Veja 8 passos para elaborar uma política de compra na sua empresa

A política de compras é uma ferramenta indispensável para empresas que desejam organizar o processo de aquisição de bens e serviços, garantindo eficiência, transparência e alinhamento com os objetivos estratégicos.

Sem uma estrutura bem definida, é comum enfrentar desafios como excesso de gastos, atrasos e problemas com fornecedores. É aí que uma política de compras bem elaborada pode fazer a diferença, padronizando procedimentos e fortalecendo a gestão empresarial.

Este artigo detalha como criá-la e implementá-la de forma eficiente, apresentando passos práticos e estratégias que auxiliam as organizações a atender às demandas internas e construir relações confiáveis com fornecedores.

Acompanhe para descobrir exemplos de política de compras e como transformar sua gestão!

O que é uma política de compras?

A política de compras é um conjunto de diretrizes e regras estabelecidas por uma empresa para orientar e padronizar o processo de aquisição de bens e serviços.

Trata-se de um documento estratégico que define como o setor de compras deve atuar, desde a escolha de fornecedores até o pagamento e a gestão de contratos. Essa política é essencial para garantir que as aquisições sejam realizadas de forma eficiente, ética e alinhada aos objetivos da organização.

Ao estabelecer regras claras, ela facilita a comunicação entre as partes envolvidas, reduzindo riscos financeiros e assegurando o cumprimento das demandas.

Uma boa política de compras corporativa deve abranger aspectos como:

• Critérios para seleção de fornecedores;
• Limites de aprovação de gastos;
• Procedimentos para aquisição de produtos e serviços;
• Diretrizes para o controle de compras e gestão de materiais;
• Regras de conformidade legal e sustentabilidade.

Como uma política de compras melhora a gestão empresarial?

A política de compras desempenha um papel essencial na organização e padronização dos processos de aquisição, contribuindo diretamente para a melhoria da gestão empresarial.

Ela reduz custos ao estabelecer critérios claros para as compras, ajudando a empresa a evitar desperdícios e negociar melhores condições com os fornecedores.

Com isso, a corporação pode, ainda, garantir maior transparência em seus processos financeiros, facilitando o monitoramento de despesas e a conciliação financeira.

Uma política de compras eficiente também promove a integração entre o setor de compras e outras áreas, como contas a pagar e centro de custos, permitindo que todos trabalhem de forma alinhada e estratégica.

Isso reflete no atendimento às demandas da organização, assegurando que o processo de compras seja conduzido de maneira ética, sustentável e alinhada aos objetivos.

Essa padronização melhora a relação com os fornecedores, uma vez que a definição de critérios de seleção e regras de contrato fortalece a confiança entre as partes. 

Com essas práticas, a empresa pode não apenas controlar melhor suas despesas, mas também construir processos mais sólidos, da operação até o fechamento das contas.

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8 passos para elaborar uma política de compras eficiente

Criar uma política de compras ajuda as empresas a otimizarem o processo de aquisição, reduzir custos e assegurar uma gestão empresarial estratégica.

Para isso, é necessário seguir etapas bem definidas, garantindo que a política atenda às demandas da organização e promova a transparência entre as partes envolvidas.

A seguir, apresentamos os 8 passos que irão transformar o setor de compras, impulsionar o controle de gastos e a alavancar a  sua gestão.

1. Definir objetivos claros

O primeiro passo para criar uma política de compras é determinar os objetivos que ela deve atingir. Essas metas podem incluir a padronização de processos, a redução de custos, a melhora no relacionamento com fornecedores e a garantia de conformidade legal. 

Quanto mais específicos forem os objetivos, mais direcionada será a política de compras. Por exemplo, sua empresa pode priorizar fornecedores que seguem práticas sustentáveis ou buscar maior eficiência no controle de despesas.

2. Mapear o fluxo atual de compras

Antes de criar novas regras, entenda como o processo de compras funciona atualmente. Analise cada etapa, desde o pedido até o pagamento, identificando gargalos, ineficiências e problemas recorrentes.

Esse mapeamento permite que a política de compras e contratações seja construída com base nas necessidades reais da organização, garantindo que os processos financeiros e operacionais sejam otimizados.

3. Estabelecer diretrizes e normas

Uma política de compras deve incluir regras claras e padronizadas para guiar as aquisições. Estabeleça diretrizes como limites de aprovação de gastos, critérios éticos, prazos de pagamento e critérios de sustentabilidade.

Essas normas devem ser documentadas e facilmente acessíveis às partes envolvidas, garantindo alinhamento entre o setor e outras áreas da empresa.

4. Incluir critérios para seleção de fornecedores

Uma política de compras deve ter critérios rigorosos para a escolha de fornecedores. Avalie aspectos como qualidade dos produtos, preços competitivos e capacidade de entrega.

Um bom processo de homologação, que inclua análise de histórico e certificações, ajuda a garantir que os fornecedores atendam aos padrões exigidos pela empresa. Assim, você fortalece as relações comerciais e evita problemas no fornecimento de bens e serviços.

5. Formalizar termos e condições

Ao criar uma política de compras, é indispensável formalizar os termos e condições para as aquisições. Isso inclui prazos de entrega, garantias, políticas de devolução, penalidades em caso de descumprimento e outras condições contratuais relevantes.

Esses termos protegem a empresa contra riscos, asseguram a conformidade com as diretrizes de compras e evitam ambiguidades no relacionamento com fornecedores.

6. Capacitar a equipe

De nada adianta criar uma política robusta se os envolvidos no processo de compras não souberem como aplicá-la. Por isso, ofereça treinamentos para os colaboradores.

Garanta que o gerente de compras, o auxiliar de compras e todas as partes envolvidas compreendam as diretrizes e saibam como implementá-las no dia a dia.

7. Implementar ferramentas de monitoramento

A tecnologia é uma aliada indispensável para o sucesso de uma política de compras. Utilize sistemas de controle digital, como softwares de gestão de compras e monitoramento de estoques, para rastrear ordens de compra, gastos por centro de custos e prazos de entrega. 

Essas ferramentas permitem um controle das aquisições mais eficaz, auxiliam na conciliação financeira e oferecem dados que ajudam a ajustar e melhorar o processo continuamente.

8. Revisar e atualizar regularmente

Uma política de compras eficiente não é um documento estático. Avalie periodicamente sua efetividade para garantir que ela continue atendendo às necessidades da empresa e às mudanças do mercado.

Revisões regulares permitem ajustar regras, atualizar critérios para fornecedores e incorporar melhorias que tornam o processo ainda mais estratégico.

Leia também: O que é política de gastos e como criar uma para a sua empresa?

Seguir esses passos é fundamental para estruturar uma política de compras que padronize processos, promova economia, eficiência e sustentabilidade.

A próxima etapa é entender como implementar essa política de forma prática na sua empresa — e é exatamente isso que veremos a seguir!

Como implementar uma política de compras na sua empresa?

Depois de elaborar uma política de compras, o próximo passo é colocá-la em prática. A implementação requer o engajamento de todas as partes envolvidas no processo e o uso de ferramentas que facilitem a execução e o controle.

Aqui está um passo a passo para garantir que sua política de compras seja adotada com sucesso pela organização:

Apresente a política aos stakeholders

Comece compartilhando o documento com as áreas impactadas, como o setor de compras, gestão financeira e contas a pagar.

Explique os objetivos e benefícios da política, reforçando como ela irá atender às demandas da empresa e otimizar o processo de compras.

Realize treinamentos para a equipe

Garanta que todos os colaboradores, desde o auxiliar de compras até o gerente de compras, entendam as diretrizes da nova política. Treinamentos práticos, com exemplos de aplicação, ajudam a alinhar o time e minimizar erros no dia a dia.

Adote ferramentas de gestão

Para implementar a política com eficiência, é essencial contar com sistemas que automatizem tarefas e melhorem o controle.

Softwares de gestão de compras, ordens de compra e conciliação financeira permitem rastrear transações, monitorar despesas e analisar indicadores de compras em tempo real.

Crie fluxos de comunicação claros

A política de compras deve ser um guia para todos os envolvidos. Estabeleça canais de comunicação que facilitem o envio de solicitações, a aprovação e o acompanhamento do processo de compras. Isso evita mal-entendidos e garante maior agilidade.

Acompanhe os resultados

Após a implementação, monitore os resultados para avaliar o impacto da política na redução de custos, controle de compras e gestão empresarial.

Use indicadores de compras, como prazos de entrega e conformidade com os contratos, para medir o sucesso da política e identificar melhorias necessárias.

Reforce a cultura da conformidade

Por fim, a adesão à política de compras depende de um esforço contínuo. Crie mecanismos para garantir que todos os setores sigam as diretrizes e incentive boas práticas, promovendo uma cultura de transparência e eficiência no negócio.

Ao implementá-la de forma estratégica, a empresa pode estruturar processos mais sólidos, reduzir custos na prestação de serviço e garantir que seus recursos sejam utilizados da melhor maneira possível.

Essa mudança não apenas melhora a gestão de compras, mas também fortalece a base financeira e operacional do negócio.

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