Como melhorar o armazenamento de documentos na sua empresa

Informações principais:

• Entenda como organizar, armazenar e proteger documentos físicos e digitais da empresa.
• Saiba como definir prazos de guarda, acessos e regras para evitar perdas e problemas de compliance.
• Veja como a tecnologia pode centralizar documentos e facilitar a rotina de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP).

Neste artigo, você vai entender como organizar o armazenamento de documentos, quais problemas podem surgir quando essa gestão não é adequada, por quanto tempo diferentes registros precisam ser mantidos e como a tecnologia pode ajudar RH e DP nesse processo.

O que é armazenamento de documentos?

O armazenamento de documentos é o processo de organizar, guardar, proteger e gerenciar arquivos importantes para que possam ser acessados quando necessário e mantidos pelo período adequado.

Esses documentos podem existir em formato físico ou digital e incluem contratos de trabalho, documentos admissionais, registros de jornada, folhas de pagamento, comprovantes de benefícios, atestados, ASOs e outros arquivos relacionados aos colaboradores.

No caso dos documentos digitais, a legislação reconhece a validade jurídica de documentos eletrônicos, inclusive aqueles que utilizam mecanismos de certificação ou outros meios de comprovação de autoria e integridade aceitos pelas partes.

Por isso, digitalizar arquivos não significa apenas substituir o papel por arquivos eletrônicos. É necessário definir onde eles serão armazenados, quem poderá acessá-los, como serão organizados e por quanto tempo deverão permanecer disponíveis.

Como armazenar documentos de forma eficiente?

Armazenar documentos de forma eficiente exige mais do que digitalizar arquivos. É preciso definir o que será armazenado, como os documentos serão organizados, quem terá acesso e por quanto tempo cada registro deverá ser mantido.

Um processo estruturado facilita a localização das informações, reduz tarefas manuais e ajuda a proteger os dados. Para começar, RH e DP podem seguir estas etapas:

1. Faça um inventário dos documentos

Comece mapeando os documentos produzidos ou recebidos por RH e DP. Liste contratos, documentos admissionais, registros de jornada, folhas de pagamento, benefícios, férias, ASOs e outros arquivos utilizados na rotina.

Nesse levantamento, identifique também onde cada documento está armazenado atualmente, quem utiliza essas informações e quais processos dependem delas. Isso ajuda a encontrar arquivos duplicados, documentos sem classificação e pontos em que ainda existe dependência de processos manuais.

2. Defina categorias e padrões de nomenclatura

Estabeleça critérios para classificar os documentos e padronize a forma de nomeá-los. A organização pode considerar o tipo de documento, colaborador, processo, período ou outras informações relevantes para a empresa.

O importante é que o padrão seja simples e aplicado de forma consistente. Assim, diferentes pessoas conseguem localizar os mesmos arquivos sem depender do conhecimento individual de quem os armazenou.

3. Determine responsáveis e permissões

Defina quem pode visualizar, editar, compartilhar e excluir cada categoria de documento. O acesso deve ser compatível com a função de cada usuário e com o nível de sensibilidade das informações.

A Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) orienta a adoção de mecanismos de autenticação, autorização e auditoria como medidas de controle de acesso, permitindo identificar quem acessa os dados, quais ações pode realizar e o que foi feito no sistema.

4. Estabeleça prazos de guarda e descarte

Nem todo documento precisa ser mantido pelo mesmo período. Por isso, estabeleça o prazo aplicável a cada categoria documental considerando a legislação, a finalidade do registro e eventuais processos administrativos ou judiciais.

Também defina o procedimento para descarte quando o prazo terminar. Antes da eliminação, é importante verificar se existe alguma razão legal para manter o documento por mais tempo.

5. Digitalize os processos adequados

A digitalização pode reduzir a dependência de documentos físicos e facilitar o acesso aos registros. Porém, ela deve estar associada a um processo de organização e armazenamento.

Priorize documentos e processos que ainda dependem de impressão, troca de e-mails, planilhas manuais ou arquivamento manual. Sempre que possível, faça com que o documento seja direcionado ao local adequado depois de gerado, recebido ou assinado.

6. Defina backup e mecanismos de segurança

Documentos digitais precisam de medidas que reduzam os riscos de perda, acesso não autorizado e alterações indevidas. Por isso, avalie mecanismos de backup, recuperação de arquivos, autenticação, controle de permissões e registro das atividades realizadas.

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) determina a adoção de medidas técnicas e administrativas para proteger dados pessoais contra acessos não autorizados e situações de perda, alteração, destruição ou tratamento inadequado.

7. Revise periodicamente a organização

A gestão documental precisa acompanhar as mudanças da empresa. Por isso, revise periodicamente as categorias utilizadas, os documentos armazenados, as permissões de acesso, os prazos de guarda e os procedimentos de descarte.

Essa revisão também permite identificar arquivos duplicados, acessos que não são mais necessários e processos que ainda dependem de atividades manuais.

Quais problemas o armazenamento inadequado pode causar?

Quando os documentos ficam espalhados entre diferentes locais e não existe um padrão de organização, RH e DP podem enfrentar dificuldades para encontrar informações, controlar versões e comprovar registros.

Documentos dispersos

Arquivos distribuídos entre e-mails, computadores, pastas compartilhadas e sistemas diferentes tornam a consulta mais demorada. Também aumentam a possibilidade de existirem versões duplicadas ou desatualizadas de um mesmo documento.

Processos manuais

Quando a coleta, conferência e organização dos arquivos dependem de planilhas, e-mails e arquivamento individual, as equipes precisam dedicar mais tempo a tarefas operacionais. Esse modelo também aumenta o risco de erros e informações incompletas.

Falta de controle sobre acessos

Documentos de RH e DP podem conter dados pessoais e informações sensíveis. A ausência de permissões adequadas aumenta o risco de acesso indevido, alteração ou compartilhamento não autorizado.

A LGPD determina que os agentes de tratamento adotem medidas técnicas e administrativas para proteger dados pessoais contra acessos não autorizados, perda, alteração e outras formas de tratamento inadequado ou ilícito.

Dificuldade para comprovar informações

Auditorias, fiscalizações e demandas trabalhistas podem exigir a apresentação de documentos mantidos pela empresa. Se os registros estiverem incompletos, desorganizados ou difíceis de localizar, a resposta à solicitação se torna mais trabalhosa.

A existência do eSocial também não elimina a obrigação de manter documentos sob guarda da empresa. A regulamentação determina que os empregadores continuem responsáveis pela manutenção dos documentos nos prazos previstos na legislação aplicável.

Por quanto tempo a empresa precisa guardar documentos?

Não existe um único prazo de guarda válido para todos os documentos trabalhistas. O período depende do tipo de registro, da finalidade do documento e da legislação aplicável.

Por isso, a empresa deve evitar adotar uma regra genérica, como simplesmente guardar tudo por cinco anos.

A Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) estabelece que a pretensão relacionada a créditos decorrentes da relação de trabalho prescreve em cinco anos, limitada a dois anos após o fim do contrato. Esse prazo ajuda a dimensionar a importância da conservação dos registros, mas não deve ser tratado como prazo universal de armazenamento para todos os documentos da empresa.

Alguns documentos têm regras específicas. A NR-7, por exemplo, determina que o prontuário do empregado seja mantido pela organização por, no mínimo, 20 anos após o desligamento, salvo previsão diferente em seus anexos.

Há ainda documentos relacionados a obrigações tributárias e previdenciárias que seguem regras próprias de decadência, prescrição ou conservação. O Código Tributário Nacional, por exemplo, estabelece prazos de cinco anos para situações relacionadas à constituição e cobrança de créditos tributários.

Por isso, uma política de armazenamento deve considerar cada categoria documental individualmente.

Como definir o prazo de guarda de cada documento?

Antes de eliminar um arquivo, RH e DP devem verificar:

• Qual é o tipo de documento;
• Qual obrigação ele comprova;
• Se existe uma legislação específica sobre sua guarda;
• Quando começa a contagem do prazo;
• Se existe processo administrativo, trabalhista ou judicial relacionado ao documento;
• Se há alguma obrigação que exija sua conservação por período maior.

Também é importante registrar os prazos definidos internamente e estabelecer critérios para descarte seguro ao final do período de retenção.

Onde armazenar os documentos da empresa?

A escolha do local de armazenamento deve considerar o volume de arquivos, o nível de sensibilidade das informações, a necessidade de acesso e os controles de segurança disponíveis.

Arquivos físicos

Documentos impressos exigem espaço adequado, organização por categorias e medidas contra perda, deterioração e acesso indevido. Também é preciso considerar o tempo necessário para localizar um arquivo quando surge uma demanda.

Pastas compartilhadas

Serviços de armazenamento de arquivos podem atender algumas necessidades, mas precisam de regras claras de nomenclatura, organização e permissões. Sem esses controles, é fácil criar duplicidades, perder versões ou permitir que pessoas tenham acesso a documentos que não deveriam consultar.

Sistemas de gestão documental

Soluções de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) permitem centralizar arquivos e aplicar recursos específicos de organização, controle de acesso, busca e rastreabilidade.

Para RH e DP, a escolha de uma solução deve considerar não apenas a capacidade de armazenar documentos, mas também sua integração com os processos que geram esses arquivos.

O que é gestão eletrônica de documentos (GED)?

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) reúne tecnologias e processos para armazenar, organizar, controlar e acessar documentos digitalmente.

Em vez de depender de arquivos físicos, planilhas e trocas de e-mail, a empresa concentra as informações em um ambiente digital, com recursos que podem incluir classificação de arquivos, controle de versões, permissões de acesso, histórico de alterações e automação de fluxos.

Para RH e DP, o GED pode reunir documentos admissionais, contratos, holerites, registros de férias, ASOs e outros arquivos relacionados à jornada do colaborador.

A tecnologia, porém, não substitui a definição de políticas internas. É preciso estabelecer quais documentos devem ser armazenados, quem pode acessá-los, por quanto tempo serão mantidos e quais critérios serão utilizados para descarte.

Como a Gestão de Pessoas da Flash ajuda a organizar documentos e reduzir retrabalho?

Uma gestão documental eficiente depende de mais do que armazenar arquivos em um ambiente digital. RH e DP precisam conseguir localizar documentos, controlar acessos, manter registros organizados e conectar esses arquivos aos processos que os originaram.

A Flash reúne gestão de pessoas e gestão documental em uma única plataforma, permitindo centralizar documentos e integrar o armazenamento aos processos da jornada do colaborador.

Entre os recursos disponíveis, estão:

• Centralização de documentos: contratos, holerites, espelhos de ponto, férias, ASOs e outros documentos ficam em um ambiente único.
• Upload inteligente: o documento é enviado uma única vez e a plataforma sugere automaticamente o titular correspondente, facilitando sua organização.
• Integração com os módulos da plataforma: documentos admissionais e outros gerados em processos como demissão e controle de jornada podem ser armazenados e gerenciados no GED.
• Assinatura digital: permite formalizar documentos eletronicamente e armazená-los após a assinatura.
• Organização flexível: possibilita criar categorias, tipos de documento e tags personalizadas para facilitar a busca.
• Assinatura em massa: permite gerenciar e coletar a assinatura eletrônica de vários documentos.
• Inteligência artificial: auxilia na distribuição automática dos documentos e reduz tarefas repetitivas.
• Downloads em massa: permite baixar diversos documentos de uma só vez.
• Controles de segurança: inclui autenticação de dois fatores e gestão de permissões.

Com o GED da Flash, RH e DP podem concentrar a gestão documental em um único ambiente e conectar essa atividade aos demais processos da jornada do colaborador. Isso ajuda a reduzir tarefas manuais, agilizar o acesso aos registros e aumentar o controle sobre os documentos.

Conheça a plataforma de gestão de pessoas da Flash e veja como simplificar a gestão documental da sua empresa.