Saiba o que é fechamento de mês e como fazer em 4 passos simples

O fechamento contábil mensal é uma das etapas mais importantes para manter a saúde financeira da empresa e garantir que os dados utilizados para tomar decisões sejam precisos e confiáveis. Ele envolve revisão de movimentações, conferência de notas fiscais, análise do fluxo de caixa, organização de documentos e compilação de informações que serão utilizadas pela contabilidade para preparar as demonstrações contábeis e as demonstrações financeiras.

Apesar de ser um procedimento crítico, muitas empresas ainda lidam com obstáculos como extratos bancários incompletos, documentação descentralizada, atrasos no envio de comprovantes, lançamentos pendentes e falta de integração entre áreas como Financeiro, RH e DP. Esse cenário aumenta o risco de erros, atrapalha o planejamento financeiro, compromete o balanço patrimonial e ainda gera retrabalho.

Em boa parte dos casos, a origem desses problemas está no controle manual de despesas, na dificuldade de acompanhar transações diárias e na ausência de um sistema contábil que interprete os dados de forma integrada. Quando cada área trabalha isoladamente, a organização se perde, os prazos ficam apertados e a contabilidade recebe informações incompletas — impactando o balanço, a demonstração de resultados e a clareza necessária para orientar o crescimento do negócio.

É por isso que ferramentas modernas, como o cartão corporativo da Flash, se tornaram tão relevantes para empresas de todos os portes. Ao registrar os gastos em tempo real, coletar automaticamente a nota fiscal e facilitar a conciliação bancária, o cartão elimina retrabalhos, reduz inconsistências e ajuda o financeiro a fazer o fechamento contábil com muito mais precisão.

Além disso, simplifica o controle de itens recorrentes no dia a dia corporativo, como vale-transporte, reembolsos, viagens, assinaturas e pequenas compras feitas com cartões de crédito.

Neste artigo, você vai entender o conceito de fechamento contábil, sua importância, os principais desafios enfrentados pelas empresas e o passo a passo para fazer o fechamento de maneira prática e eficiente. 

Boa leitura! 

O que é fechamento contábil?

O fechamento contábil é o processo que organiza e consolida todas as movimentações financeiras, fiscais e trabalhistas de um período,  normalmente mensal, mas também podendo ser trimestral ou anual, conforme a operação da empresa.

É nessa etapa que a contabilidade transforma dados dispersos em informação estruturada e confiável. Durante o fechamento, são reunidos e tratados dados como extratos bancários, notas fiscais, comprovantes, contratos, folha de pagamento e documentos trabalhistas. A partir disso, a contabilidade registra transações, classifica contas, confere saldos, ajusta lançamentos e prepara as demonstrações financeiras que revelam a real situação econômica do negócio.

Na prática, trata-se de um trabalho minucioso, que envolve análises detalhadas e conferências contínuas para identificar divergências e corrigir inconsistências que possam comprometer o balanço patrimonial, a demonstração de resultados e toda a visão gerencial usada nas decisões estratégicas.

Realizar o fechamento contábil com rigor é importante para manter o controle financeiro, evitar multas e garantir o cumprimento das obrigações legais. Além de ser um instrumento de governança, ele aumenta a transparência, reduz riscos e fortalece a capacidade da empresa de planejar, projetar cenários e acompanhar seu desempenho de forma consistente mês a mês.

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Importância do fechamento mensal

O fechamento mensal é o momento em que financeiro, contabilidade e RH validam registros, revisam documentos e organizam dados que servirão de base para análises, auditorias, projeções e decisões internas. Sem essa revisão estruturada, a empresa perde visibilidade sobre seu desempenho real, comprometendo o planejamento financeiro, o controle de despesas e a gestão do fluxo de caixa,  especialmente quando não há processos sólidos de gestão financeira.

Esse acompanhamento periódico também fortalece a governança porque melhora a comunicação entre áreas, reduz inconsistências e garante que os relatórios reflitam com maior precisão a realidade da operação. 

Ao consolidar informações como notas fiscais, extratos, despesas operacionais e folha de pagamento, o fechamento cria uma visão completa do mês, fundamental para definir prioridades e orientar os próximos passos. Relatórios de despesas mais estruturados tornam a categorização e a análise muito mais precisas.

Principais benefícios do fechamento mensal

• Ajusta projeções financeiras com maior precisão, oferecendo uma visão antecipada e confiável dos meses seguintes.
• Apoia estratégias de redução de custos, ao tornar os gastos reais mais visíveis e facilitar ações eficientes dos gestores.
• Melhora o entendimento da posição financeira, elevando a qualidade das informações utilizadas na tomada de decisões.
• Identifica desafios rapidamente, permitindo correções ao longo do mês e facilitando auditorias internas.
• Alinha o planejamento financeiro da empresa às condições reais, tornando a empresa mais ágil diante das mudanças do mercado.
• Garante conformidade fiscal, fornecendo dados essenciais para cumprir obrigações e reduzindo riscos de inconsistências.

Além dos ganhos gerenciais, o fechamento mensal também é importante para o Recursos Humanos (RH) e o Departamento Pessoal (DP). Ele consolida dados para provisões, encargos e rotinas trabalhistas, incluindo cálculos de folha de pagamento. A digitalização de notas fiscais e a integração com sistemas ERP melhoram a qualidade das informações, reduzem erros e simplificam o fluxo entre os times.

No dia a dia, a consistência desse processo permite acompanhar a evolução do negócio, corrigir desvios rapidamente e tomar decisões apoiadas por dados confiáveis. Um fechamento mensal bem executado é a base de uma contabilidade saudável e de uma operação que cresce com segurança.

Como funciona o fechamento financeiro na prática

O fechamento financeiro organiza todas as movimentações do período e prepara as informações que serão usadas no fechamento contábil. Isso inclui pagamentos, recebimentos, adiantamentos, provisões, contratos e despesas feitas com cartões corporativos.

O processo começa com a consolidação dos extratos e a revisão das transações. A conferência de notas fiscais e comprovantes evita lacunas que afetariam a contabilidade. Nesta etapa também acontece a conciliação bancária, que confirma se tudo o que foi registrado internamente corresponde ao que realmente entrou ou saiu das contas da empresa.

RH e DP também participam do processo: provisões, encargos, férias, benefícios e eventos trabalhistas precisam estar atualizados e prontos para contabilização.

Com tudo organizado, o financeiro gera os relatórios gerenciais enviados à contabilidade. Quando bem executado, o fechamento financeiro reduz retrabalho e garante dados mais precisos e confiáveis.

Conciliação bancária

A conciliação bancária compara registros internos com as transações efetivamente registradas pelo banco, identificando diferenças, ajustes e possíveis falhas de classificação. Ela também inclui compras realizadas com cartões corporativos, garantindo que cada despesa esteja associada a um documento válido.

Uma conciliação bem feita aumenta a precisão das contas, reduz inconsistências e acelera o fechamento contábil.

Notas fiscais

As notas fiscais comprovam despesas, registram receitas e garantem conformidade tributária. Falta de documentos, duplicidade ou atrasos no envio são problemas comuns que geram retrabalho para financeiro e contabilidade.

Digitalizar, automatizar e organizar notas fiscais torna o processo mais seguro e ágil. Quando cada transação está vinculada automaticamente ao documento correto, o risco de erro diminui e o fechamento avança de forma mais fluida.

Desafios do fechamento

Mesmo com processos estruturados, muitas empresas ainda enfrentam obstáculos como documentos dispersos, atraso no envio de comprovantes, divergências entre áreas, falta de padronização e dificuldades para integrar informações trabalhistas, fiscais e financeiras. Esses pontos aumentam o risco de erros e impactam o prazo e a qualidade das demonstrações contábeis.

Ferramentas que centralizam despesas e padronizam registros, como cartões corporativos integrados e sistemas de gestão, ajudam a reduzir grande parte desses desafios, promovendo mais controle e melhor fluxo de informações.

O que é preciso para realizar o fechamento de mês?

Para que o fechamento mensal seja eficaz, a empresa precisa garantir que todos os dados relevantes tenham sido coletados, organizados e conferidos. Na prática, o processo começa pela revisão das operações do período e pela análise da situação financeira, o que exige estruturar os principais elementos que compõem o fechamento:

• Ativos: são os bens e direitos que geram valor para o negócio, como caixa, equipamentos, estoque, investimentos e ativos intangíveis. Esses números influenciam diretamente o balanço patrimonial e ajudam a avaliar a saúde financeira da empresa.
• Passivos: englobam todas as obrigações financeiras, como impostos, salários, encargos, despesas operacionais, empréstimos e financiamentos. Mantê-los atualizados é fundamental para garantir precisão nas contas contábeis e evitar divergências.
• Movimentações financeiras: reúnem todas as transações que impactam o fluxo de caixa: receitas, pagamentos, contratos, despesas gerais e gastos com cartões corporativos. Ferramentas de gestão de despesas, como o cartão corporativo, tornam o processo mais organizado, reduzem atrasos e facilitam o envio de informações confiáveis.
• Movimentações trabalhistas: incluem registros de folha, encargos sociais, benefícios, férias, ausências e eventos de RH e DP. Esses dados afetam provisões, contas contábeis e influenciam diretamente o resultado do período, por isso precisam estar atualizados e padronizados.
• Movimentações fiscais: abrangem notas fiscais, arquivos fiscais, apurações de tributos e comprovantes de obrigações fiscais. Uma gestão organizada desses documentos evita inconsistências, multas e retrabalho para o financeiro e para a contabilidade.

O fechamento mensal exige rigor e padronização porque afeta a consistência das contas, a qualidade das análises e a credibilidade das demonstrações contábeis. Quando bem executado, ele garante que a contabilidade trabalhe com dados completos e confiáveis, reduz riscos e fornece à empresa uma base sólida para decisões estratégicas.

Dica de leitura: Como fazer o fechamento de caixa em 6 passos.

4 passos para fazer o fechamento mensal de uma empresa

Realizar o fechamento mensal exige organização, clareza de responsabilidades e rotinas bem definidas entre financeiro, RH, DP e contabilidade. Seguir uma estrutura consistente evita falhas, atrasos e retrabalho,  problemas que comprometem a qualidade das informações e das demonstrações contábeis.

Abaixo, confira quatro passos essenciais para conduzir o processo com eficiência.

1. Definir os responsáveis pelo processo

O primeiro passo é estabelecer quem será responsável por cada etapa. Como várias áreas participam — financeiro, RH, DP, compras e contabilidade — a definição clara de papéis reduz duplicidades e garante que nenhum documento ou lançamento fique sem tratamento. Também é importante que os envolvidos tenham tempo dedicado ao fechamento, já que ele acontece paralelamente às demandas operacionais.

2. Montar um cronograma de alinhamentos

Um fechamento eficiente depende de prazos bem definidos. Criar um cronograma com datas de entrega para documentos, relatórios e revisões traz previsibilidade e evita gargalos. Com isso, despesas pendentes, reembolsos, notas fiscais e registros de folha chegam no período correto, evitando acúmulo de tarefas no final do mês.

3. Organizar a comunicação entre financeiro e contabilidade

Embora tenham funções distintas, financeiro e contabilidade precisam atuar de forma integrada no fechamento. A troca clara de informações, a padronização de categorias e a revisão conjunta de dúvidas reduzem inconsistências e aceleram o processo. Mesmo reuniões rápidas de alinhamento garantem que ambas as áreas trabalhem com a mesma base de dados.

Veja também: O que é EBITDA, por que e como calcular nas empresas?

4. Listar itens, atividades e documentos necessários

A etapa final é mapear tudo o que precisa ser revisado e consolidado antes do envio à contabilidade. Isso inclui documentos financeiros, fiscais e trabalhistas, além de contas a pagar e a receber, contratos, extratos, provisões, movimentações de benefícios e registros de folha.

Ter uma lista organizada de atividades orienta o fluxo de trabalho, reduz esquecimentos e garante que nenhuma informação essencial fique de fora, evitando falhas que comprometeriam a precisão das demonstrações do mês.

Como o cartão corporativo ajuda no fechamento contábil

O cartão corporativo se tornou uma das ferramentas mais eficientes para reduzir o retrabalho e agilizar o fechamento contábil. Ele centraliza as despesas, padroniza os registros e elimina uma das maiores dores de qualquer empresa, que é a coleta manual de comprovantes e notas fiscais. Para financeiro, RH e DP, isso significa menos inconsistências, menos atrasos e uma visão muito mais clara das movimentações do período.

Ao possibilitar o registro de cada transação em tempo real, o cartão traz transparência imediata sobre gastos, centros de custo e políticas internas, permitindo que o time faça correções ao longo do mês, e não apenas no momento de fechar as contas. Isso reduz erros de classificação, simplifica auditorias internas e fortalece o controle do fluxo de caixa.

Além do cartão físico, empresas que buscam ainda mais controle contam com opções como:

• Cartão corporativo pré-pago, que define limites exatos por usuário, área ou projeto e garante previsibilidade ao orçamento.
• Cartão virtual corporativo, ideal para compras recorrentes, pagamentos digitais e assinaturas, evitando fraudes e aumentando o rastreio das despesas.

Outro benefício é a facilidade na conferência das despesas. Como cada gasto é automaticamente registrado, a conciliação contábil se torna mais rápida e segura. Isso reduz a chance de divergências e contribui para relatórios mais completos.

Para operações que usam o cartão intensivamente, a conciliação de cartão corporativo é um diferencial importante porque integra transações, notas fiscais e categorias contábeis — eliminando a necessidade de planilhas paralelas ou controles manuais.

No fechamento contábil, esse nível de automação garante maior precisão nas contas, melhora a comunicação entre áreas e reduz o tempo dedicado a tarefas repetitivas. É, na prática, um dos recursos mais eficazes para garantir que a empresa feche o mês com dados consistentes e prontos para alimentar demonstrações financeiras confiáveis.

Como a Flash contribui para o fechamento de mês da sua empresa?

O fechamento de mês só funciona de maneira fluida quando a empresa tem processos organizados, informações completas e controle sobre todas as despesas. É justamente nesse ponto que a Flash se torna uma aliada estratégica para áreas financeiras, RH e DP.

Sua plataforma de gestão de despesas simplifica a rotina operacional e reduz grande parte dos gargalos que normalmente atrasam o fechamento contábil, especialmente a coleta de documentos, o controle de notas fiscais e a centralização das informações. 

Com recursos como digitalização de notas fiscais, cartões corporativos físicos, pré-pagos e virtuais, além da integração com sistemas ERP, a Flash registra e categoriza cada movimentação em tempo real, eliminando inconsistências e reduzindo retrabalho.

Outro diferencial importante é a possibilidade de criar fluxos de validação de despesas totalmente personalizados. Assim, cada gasto passa pelas etapas de aprovação adequadas antes de seguir para a contabilidade, garantindo mais organização, precisão e rastreabilidade.

Com todos esses recursos trabalhando em conjunto, o departamento financeiro ganha mais previsibilidade e eficiência para preparar documentos, revisar lançamentos e consolidar informações essenciais às demonstrações contábeis e financeiras. O resultado é um fechamento contábil muito mais rápido, seguro e confiável.

Se a sua empresa busca mais eficiência, controle e visibilidade sobre despesas corporativas, conheça a solução completa da Flash.