Descubra como calcular o IRRF na folha de pagamento do jeito certo

Calcular o IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) na folha de pagamento é uma das obrigações mais importantes e desafiadoras para qualquer departamento de Recursos Humanos (RH) ou Financeiro. 

Além de ser essencial para o cumprimento das exigências fiscais e legais, um cálculo incorreto pode acarretar multas, problemas com a Receita Federal e até insatisfação entre os colaboradores.

Por isso, entender como calcular o IRRF na folha de pagamento e garantir a precisão nesse processo é fundamental para uma gestão eficiente de recursos e para a saúde financeira da empresa.

Neste guia, vamos explicar passo a passo como calcular IRRF na folha de pagamento, destacando pontos cruciais para que você, gestor, possa realizar esse procedimento com segurança e sem erros.

Continue a leitura e aprenda tudo o que você precisa saber para otimizar sua folha de pagamento e evitar complicações fiscais!

O que é o IRRF na folha de pagamento?

IRRF é a sigla para Imposto de Renda Retido na Fonte. Esse imposto é uma espécie de adiantamento do pagamento do imposto de renda que, anualmente, é cobrado de acordo com as medidas estabelecidas pela Receita Federal das pessoas físicas e jurídicas, referente aos ganhos de capital e conforme a faixa da tabela do Imposto de Renda de cada ano.

Quando um funcionário recebe o seu pagamento, o cálculo do IRRF que incide sobre o salário ganho deve ser mostrado no holerite. O objetivo é facilitar os recolhimentos futuros.

O que diz a legislação a respeito dessa obrigação tributária?

A legislação tributária brasileira estabelece que as empresas devem realizar o cálculo do IRRF, com o objetivo de reter os valores de Imposto de Renda dos colaboradores. 

Essa obrigação garante que o imposto seja pago ao longo do ano, evitando a concentração de pagamentos no momento da declaração anual. 

Além disso, as leis trabalhistas exigem que o IRRF seja claramente indicado nas folhas de pagamento de todos os funcionários contratados sob o regime CLT, garantindo transparência e conformidade com as exigências fiscais.

Como calcular o IRRF na folha de pagamento?

Para calcular o IRRF na folha de pagamento, é preciso começar pelo salário bruto do colaborador. Assim sendo, é necessário que todos os vencimentos de cada pessoa sejam somados.

Essa conta inclui o valor do salário do trabalhador, que está registrado na carteira de trabalho, o adicional noturno, o adicional de insalubridade, as horas extras, o salário-família etc.

Como se tratam de benefícios diferentes que cada pessoa tem, as contas devem ser feitas individualmente.

Uma vez que for feita a soma dos vencimentos, a empresa precisa descontar os valores da contribuição previdenciária. Isso varia de acordo com o salário bruto da pessoa.

Em tese, quanto maior é o salário, maior é o desconto, sendo necessário consultar a tabela de alíquotas do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) para fazer o cálculo corretamente.

Base para o cálculo do IRRF

Para calcular o IRRF na folha de pagamento, o primeiro passo é descontar a contribuição do INSS, que é baseada no salário bruto do trabalhador. O valor resultante após o desconto do INSS é a base de cálculo do IRRF.

A fórmula para calcular o IRRF é:

Salário bruto – Desconto do INSS = Base do IRRF

Por exemplo: Se um colaborador tem um salário bruto de R$ 3.000,00 e a contribuição previdenciária é de 12% (referente à faixa de renda de R$ 2.571,30 e R$ 3.856,94), o cálculo seria:

• R$ 3.000,00 – R$ 360,00 (INSS) = R$ 2.640,00.

Assim, a base de cálculo para o IRRF deste colaborador seria R$ 2.640,00.

Deduções que podem ser feitas no cálculo de IRRF

Mas antes de fazer o cálculo do IRRF, ainda é necessário efetuar algumas deduções, como a de dependentes legais e a de pensão alimentícia.

O valor de dedução por dependente legal para o IRRF de 2025 é R$ 227,64, que pode ser descontado para cada pessoa que dependa financeiramente do colaborador.

Encaixam-se nessa categoria: cônjuge ou companheiro(a), filhos menores de 21 anos ou incapacitados, e pais ou outros ascendentes, desde que não possuam rendimentos próprios.

Além disso, pais que pagam pensão alimentícia para filhos menores de idade ou incapazes também têm o direito de deduzir esse valor da base de cálculo do IRRF.

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Como funciona a Tabela de Contribuição?

Para calcular o IRRF na folha de pagamento, o profissional de RH ou Financeiro precisa conhecer a tabela de contribuição, que é dividida em faixas, variando conforme o salário bruto de cada pessoa.

Tabela de Contribuição IRRF 2025

As faixas de alíquotas e parcela de dedução para 2025 são:

Além disso, a tabela também prevê valores fixos de dedução para cada faixa:

Com isso, é possível calcular a alíquota aplicável e o valor fixo de dedução, ajustando o imposto devido para cada faixa salarial.

Afinal, como é calculado o IRRF na folha de pagamento?

Finalmente, é possível fazer o cálculo de IRRF na folha de pagamento. Para isso, a fórmula a ser aplicada é a seguinte:

IRRF = (Base de cálculo IRRF x Alíquota) – Valor fixo de dedução

Vamos imaginar que um funcionário, com todas as deduções, tenha um salário de R$ 3.000,00. Nesse caso, ele estaria na faixa 3 da tabela de contribuição, com a alíquota de 15%.

Assim sendo, a aplicação da fórmula para calcular o IRRF seria:

• (3.000 x 15%) – 354,80 = 450,00 – 354,80 = 95,20. 

Portanto, o valor de imposto a ser retido seria de R$ 95,20.

Qual a faixa de isenção de imposto?

As pessoas que têm um salário inferior a R$ 1.903,98 são isentas de fazer o desconto do IRRF na folha de pagamento.

O IRRF é descontado todo mês?

Sim, o IRRF é descontado mensalmente sobre a renda dos trabalhadores que se enquadram nas faixas de tributação. O desconto é realizado pelo empregador, que retém o valor do imposto diretamente da remuneração do funcionário e faz o repasse para a Receita Federal.

O valor descontado é calculado com base na tabela progressiva do Imposto de Renda, considerando o salário bruto, deduções e dependentes, se houver.

Como calcular IRRF nas férias e no 13º salário?

Ao calcular o IRRF para o pagamento de férias, deve-se aplicar a mesma metodologia que para o salário mensal. A base de cálculo deve incluir o salário base do colaborador, somado ao terço constitucional das férias. A partir disso, o IRRF será calculado utilizando a tabela progressiva de alíquotas.

Para o 13º salário, é importante ter atenção ao parcelamento. Quando o pagamento é feito em duas parcelas, o IRRF deve ser descontado apenas na segunda parcela. A primeira parcela do 13º, que corresponde a 50% do valor, não sofre desconto de IRRF, pois é considerada uma antecipação.

Leia também: Como calcular o décimo terceiro salário? Tudo de 13º para o RH

Como a tecnologia pode ajudar a otimizar tudo isso

Ao longo deste artigo, exploramos a importância do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte), destacando sua relevância e as melhores práticas para seu cálculo correto.

Mas é importante destacar que, assim como aplicar a metodologia correta para calcular o IRRF, contar com o apoio da tecnologia é fundamental para evitar erros nos cálculos. 

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