parcelas de empréstimos feitos com desconto em folha.
• Plano de Saúde/odontológico: se houver coparticipação ou mensalidade descontada.
• Contribuição sindical: se aplicável e autorizada pelo trabalhador.

6. Calcule o salário líquido

O salário líquido é o montante realmente recebido pelo trabalhador após a dedução de todos os descontos mencionados.

Finalmente, para chegar ao salário líquido, basta aplicar a seguinte fórmula:

Salário Líquido = salário bruto —  total de descontos (INSS + IRRF + VT + outros descontos)

Uso de softwares e até uma calculadora de salário líquido

Para facilitar esse processo, muitas empresas utilizam uma calculadora de salário líquido ou softwares que automatizam essa etapa com base nas informações inseridas, reduzindo o risco de erro.

Casos específicos e cálculos adicionais

Além do cálculo mensal regular, a folha pode incluir valores específicos em determinados períodos:

• Cálculo de férias: integral ou proporcional, incluindo o terço constitucional e eventuais abonos.
• Cálculo de 13º salário: pago em duas parcelas ou proporcionalmente na rescisão.
• Cálculo de rescisão: considerando verbas rescisórias, saldo de salário, férias vencidas/proporcionais, 13° proporcional e multa de FGTS.

Manter essas rotinas bem organizadas e integradas a um sistema de gestão de pessoas, como o da Flash, assegura que os dados estejam atualizados e acessíveis para o cálculo correto da folha.

Confira tudo o que é possível fazer na folha de pagamento pela plataforma de gestão de pessoas da Flash!

Obrigações acessórias relacionadas à Folha de Pagamento

O processo de fechamento da folha de pagamento exige o cumprimento de diversas obrigações acessórias, previstas pela legislação trabalhista e fiscal, como o envio do:

• Eventos de admissão, movimentação e rescisão no eSocial;
• DCTFWeb (plataforma responsável por consolidar informações sobre tributos previdenciários e outros débitos federais);
• FGTS;
• RAIS (Declaração Anual de Informações Sociais);

Como integrar o eSocial no processo de folha de pagamento e garantir a conformidade?

O eSocial é o sistema unificado do Governo Federal que reúne informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas dos trabalhadores.

Toda empresa é obrigada a alimentar esse sistema com dados referentes à folha, nos prazos estabelecidos.

Entre as informações que devem ser enviadas via eSocial, as principais são:

• Salários mensais dos colaboradores;
• Eventos não periódicos, como admissões, desligamentos e alterações contratuais na carteira de trabalho;
• Encargos sociais e tributos recolhidos (INSS, FGTS, IRRF);
• Benefícios concedidos, como vale-transporte, alimentação e plano de saúde;
• Férias, afastamentos e 13º salário.

Erros comuns no cálculo da folha de pagamento

A rotina do DP exige alto nível de atenção e atualização constante. Pequenas falhas na hora de calcular folha de pagamento resultam em prejuízos financeiros, multas, passivos trabalhistas e insatisfação dos colaboradores.

Conhecer os erros mais frequentes é o primeiro passo para evitá-los.

1. Desatualização com a Legislação Trabalhista e Previdenciária

A legislação no Brasil é dinâmica e passa por atualizações frequentes, muitas vezes anuais. Tabelas de INSS, IRRF, salário-mínimo e convenções coletivas mudam todos os anos.

Não acompanhar essas atualizações pode levar ao cálculo incorreto de impostos e contribuições, resultando em multas e processos.

Mantenha-se atualizado por meio de canais oficiais, consultorias especializadas e softwares atualizados automaticamente com as novas regras.

2. Cálculo incorreto de horas extras e adicionais

Erros na apuração de horas extras, adicional noturno, insalubridade e periculosidade são comuns quando o controle de jornada é feito a mão ou com imprecisão.

Logo, alguns direitos constitucionais dos trabalhadores, como o DSR (Descanso Semanal Remunerado), são impactados.

Essa falha compromete o valor do salário bruto e impacta encargos e tributos, gerando risco para as empresas e prejuízos aos profissionais.

Portanto, para evitar, tenha um controle de ponto eficiente e automatizado. Utilize sistemas que calculem automaticamente esses adicionais com base nas regras aplicáveis.

3. Falhas no desconto de benefícios e vale-transporte

Não aplicar o percentual de desconto de vale-transporte, refeição, alimentação ou planos de saúde pode gerar questionamentos legais e insatisfação interna.

A falta de controle sobre as autorizações e uso dos benefícios também afeta a confiabilidade dos lançamentos.

4. Erros no preenchimento do eSocial

O eSocial exige consistência nos dados enviados. Informações divergentes entre o sistema interno e os eventos declarados podem resultar em multas, rejeições ou necessidade de retificações que atrasam obrigações fiscais e previdenciárias.

Garanta que os dados cadastrais dos colaboradores estejam sempre atualizados. Utilize sistemas integrados que automatizem o envio das informações para o eSocial.

5. Cálculos de férias e 13º salário desproporcionais

É comum ocorrerem erros ao calcular férias proporcionais, abonos, terço constitucional ou a segunda parcela do 13º salário.

Esse cenário é ainda mais propício quando não há acompanhamento adequado do período aquisitivo, ou das médias de variáveis.

Portanto, siga as regras claras da CLT para a proporcionalidade. Um bom software de folha de pagamento auxilia nesses momentos.

6. Não considerar diferentes tipos de contratação

A folha deve respeitar as regras específicas de cada vínculo: CLT, temporários, aprendizes, pró-labore, entre outros.

Desconsiderar essas particularidades gera inconsistência nos encargos e compromete o cumprimento da legislação.

Conheça as particularidades de cada regime de contratação e tenha processos distintos para cada um, se necessário.

7. Ausência de revisão e auditoria

Confiar cegamente no sistema ou na pessoa que faz o cálculo, sem realizar conferências e auditorias periódicas, é um risco. Erros de digitação, ou de parametrização, podem passar despercebidos por meses.

Implemente um processo de revisão dupla, onde uma segunda pessoa confere os cálculos antes do fechamento da folha e realize auditorias internas regulares.

Evitar esses erros é fundamental para a saúde financeira e legal da sua empresa, além de garantir a satisfação dos seus colaboradores.

O investimento em conhecimento, processos claros e tecnologia é a melhor forma de mitigar esses riscos.

4 dicas para evitar erros ao calcular a folha de pagamento

A folha de pagamento é um importante instrumento de segurança, controle e pagamento das horas trabalhadas no mês.

Confira, a seguir, algumas dicas para fazer seu cálculo de forma segura.

1. Classifique o funcionário por categoria

O empreendedor deve ficar atento à classificação correta do seu funcionário, ou seja, por categoria, seja ele atuando no comércio, na indústria, na prestação de serviços, entre outros.

Cada tipo de vínculo empregatício possui regras específicas de remuneração, encargos e benefícios. 

Portanto, é essencial classificar certo o trabalhador no momento da admissão.

Cada uma das categorias está regida por regras específicas, que devem ser de conhecimento do empregador e colocadas devidamente em prática.

Por isso, é fundamental que a empresa conheça sua atividade e aplique o correto enquadramento, conforme a natureza da função.

2. Faça o controle do registro de ponto de cada um dos colaboradores

A base do salário bruto é a jornada efetivamente cumprida. Por isso, manter um controle de ponto preciso e confiável evita divergências no pagamento de horas extras, faltas, atrasos ou adicionais legais.

Conforme determina a legislação trabalhista, toda empresa que tenha mais de dez funcionários em seu quadro empregatício é obrigada a realizar o registro de ponto.

A escolha de qual método utilizar depende das necessidades do empreendedor e da eficiência que deseja obter no controle das horas trabalhadas, podendo escolher entre o registro eletrônico, mecânico ou manual.

Porém, sistemas manuais ou sem padronização aumentam o risco de erros e retrabalho. A plataforma de gestão de jornada da Flash, por exemplo, oferece um controle 100% digital de ponto e jornada.

Com ele, seus colaboradores podem fazer, pelo celular ou computador, marcações por geolocalização, reconhecimento facial e espelho de ponto em tempo real.

E o melhor: todos esses dados alimentam automaticamente os sistemas de folha integrados, assegurando conformidade e agilidade.

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3. Utilize a tecnologia como aliada

O tempo gasto para calcular a folha de pagamento de cada funcionário pode ser muito grande. E tempo é dinheiro nos negócios atuais!

Planilhas e processos manuais expõem a empresa a falhas operacionais e à perda de prazos.

O uso de ferramentas modernas, com integração entre os módulos de admissão, controle de ponto, movimentações e desligamento, garante consistência nas informações e reduz a sobrecarga da equipe.

Com a plataforma de gestão de jornada da Flash, é possível gerenciar o horário de entrada e saída dos funcionários, aprovar solicitações de férias, controlar com maior eficiência horas extras, atrasos e saber ao certo onde está a equipe de trabalho quando tem que realizar algum serviço em campo.

4. Fique atento às mudanças

A legislação trabalhista e previdenciária brasileira está em constante reformulação. Por isso, é importante estar atento às mudanças que podem ocorrer na folha de pagamento de forma a evitar que autuações e multas incorram sobre o negócio.

A todo momento ocorrem na empresa novas contratações, rescisões de contrato, aumentos salariais e promoções que exigem atenção quanto a mudanças na legislação na hora de fazer os cálculos.

Transforme a sua gestão de pessoas em um diferencial de sucesso com a Flash

O cálculo da folha de pagamento depende de uma série de informações precisas sobre jornada, vínculos, movimentações e benefícios.

E com a Flash, a sua plataforma de gestão de pessoas organiza e automatiza todas as etapas que impactam esse processo, reduzindo erros e garantindo eficiência.

Com os módulos, sua empresa pode:

• Automatizar o controle de ponto e jornada, com marcação digital, espelho de ponto e banco de horas integrado;
• Simplificar processos de admissão e desligamento, com cadastros padronizados e atualizações em tempo real;
• Registrar e atualizar movimentações contratuais de forma centralizada e segura;
• Garantir que todas essas informações estejam disponíveis para os principais sistemas de folha de pagamento do mercado, por meio de integrações diretas e automáticas.

Dessa forma, o RH atua de forma mais estratégica, deixando as tarefas operacionais sob controle, sem retrabalho ou riscos legais.

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