Prestação de contas via WhatsApp e como funciona o controle de despesas na Flash

Prestação de contas via WhatsApp é o processo de comprovar despesas do cartão corporativo na própria conversa, logo após a compra, sem planilhas nem recibos acumulados até o fim do mês.

Na Flash, o colaborador recebe a notificação, envia o comprovante, confirma o envio e o sistema confere os dados com a política da empresa. É a prestação de contas feita no aplicativo que ele já usa todos os dias, integrada à gestão de despesas da Flash.

O que é prestação de contas via WhatsApp?

Prestação de contas via WhatsApp é o processo de comprovar despesas do cartão corporativo diretamente pelo aplicativo de mensagens, sem precisar preencher planilhas.

No modelo tradicional, o colaborador acumula notas fiscais ao longo do mês e só depois monta um relatório, geralmente em arquivos digitais. Esse processo depende de organização pessoal e costuma gerar esquecimentos. Pelo WhatsApp, cada despesa é comprovada logo após a compra, o que elimina a consolidação manual e reduz o risco de perda de comprovantes.

Confira o passo a passo oficial da prestação de contas pelo WhatsApp.

Como funciona a prestação de contas via WhatsApp na Flash

Na Flash, o fluxo começa logo após uma compra com o cartão corporativo. O colaborador recebe uma notificação no WhatsApp, envia o comprovante na própria conversa e confirma o envio para aprovação, tudo em um app que já usa no dia a dia.

Ao receber o arquivo, o sistema lê os dados do comprovante e confere se as informações estão de acordo com a despesa notificada e com a política da empresa.

O WhatsApp concentra o envio do comprovante, mas não toda a gestão da despesa. Se for preciso ajustar alguma informação identificada pelo sistema, como categoria, centro de custo ou projeto, o próprio WhatsApp envia um link para que o colaborador faça a alteração pela plataforma ou pelo aplicativo Flash.

Passo a passo de como prestar contas pelo WhatsApp na Flash

Veja como funciona na prática:

1. Faça uma compra com o cartão corporativo

A prestação de contas pelo WhatsApp começa a partir de uma compra feita com o cartão corporativo Flash. Após a transação, a despesa fica pendente de comprovação.

2. Receba a notificação automática da Flash no WhatsApp

Logo após a compra, a Flash envia uma mensagem no WhatsApp avisando que há uma prestação de contas pendente.

3. Clique em “Prestar Contas”

Esse passo é obrigatório. Se o comprovante for enviado antes de clicar no botão, o sistema não dá andamento ao processo.

4. Envie o comprovante em JPEG, PNG ou PDF

Basta enviar a foto ou o arquivo do comprovante na própria conversa. Para evitar erros de leitura, a imagem deve estar nítida e sem sombras.

5. A Flash faz a leitura dos dados

Ao receber o arquivo, o sistema lê automaticamente os dados do comprovante e analisa a despesa com base na política de despesas definida pela empresa.

6. Confira e clique em “Enviar para aprovação”

O envio só é confirmado depois desse clique. Se a conversa ficar inativa antes disso, o chat é encerrado e a despesa continua pendente, e o colaborador precisará finalizá-la depois pelo aplicativo ou pela versão web da Flash.

7. Receba a confirmação ou a orientação para corrigir algum problema

Se estiver tudo certo, o colaborador recebe uma mensagem validando o comprovante, o valor e as políticas aplicáveis. Caso contrário, a Flash indica o que precisa ser feito:

• Se o comprovante estiver ilegível ou em formato inválido, é preciso enviar uma nova imagem nítida, em um dos formatos aceitos.
• Se o comprovante for de outra despesa, com valor, data ou estabelecimento diferentes da compra notificada, é necessário reenviar o comprovante correto.
• Se o gasto estiver fora da política, o colaborador pode receber um aviso e ser direcionado ao aplicativo para incluir uma justificativa ou, havendo bloqueio, ser orientado a confirmar as regras com o RH ou o administrador.

Quais são os benefícios da prestação de contas via WhatsApp?

Como acompanhar cada etapa da comprovação, desde a notificação da compra até a confirmação do envio, a prestação de contas pelo WhatsApp traz ganhos diretos para o colaborador e para o financeiro:

• A notificação chega logo após a compra, e o colaborador comprova a despesa na hora, sem guardar o recibo para depois.
• As despesas deixam de se acumular até o fechamento do mês, o que facilita a rotina do colaborador e do time financeiro.
• A leitura automática identifica comprovantes ilegíveis ou que não correspondem à compra, permitindo a correção na hora.
• Gastos fora das regras da empresa são sinalizados já no momento da comprovação.

Como a Flash facilita a gestão de despesas corporativas?

Como vimos, a prestação de contas não precisa depender de planilhas, troca de e-mails ou do acúmulo de comprovantes até o fim do mês. Com a Flash, o colaborador envia comprovantes pelo WhatsApp e dá andamento à prestação de contas em um canal que já faz parte da sua rotina.

As despesas comprovadas pelo aplicativo de mensagens seguem para a plataforma de gestão de despesas da Flash, onde o financeiro acompanha tudo em um só ambiente. Lá, a recomendação de aprovação com IA analisa as despesas com base nas políticas da empresa e sugere ações ao administrador, o que agiliza a conferência. A integração com o ERP (sistema de gestão empresarial), como a conexão nativa com a Omie, reduz lançamentos manuais e mantém os dados atualizados.

Conheça a gestão de despesas da Flash e veja como simplificar a rotina do time financeiro e dos colaboradores.

Pedido de saldo e aprovação de despesas no mesmo canal

O colaborador também pode solicitar saldo diretamente pelo WhatsApp para cobrir um pagamento e acompanhar o retorno sem precisar abrir outro sistema. O fluxo permite pedido de saldo, alertas sobre saldo disponível e aprovação ou reprovação de pedidos dentro da própria conversa.

Para o gestor, isso significa aprovar ou recusar uma despesa em poucos toques, no mesmo aplicativo que já usa para outras conversas do dia a dia. O processo elimina a espera por acesso a um portal específico só para validar um pedido simples.