Como calcular custos de turnover? Entenda a importância e como mitigar riscos

O turnover é um dos grandes vilões da gestão de Recursos Humanos (RH), mas o custo do turnover também assombra gestores e empresários. Muitas vezes, no entanto, não se tem visibilidade sobre o impacto financeiro causado na empresa, e isso é um grande problema.

A rotatividade de colaboradores, também conhecida como turnover, é uma realidade inevitável no mundo corporativo. Seja por decisão do colaborador ou da própria empresa, a saída de profissionais implica uma série de consequências que vão muito além de uma simples demissão.

Organizações de diferentes portes e segmentos estão cada vez mais conscientes de que manter talentos é mais estratégico – e econômico – do que substituí-los constantemente. Em uma cenário cada vez mais competitivo por bons profissionais, a retenção de talentos pode representar a diferença entre o sucesso e o fracasso de um negócio.

Diante deste cenário, entender e mitigar os impactos do turnover se tornou uma competência essencial para os profissionais de RH e, principalmente, de Departamento Pessoal.

Se você, como líder ou gestor, já percebeu como a rotatividade de colaboradores pode afetar sua produtividade e aumentar seus custos, esse artigo é para você. Acompanhe a leitura para aprender a calcular os custos de turnover, compreender e mitigar os riscos envolvidos neste indicador de RH.

Por que toda empresa deve calcular os custos do turnover?

Calcular o custo do turnover não é apenas uma tarefa financeira: trata-se de uma ferramenta de gestão estratégica.

Ter clareza sobre quanto custa perder um colaborador permite ao RH embasar decisões com dados concretos e justificar investimentos em ações de retenção. Assim, é possível mensurar os efeitos reais que a rotatividade causa aos resultados da empresa.

Além disso, ao quantificar esses custos, a organização pode comparar cenários, identificar áreas críticas, otimizar recursos e até construir um plano mais robusto para a gestão de pessoas. Em outras palavras, entender os custos do turnover é essencial para promover uma cultura de eficiência, alinhada aos objetivos de longo prazo do negócio.

Aproveite para baixar nossa planilha calculadora de turnover e acompanhe de perto esse indicador.

Entendendo os custos da rotatividade em uma empresa

Para calcular corretamente o total custo do turnover, é fundamental entender a diferença entre custos diretos e indiretos.

Os custos diretos estão relacionados a gastos facilmente identificáveis no processo de substituição de um colaborador. Entre eles, temos alguns principais como recrutamento e seleção, treinamento e rescisões trabalhistas.

Já os custos indiretos são mais difíceis de mensurar, mas têm impacto significativo. Eles envolvem aspectos como a queda na produtividade, a perda de conhecimento tácito, o efeito negativo no clima organizacional e até mesmo a insatisfação dos clientes. Ou seja, ignorar esses custos pode resultar em uma subestimação perigosa do impacto real da rotatividade.

Ao considerar ambos os tipos de custo, os profissionais de RH e têm uma visão completa e realista dos efeitos do turnover sobre o negócio. Isso possibilita uma gestão muito mais estratégica dos recursos humanos.

Exemplos de custos diretos

Esses valores são tangíveis, frequentes e, muitas vezes, facilmente rastreáveis nas finanças da empresa. Entre os principais custos diretos do turnover, podemos destacar:

• Despesas com recrutamento e seleção: isso inclui todo o processo seletivo, divulgação de vagas, uso de plataformas, consultorias, entrevistas, testes e horas de trabalho da equipe de RH envolvida no processo.

• Treinamento e integração: novos colaboradores exigem investimentos em capacitação para entenderem processos, ferramentas e cultura da empresa. Além do conteúdo formal, isso consome o tempo de outros colaboradores que atuam como tutores ou referências.

• Verbas rescisórias: o cálculo de rescisão trabalhista envolve diversos gastos, como multas, aviso prévio, férias proporcionais e outros encargos que variam conforme a modalidade de saída.

Exemplos de custos indiretos

Medir esses fatores exige sensibilidade e, sempre que possível, a utilização de indicadores qualitativos em conjunto com métricas financeiras.

Os custos indiretos, por sua vez, costumam ser mais complexos, mas não menos relevantes:

• Perda de produtividade: enquanto a vaga permanece em aberto ou enquanto o novo colaborador não atinge plena performance, há um gap de entrega que impacta diretamente nos resultados.

• Queda na qualidade do trabalho: erros e retrabalhos são comuns durante o período de aprendizado de novos funcionários, afetando a performance das equipes.

• Efeito negativo na cultura organizacional e no clima: uma alta rotatividade gera insegurança e desmotivação nos demais colaboradores, podendo desencadear novas demissões.

• Perda de conhecimento acumulado: o funcionário que sai leva consigo informações valiosas sobre processos, clientes e soluções que podem demorar meses para serem reconstruídas por outra pessoa.

Fórmula para calcular o custo do turnover e rotatividade

Calcular todos os custos envolvidos no turnover é fundamental para que as organizações compreendam os impactos que a rotatividade de colaboradores têm nos seus resultados financeiros.

Ao entender o valor real que uma empresa gasta com um funcionário, os responsáveis podem adotar estratégias para reduzir esses custos.

Para estimar o custo total do turnover, somamos os custos diretos e indiretos identificados em cada desligamento.

A fórmula mais prática é a seguinte:

Essa abordagem ajuda a mensurar as perdas e justificar investimentos em programas de retenção, melhora do clima organizacional e desenvolvimento profissional. Muitos gestores subestimam os impactos do turnover porque não consideram os custos ocultos — e é aí que a fórmula ganha importância estratégica.

Exemplo de cálculo de custo de rotatividade

Para facilitar o entendimento da aplicação da fórmula, vamos a um exemplo prático. Imagine que uma empresa de médio porte teve 10 desligamentos no último trimestre. Cada processo de substituição envolveu os seguintes custos diretos:

• Recrutamento e seleção: R$2.000 por colaborador

• Treinamento e integração: R$1.500 por colaborador

• Verbas rescisórias: R$3.000 por colaborador

Esse cálculo totaliza R$6.500 por funcionário desligado em custos diretos. Multiplicando pelos 10 colaboradores, temos um custo direto de R$65.000.

Agora, ao somar os custos indiretos estimados por colaborador:

• Perda de produtividade: R$4.000

• Queda na qualidade do trabalho: R$1.000

• Impacto no clima: R$500

A soma resulta em R$5.500 por colaborador. Multiplicado por 10, chega-se a um valor de R$55.000 em custos indiretos.

Somando os custos diretos e indiretos, temos um gasto estimado de R$120.000,00 em custo total do turnover em um trimestre.

Este valor ilustra de forma concreta como a rotatividade impacta o orçamento da empresa. O gasto estimado em três meses, por exemplo, poderia ter sido investido em programas de retenção e desenvolvimento profissional, entre outros.

Custos de turnover em diferentes contextos

Nem todo turnover gera os mesmos impactos. As circunstâncias que levam à saída de um colaborador e o perfil da vaga a ser reposta fazem toda a diferença no cálculo e na gestão desses custos.

Quando o colaborador pede demissão

Quando o pedido de desligamento parte do funcionário, os custos diretos tendem a ser menores. Isso acontece pois não há obrigatoriedade de pagar multa rescisória ou aviso prévio indenizado. No entanto, os custos indiretos permanecem significativos.

Além da perda de produtividade, há o risco de contágio emocional em equipes próximas – especialmente quando a demissão está relacionada a um ambiente de trabalho tóxico ou falta de perspectivas. Esse tipo de desligamento também pode gerar desgaste na marca empregadora caso ocorra em massa ou com profissionais importantes.

Quando o colaborador é demitido

Quando a empresa decide pelo desligamento, principalmente em demissões sem justa causa, os custos são significativamente maiores. Além das verbas rescisórias, há a necessidade de indenização do aviso prévio (quando não cumprido), pagamento de multa do FGTS, férias proporcionais, 13º salário proporcional e possíveis encargos adicionais.

Esse cenário também envolve o risco de passivos trabalhistas futuros, especialmente quando o desligamento é mal conduzido ou não há documentação sólida que comprove a justificativa da dispensa.

Além dos valores financeiros, existe o efeito negativo emocional e de imagem – tanto para o colaborador que sai quanto para os que permanecem. Demissões frequentes podem alimentar insegurança e sensação de instabilidade na equipe.

Custos de admissão e integração de novos funcionários

Substituir um talento não se limita a contratar alguém novo. Após a contratação, o processo de admissão e a fase de integração envolvem múltiplos fatores. O novo funcionário passa por exames admissionais, entrega documentos admissionais, assina o contrato de trabalho, é envolvido em treinamentos de onboarding, entre diversos outros momentos. Tudo isso ainda é acrescentado ao tempo necessário para que ele atinja seu nível ideal de produtividade.

Esse período de adaptação pode variar, dependendo do cargo e da complexidade da função. No entanto, quanto mais estruturado for esse processo, menor tendem a ser os impactos financeiros. Isso destaca a importância de investir em softwares de RH e boas práticas de onboarding.

Como a tecnologia ajuda a reduzir os custos com turnover

Um dos maiores desperdícios financeiros ocorre quando o desligamento é conduzido de forma desorganizada. Falhas em cálculos rescisórios, atrasos na entrega de documentos, comunicação mal feita e falta de planejamento geram riscos trabalhistas e custos adicionais evitáveis.

Ao padronizar o processo, com checklists padronizados, prazos claros e ações coordenadas entre RH, DP e liderança, a empresa evita multas, retrabalhos e prejuízos à marca empregadora.

Ciente deste cenário, a plataforma de Gestão de Pessoas da Flash emprega tecnologia para facilitar todo o processo de demissão de colaboradores. Da entrevista de desligamento à assinatura da rescisão, o sistema fornece uma dinâmica simplificada para aliviar a rotina do RH e DP sem deixar de lado a segurança jurídica e o bem-estar do colaborador neste momento.

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